Als vergunningen voor uw lokaal bestuur betalend zijn, zal de info van deze betalingen moeten worden gekoppeld aan de boekhouding. Hoe gebeurt de betaling, hoe stroomt deze info door naar de boekhouding, welke instellingen zijn er mogelijk, ... Je komt het allemaal te weten in deze Helpdesk rubriek!
1. Betaalmethodes
Wanneer een betalende vergunning wordt afgeleverd door Eaglebe, kan deze op 2 manieren worden betaald door de aanvrager:
- Op voorhand: na goedkeuring van het dossier ontvangt de aanvrager een betaalverzoek. Pas na betaling (online of aan het loket) wordt de vergunning verzonden.
- Achteraf: na goedkeuring van het dossier ontvangt de aanvrager meteen de vergunning. De factuur hiervoor wordt achteraf verzonden vanuit de boekhouding.
De standaard betaalmethode voor jouw lokaal bestuur zal achterliggend worden ingesteld tijdens de opstart maar dit belet niet dat beide methodes naast elkaar kunnen worden gebruikt. Zo zal het gros van de vergunningen (parkeerverboden, containers, verhuizen, ...) slechts een kleine kost met zich meebrengen die op voorhand moet worden betaald.
Grotere werken met een langere duur en ook hogere kost kunnen dan weer achteraf worden betaald zodat de aannemer meteen aan de slag kan en de correcte factuur (met eventuele aanpassingen) kan worden verzonden eens de werken werden afgerond.
De betaalmethode kan per dossier worden ingesteld tijdens de dossierbehandeling (via het tabblad Facturatie). Meer info hierover kan je vinden in dit Helpdeskartikel.1.1 Betaling op voorhand
Wanneer een dossier op voorhand te betalen is, zal de aanvrager na goedkeuring van een dossier een betaalverzoek ontvangen via mail. Dit betaalverzoek kan op 2 manieren worden meegegeven:
- Offline: in de mail met het betaalverzoek wordt de aanvrager verzocht om de retributie te betalen aan het loket van het lokaal bestuur om de vergunning te bemachtigen.
- Online: de mail met het betaalverzoek bevat een betaallink waarmee de aanvrager de retributie meteen online kan betalen. Hiervoor wordt gewerkt met het betaalplatform Mollie. Alle info hierrond kan je vinden in dit Helpdeskartikel.
Eens de betaling werd geregistreerd binnen Eaglebe (handmatig voor offline betalingen, automatisch voor online betalingen) zal de vergunning automatisch worden verzonden via mail. Eens de betaling werd uitgevoerd voor dossiers die op voorhand te betalen zijn, ziet Eaglebe deze dossiers als afgerond.
1.2 Betaling achteraf
Wanneer een dossier achteraf te betalen is, zal de aanvrager na goedkeuring van een dossier meteen de bijhorende vergunning ontvangen. De betaling voor deze vergunning wordt buiten Eaglebe geregeld. Hiervoor zal een factuur moeten worden opgemaakt en verzonden vanuit de boekhouding.
Eens dossiers die achteraf te betalen zijn werden goedgekeurd, ziet Eaglebe deze dossiers als afgerond.
2. Koppeling boekhouding
Zowel dossiers die op voorhand als achteraf te betalen zijn, moeten doorstromen naar de boekhouding van het lokaal bestuur. Deze koppeling verloopt via een export - import, waarbij alle nodige gegevens periodiek uit Eaglebe worden geëxporteerd en op hun beurt worden geïmporteerd binnen het boekhoudpakket van het lokaal bestuur. Deze gegevens kan je exporteren uit Eaglebe in verschillende formaten:
- New Horizon: export als XML-bestand conform het formaat verwacht door New Horizon. Meer info over de New horizon export kan je vinden in dit Helpdeskartikel.
- Alfa: export als XML-bestand conform het formaat verwacht door Alfa. Meer info over de Alfa export kan je vinden in dit Helpdeskartikel.
- Mercurius: export als XML-bestand conform het formaat verwacht door Mercurius. Meer info over de Alfa export kan je vinden in dit Helpdeskartikel.
2.1 Gegevens exporteren uit Eaglebe
Om de facturatie gegevens uit Eaglebe te exporteren, ga je naar het menu 'Beheer - Facturatie - Export instellingen'. Hier dien je eerst de algemene export instellingen in te vullen (meer info in dit helpdesk artikel), waarna je kan kiezen tussen een automatische of manuele export.
Wanneer je de automatische export activeert, zal Eaglebe elke maand een export-bestand (XML) aanmaken van alle afgeronde dossiers van de voorbije maand. Dit export bestand wordt automatisch verzonden naar het opgegeven e-mailadres op de 2de dag van de maand.
Let op: ook dossiers met een start-, eind-, aanvraag- of goedkeuringsdatum vroeger dan de voorbije maand maar die pas in de voorbije maand werden afgerond, worden opgenomen in de automatische export.
Wil je sneller een export? Dan kan je deze ook manueel opvragen via de manuele export knop. Hiermee neem je een export van alle afgeronde dossiers op basis van de opgegeven parameters.
Let op: dossiers die manueel werden geëxporteerd worden ook gezien als behandeld en verschijnen niet in de volgende automatische export
Voor dossiers die achteraf te betalen zijn, is deze export voldoende om alle nodige gegevens door te geven richting de boekhouding. De openstaande facturen kunnen van hieruit worden verzonden naar de aanvrager. Let op, er is geen terugstroom vanuit de boekhouding richting Eaglebe. Eens een achteraf te betalen dossier werd geëxporteerd uit Eaglebe wordt dit beschouwt als volledig verwerkt.
Voor dossiers die reeds online betaald werden, zal er nog een export nodig zijn vanuit Mollie om de dossiergegevens uit Eaglebe te koppelen aan de betaling.
We raden aan te werken met de automatische export, gezien dit de foutmarge verkleint en zorgt voor een perfect maandelijks overzicht richting de boekhouding.
2.2 Gegevens exporteren uit Mollie
Via je Mollie dashboard is het mogelijk om de afrekening te exporteren met daarin alle inkomsten, inhoudingen en kosten. De afrekening kan geëxporteerd worden in verschillende formaten, waaronder CODA formaat. Meet info hierover is te vinden op de Mollie Helpdesk.
De afrekening uit Mollie kan op zijn beurt worden geïmporteerd binnen het boekhoudpakket van jouw lokaal bestuur. De informatie van Mollie wordt automatisch gelinkt aan de info uit Eaglebe op basis van de unieke OGM-nummers die voor iedere factuur worden aangemaakt door Eaglebe en worden doorgegeven richting Mollie en het boekhoudpakket van het lokaal bestuur.
Dit nummer kan je in ieder platform terug vinden:
- Eaglebe: OGM-nummer wordt weergegeven in het tabblad 'Facturatie' van ieder dossier en de algemene CSV-export
- Boekhouding: OGM-nummer wordt bij iedere factuur meegegeven volgens het verwachte formaat van het gebruikte boekhoudpakket wanneer gewerkt wordt met de XML-export voor New Horizon, Alfa of Mercurius.
- Mollie: OGM-nummer wordt bij iedere transactie meegegeven als omschrijving
2.3 Aanpassingen na export
Ieder Eaglebe dossier (en de bijhorende factuur) zal slechts éénmalig worden opgenomen binnen een export van de facturatie gegevens. Wanneer dezelfde periode meermaals wordt geëxporteerd, worden alle reeds geëxporteerde en onveranderde dossier niet langer opgenomen in een volgende export.
Enkel dossiers die achteraf te betalen zijn en nog worden aangepast nadat deze reeds werden geëxporteerd, zullen opnieuw worden opgenomen bij een volgende export. In dit geval wordt een creditnota aangemaakt voor het volledige, reeds geëxporteerde bedrag en wordt er een nieuwe factuur aangemaakt voor het aangepaste bedrag.
Dossiers die op voorhand te betalen zijn worden pas geëxporteerd wanneer deze werden goedgekeurd en betaald. Deze kunnen wel nog worden aangepast na export maar deze aanpassingen zullen niet doorstromen naar de boekhouding of richting Mollie. Hiervoor wordt dus geen creditnota of nieuwe factuur aangemaakt na aanpassing. Eventuele terugbetalingen zijn mogelijk vanuit het Mollie Dashboard.
Wanneer de dossierbehandelaar aanpassingen doorvoert op een reeds geëxporteerd dossier die een impact hebben op de facturatie, zal deze hiervan op de hoogte worden gebracht via een pop-up. Deze heeft dan de keuze om de aanpassingen door te zetten richting de boekhouding (indien mogelijk), de aanpassingen enkel intern door te voeren (binnen Eaglebe) of de aanpassingen door te voeren zonder een herberekening van de facturatie3 Instellingen
Alvorens je de gegevens uit Eaglebe kan exporteren voor verdere verwerking binnen jullie boekhoudpakket, zal je eerst enkele instellingen moeten configureren conform de werking van jouw bestuur. Deze instellingen hebben een invloed op de gegevens opgenomen binnen het export bestand, zoals de gebruikte BTW-percentages, budgetcodes, toepassingscodes, ... Je vindt deze instellingen terug in het menu 'Beheer - Facturatie - Export instellingen'.
Meer info over deze instellingen vind je in dit helpdesk artikel.
LET OP: de boekhouding maakt meestal gebruik van het RRN om personen te identificeren op unieke wijze. Om dit door te kunnen geven, zal dit eerst moeten worden gevraagd binnen het Eaglebe aanvraagformulier. Dit moet worden ingesteld door Merkator voor ieder bestuur afzonderlijk en zal een aangepaste verwerkersovereenkomst vereisen. Neem hiervoor contact op via onze Helpdesk.