Je wil Eaglebe koppelen met de boekhouding maar je hebt geen idee waar te beginnen? Dan ben je op de juiste plek! Volg deze korte gids en krijg vat op de facturatie via eaglebe.
Wil je meer details? Lees dan zeker ook dit Helpdesk artikel.
1. Kies je betaalmethode
Alvorens je van start gaat met Eaglebe is het belangrijk om te bepalen of en hoe vergunningen moeten worden betaald. Hiervoor heb je enkele opties:
- Vergunningen zijn gratis => geen betaling nodig
- Vergunningen worden op voorhand betaald => via online betaling of betaling aan het loket (voor het verkrijgen van de vergunning)
- Vergunningen worden achteraf betaald => via factuur vanuit de boekhouding (na het verkrijgen van de vergunning)
Uiteraard is een combinatie van de verschillende betaalmethodes mogelijk. Sommige vergunningen zijn gratis, andere zijn op voorhand te betalen en andere worden achteraf opgevolgd door de boekhouding. Maar het is belangrijk om tijdens de opstart van Eaglebe mee te geven welke betaalmethode jullie als standaard willen gebruiken zodat dit kan worden ingesteld.
2. Opzet online betalen
Als vergunningen op voorhand worden betaald, is online betalen de verkozen manier van werken. Hiervoor werkt Eaglebe met Mollie.
Wil je van start met online betalingen via Eaglebe? Dan zal je een Mollie account moeten aanmaken en dit koppelen met Eaglebe. Meer details hierover kan je vinden in dit Helpdesk artikel. Hieronder een kort overzicht van de belangrijkste stappen:
- Maak een Mollie account aan (kan je overslaan indien je reeds een bestaand account hebt)
- Zorg ervoor dat je Mollie account werd geverifieerd (kan enkele dagen duren)
- Koppel je Mollie account met Eaglebe
3. Koppeling boekhouding
Of de vergunningen nu op voorhand worden betaald of achteraf worden opgevolgd door de boekhouding, alle Eaglebe facturen moeten doorstromen naar het boekhoudpakket van jouw lokaal bestuur. Hiervoor zal Eaglebe automatisch export bestanden aanmaken, dewelke je kan importeren in je boekhoudpakket.
Om ervoor te zorgen dat alle gegevens vlot doorstromen richting de boekhouding, moeten volgende zaken in orde worden gebracht:
- Vraag naar het RRN: gezien iedere factuur aan een unieke debiteur wordt gekoppeld, is het RRN voor particuliere aanvragen verplicht. Eaglebe zal dit niet standaard opvragen, gezien het niet noodzakelijk is voor het verkrijgen van een vergunning. Neem dus zeker contact op via onze helpdesk wanneer je dit wil activeren.
- Vraag naar het ondernemingsnummer:gezien iedere factuur aan een unieke debiteur wordt gekoppeld, is het ondernemingsnummer voor aanvragen in naam van een bedrijf verplicht. Deze vraag kan je zelf activeren via het menu 'Beheer - Aanvraagformulier - Overige instellingen'.
- Vraag naar landscode: ook de landscode moet verplicht worden weergegeven met iedere factuur. Deze kan je ook activeren via het menu 'Beheer - Aanvraagformulier - Overige instellingen'.
- Configuratie boekhoudpakket: afhankelijk van het gebruikte boekhoudpakket zal de opmaak van de Eaglebe facturen verschillen. De nodige configuraties hiervoor kan je vinden in het menu 'Beheer - Export boekhouding'. Meer info hierover kan je vinden in dit Helpdesk artikel.
4. Export facturatie gegevens
Eens dossiers werden goedgekeurd en betalingen werden uitgevoerd, moeten deze gegevens doorstromen richting de boekhouding (hier meer details). Hiervoor moet je volgende gegevens exporteren:
- Export Mollie: uit het Mollie Portaal exporteer je alle online betalingen (in CODA formaat)
- Export Eaglebe: uit het Eaglebe platform exporteer je alle afgeronde facturen
De export uit Eaglebe verloopt automatisch eens je de nodige configuraties goed hebt ingesteld (zie hoofdstuk 3). Je krijgt een mail wanneer het exportbestand klaar is en je kan dit downloaden via het Eaglebe menu Logs (hier meer info). Dit exportbestand bevat alle afgeronde facturen op basis van de ingestelde frequentie en de factuurdatum. Indien het exportbestand facturen bevat over verschillende maanden, wordt dit automatisch opgesplitst per maand.
Factuurdatum = goedkeuringsdatum voor achteraf te betalen dossiers en betaaldatum voor op voorhand te betalen dossiers.
5. Controle foutbestanden
Indien de facturatie export fouten bevat, worden deze facturen niet opgenomen in de facturatie export maar komen deze in het foutbestand terecht. Hier krijg je een overzicht van alle Eaglebe dossiers waarvoor een fout (onvolledige) factuur werd aangemaakt. Reden hiervoor is:
- Ontbrekend RRN voor particuliere aanvragen
- Ontbrekend ondernemingsnummer voor aanvragen in naam van een bedrijf
Controleer dus zeker het foutbestand indien aanwezig en pas de dossiers aan binnen Eaglebe. Deze facturen zullen dan worden opgenomen in het volgend exportbestand.
6. Import in boekhouding
Eens je alle gegevens uit Eaglebe en Mollie hebt geëxporteerd, kan je deze importeren in het boekhoudpakket van je lokaal bestuur. Op deze manier worden alle inkomsten van de online betalingen gelinkt aan Eaglebe facturen en krijgt de boekhouding zicht op alle achteraf te betalen dossiers waarvoor nog een factuur moet worden opgemaakt.