Par défaut, chaque demande d'événement Eaglebe est associée à une période. Cela fonctionne pour les fêtes, les festivals communautaires ou la parade d'Halloween, mais moins pour le marché hebdomadaire.
Pour que la demande et le traitement de ces événements se fassent sans heurts, il est préférable de travailler avec des événements récurrents. Ceux-ci sont demandés et traités de la même manière que les événements réguliers, mais un dossier contient plusieurs périodes.
Dans cet article, nous examinons de plus près le traitement de ces événements et en quoi il diffère d'un événement standard. Vous voulez en savoir plus sur la gestion des dossiers d'événements standard ? Lisez d'abord cet article du helpdesk.
INHOUDSOPGAVE
1. Soumettre une nouvelle demande
Un événement récurrent est demandé de la même manière qu'un événement standard (plus d'informations ici). La seule différence est que le demandeur pourra spécifier des périodes supplémentaires dans la catégorie Période. Cela peut se faire de deux manières :
- Unique : spécifier une période supplémentaire, par défaut le jour suivant la dernière période spécifiée.
- Série : spécifier des périodes supplémentaires basées sur la dernière période et une série spécifique avec un certain nombre de répétitions.
Il est toujours possible d'ajouter des périodes individuelles ou des séries tant que la durée maximale de l'événement n'est pas dépassée (réglable via les paramètres de gestion). Les périodes ajoutées peuvent être modifiées ou supprimées individuellement.
Attention: les différentes périodes ne peuvent pas se chevaucher. Cela entraînerait un message d'erreur et empêcherait l'introduction de la demande.
2. Traitement des dossiers
Le traitement d'un événement récurrent est totalement analogue au traitement d'un événement standard (plus d'informations ici). La seule différence est qu'un dossier contient plusieurs périodes, qui peuvent être trouvées sous l'onglet Demande - Périodes.
2.1 Modifier les périodes
Dans l'onglet Demande, vous avez un aperçu de toutes les périodes de l'événement récurrent et vous pouvez ouvrir chaque période séparément pour afficher ou modifier plus de détails concernant le début du montage, début de l'événement, la fin et la fin du démontage.
À partir de là, vous pouvez également supprimer des périodes de la demande en cliquant sur l'icône de la poubelle située à côté de la période ou ajouter de nouvelles périodes en cliquant sur l'icône plus située en haut à droite de l'aperçu des périodes. Les périodes supprimées restent disponibles dans l'aperçu mais sont barrées pour indiquer qu'elles ne sont plus actives. Si nécessaire, vous pouvez toujours les réactiver à partir d'ici via l'icône plus à côté de la période.
Attention: après avoir modifié, supprimé ou ajouté une période, vous devez sauvegarder ces changements via l'icône de la disquette en haut à droite de l'onglet Demande.
2.2 Autorisation
L'approbation finale d'un événement récurrent s'applique toujours à l'ensemble du dossier, en tenant compte des périodes actives et inactives. Un aperçu de ces périodes peut être incluse dans l'autorisation afin que l'organisateur sache clairement au cours de quelles périodes l'événement peut avoir lieu.
Pour fournir cet aperçu, les modèles de permis pour les événements récurrents devront être adaptés. De nouveaux noms de champs ont été prévus à cet effet, qui peuvent être ajoutés aux modèles de permis (plus d'informations ici).
Attention: les champs des modèles de permis ne sont pas dynamiques. Si un grand nombre de périodes doivent être incluses (par exemple, pour un marché hebdomadaire), il est recommandé de prévoir un champ suffisamment grand. Il est également possible de n'afficher que la période globale sur l'autorisation et d'inclure toutes les périodes rejetées en guise de justification.
3. Configurations
Par défaut, une seule période pourra être demandée pour chaque type d'événement. Si vous souhaitez activer une demande récurrente pour un certain type d'événement, vous devez le faire via le menu " Gestion - Types d'événements ". Vous pouvez ajuster un type d'événement via l'icône de crayon à côté de chaque type (plus d'informations ici).
La case à cocher "Permettre des demandes récurrentes" vous permet de spécifier plusieurs périodes pour ce type d'événement dans le cadre d'une même demande. En outre, vous devrez également spécifier la durée maximale (en jours calendriers). Il s'agit de la durée maximale d'un événement récurrent entre la première date de début et la dernière date de fin. De cette manière, vous pouvez limiter les événements récurrents de sorte qu'aucun événement hebdomadaire d'une durée de 10 ans ne soit demandé.