Vous voulez relier Eaglebe à la comptabilité mais vous ne savez pas par où commencer ? Vous êtes au bon endroit ! Suivez ce petit guide et familiarisez-vous avec la facturation via eaglebe.
Vous voulez plus de détails ? Lisez aussi cet article du Helpdesk.
1. Choisissez votre mode de paiement
Avant de commencer à utiliser Eaglebe, il est important de déterminer si et comment les licences doivent être payées. Pour cela, plusieurs options s'offrent à vous :
- Les permis sont gratuits => aucun paiement n'est requis
- Les permis sont payés à l'avance => via un paiement en ligne ou un paiement au guichet (avant l'obtention du permis)
- Les permis sont payés a posteriori => via une facture de la comptabilité (après l'obtention du permis).
Bien entendu, il est possible de combiner les différents modes de paiement. Certains permis sont gratuits, d'autres sont payables à l'avance et d'autres encore font l'objet d'un suivi ultérieur de la part du service comptable. Mais il est important de communiquer lors du démarrage d'Eaglebe quel mode de paiement vous souhaitez utiliser par défaut afin que celui-ci soit mis en place.
2. Mise en place de paiements en ligne
Si les licences sont payées à l'avance, le paiement en ligne est la méthode préférée. Pour ce faire, Eaglebe travaille avec Mollie.
Vous souhaitez commencer à effectuer des paiements en ligne via Eaglebe ? Dans ce cas, vous devez créer un compte Mollie et le lier à Eaglebe. Vous trouverez plus de détails dans cet article du Helpdesk. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu des étapes les plus importantes :
- Créer un compte Mollie (peut être ignoré si vous avez déjà un compte existant)
- Assurez-vous que votre compte Mollie est vérifié (cela peut prendre quelques jours).
- Lier votre compte Mollie avec Eaglebe
3. Lien vers la comptabilité
Que les permis soient payés à l'avance ou qu'ils fassent l'objet d'un suivi ultérieur par le service comptable, toutes les factures d'Eaglebe doivent être transférées vers le logiciel comptable de votre administration locale. Pour ce faire, Eaglebe crée automatiquement des fichiers d'exportation que vous pouvez importer dans votre système comptable.
Pour que toutes les données soient transmises sans problème au système comptable, les points suivants doivent être pris en compte :
- Demander le NRN : étant donné que chaque facture est liée à un débiteur unique, le numéro de registre national est obligatoire pour les applications privées. Eaglebe ne le demandera pas par défaut, car il n'est pas nécessaire pour l'obtention d'une licence. N'hésitez donc pas à nous contacter via notre helpdesk si vous souhaitez l'activer.
- Demander le numéro d'entreprise : comme chaque facture est liée à un débiteur unique, le numéro d'entreprise est obligatoire pour les demandes au nom d'une entreprise. Vous pouvez activer cette question vous-même via le menu « Gestion - Formulaire de demande - Autres paramètres ».
- Demander le code pays : le code pays doit également être obligatoirement affiché avec chaque facture. Vous pouvez également activer cette question via le menu « Gestion - Formulaire de demande - Autres paramètres ».
- Configuration du logiciel comptable : selon le logiciel comptable utilisé, la présentation des factures d'Eaglebe sera différente. Les configurations nécessaires se trouvent dans le menu « Gestion - Exportation comptabilité ». Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans cet article du Helpdesk.
4. Exportation des données de facturation
Une fois que les dossiers ont été approuvés et que les paiements ont été effectués, ces données doivent être transférées vers la comptabilité (plus de détails ici). Pour ce faire, vous devez exporter les données suivantes :
- Export Mollie : à partir du portail Mollie, vous exportez tous les paiements en ligne (au format CODA).
- Export Eaglebe : à partir de la plateforme Eaglebe, vous exportez toutes les factures complétées.
L'exportation à partir d'Eaglebe s'effectue automatiquement dès que vous avez défini correctement les configurations nécessaires (voir chapitre 3). Vous recevez un e-mail lorsque le fichier d'exportation est prêt et vous pouvez le télécharger à partir du menu Logs d'Eaglebe (plus d'informations ici). Ce fichier d'exportation contient toutes les factures complétées en fonction de la fréquence et de la date de facturation définies. Si le fichier d'exportation contient des factures sur plusieurs mois, il est automatiquement divisé par mois.
5. Vérification des fichiers d'erreur
Si l'exportation de la facturation contient des erreurs, ces factures ne seront pas incluses dans l'exportation de la facturation mais se retrouveront dans le fichier d'erreurs. Vous obtenez ici un aperçu de tous les fichiers Eaglebe pour lesquels une facture erronée (incomplète) a été créée. Le motif est :
- NRN manquant pour les demandes privées
- Numéro d'entreprise manquant pour les demandes au nom d'une entreprise
Veillez donc à vérifier le fichier d'erreur s'il existe et à mettre à jour les fichiers dans Eaglebe. Ces factures seront alors incluses dans le prochain fichier d'exportation.
6. Importation dans la comptabilité
Une fois que vous avez exporté toutes les données d'Eaglebe et de Mollie, vous pouvez les importer dans le logiciel comptable de votre administration locale. Ainsi, toutes les recettes provenant des paiements en ligne seront liées aux factures Eaglebe, et le service comptable aura une visibilité sur tous les dossiers post-paiement qui n'ont pas encore fait l'objet d'une facturation.