Met Eaglebe maak je eenvoudig vergunningen, bewonersbrieven, facturen of andere documenten aan op basis van de dossiergegevens. Hiervoor maken we gebruik van templates of sjablonen, een vaste opmaak voor een document waar Eaglebe automatisch de juiste gegevens aan toevoegt.


Deze templates zijn volledig in eigen beheer, zodat je zonder onze tussenkomst eenvoudig nieuwe templates kan toevoegen of bestaande templates kan aanpassen. Hoe je dit doet, leer je in dit Helpdesk artikel.


INHOUDSOPGAVE

1    Nieuwe template aanmaken

Templates aanmaken of aanpassen doe je via Word. Hiervoor start je een nieuw Word-bestand of open je een bestaand bestand en maak je dit op volgens de gewenste layout. Hierbij kan je alle functionaliteiten van Word gebruiken, dus wees gerust creatief. Zo kan je niet enkel templates aanmaken voor vergunningen, maar ook voor bewonersbrieven, facturen of andere documenten.


Bij het genereren van een nieuw document via Eaglebe kan je nog specifieke voorwaarden of de gegevens adviezen toevoegen. Je moet dus geen nieuwe template aanmaken voor elke vergunning. 

Enkel wanneer je verschillende standaard voorwaarden hebt (bijvoorbeeld voor de vergunning van een container en een algemene signalisatievergunning) is het interessant om een aparte template op te maken. Zo moet je deze niet telkens toevoegen bij het aanmaken van een nieuw document.


1.1    Velden toevoegen

Eens de algemene layout van je document klaar is, kan je de velden toevoegen die moeten worden ingevuld door Eaglebe. Hiervoor hebben we een lijst aangemaakt met alle beschikbare veldnamen in het nederlands of het frans (zie bijlages). Je kan deze lijst downloaden en toevoegen in Word via het menu 'Verzendlijsten'. Hier kies je voor de optie 'Adressen selecteren', klik je op 'Bestaande lijst gebruiken' en voeg je onze lijst toe.



Eens de lijst is toegevoegd, kan je eenvoudig velden toevoegen aan je template via de optie 'Samenvoegvelden toevoegen'. Op deze locatie zal Eaglebe de overeenkomende dossierinfo toevoegen bij het genereren van een nieuw document. Wil je weten welke veldnamen er allemaal beschikbaar zijn? Lees dan zeker dit Helpdesk artikel!



Let op: velden zijn dynamisch en zullen dus langer of korter worden naargelang de inhoud van het overeenkomende veld binnen Eaglebe. Je moet hier geen extra ruimte voor voorzien op de template.


1.2    Kaart of QR-code toevoegen

Je kan ook een kaart van de zone en het signaliatieplan toevoegen aan je template of een QR-code die linkt naar onze publieke kaart. Hiervoor kan je volgende velden toevoegen:

  • Kaart: Imagemapimg
  • QR-code: Imageqrcode


Indien deze velden niet werden toegevoegd op je template en bij het genereren van een nieuw document kies je er wel voor om een kaart en/of QR-code toe te voegen, worden deze automatisch op de laatste pagina van je template toegevoegd.


Let op: indien de kaart en/of QR-code automatisch worden toegevoegd, zullen deze de info op de laatste pagina van de template overschrijven. Voeg, indien gewenst, in dit geval dus een lege laatste pagina toe aan je template.


1.3    Adviezen toevoegen

Je kan ook de gegevens adviezen uit het dossier toevoegen aan een document. Hiervoor voorzie je binnen de template een paragraaf waar alle adviezen terecht moeten komen. Om deze paragraaf aan te duiden, voeg je het veld BeginGroupadvices toe aan het begin en het veld EndGroupadvices aan het eind hiervan.



In deze paragraaf kan je vaste tekst en adviesvelden toevoegen. Volgende adviesvelden zijn beschikbaar:

  • UserName: de gebruikersnaam van de adviseur
  • DepartmentName: de naam van de afdeling van de adviseur
  • Value: de opmerking meegegeven bij het advies
  • Conclusion: positief/negatief
  • AdviceGiven:het tijdstip waarop het advies werd gegeven


Let op: de opmaak in de advies paragraaf moet je slechts 1 keer meegeven, ongeacht het aantal adviezen dat je wil weergeven op de vergunning. Dit wordt automatisch aangepast naargelang het aantal geselecteerde adviezen bij het genereren van een nieuw document.


De adviesparagraaf zal enkel worden getoond op het document wanneer je adviezen selecteert bij het genereren van het document. Wil je een titel toevoegen aan deze paragraaf en ook deze enkel weergeven wanneer adviezen werden toegevoegd tijdens het genereren? Dan kan dit via een regel. Hiervoor ga je naar het menu 'Verzendlijsten', ga je naar 'Regels' en klik je op 'Als ... dan ... anders'.


Hier selecteer je de veldnaam 'adviceHasValues', de vergelijking 'Gelijk aan' en vergelijken met 'true'. De titel die je al dan niet wil tonen, geef je mee onder 'Deze tekst invoegen'.


2    Templates aanpassen

Om een bestaande template aan te passen, ga je naar het Eaglebe menu 'Beheer - Documenten - Templates' en selecteer je de dossiersoort waarvoor deze template werd toegevoegd. Van hieruit kan je de template downloaden en vervolgens bewerken zoals beschreven in hoofdstuk 1.


Let op: enkel templates die werden toegevoegd als word bestand kunnen worden aangepast. 

Oudere templates, dewelke werden toegevoegd als PDF bestand zullen eerst moeten worden omgezet naar Word bestand. Hiervoor zal je alle velden nog moeten toevoegen alvorens je deze verder kan aanpassen.

3    Templates toevoegen

Eens je een template hebt aangemaakt of aangepast, zal je deze nog moeten toevoegen binnen Eaglebe. Hiervoor ga je naar het Eaglebe menu 'Beheer - Documenten - Templates', selecteer je de juite dossiersoort en voeg je de template toe via de knop 'Uploaden'. Indien gewenst kan je ook meerdere templates in 1 keer toevoegen.



Templates toegevoegd onder een bepaalde dossiersoort zullen enkel beschikbaar zijn bij het genereren van een nieuw document voor deze dossiersoort. Zo zijn de templates van het type Inname enkel beschikbaar binnen dossiers Inname Openbaar Domein en templates van het type Evenement enkel binnen dossiers Evenementen.


Templates die je niet langer gebruikt kan je van hieruit ook verwijderen.


Let op: eens je een template verwijderd is deze volledig verdwenen en kan je deze niet terug ophalen.

4    Voorbeeld templates

Weet je niet waar te beginnen of hebben de documenten van jouw bestuur nood aan een update? Bekijk dan zeker eens onze voorbeeld templates in bijlage en pas deze aan naar de noden van jouw lokaal bestuur. Zo kan je snel van start en maak je meteen professionele documenten aan via Eaglebe!