TABLE DES MATIERES
Si les permis de votre administration locale sont payants, les informations relatives à ces paiements devront être reliées au système comptable. Comment le paiement s'effectue-t-il, comment ces informations sont-elles transmises au système comptable, quelles sont les possibilités de paramétrage, ... ? Vous découvrirez tout cela dans cette partie du Helpdesk !
1. Méthodes de paiement
Lorsqu'un permis payant est délivré par Eaglebe, il peut être payé par le demandeur de 2 manières :
- A l'avance : après approbation du dossier, le demandeur reçoit une demande de paiement. Ce n'est qu'après le paiement (en ligne ou au guichet) que le permis sera envoyé.
- A posteriori : après l'approbation du dossier, le demandeur reçoit immédiatement le permis. La facture est envoyée ultérieurement par le service comptable.
Le mode de paiement par défaut de votre commune (option 1 ou 2) sera paramétré lors de la démarrage, ce qui n'empêche pas les deux options d'être utilisés en parallèle. Par exemple, le gros des autorisations (interdictions de stationnement, conteneurs, déménagements, etc.) n'entraînera qu'un coût minime qui devra être payé à l'avance.
Les travaux plus importants, d'une durée plus longue et dont les coûts sont également plus élevés, peuvent alors être payés ultérieurement, de sorte que l'entrepreneur peut commencer à travailler immédiatement et que la facture correcte (avec les ajustements éventuels) peut être envoyée une fois les travaux terminés.
La méthode de paiement peut être définie par fichier lors du traitement des fichiers (via l'onglet Facturation). Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans cet article du Helpdesk.
1.1 Paiement à l'avance
Lorsqu'un dossier est payable à l'avance, le demandeur recevra une demande de paiement par courrier électronique après l'approbation du dossier. Cette demande de paiement peut être fournie de deux manières :
- Offline : le courrier contenant la requête de paiement demande au demandeur de payer la redevance au guichet de l'administration locale pour obtenir le permis.
- En ligne : le courrier contenant la demande de paiement contient un lien de paiement qui permet au demandeur de payer la taxe immédiatement en ligne. La plateforme de paiement Mollie est utilisée à cet effet. Toutes les informations à ce sujet sont disponibles dans cet article du Helpdesk.
Une fois le paiement enregistré dans Eaglebe (manuellement pour les paiements offline, automatiquement pour les paiements online), le permis est envoyé automatiquement par e-mail. Lorsque le paiement a été effectué pour des fichiers à payer d'avance, Eaglebe considère ces fichiers comme terminés.
1.2 Paiement a posteriori
Lorsqu'un dossier est payable à posteriori, le demandeur reçoit immédiatement le permis correspondant après l'approbation d'un dossier. Le paiement de cette autorisation sera organisé en dehors d'Eaglebe. Pour ce faire, une facture doit être établie et envoyée par le service comptable.
Une fois que les dossiers payables à posteriori ont été approuvés, Eaglebe considère ces dossiers comme terminés.
2. Lien avec la comptabilité
Tant les dossiers payables à l'avance que les dossiers payables ultérieurement doivent passer par le système comptable de l'administration locale. Ce lien se fait par le biais d'un export-import, où toutes les données nécessaires sont périodiquement exportées d'Eaglebe et importées à leur tour dans le logiciel comptable de l'administration locale. Ces données peuvent être exportées d'Eaglebe dans différents formats :
- CSV : exportation générique où toutes les données (y compris les données de contact et les données financières) sont exportées sous la forme d'un fichier CSV.
- Onyx: exportation sous forme de fichier TXT conformément au format attendu par Onyx. Vous trouverez plus d'informatios sur l'exportation Onyx dans cet article du Helpdesk.
- New Horizon : exportation sous forme de fichier XML conformément au format attendu par New Horizon. Vous trouverez plus d'informations sur l'exportation New Horizon dans cet article du Helpdesk (NL).
- Alfa : exporter sous forme de fichier XML conformément au format attendu par Alfa. Vous trouverez plus d'informations sur l'exportation Alfa dans cet article du Helpdesk (NL).
- Mercurius : exportation sous forme de fichier XML conformément au format attendu par Mercury (en cours de développement). Vous trouverez plus d'informations sur l'exportation Alfa dans cet article du Helpdesk (NL).
2.1 Exporter des données depuis Eaglebe
Pour exporter les données de facturation depuis Eaglebe, allez dans le menu 'Gestion - Facturation - Configuration export'. Ici, vous devez d'abord remplir les paramètres généraux d'exportation (plus d'informations dans cet article du helpdesk), après quoi vous pouvez choisir entre l'exportation automatique et l'exportation manuelle.
Lorsque vous activez l'exportation automatique, Eaglebe crée chaque mois ou chaque semaine (en fonction des paramètres) un fichier d'exportation de tous les fichiers terminés au cours du mois/de la semaine écoulée. Ce fichier d'exportation est automatiquement envoyé à l'adresse e-mail spécifiée le deuxième jour du mois ou le jour défini de la semaine.
Attention: les dossiers dont la date de début, de fin, de demande ou d'approbation est antérieure au mois/semaine écoulé(e), mais qui ont été complétés au cours du mois/semaine écoulé(e), sont également inclus dans l'exportation automatique.
Vous souhaitez une exportation plus rapide ? Vous pouvez également demander une exportation manuelle en cliquant sur le bouton « Export». Ce bouton permet d'exporter tous les fichiers terminés sur la base des paramètres spécifiés.
Attention: les fichiers qui on été exportés manuellement sont également considérés comme traités et n'apparaissent pas dans l'exportation automatique suivante.
Pour les dossiers payables a posteriori, cet export est suffisant pour transmettre toutes les données nécessaires au service comptable. Les factures en souffrance peuvent être envoyées au demandeur à partir de cet export. Attention, il n'y a pas de retour de la comptabilité vers Eaglebe. Une fois qu'un dossier post-payé a été exporté d'Eaglebe, il est considéré comme entièrement traité.
Pour les dossiers qui ont déjà été payés en ligne, un autre export sera nécessaire à partir de Mollie pour lier les données du dossier d'Eaglebe au paiement.
Nous recommandons de travailler avec l'exportation automatique, car cela réduit la marge d'erreur et garantit une vue d'ensemble mensuelle/hebdomadaire parfaite des comptes.
2.2 Exporter des données de Mollie
Par le biais de votre tableau de bord Mollie, il est possible d'exporter le relevé contenant tous les revenus, les déductions et les coûts. Le relevé peut être exporté dans différents formats, y compris le format CODA. Des informations complémentaires à ce sujet sont disponibles sur le Helpdesk de Mollie.
Le relevé de Mollie peut à son tour être importé dans le logiciel comptable de votre administration locale. Les informations provenant de Mollie sont automatiquement liées aux informations provenant d'Eaglebe sur la base des numéros VCS (virement à communication structurée) uniques créés pour chaque facture par Eaglebe et transmis à Mollie et au logiciel comptable de l'administration locale.
Le numéro VCS est créé sur la base de la structure suivante :
- XX : année (par exemple 22)
- XXXXXX : code de séquence ascendante, unique par facture
- XX : code d'application réglable dans Eaglebe via le menu 'Gestion - Facturation - Paramètres d'exportation'.
- XX : chiffre de contrôle modulo 97
Ce numéro se retrouve dans toutes les plates-formes :
- Eaglebe : le numéro VCS est affiché dans l'onglet 'Facturation' de chaque fichier et dans l'export CSV général.
- Comptabilité : Le numéro VCS est repris dans chaque facture selon le format attendu du logiciel comptable utilisé lors de l'exportation XML pour New Horizon, Alfa ou Mercurius.
- Mollie : Le numéro VCS est inclus dans chaque transaction en tant que description.
2.3 Modifications après l'exportation
Chaque fichier Eaglebe (et la facture correspondante) ne sera repris qu'une seule fois lors d'une exportation des données de facturation. Si la même période est exportée plusieurs fois, tous les fichiers déjà exportés et inchangés ne seront plus repris lors d'une exportation ultérieure.
Seuls les fichiers qui sont payables a posteriori et qui sont encore modifiés après avoir été exportés seront à nouveau inclus dans une exportation ultérieure. Dans ce cas, une note de crédit est créée pour le montant total déjà exporté et une nouvelle facture est créée pour le montant ajusté.
Les fichiers payables à l'avance ne sont exportés que lorsqu'ils ont été approuvés et payés. Ils peuvent encore être ajustés après l'exportation, mais ces ajustements ne seront pas transférés vers le système comptable ou vers Mollie. Aucune note de crédit ou nouvelle facture ne sera donc créée pour ces dossiers après ajustement. Les remboursements éventuels sont possibles à partir du tableau de bord de Mollie.
Lorsque le gestionnaire de dossier effectue des ajustements sur un fichier déjà exporté qui ont un impact sur la facturation, il en est informé via un pop-up. Il a alors le choix de transmettre les modifications au service comptable (si possible), d'effectuer les modifications uniquement en interne (au sein d'Eaglebe) ou d'effectuer les modifications sans recalculer la facturation.
3 Paramètres
Avant de pouvoir exporter les données d'Eaglebe pour un traitement ultérieur dans votre logiciel de comptabilité, vous devrez d'abord configurer certains paramètres en fonction du fonctionnement de votre administration. Ces paramètres affectent les données incluses dans le fichier d'exportation, telles que les pourcentages de TVA utilisés, les codes budgétaires, les codes d'application, etc. Vous trouverez ces paramètres dans le menu "Gestion - Facturation - Paramètres d'exportation".
Vous trouverez plus d'informations sur ces paramètres dans cet article du helpdesk.
NOTE : La comptabilité utilise généralement le numéro de registre national pour identifier les personnes de manière unique. Pour transmettre ce numéro, il devra d'abord être demandé dans le formulaire de demande d'Eaglebe. Ceci doit être configuré par Merkator pour chaque conseil individuellement et nécessitera un accord de traitement des données. Veuillez nous contacter via notre Helpdesk à ce sujet.