INHOUDSOPGAVE

1    Nieuwe aanvraag indienen


Een nieuwe inname (aanvraag) kan aangevraagd worden op 2 eenvoudige manieren: 

  • Via een rechtstreekse link op de website van het lokaal bestuur
    = je kan het formulier meteen invullen en je contactgegevens manueel ingeven
  • Via een account op het Eaglebe Smart City Platform
    = je moedigt de aanvrager aan een account aan te maken op Eaglebe, via dewelke een aanvraag gestart kan worden en de contactgegevens automatisch ingevuld zullen zijn op het formulier


Daar waar de eerste mogelijkheid enorm handig is voor burgers die slechts eenmalig een aanvraag moeten indienen, is het aanmaken van een account dan weer enorm handig voor 'veelaanvragers', ook wel gekend als de organisatoren, (jeugd)verenigingen van vandaag.


Welke link je op je website plaatst als Lokaal Bestuur, kies je volledig zelf. Dit kan één van beiden zijn, of beide links. Inspiratie kan je op doen bij de websites onder 'Opstart Eaglebe - Inspiratie Websites'.


Het hebben van een account heeft weliswaar enkele voordelen: het overzicht hebben van je lopende aanvragen, een kopie nemen van een bestaand dossier zodat je het evenement van volgend jaar eenvoudig kan aanvragen, je vergunningen bewaren, etc. Indien je meer wilt weten over de account (ook wel het Eaglebe Portaal genoemd) kan je daarover meer vinden onder 'Eaglebe voor de aanvrager'. 


2    Aanvraag


Om een duidelijke verwerking te garanderen geeft Eaglebe aan elk dossier verschillende statussen zodat in één oogopslag door iedereen gezien kan worden in welke stap van het proces het dossier zich bevindt. Onder de status zal je ook altijd een knop kunnen vinden om het dossier vanuit de Back-Office te verlengen of te kopiëren met een nieuwe datum. Wanneer je een van deze knoppen gebruikt zal een nieuw dossier in de Back-Office verschijnen.



Om het even welke weg gekozen werd om de aanvraag te starten (cfr. "Nieuwe aanvraag"), zal er voor zorgen dat de aanvraag in de Back-Office zal terechtkomen in de status ‘Validatie’, de eerste status van de verwerking in Eaglebe. Deze status is eveneens ook een Taak (EventValidatie), die aan iemand in de Back-Office zal toegewezen worden. Hoe die verdeling werkt lees je in Beheer - Gebruikers.


Bij het openen van een aanvraag in de status 'Validatie' zal er steevast het tabblad 'Aanvraag' geopend worden.



Overzicht conflicten


In het tabblad 'Aanvraag' onderscheiden we enkele zaken. Als eerste zien we een overzicht van de gekende conflicten bij het ingediende dossier. Wanneer spreken we over een conflict? Wanneer een andere zone overlapt met de zone van onze ingediende aanvraag. Liggen er twee zones naast elkaar, dan spreken we dus niet over een conflict.

Waarom is dit belangrijk? Eaglebe geeft onder 'Overzicht conflicten' een weergave van overlappende zones / potentiële conflicten. Zones die 'in de buurt liggen' zullen hier dus niet opgesomd worden. Er is daarom telkens wel nog een 'menselijke beoordeling' nodig om in de kaart te kijken welke zones er in de buurt liggen en ook met deze zones (innames / evenementen) rekening te houden bij het nemen van beslissingen in het verdere dossier. 


Via 'Is de aanvraag onvolledig?' checkbox die je ziet, kan je eenvoudig een bericht sturen naar de aanvrager of een vraag stellen. Dit doe je door 'Is de aanvraag onvolledig?' aan te vinken. 


Deze opmerking kan voor intern gebruik zijn (de aanvrager wordt niet op de hoogte gesteld) of je kan het bericht ook naar de aanvrager versturen. Dit laatste doe je door 'Verstuur dit bericht naar de aanvrager' ook aan te vinken. Wanneer je op 'Opslaan' drukt, verandert de status naar 'Onvolledig' en krijgt de aanvrager een mail met de melding dat zijn aanvraag onvolledig is. 

 

De gebruiker die de aanvraag op onvolledig heeft gezet, krijgt de taak 'Opvolging' om de feedback te kunnen opvolgen. Dit kan daarnaast ook door iedereen die de rol ‘Validatie’ heeft. 


 

De aanvrager zal per mail een melding krijgen dat het dossier onvolledig is. Via zijn Portaal (een account aanmaken is dus verplicht) zal hij zien dat hij berichten heeft ontvangen. Bij het openen van het bericht ziet de aanvrager de melding van de dossierbehandelaar:

 

 

De aanvrager kan:

  1. Het bericht 'Beantwoorden'. De aanvrager kan een vrije tekst toevoegen met bijlage. 

  2. De aanvraag wijzigen. Met deze optie kan de aanvrager zijn originele aanvraag terug kunnen openen en wijzigingen aanbrengen. 

  3. Zowel op het bericht reageren als zijn aanvraag aanpassen (combinatie van beiden). 

 

De drie antwoordmogelijkheden hebben quasi dezelfde werking in de Back-Office van Eaglebe. Eens er geantwoord werd door de aanvrager, zal een taak 'Feedback' worden toegewezen aan de gebruiker die de aanvraag initieel in 'Onvolledigheid' had gezet. Bij het openen van het dossier kan je ook de status 'Aangepast' misschien zien, wat er op duidt dat de aanvrager optie 2 (hierboven) heeft gekozen. Op die manier weet je dat je ook naar de wijzigingen even moet kijken die de aanvrager heeft aangebracht.


 

Is er nog meer informatie nodig, dan kan de dossierbehandelaar nog een bericht sturen naar de aanvrager via 'Beantwoorden'. Is alle informatie over het dossier nu beschikbaar en kan deze verder behandeld worden, kan het dossier uit 'Onvolledig' gehaald worden door de checkbox ‘Is de aanvraag onvolledig?’ uit te vinken en op te slaan:

 

Het dossier bevindt zich nu opnieuw in status 'Validatie' en kan verder behandeld worden. Er is geen communicatie meer mogelijk tussen dossierbehandelaar en aanvrager, gezien zowel dossierbehandelaar als aanvrager enkel kunnen reageren op het bericht zolang de status van het dossier op 'Onvolledig' of 'Feedback' (= wanneer de aanvrager geantwoord heeft) staat. 


Details Evenement & Contactgegevens


Onderaan het tabblad aanvraag kan je veel gegevens van de aanvraag terugvinden, alsook alle contactgegevens. Weliswaar zit het gros van de aanvraaggegevens achter deze knop, waarmee je het aanvraagformulier in zijn totaliteit zal openen en kunnen bekijken:



Alle dossierbehandelaar kan je - indien nodig - steeds zelf nog alle gegevens aanpassen (als je de rol Validatie hebt). Na goedkeuring van het dossier kunnen enkel Administrators op Eaglebe nog een wijziging aanbrengen aan het dossier. Vergeet niet om het diskette-icoon aan te klikken om je wijzigingen te bewaren. 


3    Validatie

 

In het tabblad Validatie zullen enkele beslissingen moeten genomen worden die invloed hebben op de rest van de verwerking van het dossier. 

  • Zal er Signalisatie nodig zijn voor dit evenement? Vink dan 'Signalisatie plan' nodig aan.
  • Zal er advies nodig zijn? Vink dan de namen van de adviesverleners aan onder de verschillende categorieën: IOD, Geluid, Catering, Veiligheid, Publiciteit, Materiaal.
  • In geval van negatief advies: aan welke afdeling (en meer specifiek de verantwoordelijke van die afdeling) mag het dossier worden toegewezen? Kies de juiste afdeling.
  • Moet dit dossier in Gipod gepubliceerd worden? Laat het vinkje aanstaan indien het gaat om een evenement met hinder.

Afhankelijk van de keuzes die je in deze stap maakt, zal het dossier automatisch doorgaan naar de volgende fasen. De volgorde van de statussen is: Validatie, Signalisatie, Advies, Autorisatie.  

  • Scenario 1: Kies je dat er Signalisatie nodig is en Advies van de Politie nodig is: dan zal de eerst volgende fase in de verwerking 'Signalisatie' zijn. Eens de Signalisatie afgerond werd, zal de status automatisch veranderen naar 'Advies'. Eens het Advies gegeven is, zal de status automatisch veranderen naar 'Autorisatie'. 

  • Scenario 2: Kies je dat er enkel Advies nodig is van de Politie en geen Signalisatie: dan zal de eerst volgende fase meteen 'Advies' zijn. Eens het Advies gegeven is, zal de status automatisch veranderen naar 'Autorisatie'. De status Signalisatie wordt overgeslagen aangezien dit niet gekozen werd

  • Scenario 3: Kies je geen Signalisatie en geen Advies: dan zal het dossier onmiddellijk doorgaan naar 'Autorisatie'. De statussen Signalisatie & Advies worden overgeslagen aangezien deze niet gekozen werden.


De keuze die je maakt in de status Validatie, zal dus effect hebben op de verdere fasen van het dossier. 

Belangrijk: je kan steeds terugkeren naar een bepaalde stap van de verwerking, mocht je een verkeerde keuze gemaakt hebben.  




Om je keuzes te bewaren kies je voor het diskette-icoontje rechts, zodat Eaglebe doorgaat naar de volgende status zijnde Signalisatie, Advies of Autorisatie.


Naast het diskette-icoon heb je ook nog een weiger- en verwijderknop. 


De aanvraag kan vroegtijdig geweigerd worden indien (bijvoorbeeld) de zone en/of periode zorgt voor niet oplosbare conflicten. Door te weigeren blijft de aanvraag wel bewaard in Eaglebe.


Resultaat weigeren: de nieuwe status van de aanvraag is "geweigerd". De aanvrager wordt op de hoogte gebracht via e-mail en je kan optioneel een reden geven.



Indien de aanvraag totaal geen relevantie heeft voor uw team kan de aanvraag ook steeds verwijderd worden. Een vergunning kan enkel verwijderd worden in de validatiestap.


Resultaat verwijderen: de aanvraag is niet meer zichtbaar in de kaart of in de overzichtstabel. Het Eaglebe-team kan de aanvraag ook niet meer ophalen, de actie is onomkeerbaar. Gebruik dit dus enkel in gevallen waarbij het absoluut niet meer nodig is om de aanvraag te raadplegen in Eaglebe. Bij het exporteren van alle vergunningsinformatie kan je deze aanvraag wel nog zien. 



 


4    Signalisatie


In deze stap van de verwerking kan de hinder die meegestuurd moet worden naar GIPOD aangepast worden, zodat de correcte informatie over de hinder daar beschikbaar zal zijn. Daarnaast kunnen er in deze fase ook verkeersborden ingetekend worden in de kaart, alsook een omleiding kan worden toegevoegd. Als laatste kan ook de werkbon (taak om signalisatie te plaatsen / ophalen of af te halen / terug te brengen) die gestuurd moet worden naar de Technische Dienst van het lokaal bestuur, aangepast worden indien nodig.   



Hinder


In het aanvraagformulier wordt de aanvrager gevraagd om in te schatten welke hinder de inname met zich mee zal brengen. Die aangeduide hinder is zichtbaar onder dit sub-tabblad en kan via 'Beheer Hinder' op deze pagina eenvoudig aangepast worden door de dossierbehandelaar. De parameters die daar beschikbaar zijn, zijn volledig op maat van GIPOD gemaakt. Een wijziging heeft als gevolg dat de hinder voor de specifieke inname geüpdatet zal worden. 

Vergeet niet om de wijzigingen die je aanbrengt steeds te bewaren via het diskette-icoon. 


Plan


Wanneer je op het sub-tabblad Plan klikt zal je rechtsboven in de Kaart een potlood-icoon zien verschijnen, waarmee je de nodige verkeersborden voor dit dossier kan intekenen. Door hierop te klikken opent een menu met alle beschikbare verkeersborden. Om zo'n bord te plaatsen op de kaart, klikt u op een bord en klikt u vervolgens op de gewenste locatie op de kaart. Het is mogelijk om meerdere gelijke borden te plaatsen door te blijven klikken in de kaart.


Ieder geplaatst verkeersbord verschijnt onderaan in het overzicht, waarbij het type van het verkeersbord en de bijhorende notitie wordt weergegeven.


LET OP: Om de geplaatste signalisatie op te slaan moet altijd op het disketje rechtsonder in de kaart geklikt worden!



Een reeds bestaand signalisatieplan (of een dat net is ingetekend) kan altijd worden aangepast. Om een signalisatieplan aan te passen zijn verschillende mogelijkheden:

  • Notitie toevoegen: selecteer het pijl-icoon en vervolgens het verkeersbord waaraan de notitie moet worden toegevoegd. Er verschijnt een pop up venster waarin de notie kan worden getypt. Bij het genereren van de Werkbon (indien je over deze module beschikt), worden deze notities toegevoegd aan het Signalisatieplan en de te plaatsen of op te halen verkeersborden. 
  • Borden draaien: selecteer het draai icoon en vervolgens het te draaien verkeersbord. Er verschijnt een pijl over het verkeersbord dat de richting hiervan aangeeft. Ga met je muis op de pijl staan tot je het 'handje' tevoorschijn ziet komen. Met dat handje kan je de richting veranderen door de muis te verslepen. 
  • Borden verwijderen: selecteer het vuilbak icoon en vervolgens klik je het te verwijderen verkeersbord aan. 
  • Borden verslepen: om een bord te verslepen kan je het gewoon aanklikken en verslepen. 

Een actie kan meermaals worden uitgevoerd in serie, zolang de actie van het icoon actief is. Wanneer je meerdere borden wilt verwijderen moet je dus niet telkens op het vuilbak icoon te klikken. Om een bord te verslepen is er geen apart actie icoon voorzien. Daarom dienen alle andere actie iconen gedeactiveerd te worden alvorens een bord versleept kan worden.


LET OP: Om de aangepaste signalisatie op te slaan moet altijd op het disketje rechtsonder in de kaart geklikt worden!



Omleiding


Om een omleiding toe te voegen ga je naar het tabblad 'Omleiding'. Opnieuw zal er rechtsboven in de kaart een potlood-icoon getoond worden waarmee u na het aanklikken van dit icoon kan beginnen met het intekenen van de omleiding. De omleiding kan je intekenen door middel van punten te zetten in de kaart. Om de omleiding af te sluiten dubbelklik je op het laatste punt. 


Je zal een pop-up krijgen waarmee je de details van de omleiding kan specifiëren, zoals de periode, omleidingstypes en richting. Kies je enkele richting, dan is het de richting in dewelke je getekend hebt op de kaart van belang en zullen er pijltjes toegevoegd worden. Status 'Voorstel' is voor de koppeling met GIPOD. Aangezien GIPOD vandaag de omleidingen niet meeneemt laten we dit punt buiten beschouwing tot wanneer dit wel weer relevant wordt. Klik op 'Toevoegen' en vergeet het diskette-icoontje niet aan te klikken in de kaart om de omleiding te bewaren. 



Werkbon


Binnen een dossier kunnen taken aangemaakt worden voor de diensten die instaan voor het Plaatsen en Ophalen van de signalisatieborden, of het klaarzetten van de borden ter Afhaling en Terugbrenging. Indien je gebruik maakt van de Werkbon-module zal je eveneens deze taken automatisch kunnen aanmaken op basis van een vraag die je toevoegt aan het aanvraagformulier. Het antwoord van de aanvrager kan Eaglebe automatisch taken laten aanmaken. Lees meer in het menu Beheer - Organisatie - Werkbon. 


In dit tabblad krijg je alvast resultaat te zien als je die vraag hebt toegevoegd aan je aanvraagformulier. Het antwoord op deze vraag (Verzoek tot plaatsing borden door de stadsdiensten of afhaling bij stadsdiensten) staat eerst vermeld en komt overeen met het antwoord van de aanvrager. Daaronder vind je de bijhorende taken die overeenkomen met het bovenstaande antwoord.


Het type taak zal telkens automatisch worden aangepast op basis van het bovenstaande antwoord. Deze waarde zal ook de signalisatiekost bepalen in het tabblad Facturatie:

  • Afhalen en terugbrengen: enkel de huurprijs wordt berekend op basis van het ingestelde tarief, het aantal borden en de periode.
  • Plaatsen en ophalen: zowel de huurprijs als de plaatsingskost worden berekend
  • Geen taken: er wordt geen signalisatiekost berekend


Zowel het antwoord op de werkbonvraag als de resulterende taken kunnen worden aangepast vanuit het tabblad 'Aanvraag' of het tabblad 'Signalisatie - Werkbon'. Het type taak zal altijd mee veranderen met het antwoord op de werkbonvraag maar kan indien nodig ook afzonderlijk worden aangepast. 

Let altijd op het type taken en de bijhorende facturatie bij manuele aanpassingen!



Daarnaast kan je binnen dit tabblad ook Controle taken aanmaken die voor dat specifieke dossier moeten uitgevoerd worden. Wil je hier meer over weten lees dan meer onder de aparte rubriek Controle van Vergunningen (onder Dossierbehandeling).



5    Advies

Het woord zegt het zelf: in het tabblad Advies kunnen alle gebruikers die gevraagd werden om advies hun advies achterlaten door middel van een duim naar omhoog of beneden, een vrije opmerking en documenten. Eventueel kan het advies afgeschermd worden in geval van vertrouwelijke informatie.  



Alle mensen die je aangevinkt had onder het tabblad 'Validatie' zullen een taak ter advies krijgen. De dossierstatus zal 'Advies' blijven tot en met de laatste persoon die het advies heeft ingediend. 

Is er iemand langdurig afwezig en blijft je dossier vasthangen in 'Advies'? Dan heb je twee mogelijkheden om hier uit te geraken:

  • Je verwijdert het openstaande advies door het vuilbak-icoon aan te vinken bij het advies dat je niet meer nodig hebt:
  • Een collega van de gebruiker die afwezig is neemt het advies over:

    Gebruikers uit dezelfde dienst kunnen deze adviestaak overnemen indien nodig. Hierdoor wordt de adviestaak overgedragen, en komt in de takenlijst terecht van de gebruiker die de taak heeft overgenomen. 


LET OP: Standaard stuurt Eaglebe geen e-mails uit voor een taak Advies. Wil je dit instellen dan kan je daarover meer lezen in dit artikel.


Wanneer alle adviezen positief zijn zal het dossier hierna overgaan naar de status 'Autorisatie'. Wordt er een negatief advies gegeven, dan zal er een iets aangepaste werkwijze zijn. De dossierstatus zal namelijk 'Probleem' worden. 

  • Een dossier krijgt de status probleem als één van de adviezen negatief is. 
  • De dossierbeheerder, aangeduid in de Validatie-tab "Dossierbeheer", krijgt de probleem-taak toegewezen en moet een oplossing zoeken. De probleem-taak zal toegewezen worden aan de verantwoordelijke van de gekozen afdeling onder 'Validatie'.


LET OP: Er moet dus steeds een afdeling met bijhorende dossierbeheerder aan het dossier toegewezen worden, zodat Eaglebe de probleemtaak aan een gebruiker kan toekennen bij negatief advies. Bij Validatie zal je een afdeling toewijzen aan het dossier, en het is belangrijk dat er een verantwoordelijke voor de afdeling is gekozen. Lees meer hierover bij Beheer - Organisatie - Mijn Afdelingen.


Om uit te status 'Probleem' te geraken navigeer je naar het tabblad Validatie, waar je:

  • Het diskette-icoon aanklikt: de dossierstatus wordt Autorisatie
  • Signalisatieplan nodig? aanvinkt en de diskette aanklikt: de dossierstatus wordt Signalisatie


Of je daarna het dossier goedkeurt of afkeurt: het negatief advies zal zichtbaar blijven in het dossier.


6    Facturatie


Het tabblad Facturatie is een niet verplicht te doorlopen tabblad in Eaglebe maar kan altijd geraadpleegd worden. Voor een evenement zal er geen automatische prijsberekening mogelijk zijn, wel kan je altijd nog een bepaald bedrag vrij invullen. Moest er onterecht een bedrag aangerekend zijn (bij Signalisatie bv.) dan kan je steeds nog manueel de prijs aanpassen (voor goedkeuring). 


 


  • Berekende prijs
    Niet van toepassing voor een evenement, enkel voor innames kan er een automatische prijs berekend worden. 

  • Aangepaste prijs
    Via de Aangepaste prijs kan je nog een wijziging aan de Berekende prijs aanbrengen. Vul je een waarde in in dit veld, dan overrule je volledig de waarde die bij de Berekende prijs is ingevuld.  

  • Waarborg
    Hier kan je een waarborg invullen die betaald moet worden door de aanvrager.
    LET OP: Werk je met voorafbetaling en reken je een waarborg aan? Eaglebe kan geen terugbetalingen initiëren, dit zal altijd in Mollie zelf moeten gebeuren. 

  • Signalisatie
    Naar gelang de prijzen die ingesteld staan bij Beheer – Organisatie – Werkbon Configuratie kan Eaglebe hier een prijs invullen rekening houdend met het aantal borden die ingetekend staan in de kaart (als er een huurprijs vt is) en de plaatsingskost (indien er taken zijn aangemaakt onder het tabblad Signalisatie – Werkbon). Dit veld kan manueel aangepast worden. 

  • Nadar hekkens
    Moet er een prijs berekend worden voor een nadarhek, dan zal Eaglebe hier een prijs invullen van zodra een nadar wordt ingetekend in de kaart. Dit veld kan manueel aangepast worden. 

  • Overige
    Hier kan je zelf een prijs invoegen 

  • Totaal
    De totaalprijs van alle voorgaande velden wordt hier bij elkaar gerekend. Dit is wat de aanvrager zal moeten betalen.  

  • Opmerking zichtbaar voor de aanvrager
    Als je hier een opmerking aan toevoegt zal deze zichtbaar zijn in het betaalverzoek naar de aanvrager. 

  • Deze vergunning wordt achteraf betaald (enkel zichtbaar als je vooraf laat betalen)
    Indien je als bestuur werkt met voorafbetaling via Mollie, dan kan je ook manueel voor een dossier aangeven dat er toch achteraf moet gefactureerd worden. Gaat het om grote werven of aanvragen voor x-aantal maanden, is het misschien gewenst om voor die dossiers te werken met achteraf betaling. Indien je deze knop aanvinkt en op de diskette klikt, zal Eaglebe geen betaalverzoek uitsturen wanneer je het dossier goedkeurt. Eaglebe zal meteen de vergunning uitsturen. Vergeet wel zelf niet om de facturatie af te handelen voor dit dossier achteraf! 

De status van de betaling zal verschillen naar gelang de werking van je Lokaal Bestuur. In Eaglebe kan je namelijk laten betalen voor goedkeuring of na goedkeuring van het dossier. In het eerste geval stuurt Eaglebe een online betaalverzoek; in het tweede geval regelt je Financiële Dienst zelf achteraf de facturatie.  

1. Besturen die vooraf laten betalen met Mollie
 

  • Betalingsverzoek ‘niet verzonden’
    Werk je met voorafbetaling (Mollie), dan zal je betaalverzoek verzonden worden op het moment dat het dossier ‘goedgekeurd’ wordt in Eaglebe. Zolang de status nog in Validatie, Signalisatie, Advies of Autorisatie zit, zal er ‘niet verzonden’ zichtbaar zijn. 

  • Opmerking zichtbaar voor interne facturatie
    Hier kan je een opmerking toevoegen die in de export zichtbaar zal zijn. 

  • Overige informatie
    Hier kan je de informatie terugvinden waarmee rekening werd gehouden bij de berekening van de prijs. 

  • Na goedkeuring van het dossier zal je nog een extra betaalverzoek kunnen verzenden
    of manueel aangeven dat het dossier reeds werd betaald op een andere manier:

     
    Indien je een andere betalingswijze selecteert en bewaard zal Eaglebe het nog openstaande betaalverzoek laten vallen en meteen de vergunning verzenden.  

     

2. Besturen die met achteraf betaling werken
 

  • Betaling ‘niet betaald’
    Aangezien er niet met voorafbetaling gewerkt wordt, zal ‘niet betaald’ zichtbaar zijn. 
  • Opmerking zichtbaar voor interne facturatie
    Hier kan je een opmerking toevoegen die in de export zichtbaar zal zijn. 
  • Overige informatie
    Hier kan je de informatie terugvinden waarmee rekening werd gehouden bij de berekening van de prijs. 
    Na goedkeuring van het dossier zal je nog kunnen aangeven in het dossier op welke manier er betaald werd (indien gewenst):
     


7    Autorisatie


Na het doorlopen van de verschillende stappen (validatie, eventueel signalisatie en/of advies met de mogelijke zijsprongen) is er nog een stap nodig voor de aanvraag finaal goedgekeurd (of afgekeurd) kan worden, namelijk de status 'Autorisatie'. In deze stap wordt het vergunningsdocumenten en de specifieke voorwaarden voor goedkeuring (of afkeuring) van het dossier opgemaakt.


Eens de nodige signalisatie is ingetekend en de adviezen zijn gegeven, zal het dossier in deze status opnieuw aan de dossierbehandelaar worden toegewezen. Hij of zij kan dan de bijkomende informatie raadplegen en het dossier klaarmaken voor goed- of afkeuring. 


Heb je nog een goedkeuring van het College nodig voor dat je in Eaglebe de goedkeuring mag verzenden? Dan zal er hier natuurlijk even 'gewacht' moeten worden. Eens je de goedkeuring hebt gekregen (buiten Eaglebe) kan je verder gaan met de verwerking in Eaglebe. 


Werk je met het notuleringspakket van Green Valley? Dan kan je genieten van een integratie. Lees meer over de koppeling onder Integraties - Green Valley.



Goedkeuren


Wanneer je op 'Aanvraag goedkeuren' klikt zal je nog niet meteen de vergunning of het betaalverzoek verzenden. Wél zal er een overzicht tevoorschijn komen van alle documenten die zijn toegevoegd aan de aanvraag, evenals de knop 'Genereer PDF' waarmee je een vergunningsdocument kan laten invullen door Eaglebe (lees meer over de templates bij Beheer - Documenten). Op dit document kan Eaglebe de gegevens van de specifieke aanvraag (periode, locatie,..) en aanvrager (naam, adres,..) invullen. 


Je kiest het gewenste document, voegt eventueel een motivatie toe (meer info hieronder), een naam / functie (zie Beheer - Documenten - Template Instellingen) en kiest om al dan niet een plan (zone en signalisatie) toe te voegen op de laatste pagina van de vergunning. Je klikt erna op 'Genereren' en de template zal worden ingevuld door Eaglebe.


De PDF die je laat invullen is een niet werkbare versie (PDF), maar je kan eventueel bijkomende voorwaarden of bepaalde uitzonderingen steeds toevoegen via 'Motivatie'. Dit vak is beperkt tot 4000 karakters en kan worden ingevuld in de template door de veldnaam 'authorisatiemotivatie' te gebruiken (lees meer over de veldnamen bij Beheer - Documenten - Mijn Templates).



Wanneer het vergunningsdocument is aangemaakt zal dit bij in de lijst komen te staan. Je kan daarna het gewenste document selecteren en op 'verzenden' klikken. Het is dan dat Eaglebe de status zal veranderen naar 'goedgekeurd' en de vergunning (of het betaalverzoek) zal uitsturen naar de aanvrager. 



Werk je met eSignFlow voor het digitaal handtekenen van je documenten? Dan kan je genieten van een integratie. Lees meer over de koppeling onder Integraties - eSignFlow. Zie ook optie hierboven 'Verzend met digitale handtekening'.


Afkeuren

 

Wanneer je het dossier wenst af te keuren kan je ook deze optie selecteren. Je zal een Motivatie kunnen meegeven die naar de aanvrager gecommuniceerd zal worden alsook een template kunnen meesturen. Van zodra je op 'Verzenden' klikt wordt de dossierstatus 'Afgekeurd' en wordt een e-mail ter afkeuring van het dossier uitgestuurd naar de aanvrager met de motivatie. 


 

Intrekken


Eens je het dossier hebt goedgekeurd zal je ook de mogelijkheid nog hebben om de goedkeuring opnieuw in te trekken, om zo het dossier ook opnieuw uit GIPOD te halen indien nodig. 



Bij intrekking zal je ook een motivatie kunnen meegeven en verzenden naar de aanvrager toe. 


8    Documenten


Het Documenten-tabblad is een tabblad dat je te alle tijde kan raadplegen, daar waar sommige tabbladen pas beschikbaar worden wanneer het dossier in de juiste status komt. 


Hier kan je nog andere vergunningsdocumenten genereren, alsook een apart signalisatieplan, de pretty print (de aanvraaggegevens op pdf) en als je ook gebruik maakt van de werkbon-module kan je onderborden genereren. Deze laatste zijn de 'stickers' met periode van de inname en een QR-code verwijzend naar de inname, om op de parkeerverbodsborden te plakken. Via 'Exporteren' neem je een volledige export waarmee een zip-bestand wordt gedownload met de vergunning, pretty print,.. Eveneens kan een vrije upload ook steeds toegevoegd worden aan het dossier via 'uploaden'.



Via de checkbox kan je ook documenten selecteren, om ze eventueel te downloaden of te verwijderen indien nodig, maar meer gebruikt is deze functie om de documenten te verzenden naar opgegeven contactpersonen of derden. Je kan de nodige documenten selecteren en deze dan verzenden met de knop ‘Verzenden’.



Hierbij opent een nieuw venster waar een opmerking kan worden meegegeven en de nodige contactpersonen geselecteerd kunnen worden. Er kunnen ook meerdere vrije e-mailadressen worden opgegeven. Hierbij is het ook mogelijk de documenten te verzenden naar een lijst van opgeslagen gebruikers (lijst van standaard ontvangers). Deze lijst kan je instellen in Beheer - Documenten - Derden. 



9    Incidenten


Voor de opvolging van vergunningen voorziet Eaglebe de mogelijkheid om meldingen te maken van incidenten. Binnen elk dossier heb je de mogelijkheid om een incident te melden via het tabblad 'Incidenten'. Indien er een overtreding wordt vastgesteld voor een specifieke inname, kan dat eenvoudig op die manier bijgehouden worden. 


 
 

In dit tabblad krijg je de mogelijkheid een incident te melden op de vergunning waarbinnen je je momenteel bevindt, en dit tijdens elk moment van het vergunningsproces. Naast een beschrijving kan je ook kiezen welke mate van prioriteit je wilt meegeven aan het incident.  Vergeet zeker niet de diskette aan te klikken zodat jouw incident bewaard wordt! 


 



10    Extra


Historiek


In de historiek kan je alle acties terugvinden die in het dossier genomen zijn. Wie een bepaalde taak heeft uitgevoerd, wanneer het betaalverzoek verzonden werd, wanneer er documenten verzonden zijn, etc.


Notities


Te alle tijde kan je zelf interne notities toevoegen aan het tabblad Notities, die bewaard zullen worden bij het dossier. Standaard zal hier ook de motivatie voor onvolledigheid en de motivatie bij het vergunningsdocument in terug te vinden zijn. 


Projecten


Via dit tabblad kan je verschillende Eaglebe dossiers koppelen in éénzelfde Project. Je wijst het open dossier toe aan een nieuw project door een nieuwe projectnaam in te geven onder 'Projecten' of aan een bestaand project door de bestaande projectnaam te beginnen typen en dan te selecteren. Eens een nieuw project werd aangemaakt of een bestaand project werd geselecteerd, moet je op het diskette-icoon klikken om deze wijzigingen op te slaan.


Eens een dossier werd toegewezen aan een project, krijg je ook alle overige eaglebe dossiers van dit project te zien in de tabel 'Bijhorende dossiers'.


In het menu Vergunningen kan je ook filteren op projectnaam om alle Eaglebe dossiers op te zoeken horende bij een specifiek project.




Publieke info


Alle innames worden gepubliceerd op onze eigen Publieke Kaart, ook wel gekend als de Eaglebe Map. Op de Publieke Kaart worden al deze innames en evenementen getoond aan de hand van respectievelijk groene en gele markers, waar je op kan klikken om de details van de inname of het evenement te bekijken. Eveneens zullen omleidingen en alle GIPOD informatie hier ook op getoond worden. Met andere woorden: een perfect overzicht om de huidige hinder te kunnen raadplegen. 



Standaard voorziet Eaglebe het type inname, de locatie, periode en het EaglebeID. Wil je nog meer info toevoegen aan dit beknopt overzicht? Dan kan je dat doen in dit specifieke tabblad. In plaats van 'Geen extra informatie beschikbaar', zal de tekst die je ingeeft bij Extra - Publieke Info daar zichtbaar worden.



Extra training nodig? Je kan altijd een extra training op maat bij boeken of een Eaglebe Academy sessie bijwonen