Standaard is er aan iedere Eaglebe evenementaanvraag 1 periode gekoppeld. Dit werkt voor fuiven, buurtfeesten of een Halloweentocht maar minder voor de wekelijkse markt. 


Om ook deze evenementen vlot aan te vragen en te verwerken, werk je best met wederkerende evenementen. Deze worden op een gelijkaardige manier aangevraagd en verwerkt als gewone evenementen, maar één dossier bevat meerdere periodes.


In dit helpdeskartikel gaan we dieper in op de workflow van deze evenementen en hoe deze verschilt van een standaard evenement. Wil je meer weten over de standaard dossierbehandeling voor evenementen? Dan lees je eerst dit helpdeskartikel.

INHOUDSOPGAVE

1.    Nieuwe aanvraag indienen

Een wederkerend evenement wordt op dezelfde manier aangevraagd als een standaard evenement (hier meer info). Het enige verschil is dat de aanvrager bij de categorie Periode extra periodes zal kunnen opgeven. Dit kan op 2 manieren:

  1. Enkel: 1 extra periode opgeven, standaard de dag volgend op de laatst opgegeven periode
  2. Reeks: extra periodes opgeven op basis van de laatst opgegeven periode en een specifieke reeks met een aantal herhalingen



Enkele periodes of reeksen kunnen altijd worden toegevoegd zolang de maximale looptijd van het evenement niet overschreden wordt (instelbaar via beheersinstellingen). Toegevoegde periodes kunnen individueel worden aangepast of verwijderd.


Let op: verschillende periodes kunnen niet overlappen. Dit zal een foutmelding geven en ervoor zorgen dat de aanvraag niet kan worden ingediend.

2.    Dossierbehandeling

De verwerking van een wederkerend evenement verloopt volledig analoog aan de verwerking van een standaard evenement (hier meer info). Het enige verschil is dat één dossier meerdere periodes bevat, dewelke je kan terugvinden onder het tabblad Aanvraag - Periodes. 


2.1    Periodes aanpassen

In het tabblad Aanvraag krijg je een overzicht van alle periodes van het wederkerend evenement en kan je elke periode apart openen om meer details rond start opbouw, start, eind en eind afbraak weer te geven of aan te passen. 



Van hieruit kan je ook periodes uit de aanvraag verwijderen via het vuilbak-icoon naast de periode of nieuwe periodes toevoegen via het plus icoon rechstbovenaan het periode overzicht. Verwijderde periodes blijven beschikbaar in het overzicht maar worden doorstreept om aan te tonen dat deze niet langer achtief zijn. Indien nodig kan je deze van hieruit altijd opnieuw activeren via het plus-icoon naast de periode.



Let op: na het aanpassen, verwijderen of toevoegen van een periode, moet je deze wijzigingen opslaan via het diskette-icoon rechtsbovenaan het tabblad Aanvraag.


2.2    Goedkeuring

De finale goedkeuring voor een wederkerend evenement zal altijd gelden voor het totale dossier, rekening houdend met de actieve en inactieve periodes. Een overzicht van deze periodes kan worden meegegeven op de vergunning, zodat het voor de organisator duidelijk is in welke periodes het evenement kan doorgaan. 


Om dit overzicht mee te geven zullen de vergunningstemplates voor wederkerende evenement moeten worden aangepast. Hiervoor werden nieuwe veldnamen voorzien, dewelke kunnen worden toegevoegd aan de vergunningstemplates (hier meer info).


Let op: de velden binnen de vergunningstemplates zijn niet dynamisch. Indien een groot aantal periodes moet worden meegegeven (bijvoorbeeld voor een wekelijkse markt), is het aangeraden een voldoende groot veld te voorzien. Alternatief kan enkel de overkoepelende periode worden weergegeven op de goedkeuring en kunnen eventuele afgekeurde periodes worden meegegeven als motivatie.

3    Instellingen

Standaard zal er voor ieder evenement type slechts 1 periode kunnen worden aangevraagd. Indien je voor een bepaald type een wederkerende aanvraag mogelijk wil maken, moet je dit instellen via het menu 'Beheer - Evenement types'. Een evenement type pas je aan via het potlood-icoon naast ieder type (hier meer info).



Via de checkbox 'Wederkerende aanvraag toestaan' maak je het mogelijk om voor dit evenement type meerdere periodes op te geven binnen dezelfde aanvraag. Daarnaast zal je ook de maximale looptijd (in kalenderdagen) moeten opgeven. Dit is de maximale duur van een wederkerend evenement tussen de eerste start en laatste einddatum. Op deze manier kan je wederkerende evenementen beperken, zodat er geen wekelijkse evenementen met een looptijd van 10 jaar worden aangevraagd.