Met onze module Vaststellingen wordt het makkelijk om in te zetten op de handhaving van innames, evenementen en maak je ook  snel melding van andere overtredingen op het grondgebied van jouw bestuur. In dit helpdeskartikel leer je hoe je een vaststelling kan aanmaken en hoe deze te verwerken.


INHOUDSOPGAVE

1.    Vaststelling aanmaken

Een nieuwe vaststelling kan op 3 manieren worden aangemaakt:

  1. Als gevolg van een proactieve Controle 
  2. Als gevolg van een reactieve Vaststelling
  3. Via het Formulier


1.1    Vaststelling als gevolg van een controle

Tijdens de verwerking van sommige dossiers kan de dossierbehandelaar meteen een proactieve controletaak aanmaken voor de handhavers op het terrein. Zo kan het interessant zijn om voor en na wegeniswerken een controle uit te voeren om te verzekeren dat het wegdek in de originele staat werd hersteld of zal een controle tijdens het evenement meteen duidelijk maken of de voorwaarden worden gerespecteerd.


Wanneer deze controletaak wordt uitgevoerd via de mobiele applicatie, zal de controleur alles moeten documenteren in een nieuwe vaststelling. Hiervoor wordt automatisch een nieuwe vaststelling aangemaakt in de backoffice.


1.1.1    Nieuwe controle taak

Een nieuwe controletaak wordt aangemaakt vanuit een bestaande inname of evenement via het menu 'Werkopdrachten - Controle' met de knop '+ Controle'. Bij het aanmaken van een nieuwe controle taak moeten volgende gegevens worden meegegeven:

  • Controledatum: de datum waarop de controle taak moet worden uitgevoerd.
  • Afdeling: de afdeling waar deze controletaak aan moet worden toegewezen. Indien er geen specifieke gebruiker werd aangeduid, zal Eaglebe binnen deze afdeling de taak toewijzen aan een gebruiker met de gebruikersrol 'WerkopdrachtControl' en het minst aantal openstaande taken.
  • Toewijzen aan gebruiker: selecteer een specifieke gebruiker (met de gebruikersrol 'WerkopdrachtControl') om de controle taak aan toe te wijzen.
  • Taakomschrijving: geef een beschrijving mee bij de controletaak. Deze beschrijving is zichtbaar voor de controleur binnen de taakdetails wanneer de taak wordt uitgevoerd via de mobiele applicatie.
  • Statussen: hiermee kan je de status van de controle taak aanpassen. Standaard is de status altijd 'Te controleren', maar je kan dit aanpassen naar 'Gecontroleerd' als je een reeds uitgevoerd taak wil toevoegen.

1.1.2    Controle taak uitvoeren

Deze controletaken zijn beschikbaar in de mobiele applicatie voor de handhavers op het terrein (meer info in dit Helpdesk artikel). Hiermee kunnen ze iedere ochtend hun takenlijst raadplegen, de optimale route bepalen om al hun taken af te ronden en bij het afronden van iedere taak het nodige bewijsmateriaal toevoegen:

  • Vaststellingstype: hiermee moet de controleur het resultaat van de controle classificeren als een bepaald type (zie beheersinstellingen). 
  • Notitie: hiermee kan een vrije tekstuele omschrijving van de vaststelling worden meegegeven
  • Contactgegevens overtreder: indien er een overtreder is, kunnen hier de gekende contactgegevens worden ingevuld (deze kunnen later nog worden aangepast via de backoffice).
  • Foto's situatie: algemene foto's van de vaststelling
  • Foto's nummerplaten: foto's van de aanwezige voertuigen op de locatie (met automatische nummerplaatdetectie).


Alle reeds gekende gegevens (locatie, tijdstip, melde) worden automatisch toegevoegd bij de vaststelling.


Op basis van de handmatig ingevulde en de automatisch toegevoegde gegevens wordt automatisch een nieuwe vaststellingsdossier aangemaakt in de Eaglebe backoffice.



1.2    Vaststelling als gevolg van een vaststelling op het terrein

In andere gevallen zal de handhaver reactief optreden wanneer deze innames of evenementen tegenkomt in het straatbeeld. Via onze mobiele applicatie kan de handhaver alle gegevens van de vergunning controleren en vervolgens een vaststelling aanmaken met al het nodige bewijsmateriaal:

  • Vaststellingstype: hiermee moet de controleur het resultaat van de controle classificeren als een bepaald type (zie beheersinstellingen). 
  • Notitie: hiermee kan een vrije tekstuele omschrijving van de vaststelling worden meegegeven
  • Contactgegevens overtreder: indien er een overtreder is, kunnen hier de gekende contactgegevens worden ingevuld (deze kunnen later nog worden aangepast via de backoffice).
  • Foto's situatie: algemene foto's van de vaststelling
  • Foto's nummerplaten: foto's van de aanwezige voertuigen op de locatie (met automatische nummerplaatdetectie).


Alle reeds gekende gegevens (locatie, tijdstip, melder) worden automatisch toegevoegd bij de vast


Op basis van de handmatig ingevulde en de automatisch toegevoegde gegevens wordt automatisch een nieuwe vaststellingsdossier aangemaakt in de Eaglebe backoffice.



Vaststellingen kunnen worden aangemaakt vanuit een bestaande vergunning of kunnen ook vrij worden aangemaakt voor niet vergunde innames, evenementen of andere vaststellingen op het openbaar domein (zwerfvuil, kapot straatmeubilair, gevallen bomen, …). Je kan een vrije vaststelling aanmaken via de mobiele applicatie door vanuit de kaart lang op de locatie van de vaststelling te drukken of via de knop 'Nieuwe vaststelling' op de kaart (hiermee wordt de nieuwe vaststelling aangemaakt op je huidige locatie).


Let op: je moet voldoende inzoomen alvorens je een vaststelling kan aanmaken op een nieuwe locatie.


1.3    Vaststelling via formulier

Een derde optie om een nieuwe vaststelling aan te maken is het online formulier. Hiermee kan je rechstreeks vanuit de backoffice een nieuwe vaststelling aanmaken wanneer deze niet rechstreeks op het moment zelf kon worden geregistreerd via onze mobiele applicatie. Daarnaast is het ook mogelijk om dit formulier open te zetten naar de burger toe, zodat deze rechstreeks meldingen kan maken van vaststellingen op het terrein.


Binnen dit formulier moet je alle gegevens van de vaststelling handmatig invullen. Hiervoor gaan we geen gegevens automatisch overnemen, waardoor je de datum, locatie en melder van de vaststelling zelf manueel kan aanpassen.



Wil je het vaststelling formulier openstellen naar de burger en ook beschikbaar maken via het Eaglebe Portaal? Laat ons dit dan zeker weten tijdens de opstart van deze module of via een ticketje op onze Helpdesk zodat we dit voor jullie kunnen activeren.

2.    Dossierbehandeling Vaststelling

Eens de vaststelling werd aangemaakt, komt deze in de Eaglebe backoffice terecht voor de verdere verwerking door een van jullie medewerkers. Eaglebe heeft een eigen takensysteem zodat iedere vaststelling aan de juiste gebruiker wordt toegewezen. Via overzichtelijke dashboards, een, takenlijst en een doorzoekbaar archief van alle Vaststellingen (met uitgebreide filteropties) worden al deze dossiers vlot en veilig verwerkt.


Hieronder doorlopen we alle stappen voor de dossierbehandeling van een nieuwe vaststelling.



2.1    Validatie

Wanneer een nieuwe vaststelling wordt aangemaakt, komt deze binnen in de backoffice in de status 'Validatie'. Hiervoor wordt ook een Validatie taak aangemaakt voor de juiste gebruiker (meer info). 


Op het terrein zal de handhaver de vaststelling registreren met al het nodige bewijsmateriaal. In de backoffice wordt deze gecontroleerd door de gemachtigde dossierbehandelaar die de vaststelling zal beoordelen tijdens de validatie stap. Hiervoor opent deze het dossier en controleert hij alle info in het menu 'Algemeen'. Binnen het tabblad 'Vaststelling' vind je alle details van de melder, het type, de locatie, contactgegevens van de overtreder, ...


In het tabblad 'Nummerplaten' vind je een lijst van de nummerplaten van de aanwezige voertuigen die automatisch werden gedetecteerd op basis van de genomen foto's.


Bovenaan het dossier vind je ook de Eaglebe kaart, ingezoomed op de locatie van de vaststelling. Hier krijg je een zicht op alle andere innames, evenementen, omleidingen, ... in de buurt.


Gerechtigde gebruikers kunnen deze gegevens altijd aanpassen of nummerplaten wijzigen/toevoegen indien nodig. Vergeet niet op de knop 'Opslaan' te klikken in ieder tabblad na het wijzigen van gegevens.


Wanneer alle gegevens werden gecontroleerd, kan de verdere verwerking van de vaststelling worden bepaald via het menu 'Validatie'. Hier wijst de dossierbehandelaar de vaststelling toe aan een afdeling (standaard ingesteld via de beheersinstellingen) en geeft hij mee of een regularisatie is toegelaten en of de vaststelling een overtreding is. Op basis van deze laatste 2 opties zal de vaststelling anders worden verwerkt:

  • Regularisatie toegelaten: wanneer deze slider actief is zal de overtreder een regularisatie (inname openbaar domein) kunnen aanvragen op basis van de referentie van de vaststelling.
  • Overtreding: wanneer deze slider actief is, zal er een kost worden toegevoegd aan de vaststelling. Bij de finale verwerking krijgt de overtreder een betaalverzoek voor deze kost.



Om je validatie af te ronden heb je 2 opties:

  1. Afronden zonder bericht: vaststelling wordt intern verder verwerkt maar er wordt geen mail verstuurd naar de overtreder.
  2. Afronden met bericht: overtreder wordt via mail op de hoogte gebracht van de vaststelling. Indien de slider 'regularisatie toegelaten' actief is, wordt deze mogelijkheid vermeld in de mail en geven we een rechstreekse link mee naar het aanvraagformulier IOD voor de regularisatie van zijn inname.



Wanneer een nieuwe aanvraag IOD wordt aangevraagd via een regularisatie op basis van een eerdere vaststelling, wordt deze inname automatisch gekoppeld aan de originele vaststelling.


2.2    Facturatie

Indien een overtreding werd vastgesteld kan hier ook een boete aan worden gekoppeld. Deze wordt automatisch berekend door Eaglebe op basis van het vaststellingstype. Bij autorisatie van de vaststelling wordt dan een betaalverzoek verzonden naar de overtreder, dewelke deze eenvoudig online kan betalen.


Indien de overtreder de betaling niet tijdig in orde maakt, zullen we automatisch een betaalherinnering versturen. In totaal worden er 2 betaalherinneringen verstuurd. Indien er hierna nog steeds niet werd betaald, komt de vaststelling in de status 'Probleem' te staan. De betaling voor vaststellingen in Probleem status moet handmatig worden opgevolgd buiten Eaglebe. Eens deze opvolging in orde is, kan je de betaalstatus aanpassen via het menu 'Facturatie' om de vaststellingen binnen Eaglebe af te ronden.



2.3    Autorisatie

Eens de validatie werd afgerond, komt de vaststelling in status 'Autorisatie' te staan. In deze stap kan de dossierbehandelaar ervoor kiezen om de vastselling af te ronden:

  • Zonder gevolg: er wordt geen bericht verzonden naar de overtreder. De vaststelling wordt enkel gemarkeerd als 'Goedgekeurd binnen Eaglebe.
  • Met gevolg: er wordt een bericht (en eventueel betaalverzoek) verzonden naar de overtreder.


Wanneer een vaststelling wordt afgerond met gevolg, kan de dossierbehandelaar de documenten selecteren die hij wil verzenden naar de overtreder. Hier krijg je alle documenten te zien die werden toegevoegd aan de vaststelling. Vanuit dit menu kan je ook een nieuw document genereren op basis van een eigen template (meer info) of een document uploaden.



Na de autorisatie van de vaststelling, krijgt deze de status 'Goedgekeurd' en is deze volledig afgehandeld.


2.4    Overige menu's

Buiten de dossierflow zijn er nog een aantal andere menu's binnen het dossier vaststelling. Deze zijn ten allen tijde beschikbaar, onafhankelijk van de status van de vaststelling.


2.4.1    Documenten

In dit menu krijg je een overzicht van alle documenten gekoppeld aan de vaststelling. . Vanuit dit menu kan je ook een nieuwe documenten genereren op basis van een eigen template (meer info), document uploaden of reeds toegevoegde documenten aanpassen (naam), verwijderen en verzenden via mail.


2.4.2    Vergunning

In dit menu krijg je een overzicht van alle vergunningen gekoppeld aan de vastelling. Vanuit dit menu kan je ook:

  • Een bestaande inname koppelen: hiervoor geef je het Eaglebe ID op of selecteer je een vergunning in de buurt uit de voorgestelde lijst en druk je dan op de knop 'Koppelen'.
  • Een nieuwe inname koppelen: hiervoor start je een nieuwe aanvraag via de knop '+ Inname'. Deze wordt automatisch gekoppeld aan de vaststelling.



2.4.3    Extra

In dit menu krijg je een zicht op de historiek van het dossier en kan je interne notities toevoegen.


3    Beheersinstellingen

3.1    Afdelingen

Per afdeling kan je aanduiden of Vaststelling aan deze afdeling kunnen worden toegewezen. Enkel gebruikers uit deze afdelingen kunnen vaststellingen behandelen.


3.2    Gebruikers

Voor de verwerking van vaststellingen zijn volgende gebruikersrollen van toepassing:

  • VaststellingContactdetails: gebruikers met deze rol kunnen de contactdetails van een vaststelling raadplegen
  • VaststellingValidatie: gebruikers met deze rol kunnen een vaststelling valideren
  • VaststellingAutorisatie:gebruikers met deze rol kunnen een vaststelling autoriseren
  • WerkopdrachtControle:gebruikers met deze rol kunnen een controle taak uitvoeren


3.3    Vaststelling types

Via dit beheersmenu kan je nieuwe vaststelling types toevoegen of bestaande wijzigen. Hierbij kan je volgende parameters instellen:

  • Algemeen
    • Actief: met deze setting kan je een type activeren of deactiveren. Gedeactiveerde types zijn niet meer beschikbaar bij het aanmaken van een nieuwe vaststelling. Deze kunnen later altijd opnieuw geactiveerd worden met behoud van alle overige instellingen.
    • Afdeling: hiermee duidt je de verantwoordelijke afdeling aan. Wanneer een nieuwe vaststelling wordt aangemaakt voor dit type, zullen we de validatie taak toewijzen aan een gebruiker binnen deze afdeling met de juiste gebruikersrollen. 
    • Naam: naam van het vaststellingstype
  • Contact 
    • Overtreder: hier kan je aanduiden of er gevraagd wordt naar de contactgegevens van de overtreder en of deze verplicht moeten worden opgegeven


Wanneer je een vaststelling aanmaakt of een controle taak afrond, zal er altijd een type moeten worden aangeduid.


3.4    Werkopdrachten

Onder het tabblad 'Controle' heb je 2 opties:

  • Creëer controletaken voor onbetaalde vergunningen: indien actief zal Eaglebe automatisch controletaken aanmaken voor elk dossier dat vandaag start en nog niet werd betaald.
  • Standaard afdeling taken: duidt de afdeling aan waar een nieuwe controletaak standaard aan wordt toegewezen. Deze kan altijd manueel worden aangepast bij het aanmaken van een nieuwe controletaak.


3.5    Facturatie

Onder het tabblad 'Vaststelling' kan je per vaststellingstype volgende parameters instellen:

  • Prijs overtreding: de vaste kost die wordt aangerekend in geval van een overtreding
  • Eerste herinnering: aantal dagen na het originele betaalverzoek waarna de eerste betaalherinnering moet worden verzonden (zie hoofdstuk Facturatie).
  • Tweede herinnering: aantal dagen na de eerste betaalherinnering waarna de tweede betaalherinnering moet worden verzonden (zie hoofdstuk Facturatie).
  • Probleem betaling: aantal dagen na de tweede betaalherinnering waarna de vaststelling in een Probleem status terecht komt.