INHOUDSOPGAVE

1    Taaktoewijzing

Wanneer een vergunning voor een nieuwe Publiek Toegankelijke Inrichting wordt aangevraagd (meer info) wordt hiervoor een nieuw dossier aangemaakt in de Eaglebe backoffice. De taken voor dit dossier worden toegewezen volgens onze standaard takenflow (meer info). 


Voor een PTI dossier zijn volgende taken/statussen beschikbaar:

  • Validatie: initiële beoordeling van de aanvraag en bepaling van het verdere verwerkingsproces
  • Onvolledig: indien bepaalde gegevens ontbreken of onduidelijk zijn kan een dossier worden aangeduid als onvolledig. In deze status kan de aanvrager verdere info of bijlagen toevoegen en de aanvraag aanpassen.
  • Feedback: wanneer de aanvrager zijn aanvraag heeft gewijzigd of info heeft toegevoegd (in status Onvolledig) komt het dossier in de status Feedback te staan om aan te duiden dat het dossier werd gewijzigd.
  • Behandeling: in deze status moeten de verschillende deelvergunningen gekoppeld aan de PTI beoordeeld worden
  • Advies: in deze status kunnen algemene adviezen aan de PTI worden toegevoegd
  • Autorisatie: in deze status wordt de finale beslissing gegeven
  • Goedgekeurd: het dossier is goedgekeurd
  • Afgekeurd: het dossier is afgekeurd
  • Ingetrokken: de eerdere goedkeuring werd ingetrokken


Voor iedere status wordt een taak toegewezen aan de verantwoordelijke gebruiker op basis van de beheersinstellingen (meer info). Om de taak uit te voeren klik je het dossier aan in je takenlijst of het menu Vergunningen. Je kan de huidige status van het dossier vinden in de linkerbovenhoek. Om je taak uit te voeren klik je op deze status of ga je naar het overeenkomstige menu in de zijbalk van het dossier.


Hieronder vind je meer details over de nodige stappen die je moet/kan uitvoeren in iedere dossierstatus.

2    Validatie

In de Validatie stap zal de medewerker de aanvraag beoordelen (via het menu Algemeen) en het verdere verwerkingsproces bepalen (via het menu Validatie).


2.1    Algemeen

Het menu Algemeen bevat alle details van het PTI dossier, onderverdeeld in verschillende tabbladen:

  • Aanvraag: dit tabblad bevat de details van de aanvraag, de locatie en de antwoorden die werden meegegeven op de gestelde vragen
  • Contactgegevens: dit tabblad bevat alle contactgegevens van de eigenaar en de aanvrager
  • Communicatie: dit tabblad bevat de communicatie of de aanpassingen aan de aanvraag nadat deze werd ingediend


Daarboven staat ook de Eaglebe kaart, ingezoomed op de locatie van de PTI. Hierin wordt alle hinder op het openbaar domein weergegeven alsook eigen kaartlagen die interessant kunnen zijn.


Op basis van al deze info kan de dossierbehandelaar de aanvraag valideren. Ontbreekt er informatie of zijn sommige zaken onduidelijk? Dan kan je het dossier aanduiden als Onvolledig via de knop in de rechterbovenhoek. Hierbij kan je een opmerking en bijlagen meegeven en ervoor kiezen om deze te versturen naar de aanvrager. Hierop komt het dossier in status 'Onvolledig' te staan en wordt de aanvrager op de hoogte gebracht via mail.



Wanneer een dossier in status 'Onvolledig' staat is de aanvrager in staat om een bericht te sturen, documenten toe te voegen of zijn eerdere aanvraag aan te passen. Al deze extra info komt terecht in het tabblad Communicatie, zodat deze onderdeel uitmaakt van het dossier. Afhankelijk van de wijzigingen door de aanvrager krijgt het dossier een andere status met bijhorende taak:

  • Feedback: de aanvrager heeft een bericht gestuurd (met of zonder bijlagen)
  • Aangepast: de aanvraag werd aangepast door de aanvrager


De communicatie met de aanvrager blijft open staan zo lang het dossier staat aangeduid als zijnde onvolledig. De communicatie kan worden opgevolgd via het tabblad Communicatie.



Eens de nodig extra info is verkregen, moet de dossierbehandelaar het dossier aanduiden als volledig via de knop in de rechterbovenhoek. Hierna wordt de communicatie met de aanvrager afgesloten en zijn geen verdere berichten/wijzigingen mogelijk. De aanvraag is dan klaar voor verdere validatie.


2.2    Validatie 

Op basis van de aanvraag details en de verdere communicatie, kan de dossierbehandelaar de aanvraag valideren via het menu Validatie. Hier wordt het verdere verwerkingsproces in meer detail bepaald. 


Onder Dossierbeheer kan de verantwoordelijke afdeling worden gewijzigd. Deze kan standaard worden ingesteld op basis van het PTI type (meer info) maar kan altijd worden aangepast indien nodig. Een gebruiker uit deze afdeling is verantwoordelijk voor de finale goed- of afkeuring van het dossier.



Onder Deelvergunningen krijg je een overzicht van alle deelvergunningen die automatisch werden gekoppeld aan het dossier op basis van het PTI type en de aanvraag. Deze deelvergunningen moeten beoordeeld worden in de Behandeling status. Hierbij kan de dossierbehandelaar verschillende acties uitvoeren:

  • Toevoegen: indien er een deelvergunning ontbreekt kan deze manueel worden toegevoegd
  • Verwijderen: deelvergunningen waar nog geen documenten voor werden toegevoegd door de aanvrager kunnen worden verwijderd
  • Bewerken: de beoordeling van een deelvergunning kan toegewezen worden aan een andere afdeling indien nodig. Standaard wordt deze toegewezen aan de afdeling die werd meegegeven in de instellingen (meer info)


Voor de deelvergunningen die automatisch werden toegevoegd zal de aanvrager de nodige documenten moeten toevoegen bij zijn aanvraag zodat deze meteen klaar zijn voor verdere behandeling. Deze komen meteen in de status Behandeling terecht. Deelvergunningen die je tijdens de Validatie manueel toevoegt krijgen de status Onvolledig, gezien de aanvrager hiervoor nog documenten zal moeten toevoegen.



Onder Advies parameters kan je gebruikers selecteren om een algemeen advies op te vragen bij de PTI. Het geven van advies kan na de behandeling van de deelvergunningen en voor de finale autorisatie.


Eens alle parameters voor de verdere verwerking werden aangevuld, kan je de Validatie afronden via de Afronden knop in de rechter bovenhoek. Afhankelijk van deze parameters zal Eaglebe de volgende status bepalen:

  • Indien er deelvergunningen werden toegevoegd met de status Behandeling of Onvolledig zal het dossier overgaan naar de status Behandeling. 
  • Werden er geen deelvergunningen toegevoegd of zijn deze allen reeds beoordeeld (status Goedgekeurd, Afgekeurd of Niet van toepassing) maar werden er wel algemene adviezen gevraagd? Dan gaat het dossier naar status Advies. 
  • Zijn er geen deelvergunningen en geen adviezen, dan gaat het dossier meteen naar de status Autorisatie.


Indien de aanvraag niet verder kan worden verwerkt, kan je deze meteen weigeren via de Weigeren knop. In dit geval gaat het dossier naar de status Geweigerd en wordt de aanvrager hiervan op de hoogte gebracht via mail. Bij weigering kan je een reden en bijlagen toevoegen, dewelke worden meegegeven in de mail.


3    Behandeling

In de Behandeling stap worden de verschillende deelvergunningen gekoppeld aan het dossier beoordeeld. Hiervoor wordt een Behandeling taak toegewezen aan een gebruiker in de afdeling toegewezen aan iedere deelvergunning.


Indien een dossier na Validatie deelvergunningen bevat in status Onvolledig, zal er bij het afronden van de Validatie een mail worden verstuurd naar de aanvrager om de nodige documenten nog toe te voegen. Dit kan makkelijk via het Portaal van de aanvrager, waar hij zijn dossier te zien krijgt in de status Actie vereist. Eens de nodige documenten werden toegevoegd door de aanvrager komt de deelvergunning in status Behandeling terecht en wordt hiervoor ook een Behandeling taak toegewezen.



Na Validatie kunnen alle deelvergunningen in status Behandeling meteen worden beoordeeld, zelfs wanneer er nog deelvergunningen in status Onvolledig staan.


Om een deelvergunning te behandelen ga je naar het menu Behandeling waar je een overzicht krijgt van alle deel-vergunningen gekoppeld aan het dossier. De tabel geeft een duidelijk zicht op:

  • '+': hiermee open je alle documenten gekoppeld aan de deelvergunning. Je kan deze later weer verbergen door nogmaals op dit icoon te klikken
  • Deelvergunning: naam van de deelvergunning of de bijhorende documenten
  • Afdeling: verantwoordelijke afdeling voor de beoordeling van de deelvergunning
  • Vervaldatum: datum wanneer de deelvergunning vervalt
  • Status: de huidige status van de deelvergunning. 
    • Onvolledig: er moeten nog documenten worden toegevoegd alvorens de deelvergunning kan worden behandeld. 
    • Behandeling: alle nodige documenten werden toegevoegd en de deelvergunning is klaar voor de beoordeling
    • Goedgekeurd: de deelvergunning werd goedgekeurd
    • Afgekeurd: de deelvergunning werd afgekeurd
    • Niet van toepassing: de deelvergunning is niet van toepassing
  • Bijlagen: snelle weergave van de documenten gekoppeld aan de deelvergunning
  • Toegewezen: gebruiker aan wie de Behandeling taak werd toegewezen
  • Acties: verschillende mogelijke acties
    • Beoordeling: nodig voor de behandeling van de deelvergunning
    • Verwijderen: documenten verwijderen
    • Uploaden: documenten toevoegen



Om een deelvergunning te beoordelen controleer je alle toegevoegde documenten op hun geldigheid. Zijn sommige documenten niet geldig? Dan kan je deze verwijderen en en gaat de deelvergunning naar de status Onvolledig. Hierop wordt de aanvrager via mail op de hoogte gebracht dat hij de ontbrekende documenten opnieuw moet toevoegen via zijn Eaglebe Portaal.


Zijn alle toegevoegde documenten in orde? Dan kan je de deelvergunning beoordelen via de actie 'Beoordeling'. Bij het beoordelen van een deelvergunning heb je verschillende opties:

  • Beoordeling: geef je als behandelaar een positieve, negatieve beoordeling of is deze vergunning niet van toepassing? Iedere beoordeling zal worden meegenomen naar de finale autorisatie van het dossier.
  • Startdatum: start van de deelvergunning (indien van toepassing)
  • Einddatum: vervaldatum van de deelvergunning (indien van toepassing). Wanneer een einddatum werd opgegeven zal Eaglebe op deze datum de beoordling intrekken en de aanvrager verwittigen om opnieuw de nodige vergunning aan te vragen. Het volledige dossier komt dan opnieuw in status Validatie terecht en deze deelvergunning moet opnieuw beoordeeld worden (op basis van de nieuwe documenten).
  • Opmerkingen: speciale opmerkingen die mogelijks interessant zijn 
  • Bijlagen: documenten of vergunningen die kunnen worden toegevoegd. Deze documenten kunnen worden afgeschermd zodat enkel gerechtigde gebruikers deze kunnen raadplegen.



Eens alle gegevens werden ingevuld, kan je de beoordeling geven via de knop Toevoegen rechts onder in de pop-up. Eens alle deelvergunningen werden beoordeeld, gaat het dossier naar de volgende status (afhankelijk van de parameters aangeduid tijdens de Validatie.



Let op: het maakt niet uit of een deelvergunning werd goedgekeurd, afgekeurd of aangeduid als niet van toepassing. Iedere beoordeling is geldig en zal worden meegenomen bij de finale autorisatie van het dossier.

4    Advies

In de Advies stap kunnen de gebruikers aangeduid tijdens de Validatie hun adviezen meegeven. Deze adviezen zijn niet gericht op een specifieke deelvergunning maar gelden globaal voor het dossier. Bij het geven van een advies heb je verschillende opties:

  • Beoordeling: positief, negatief of niet van toepassing
  • Opmerkingen:speciale opmerkingen om rekening mee te houden (kunnen worden afgeschermd)
  • Bijlage: documenten relevant voor het gegeven advies (kunnen worden afgeschermd) 


Eens alle adviezen werden gegeven, gaat het dossier over naar de finale status Autorisatie.



Let op: in tegenstelling tot andere Eaglebe vergunningen zal een negatief advies hier niet leiden tot een Probleem status


5    Facturatie

Facturatie is geen aparte status binnen de dossierbehandeling gezien hier geen actie voor nodig is. De facturatie wordt automatisch berekend op basis van de toegevoegde deelvergunningen en hun kostprijs (instelbaar via de beheersinstellingen).


Onder de Prijsberekening zie je de automatisch berekende prijs en kan je manueel ook een aangepaste prijs meegeven. Hiermee overschrijf je de automatisch berekende prijs in de berekening van het totaal.


Onder Status zie je de huidige betaalstatus en de status van het betaalverzoek. Je kan de betaalstatus ook bewerken via de knop Bewerken.


De Overige informatie geeft een overzicht van alle toegevoegde deelvergunningen en hun individuele kost. Indien er een totale kost is, zal er ook een uniek OGM nummer worden weergegeven.



Indien het dossier een totale kost heeft, zal bij goedkeuring van het dossier eerst een (online) betaalverzoek worden verzonden naar de aanvrager (meer info rond online betalen). Pas na betaling worden de vergunningen vrijgegeven.


Indien de betaling achteraf wordt opgevolgd vanuit de boekhouding moet het dossier worden aangepast naar de betaalstatus 'zal achteraf gebeuren'. Via de integratie tussen Eaglebe en de boekhouding kunnen deze openstaande facturen makkelijk worden uitgewisseld (meer info).

6    Autorisatie

Eens de aanvraag werd gevalideerd, alle deelvergunningen werden beoordeeld en alle adviezen gegeen is het dossier klaar voor de finale Autorisatie. In deze stap zal de dossierbehandelaar het dossier in zijn geheel goed- of afkeuren via de knoppen rechtsboven in het menu Autorisatie.



Bij goedkeuring kan je alle documenten selecteren die moeten worden meegestuurd naar de aanvrager. Op deze manier kan je deze in 1 keer de drankvergunning, terrasvergunning en muzieklicentie bezorgen. 


Daarnaast kan je natuurlijk ook een nieuwe vergunning opmaken als algemene horeca-, uitbatings- of exploitatievergunning om aan te duiden dat de PTI mag geopend worden conform de aanvraag, de goedgekeurde deelvergunningen en de gegeven adviezen. Voor het genereren van een nieuwe vergunning klik je op de knop Genereren en selecteer je de gewenste template (meer info).


Eens alle nodige documenten werden geselecteerd druk je op de knop Verzenden rechtsonder om de goedkeuring te geven en alle documenten te verzenden naar de aanvrager.


Bij afkeuren van het dossier kan je ook documenten mee versturen naar de aanvrager, samen met een reden van afkeuring.


7    Werkopdrachten

Vooraleer een uitbatingsvergunning kan worden afgeleverd is het vaak noodzakelijk om een controle uit te voeren ter plaatse. Deze controletaken kan je aanmaken binnen het menu Werkopdrachten.


In dit menu krijg je een overzicht van alle controletaken gekoppeld aan dit dossier. Daarnaast kan je ook een nieuwe controletaak aanmaken via de knop '+ Controle taak'. Deze controletaken zijn beschikbaar voor de controleurs in hun Eaglebe mobiele applicatie en kunnen worden afgewerkt op een gelijkaardige manier als de signalisatie taken (hier meer info).



Bij het afronden van een controletaak kan de controleur opmerkingen en foto's toevoegen die een impact kunnen hebben op de finale beoordeling van het dossier. 


Controletaken kunnen altijd worden aangemaakt en afgerond, onafhankelijk van de status van het dossier. Daarom is dit geen aparte stap binnen de dossierbehandeling.

8    Vaststellingen

Het menu Vaststellingen geeft een overzicht van alle vaststellingen die werden gerapporteerd voor dit dossier. Je kan van hieruit ook een nieuwe vaststelling aanmaken indien nodig, al worden deze meestel gemeld op het terrein via onze mobiele applicatie.


Deze vaststellingen en hun bijhorende documenten vormen onderdeel van het PTI dossier maar vormen ook individuele dossiers die afzonderlijk behandeld kunnen worden. Meer info hierover kan je vinden in dit helpdesk artikel.



Vaststellingen kunnen altijd worden aangemaakt, onafhankelijk van de status van het dossier. Daarom is dit geen aparte stap binnen de dossierbehandeling.

9    Documenten

Het menu Documenten geeft een overzicht van alle documenten die werden toegevoegd binnen het dossier. Dit zijn zowel de documenten toegevoegd door de aanvrager, de behandelaars en de adviseurs. Van hieruit kan je deze downloaden, bewerken, verwijderen, ... en kan je altijd nieuwe documenten uploaden of genereren.



Het menu Documenten is altijd beschikbaar, onafhankelijk van de status van het dossier.

10    Extra

Het menu Extra bevat 2 tabbladen:

  • Historiek: een overzicht van alle acties binnen het dossier met de datum waarop ze werden uitgevoerd en de gebruiker
  • Notities: een overzicht van alle notities die werden toegevoegd binnen het dossier. Daarnaast kunnen hier ook extra interne notities worden toegevoegd via de knop '+ Notitie'.