INHOUDSOPGAVE

1    Nieuwe aanvraag indienen


Een nieuwe inname (aanvraag) kan aangevraagd worden op 2 eenvoudige manieren: 

  • Via een rechtstreekse link op de website van het lokaal bestuur
    = je kan het formulier meteen invullen en je contactgegevens manueel ingeven
  • Via een account op het Eaglebe Smart City Platform
    = je moedigt de aanvrager aan een account aan te maken op Eaglebe, via dewelke een aanvraag gestart kan worden en de contactgegevens automatisch ingevuld zullen zijn op het formulier


Daar waar de eerste mogelijkheid enorm handig is voor burgers die slechts eenmalig een aanvraag moeten indienen, is het aanmaken van een account dan weer enorm handig voor 'veelaanvragers', ook wel gekend als de organisatoren, (jeugd)verenigingen van vandaag.


Welke link je op je website plaatst als Lokaal Bestuur, kies je volledig zelf. Dit kan één van beiden zijn, of beide links. Inspiratie kan je op doen bij de websites onder 'Opstart Eaglebe - Inspiratie Websites'.


Het hebben van een account heeft weliswaar enkele voordelen: het overzicht hebben van je lopende aanvragen, een kopie nemen van een bestaand dossier zodat je het evenement van volgend jaar eenvoudig kan aanvragen, je vergunningen bewaren, etc. Indien je meer wilt weten over de account (ook wel het Eaglebe Portaal genoemd) kan je daarover meer vinden onder 'Eaglebe voor de aanvrager'. 


2    Aanvraag


Om een duidelijke verwerking te garanderen geeft Eaglebe aan elk dossier verschillende statussen zodat in één oogopslag door iedereen gezien kan worden in welke stap van het proces het dossier zich bevindt. De status van het dossier vind je, samen met de belangrijkste info, links bovenaan het dossier. Hier heb je ook de optie om het dossier meteen te verwijderen (enkel in status Validatie), te kopiëren of te verlengen. 


Resultaat verwijderen: de aanvraag is niet meer zichtbaar in de kaart of in de overzichtstabel. Het Eaglebe-team kan de aanvraag ook niet meer ophalen, de actie is onomkeerbaar. Gebruik dit dus enkel in gevallen waarbij het absoluut niet meer nodig is om de aanvraag te raadplegen in Eaglebe. Bij het exporteren van alle vergunningsinformatie kan je deze aanvraag wel nog zien.



Om het even welke weg gekozen werd om de aanvraag te starten (cfr. "1 Nieuwe aanvraag indienen"), zal er voor zorgen dat de aanvraag in de Back-Office zal terechtkomen in de status ‘Validatie’, de eerste status van de verwerking in Eaglebe. Deze status is eveneens ook een Taak (EventValidatie), die aan iemand in de Back-Office zal toegewezen worden. Hoe die verdeling werkt lees je in Beheer - Gebruikers.


Bij het openen van een aanvraag in de status 'Validatie', krijg je alle algemene gegevens van de aanvraag te zien in het menu 'Algemeen'. Dit menu is onderverdeeld in verschillende tabbladen met specifieke gegevens van de aanvraag.  



2.1    Aanvraag

In dit tabblad vind je alle algemene gegevens van het evenement zoals de periode, het adres, ... Het volledige aanvraagformulier kan je terugvinden door aanklikken van de knop: 'Open aanvraag'.


Als dossierbehandelaar (met de gebruikersrol EventValidatie) kan je alle gegevens hier ook aanpassen en deze bewaren via de Opslaan knop rechtsonder in het tabblad. Na goedkeuring van het dossier kunnen enkel Administrators op Eaglebe nog een wijziging aanbrengen aan het dossier.


2.2    Contactgegevens

In dit tabblad vind je alle contactgegevens van de aanvrager, evenement verantwoordelijke, veiligheidscoördinator,... Als dossierbehandelaar (met de gebruikersrol EventValidatie) kan je alle gegevens hier ook aanpassen en deze bewaren via de Opslaan knop rechtsonder in het tabblad. Na goedkeuring van het dossier kunnen enkel Administrators op Eaglebe nog een wijziging aanbrengen aan het dossier.


2.3    Communicatie

Zijn de aanvraag of contactgegevens onvolledig, heb je een extra bijlage nodig of moet de aanvrager zijn aanvraag nog aanpassen? Dan kan je via via Eaglebe communicatie opzetten met de aanvrager. Hiervoor zal je het dossier moeten aanduiden als Onvolledig via de soortgelijke knop in de rechterbovenhoek van het menu Algemeen. Deze knop is beschikbaar vanuit ieder tabblad in dit menu.


Wanneer je een dossier aanduidt als onvolledig, kan je meteen een opmerking/bericht meegeven. Deze opmerking kan voor intern gebruik zijn (de aanvrager wordt niet op de hoogte gesteld) of je kan het bericht ook naar de aanvrager versturen. Dit laatste doe je door 'Bericht versturen naar aanvrager' ook aan te vinken. 


Wanneer je op 'Onvolledig' drukt, verandert de status naar 'Opvolging' en krijgt de aanvrager een mail met de melding dat zijn aanvraag onvolledig is. De gebruiker die de aanvraag op onvolledig heeft gezet, krijgt de taak 'Opvolging' om de het dossier verder op te volgen (ook mogelijk voor andere gebruikers met de rol EventValidatie).



De aanvrager zal per mail een melding krijgen dat het dossier onvolledig is. Via zijn Portaal  zal hij zien dat hij berichten heeft ontvangen (een account aanmaken is dus verplicht). Bij het openen van het bericht ziet de aanvrager de melding van de dossierbehandelaar:



De aanvrager kan:

  1. Het bericht 'Beantwoorden'. De aanvrager kan een vrije tekst toevoegen met bijlage (onderaan)

  2. De aanvraag wijzigen. Met deze optie kan de aanvrager zijn originele aanvraag terug kunnen openen en wijzigingen aanbrengen. 

  3. Zowel op het bericht reageren als zijn aanvraag aanpassen (combinatie van beiden). 

 

De drie antwoordmogelijkheden hebben quasi dezelfde werking in de Back-Office van Eaglebe. Eens er geantwoord werd door de aanvrager, zal een taak 'Feedback' worden toegewezen aan de gebruiker die de aanvraag initieel in 'Opvolging' had gezet. Is het dossier aangepast door de aanvrager? Dan komt dit in status Aangepast te staan.



Zowel de antwoorden van de aanvrager als de aanpassingen, kan je als dossierbehandelaar vinden in het tabblad Communicatie. Van hieruit kan je opnieuw een bericht sturen naar de aanvrager indien verder communicatie of aanpassingen nodig zijn.


Heb je alle nodige info voor de verdere verwerking van het dossier? Dan geef je mee dat het dossier volledig is via de gelijknamige knop in de rechterbovenhoek van het menu Algemeen. Het dossier gaat dan opnieuw naar de status Validatie en is klaar voor verdere verwerking.


Let op: communicatie met de aanvrager is enkel mogelijk wanneer het dossier onvolledig is (status Opvolging, Feedback of Aangepast). Eens de dossierbehandelaar het dossier volledig verklaard, kan de aanvrager niet langer reageren op de berichten of de aanvraag aanpassen.


2.4    Hinder


In het tabblad Hinder kan je de hinder van dit dossier updaten. Deze aanpassingen kan je opslaan via de Opslaan knop rechtsonder in het tabblad Hinder.


Let op: de hinder die hier wordt opgeslagen wordt zo doorgegeven richting GIPOD.


2.5    Conflicten


In dit tabblad krijg je een overzicht van de gekende conflicten bij het ingediende dossier. Wanneer spreken we over een conflict? Wanneer een andere zone overlapt met de zone van onze ingediende aanvraag. Liggen er twee zones naast elkaar, dan spreken we dus niet over een conflict. 


Er is daarom telkens wel nog een 'menselijke beoordeling' nodig om in de kaart te kijken welke zones er in de buurt liggen en ook met deze zones (innames / evenementen) rekening te houden bij het nemen van beslissingen in het verdere dossier. 


3    Validatie

 

In het tabblad Validatie zullen enkele beslissingen moeten genomen worden die invloed hebben op de rest van de verwerking van het dossier. 

  • Zal er signalisatie nodig zijn voor dit evenement? Vink dan 'Signalisatie vereist' aan.
  • Zal er advies nodig zijn? Vink dan de namen van de adviesverleners aan onder de verschillende categorieën: IOD, Geluid, Catering, Veiligheid, Publiciteit, Materiaal.
  • Moet dit dossier in Gipod gepubliceerd worden? Laat het vinkje aanstaan indien het gaat om een evenement met hinder.

Afhankelijk van de keuzes die je in deze stap maakt, zal het dossier automatisch doorgaan naar de volgende fasen. De volgorde van de statussen is: Validatie, Signalisatie, Advies, Autorisatie.  

  • Scenario 1: Kies je dat er Signalisatie nodig is en Advies van de Politie nodig is: dan zal de eerst volgende fase in de verwerking 'Signalisatie' zijn. Eens de Signalisatie afgerond werd, zal de status automatisch veranderen naar 'Advies'. Eens het Advies gegeven is, zal de status automatisch veranderen naar 'Autorisatie'. 

  • Scenario 2: Kies je dat er enkel Advies nodig is van de Politie en geen Signalisatie: dan zal de eerst volgende fase meteen 'Advies' zijn. Eens het Advies gegeven is, zal de status automatisch veranderen naar 'Autorisatie'. De status Signalisatie wordt overgeslagen aangezien dit niet gekozen werd

  • Scenario 3: Kies je geen Signalisatie en geen Advies: dan zal het dossier onmiddellijk doorgaan naar 'Autorisatie'. De statussen Signalisatie & Advies worden overgeslagen aangezien deze niet gekozen werden.


De keuze die je maakt in de status Validatie, zal dus effect hebben op de verdere fasen van het dossier. 

Belangrijk: je kan steeds terugkeren naar een bepaalde stap van de verwerking, mocht je een verkeerde keuze gemaakt hebben.  



Om je keuzes te bewaren kies je voor de knop 'Afronden' rechtsboven, zodat Eaglebe doorgaat naar de volgende status zijnde Signalisatie, Advies of Autorisatie.


Naast de knop Afronden heb je ook nog een 'Weigeren' knop waarmee de aanvraag vroegtijdig geweigerd kan worden indien (bijvoorbeeld) de zone en/of periode zorgt voor niet oplosbare conflicten. Door te weigeren blijft de aanvraag wel bewaard in Eaglebe.


Resultaat weigeren: de nieuwe status van de aanvraag is "geweigerd". De aanvrager wordt op de hoogte gebracht via e-mail en je kan optioneel een reden geven.



4    Signalisatie


In deze fase kunnen verkeersborden ingetekend worden in de kaart, alsook een omleiding kan worden toegevoegd. 


4.1    Plan

Via het tabblad Plan, kan je een signalisatieplan intekenen met alle nodige verkeersborden. Wanneer je op het tabblad Plan opent, zal je het bijhorende signalisatieplan kunnen openen. Door op de knop 'openen' te klikken opent een menu met alle beschikbare verkeersborden rechtsboven in de kaart. 



Om een bord te plaatsen op de kaart, klikt u op een bord en klikt u vervolgens op de gewenste locatie op de kaart. Het is mogelijk om meerdere gelijke borden te plaatsen door te blijven klikken in de kaart. Ieder geplaatst verkeersbord verschijnt onderaan in het overzicht, waarbij het type van het verkeersbord en de bijhorende notitie wordt weergegeven.


Een reeds bestaand signalisatieplan (of een dat net is ingetekend) kan altijd worden aangepast. Om een signalisatieplan aan te passen zijn verschillende mogelijkheden (zie knoppen in de kaart rechtsboven):

  • Notitie toevoegen: selecteer het pijl-icoon en vervolgens het verkeersbord waaraan de notitie moet worden toegevoegd. Er verschijnt een pop up venster waarin de notie kan worden getypt. Bij het genereren van de Werkbon, worden deze notitites toegevoegd aan het Signalisatieplan en de te plaatsen of op te halen verkeersborden. 
  • Borden draaien: selecteer het draai icoon en vervolgens het te draaien verkeersbord. Er verschijnt een pijl over het verkeersbord dat de richting hiervan aangeeft. Ga met je muis op de pijl staan tot je het 'handje' tevoorschijn ziet komen. Met dat handje kan je de richting veranderen door de muis te verslepen. 
  • Undo knop: de laatste actie (laatste intekening bord bv.) wordt ongedaan gemaakt.
  • Borden verwijderen: selecteer het vuilbak icoon en vervolgens klik je het te verwijderen verkeersbord aan. 
  • Borden verslepen: om een bord te verslepen kan je het gewoon aanklikken en verslepen. 

Een actie kan meermaals worden uitgevoerd in serie, zolang de actie van het icoon actief is. Wanneer je meerdere borden wilt verwijderen moet je dus niet telkens op het vuilbak icoon te klikken. Om een bord te verslepen is er geen apart actie icoon voorzien. Daarom dienen alle andere actie iconen gedeactiveerd te worden alvorens een bord versleept kan worden.


Let op: Om de geplaatste signalisatie op te slaan moet altijd op het disketje rechtsonder in de kaart geklikt worden!


4.2    Omleidingen

Om een omleiding toe te voegen ga je naar het tabblad 'Omleidingen'. In de kaart zal rechtsboven een potlood-icoon getoond worden waarmee je na het aanklikken van dit icoon kan beginnen met het intekenen van de omleiding. De omleiding kan je intekenen door middel van punten te zetten in de kaart. Om de omleiding af te sluiten dubbelklik je op het laatste punt. 


Je zal een pop-up krijgen waarmee je de details van de omleiding kan specifiëren, zoals de periode, omleidingstypes en richting. Kies je enkele richting, dan is het de richting in dewelke je getekend hebt op de kaart van belang en zullen er pijltjes toegevoegd worden. Status 'Voorstel' is voor de koppeling met GIPOD. Zolang het dossier niet goedgekeurd wordt zal de status van de omleiding nog niet 'Vergund' zijn. 



Wanneer je klaar bent in het tabblad Signalisatie klik je rechtsboven op de knop 'Afronden' om het dossier automatisch te laten doorgaan naar de volgende stap.


5    Advies

Het woord zegt het zelf: in het tabblad Advies kunnen alle gebruikers die gevraagd werden om advies hun advies achterlaten door middel van een duim naar omhoog of beneden, een vrije opmerking en documenten. Eventueel kan het advies afgeschermd worden in geval van vertrouwelijke informatie. Enkel gebruikers met het recht 'afgeschermd advies' zullen dit dan kunnen inlezen.



Alle mensen die je aangevinkt had onder het tabblad 'Validatie' zullen een taak ter advies krijgen. De dossierstatus zal 'Advies' blijven tot en met de laatste persoon die het advies heeft ingediend. 


Is er iemand langdurig afwezig en blijft je dossier vasthangen in 'Advies'? Dan heb je twee mogelijkheden om hier uit te geraken:

  • Je verwijdert het openstaande advies door het vuilbak-icoon aan te vinken bij het advies dat je niet meer nodig hebt:
  • Een collega van de gebruiker die afwezig is neemt het advies over. Gebruikers uit dezelfde dienst kunnen deze adviestaak overnemen indien nodig. Hierdoor wordt de adviestaak overgedragen, en komt in de takenlijst terecht van de gebruiker die de taak heeft overgenomen. 



Let op: Eaglebe stuurt standaard geen e-mails uit voor een nieuwe Advies taak. Wil je dit instellen? Lees er alles over in dit artikel.


Wanneer alle adviezen positief zijn zal het dossier hierna overgaan naar de status 'Autorisatie'. Wordt er een negatief advies gegeven, dan zal er een iets aangepaste werkwijze zijn. De dossierstatus zal namelijk 'Probleem' worden. 

  • Een dossier krijgt de status probleem als één van de adviezen negatief is. 
  • De dossierbeheerder die de laatste Validatie heeft uitgevoerd zal een Probleem taak krijgen toegewezen..


Om een dossier in status ¨Probleem verder te verwerken, zal je dit opnieuw moeten valideren (in het tabblad Validatie de knop 'Afronden' aanklikken).


6    Facturatie


Het tabblad Facturatie is een niet verplicht te doorlopen tabblad in Eaglebe maar kan altijd geraadpleegd worden. Voor een evenement zal er geen automatische prijsberekening mogelijk zijn, wel kan je altijd nog een bepaald bedrag vrij invullen. Moest er onterecht een bedrag aangerekend zijn (bij Signalisatie bv.) dan kan je steeds nog manueel de prijs aanpassen (voor goedkeuring). 


Aangezien bijna bij elk lokaal bestuur een evenemen gratis is, gaan we in dit artikel niet verder in op de mogelijkheden van het tabblad Facturatie. Wil je dit wel graag nalezen, ga dan even in dit artikel kijken.


7    Autorisatie


Na het doorlopen van de verschillende stappen (validatie, eventueel signalisatie en/of advies met de mogelijke zijsprongen) is er nog een stap nodig om de aanvraag finaal goedgekeurd (of afgekeurd) kan worden, namelijk de status 'Autorisatie'. In deze stap wordt het vergunningsdocumenten en de specifieke voorwaarden voor goedkeuring (of afkeuring) van het dossier opgemaakt.


Eens de nodige signalisatie is ingetekend en de adviezen zijn gegeven, zal het dossier in deze status opnieuw aan de dossierbehandelaar worden toegewezen. Hij of zij kan dan de bijkomende informatie raadplegen en het dossier klaarmaken voor goed- of afkeuring. 


Heb je nog een goedkeuring van het College nodig voor dat je in Eaglebe de goedkeuring mag verzenden? Dan zal er hier natuurlijk even 'gewacht' moeten worden. Eens je de goedkeuring hebt gekregen (buiten Eaglebe) kan je verder gaan met de verwerking in Eaglebe. 


Werk je met het notuleringspakket van Green Valley of Cobra? Dan kan je genieten van een integratie. Lees meer over deze koppelingen onder Integraties.



7.1    Goedkeuren

Wanneer je op 'Goedkeuren' klikt zal je nog niet meteen de vergunning of het betaalverzoek verzenden. Wél zal er een overzicht tevoorschijn komen van alle documenten die zijn toegevoegd aan de aanvraag, evenals de knop 'Genereren' waarmee je een vergunningsdocument kan laten invullen door Eaglebe (lees meer over de templates bij Beheer - Documenten). Op dit document kan Eaglebe de gegevens van de specifieke aanvraag (periode, locatie,..) en aanvrager (naam, adres,..) invullen. 



Je kiest het gewenste document, voegt eventueel een motivatie toe (meer info hieronder), een naam / functie (zie Beheer - Documenten - Template Instellingen) en kiest om al dan niet een plan (zone en signalisatie) toe te voegen op de laatste pagina van de vergunning. Je klikt erna op 'Genereren' en de template zal worden ingevuld door Eaglebe.


De template die je laat invullen kan een Word of PDF zijn en bijkomende voorwaarden of bepaalde uitzonderingen kunnen steeds toegevoegd worden via 'Motivatie'. Dit vak is beperkt tot 4000 karakters en kan worden ingevuld in de template door de veldnaam 'authorisatiemotivatie' te gebruiken (lees meer over de veldnamen bij Beheer - Documenten - Mijn Templates).



Wanneer het vergunningsdocument is aangemaakt zal dit bij in de lijst komen te staan. Je kan daarna het gewenste document selecteren en op 'verzenden' klikken. Het is dan dat Eaglebe de status zal veranderen naar 'goedgekeurd' en de vergunning (of het betaalverzoek) zal uitsturen naar de aanvrager. 


Werk je met eSignFlow voor het digitaal handtekenen van je documenten? Dan kan je genieten van een integratie. Lees meer over de koppeling onder Integraties - eSignFlow. Zie ook optie hierboven 'Verzend met digitale handtekening'.


7.2    Afkeuren

Wanneer je het dossier wenst af te keuren kan je ook deze optie selecteren. Je zal een Motivatie kunnen meegeven die naar de aanvrager gecommuniceerd zal worden, alsook een template mee kunnen verzenden. Van zodra je op 'Verzenden' klikt wordt de dossierstatus 'Afgekeurd' en wordt een e-mail ter afkeuring van het dossier uitgestuurd naar de aanvrager met de motivatie. 


7.3    Intrekken

Eens je het dossier hebt goedgekeurd zal je ook de mogelijkheid nog hebben om de goedkeuring opnieuw in te trekken, om zo het dossier ook opnieuw uit GIPOD te halen indien nodig. Bij intrekking zal je ook een motivatie en documenten kunnen meegeven en verzenden naar de aanvrager toe. 



8    Werkopdrachten


Voor iedere inname kunnen ook Werkopdrachten worden aangemaakt voor het plaatsen van de bijhorende signalisatie of voor de controle van de inname op het terrein. 


8.1    Signalisatie

In het tabblad Signalisatie kan je werkopdrachten aanmaken voor het plaatsen/ophalen van de ingetekende signalisatie of voor het afhalen/terugbrengen ervan. Dit afhankelijk van de werkwijze van het lokaal bestuur en de instellingen. Een nieuwe werkopdracht kan je aanmaken via de knop '+ Werkopdracht'. Hierbij zal je het type taak, eventueel de verantwoordelijke gebruiker en de start- en einddatum van de taak moeten opgeven. Eens aangemaakt, verschijnt de nieuwe taak in de overzichtstabel.


Indien nodig kan je aangemaakte werkopdrachten ook verwijderen door deze te selecteren in de overzichtstabel en de optie Verwijderen aan te klikken. Per inname zal je slechts één werkopdracht signalisatie kunnen aanmaken.



Werd voor deze inname de werkbonvraag gesteld op het aanvraagformulier en werd deze positief beantwoord door de aanvrager? Dan zal er automatisch een werkopdracht worden aangemaakt. Het type hiervan hangt af van de instellingen van het bestuur en de vraag van de aanvrager.


Als er een werkopdracht signalisatie werd aangemaakt, zal dit ook een effect hebben op de facturatie. Eaglebe zal automatisch de facturatie kost Signalisatie berekenen op basis van de facturatieinstellingen (Beheer - Facturatie - Werkbon), de ingetekende verkeersborden en het type werkopdracht:

  • Afhalen en terugbrengen: enkel de huurprijs wordt berekend op basis van het ingestelde tarief, het aantal borden en de periode.
  • Plaatsen en ophalen: zowel de huurprijs als de plaatsingskost worden berekend
  • Geen taken: er wordt geen signalisatiekost berekend



8.2    Controle

In dit tabblad krijg je een overzicht van alle controle taken voor dit dossier. Je kan van hieruit ook een nieuwe controletaak aanmaken via de optie '+ Controle taak' of een bestaande controle taak verwijderen door deze te selecteren en te 'Verwijderen'.


Voor een dossier kunnen meerdere controletaken worden aangemaakt indien nodig. Wanneer je een controle taak aanklikt binnen de tabel, krijg je onderaan de details van deze specifieke controle te zien.


8.3    Nummerplaten

Onder het tabblad Nummerplaten krijg je een overzicht van alle nummerplaten die werden toegevoegd aan het dossier bij het afronden van de werkopdrachten (signalisatie en controle) of die manueel werden toegevoegd via de backoffice of via het Portaal van de aanvrager.


Je kan van hieruit een nieuwe nummerplaat toevoegen via de optie '+ Nummerplaat'.

9    Documenten


Het Documenten-tabblad is een tabblad dat je te alle tijde kan raadplegen, daar waar sommige tabbladen pas beschikbaar worden wanneer het dossier in de juiste status komt. 


Hier kan je nog andere vergunningsdocumenten genereren, alsook een apart signalisatieplan, de pretty print (de aanvraaggegevens op pdf) en als je ook gebruik maakt van de werkbon-module kan je onderborden genereren. Deze onderborden zijn de 'stickers' met periode van de inname en een QR-code verwijzend naar de inname, om op de parkeerverbodsborden te plakken. Als laatste is er ook de mogelijkheid om een betaalbewijs vanuit de back-office te genereren, in geval dit nodig zou zijn voor de aanvrager. Eveneens kan een vrije upload ook steeds toegevoegd worden aan het dossier via 'uploaden'.



Via de checkbox kan je ook documenten selecteren, om ze eventueel te downloaden of te verwijderen indien nodig, maar meer gebruikt is deze functie om de documenten te verzenden naar opgegeven contactpersonen of derden. Je kan de nodige documenten selecteren en deze dan verzenden met de knop ‘Verzenden’.


Hierbij opent een nieuw venster waar een opmerking kan worden meegegeven en de nodige contactpersonen geselecteerd kunnen worden. Er kunnen ook meerdere vrije e-mailadressen worden opgegeven. Hierbij is het ook mogelijk de documenten te verzenden naar een lijst van opgeslagen gebruikers (lijst van standaard ontvangers). Deze lijst kan je instellen in Beheer - Documenten - Derden.

10    Vaststellingen


Voor de opvolging van vergunningen voorziet Eaglebe de mogelijkheid om vaststellingen aan te maken. Binnen elk dossier heb je de mogelijkheid om een vaststelling te melden via het tabblad 'Vaststellingen'. Indien er een overtreding wordt vastgesteld voor een specifieke inname, kan dat eenvoudig op die manier bijgehouden worden. 

 

In dit tabblad krijg je de mogelijkheid een Vaststelling te melden op de vergunning waarbinnen je je momenteel bevindt, en dit tijdens elk moment van het vergunningsproces. Naast een beschrijving kan je ook kiezen voor het type Vaststelling en kan je de gegevens van de overtreder meegeven.


11    Extra


11.1    Historiek

In de historiek kan je alle acties terugvinden die in het dossier genomen zijn. Wie een bepaalde taak heeft uitgevoerd, wanneer het betaalverzoek verzonden werd, wanneer er documenten verzonden zijn, etc.



11.2    Notities

Te alle tijde kan je zelf interne notities toevoegen aan het tabblad Notities, die bewaard zullen worden bij het dossier. Standaard zal hier ook de motivatie voor onvolledigheid en de motivatie bij het vergunningsdocument in terug te vinden zijn. 


11.3    Projecten

Via dit tabblad kan je verschillende Eaglebe dossiers koppelen in éénzelfde Project. Je wijst het open dossier toe aan een nieuw project door een nieuwe projectnaam in te geven onder 'Projecten' of aan een bestaand project door de bestaande projectnaam te beginnen typen en dan te selecteren. Eens een nieuw project werd aangemaakt of een bestaand project werd geselecteerd, moet je op het diskette-icoon klikken om deze wijzigingen op te slaan.



Eens een dossier werd toegewezen aan een project, krijg je ook alle overige eaglebe dossiers van dit project te zien in de tabel 'Bijhorende dossiers'.


In het menu Vergunningen kan je ook filteren op projectnaam om alle Eaglebe dossiers op te zoeken horende bij een specifiek project. 


11.4    Publieke info

Alle innames worden gepubliceerd op onze eigen Publieke Kaart, ook wel gekend als de Eaglebe Map. Op de Publieke Kaart worden al deze innames en evenementen getoond aan de hand van respectievelijk groene en gele markers, waar je op kan klikken om de details van de inname of het evenement te bekijken. Eveneens zullen omleidingen en alle GIPOD informatie hier ook op getoond worden. Met andere woorden: een perfect overzicht om de huidige hinder te kunnen raadplegen. 



Standaard voorziet Eaglebe het type inname, de locatie, periode en het EaglebeID. Wil je nog meer info toevoegen aan dit beknopt overzicht? Dan kan je dat doen in dit specifieke tabblad. In plaats van 'Geen extra informatie beschikbaar', zal de tekst die je ingeeft bij Extra - Publieke Info daar zichtbaar worden.