TABLE DES MATIERES

Si les permis de votre administration locale sont payants, les informations relatives à ces paiements devront être reliées au système comptable. Comment le paiement s'effectue-t-il, comment ces informations sont-elles transmises au système comptable, quelles sont les possibilités de paramétrage, ... ? Vous découvrirez tout cela dans cette partie du Helpdesk !


1.    Méthodes de paiement


Lorsqu'un permis payant est délivré par Eaglebe, il peut être payé par le demandeur de 2 manières :


  1. A l'avance : après approbation du dossier, le demandeur reçoit une demande de paiement. Ce n'est qu'après le paiement (en ligne ou au guichet) que le permis sera envoyé.
  2. A posteriori : après l'approbation du dossier, le demandeur reçoit immédiatement le permis. La facture est envoyée ultérieurement par le service comptable. 


Le mode de paiement par défaut de votre commune (option 1 ou 2) sera paramétré lors de la démarrage, ce qui n'empêche pas les deux options d'être utilisés en parallèle. Par exemple, le gros des autorisations (interdictions de stationnement, conteneurs, déménagements, etc.) n'entraînera qu'un coût minime qui devra être payé à l'avance.


Les travaux plus importants, d'une durée plus longue et dont les coûts sont également plus élevés, peuvent alors être payés ultérieurement, de sorte que l'entrepreneur peut commencer à travailler immédiatement et que la facture correcte (avec les ajustements éventuels) peut être envoyée une fois les travaux terminés.


La méthode de paiement peut être définie par fichier lors du traitement des fichiers (via l'onglet Facturation). Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans cet article du Helpdesk.


1.1 Paiement à l'avance


Lorsqu'un dossier est payable à l'avance, le demandeur recevra une demande de paiement par courrier électronique après l'approbation du dossier. Cette demande de paiement peut être fournie de deux manières :


  1. Offline : le courrier contenant la requête de paiement demande au demandeur de payer la redevance au guichet de l'administration locale pour obtenir le permis.
  2. En ligne : le courrier contenant la demande de paiement contient un lien de paiement qui permet au demandeur de payer la taxe immédiatement en ligne. La plateforme de paiement Mollie est utilisée à cet effet. Toutes les informations à ce sujet sont disponibles dans cet article du Helpdesk.


Une fois le paiement enregistré dans Eaglebe (manuellement pour les paiements offline, automatiquement pour les paiements online), le permis est envoyé automatiquement par e-mail. Lorsque le paiement a été effectué pour des fichiers à payer d'avance, Eaglebe considère ces fichiers comme terminés. 


1.2 Paiement a posteriori


Lorsqu'un dossier est payable à posteriori, le demandeur reçoit immédiatement le permis correspondant après l'approbation d'un dossier. Le paiement de cette autorisation sera organisé en dehors d'Eaglebe. Pour ce faire, une facture doit être établie et envoyée par le service comptable.


Une fois que les dossiers payables à posteriori ont été approuvés, Eaglebe considère ces dossiers comme terminés.

2.    Lien avec la comptabilité


Tant les dossiers payables à l'avance que les dossiers payables ultérieurement doivent passer par le système comptable de l'administration locale. Ce lien se fait par le biais d'un export-import, où toutes les données nécessaires sont périodiquement exportées d'Eaglebe et importées à leur tour dans le logiciel comptable de l'administration locale. Ces données peuvent être exportées d'Eaglebe dans différents formats :


2.1 Exporter des données depuis Eaglebe


Pour exporter des données de facturation depuis Eaglebe, il faut procéder de la même manière que pour toute autre exportation. N'oubliez pas de lire l'article général sur l'exportation pour plus d'informations. Pour s'assurer que les données correctes sont transmises au système comptable, nous suggérons les paramètres suivants :


  • Statut : vous sélectionnez ici "Exporter les fichiers terminés". De cette manière, seuls les dossiers déjà payés ou en retard sont inclus dans l'exportation.
  • Type de permis : vous pouvez ici choisir d'exporter les détails de facturation des occupations, des événements ou des deux. Les détails de facturation des Innames et des Evénements se verront attribuer un code budgétaire différent, tel que défini dans les paramètres de facturation (voir chapitre 3).
  • Format : vous sélectionnez ici le format correspondant au logiciel comptable de votre office.
  • Filtre : vous pouvez ici choisir d'exporter les fichiers Eaglebe en fonction de la date de début, de fin, d'application ou d'approbation. Pour la liaison avec la comptabilité, les fichiers Eaglebe sont généralement exportés sur la base de la date de fin. De cette manière, les ajustements des fichiers ouverts et des notes de crédit associées sont évités. Les exportations sont autorisées sur une période maximale de 3 mois. Pour les périodes plus longues, plusieurs exportations seront nécessaires.


Pour les dossiers qui sont payables a posteriori, cette exportation est suffisante pour transmettre toutes les données nécessaires au service comptable. Les factures en suspens peuvent être envoyées au demandeur à partir de cet export. Veuillez noter qu'il n'y a pas de retour de la comptabilité vers Eaglebe. Une fois qu'un dossier a payer a posteriori a été exporté d'Eaglebe, il est considéré comme entièrement traité.


Pour les dossiers qui ont déjà été payés en ligne, une autre exportation sera nécessaire à partir de Mollie pour lier les données du dossier d'Eaglebe au paiement.


2.2 Exporter des données de Mollie


Par le biais de votre tableau de bord Mollie, il est possible d'exporter le relevé contenant tous les revenus, les déductions et les coûts. Le relevé peut être exporté dans différents formats, y compris le format CODA. Des informations complémentaires à ce sujet sont disponibles sur le Helpdesk de Mollie.


Le relevé de Mollie peut à son tour être importé dans le logiciel comptable de votre administration locale. Les informations provenant de Mollie sont automatiquement liées aux informations provenant d'Eaglebe sur la base des numéros VCS (virement à communication structurée) uniques créés pour chaque facture par Eaglebe et transmis à Mollie et au logiciel comptable de l'administration locale.


Le numéro VCS est créé sur la base de la structure suivante :


  • XX : année (par exemple 22)
  • XXXXXX : code de séquence ascendante, unique par facture
  • XX : code d'application réglable dans Eaglebe via le menu 'Gestion - Facturation - Paramètres d'exportation'.
  • XX : chiffre de contrôle modulo 97


Ce numéro se retrouve dans toutes les plates-formes :


  • Eaglebe : le numéro VCS est affiché dans l'onglet 'Facturation' de chaque fichier et dans l'export CSV général.
  • Comptabilité : Le numéro VCS est repris dans chaque facture selon le format attendu du logiciel comptable utilisé lors de l'exportation XML pour New Horizon, Alfa ou Mercurius.
  • Mollie : Le numéro VCS est inclus dans chaque transaction en tant que description.


2.3 Modifications après l'exportation


Chaque fichier Eaglebe (et la facture correspondante) ne sera repris qu'une seule fois lors d'une exportation des données de facturation. Si la même période est exportée plusieurs fois, tous les fichiers déjà exportés et inchangés ne seront plus repris lors d'une exportation ultérieure.


Seuls les fichiers qui sont payables a posteriori et qui sont encore modifiés après avoir été exportés seront à nouveau inclus dans une exportation ultérieure. Dans ce cas, une note de crédit est créée pour le montant total déjà exporté et une nouvelle facture est créée pour le montant ajusté.


Les fichiers payables à l'avance ne sont exportés que lorsqu'ils ont été approuvés et payés. Ils peuvent encore être ajustés après l'exportation, mais ces ajustements ne seront pas transférés vers le système comptable ou vers Mollie. Aucune note de crédit ou nouvelle facture ne sera donc créée pour ces dossiers après ajustement. Les remboursements éventuels sont possibles à partir du tableau de bord de Mollie.


Lorsque le gestionnaire de dossier effectue des ajustements sur un fichier déjà exporté qui ont un impact sur la facturation, il en est informé via un pop-up. Il a alors le choix de transmettre les modifications au service comptable (si possible), d'effectuer les modifications uniquement en interne (au sein d'Eaglebe) ou d'effectuer les modifications sans recalculer la facturation.

3 Paramètres


Avant de pouvoir exporter les données d'Eaglebe pour un traitement ultérieur dans votre logiciel de comptabilité, vous devrez d'abord configurer certains paramètres en fonction du fonctionnement de votre administration. Ces paramètres affectent les données incluses dans le fichier d'exportation, telles que les pourcentages de TVA utilisés, les codes budgétaires, les codes d'application, etc. Vous trouverez ces paramètres dans le menu "Gestion - Facturation - Paramètres d'exportation".


Vous trouverez plus d'informations sur ces paramètres dans cet article du helpdesk.




NOTE : La comptabilité utilise généralement le numéro de registre national pour identifier les personnes de manière unique. Pour transmettre ce numéro, il devra d'abord être demandé dans le formulaire de demande d'Eaglebe. Ceci doit être configuré par Merkator pour chaque conseil individuellement et nécessitera un accord de traitement des données. Veuillez nous contacter via notre Helpdesk à ce sujet.