INHOUDSOPGAVE

1    Nieuwe aanvraag indienen


Een nieuwe inname (aanvraag) kan aangevraagd worden op 2 eenvoudige manieren: 

  • Via een rechtstreekse link op de website van het lokaal bestuur
    = je kan het formulier meteen invullen en je contactgegevens manueel ingeven
  • Via een account op het Eaglebe Smart City Platform
    = je moedigt de aanvrager aan een account aan te maken op Eaglebe, via dewelke een aanvraag gestart kan worden en de contactgegevens automatisch ingevuld zullen zijn op het formulier


Daar waar de eerste mogelijkheid enorm handig is voor burgers die slechts eenmalig een aanvraag moeten indienen, is het aanmaken van een account dan weer enorm handig voor 'veelaanvragers', ook wel gekend als de aannemers, dakwerkers, signalisatiebedrijven,.. van vandaag.


Welke link je op je website plaatst als Lokaal Bestuur, kies je volledig zelf. Dit kan één van beiden zijn, of beide links. Inspiratie kan je op doen bij de websites onder 'Opstart Eaglebe - Inspiratie Websites'.


Het hebben van een account heeft weliswaar enkele voordelen: het overzicht hebben van je lopende aanvragen, het eenvoudig aanvragen van een verlenging, een kopie nemen van een bestaand dossier, je betaalbewijzen opvragen, je vergunningen bewaren, etc. Indien je meer wilt weten over de account (ook wel het Eaglebe Portaal genoemd) kan je daarover meer vinden onder 'Eaglebe voor de aanvrager'. 

2    Algemeen


Om een duidelijke verwerking te garanderen geeft Eaglebe aan elk dossier verschillende statussen zodat in één oogopslag door iedereen gezien kan worden in welke stap van het proces het dossier zich bevindt. De status van het dossier vind je, samen met de belangrijkste info, links bovenaan het dossier. Hier heb je ook de optie om het dossier meteen te verwijderen (enkel in status Validatie), te kopiëren of te verlengen.




Om het even welke weg gekozen werd om de aanvraag te starten (cfr. "Nieuwe aanvraag"), zal er voor zorgen dat de aanvraag in de Back-Office zal terechtkomen in de status ‘Validatie’, de eerste status van de verwerking in Eaglebe. Deze status is eveneens ook een Taak, die aan iemand in de Back-Office zal toegewezen worden. Hoe die verdeling werkt lees je in Beheer - Gebruikers.


Bij het openen van een aanvraag in de status 'Validatie', krijg je alle algemene gegevens van de aanvraag te zien in het menu 'Algemeen'. Dit menu is onderverdeeld in verschillende tabbladen met specifieke gegevens van de aanvraag. 



2.1    Aanvraag

In dit tabblad vind je alle algemene gegevens van de inname, de periode, het adres, ... Als dossierbehandelaar (met de gebruikersrol Validatie) kan je alle gegevens hier ook aanpassen en deze bewaren via de Opslaan knop rechtsonder in het tabblad. Na goedkeuring van het dossier kunnen enkel Administrators op Eaglebe nog een wijziging aanbrengen aan het dossier.


2.2    Contactgegevens

In dit tabblad vind je alle contactgegevens van de aanvrager, opdrachtgever, verantwoordelijke aannemer, ... Als dossierbehandelaar (met de gebruikersrol Validatie) kan je alle gegevens hier ook aanpassen en deze bewaren via de Opslaan knop rechtsonder in het tabblad. Na goedkeuring van het dossier kunnen enkel Administrators op Eaglebe nog een wijziging aanbrengen aan het dossier.


2.3    Communicatie

Zijn de aanvraag of contactgegevens onvolledig, heb je een extra bijlage nodig of moet de aanvrager zijn aanvraag nog aanpassen? Dan kan je via via Eaglebe communicatie opzetten met de aanvrager. Hiervoor zal je het dossier moeten aanduiden als Onvolledig via de soortgelijke knop in de rechterbovenhoek van het menu Algemeen. Deze knop is beschikbaar vanuit ieder tabblad in dit menu.


Wanneer je een dossier aanduidt als onvolledig, kan je meteen een opmerking/bericht meegeven. Deze opmerking kan voor intern gebruik zijn (de aanvrager wordt niet op de hoogte gesteld) of je kan het bericht ook naar de aanvrager versturen. Dit laatste doe je door 'Bericht versturen naar aanvrager' ook aan te vinken. 


Wanneer je op 'Onvolledig' drukt, verandert de status naar 'Opvolging' en krijgt de aanvrager een mail met de melding dat zijn aanvraag onvolledig is. De gebruiker die de aanvraag op onvolledig heeft gezet, krijgt de taak 'Opvolging' om de het dossier verder op te volgen (ook mogelijk voor andere gebruikers met de rol Validatie).



De aanvrager zal per mail een melding krijgen dat het dossier onvolledig is. Via zijn Portaal  zal hij zien dat hij berichten heeft ontvangen (een account aanmaken is dus verplicht). Bij het openen van het bericht ziet de aanvrager de melding van de dossierbehandelaar:

 


De aanvrager kan:

  1. Het bericht 'Beantwoorden'. De aanvrager kan een vrije tekst toevoegen met bijlage. 

  2. De aanvraag wijzigen. Met deze optie kan de aanvrager zijn originele aanvraag terug kunnen openen en wijzigingen aanbrengen. 

  3. Zowel op het bericht reageren als zijn aanvraag aanpassen (combinatie van beiden). 

 

De drie antwoordmogelijkheden hebben quasi dezelfde werking in de Back-Office van Eaglebe. Eens er geantwoord werd door de aanvrager, zal een taak 'Feedback' worden toegewezen aan de gebruiker die de aanvraag initieel in 'Opvolging' had gezet. Is het dossier aangepast door de aanvrager? Dan komt dit in status Aangepast te staan.



Zowel de antwoorden van de aanvrager als de aanpassingen, kan je als dossierbehandelaar vinden in het tabblad Communicatie. Van hieruit kan je opnieuw een bericht sturen naar de aanvrager indien verder communicatie of aanpassingen nodig zijn.


Heb je alle nodige info voor de verdere verwerking van het dossier? Dan geef je mee dat het dossier volledig is via de gelijknamige knop in de rechterbovenhoek van het menu Algemeen. Het dossier gaat dan opnieuw naar de status Validatie en is klaar voor verdere verwerking.


Let op: communicatie met de aanvrager is enkel mogelijk wanneer het dossier onvolledig is (status Opvolging, Feedback of Aangepast). Eens de dossierbehandelaar het dossier volledig verklaard, kan de aanvrager niet langer reageren op de berichten of de aanvraag aanpassen.


2.4    Conflicten

In dit tabblad krijg je een overzicht van de gekende conflicten bij het ingediende dossier. Wanneer spreken we over een conflict? Wanneer een andere zone overlapt met de zone van onze ingediende aanvraag. Liggen er twee zones naast elkaar, dan spreken we dus niet over een conflict. 


Er is daarom telkens wel nog een 'menselijke beoordeling' nodig om in de kaart te kijken welke zones er in de buurt liggen en ook met deze zones (innames / evenementen) rekening te houden bij het nemen van beslissingen in het verdere dossier. 


3    Validatie

 

In het menu Validatie zullen enkele beslissingen moeten genomen worden die invloed hebben op de rest van de verwerking van het dossier. 

  • Zal er Signalisatie nodig zijn voor de inname? Vink dan 'Signalisatie plan' nodig aan.
  • Zal er advies nodig zijn? Vink dan de namen van de adviesverleners aan. 
  • In geval van negatief advies: aan welke afdeling (en meer specifiek de verantwoordelijke van die afdeling) mag het dossier worden toegewezen? Kies de juiste afdeling.

Afhankelijk van de keuzes die je in deze stap maakt, zal het dossier automatisch doorgaan naar de volgende fasen. De volgorde van de statussen is: Validatie, Signalisatie, Advies, Autorisatie.  

  • Scenario 1: Kies je dat er Signalisatie nodig is en Advies van de Politie nodig is: dan zal de eerst volgende fase in de verwerking 'Signalisatie' zijn. Eens de Signalisatie afgerond werd, zal de status automatisch veranderen naar 'Advies'. Eens het Advies gegeven is, zal de status automatisch veranderen naar 'Autorisatie'. 

  • Scenario 2: Kies je dat er enkel Advies nodig is van de Politie en geen Signalisatie: dan zal de eerst volgende fase meteen 'Advies' zijn. Eens het Advies gegeven is, zal de status automatisch veranderen naar 'Autorisatie'. De status Signalisatie wordt overgeslagen aangezien dit niet gekozen werd

  • Scenario 3: Kies je geen Signalisatie en geen Advies: dan zal het dossier onmiddellijk doorgaan naar 'Autorisatie'. De statussen Signalisatie & Advies worden overgeslagen aangezien deze niet gekozen werden.


De keuze die je maakt in de status Validatie, zal dus effect hebben op de verdere fasen van het dossier. 


Belangrijk: je kan steeds terugkeren naar een bepaalde stap van de verwerking, mocht je een verkeerde keuze hebben gemaakt. Je kan de Validatie ook opnieuw uitvoeren indien nodig.



TIP: Heb je enkel een parkeerverbod nodig voor deze inname? Dan kan je ook gebruik maken van de knop 'Bereken parkeerverbod'. Op die manier kan je eenvoudig én automatisch 2 parkeerverbodsborden laten intekenen door Eaglebe op de kaart bij de zone van de inname. 


Om je keuzes te bewaren kies je voor de Afronden knop rechtsboven het menu Validatie, zodat Eaglebe doorgaat naar de volgende status zijnde Signalisatie, Advies of Autorisatie.


De aanvraag kan ook vroegtijdig geweigerd worden via de knop Weigeren rechstboven in het menu Validatie. Dit kan bijvoorbeeld indien de zone en/of periode zorgt voor niet oplosbare conflicten. Door te weigeren blijft de aanvraag wel bewaard in Eaglebe.


Resultaat weigeren: de nieuwe status van de aanvraag is "geweigerd". De aanvrager wordt op de hoogte gebracht via e-mail en je kan optioneel een reden geven.



Indien de aanvraag totaal geen relevantie heeft voor uw team kan de aanvraag ook steeds verwijderd worden. Dit doe je met de Verwijderen knop links boven het dossier. Een vergunning kan enkel verwijderd worden in de validatiestap.


Resultaat verwijderen: de aanvraag is niet meer zichtbaar in de kaart of in de overzichtstabel. Het Eaglebe-team kan de aanvraag ook niet meer ophalen, de actie is onomkeerbaar. Gebruik dit dus enkel in gevallen waarbij het absoluut niet meer nodig is om de aanvraag te raadplegen in Eaglebe. Bij het exporteren van alle vergunningsinformatie kan je deze aanvraag wel nog zien. 


4    Signalisatie


In deze stap van de verwerking kan er een digitaal signalisatieplan worden opgemaakt voor de inname. Je kan via de verschillende tabbladen de nodige verkeersborden en omleidingen intekenen om deze weer te geven op de aangemaakte plannen of de resulterende werkopdrachten. Daarnaast kan je ook de hinder aanpassen, dewelke wordt doorgegeven richting GIPOD. 


Om de signalisatiestap af te ronden, maak je gebruik van de Afronden knop rechstboven het menu Signalisatie. Deze is beschikbaar vanuit alle tabbladen binnen het menu.


4.1    Plan

Via het tabblad Plan, kan je een signaliastieplan intekenen met alle nodige verkeersborden. Wanneer je op het tabblad Plan klikt, zal je rechtsboven in de Kaart een potlood-icoon zien verschijnen, waarmee je de nodige verkeersborden voor dit dossier kan intekenen. Door hierop te klikken opent een menu met alle beschikbare verkeersborden. Om zo'n bord te plaatsen op de kaart, klikt u op een bord en klikt u vervolgens op de gewenste locatie op de kaart. Het is mogelijk om meerdere gelijke borden te plaatsen door te blijven klikken in de kaart.


Ieder geplaatst verkeersbord verschijnt onderaan in het overzicht, waarbij het type van het verkeersbord en de bijhorende notitie wordt weergegeven.



Een reeds bestaand signalisatieplan (of een dat net is ingetekend) kan altijd worden aangepast. Om een signalisatieplan aan te passen zijn verschillende mogelijkheden:

  • Notitie toevoegen: selecteer het pijl-icoon en vervolgens het verkeersbord waaraan de notitie moet worden toegevoegd. Er verschijnt een pop up venster waarin de notie kan worden getypt. Bij het genereren van de Werkbon (indien je over deze module beschikt), worden deze notitites toegevoegd aan het Signalisatieplan en de te plaatsen of op te halen verkeersborden. 
  • Borden draaien: selecteer het draai icoon en vervolgens het te draaien verkeersbord. Er verschijnt een pijl over het verkeersbord dat de richting hiervan aangeeft. Ga met je muis op de pijl staan tot je het 'handje' tevoorschijn ziet komen. Met dat handje kan je de richting veranderen door de muis te verslepen. 
  • Borden verwijderen: selecteer het vuilbak icoon en vervolgens klik je het te verwijderen verkeersbord aan. 
  • Borden verslepen: om een bord te verslepen kan je het gewoon aanklikken en verslepen. 

Een actie kan meermaals worden uitgevoerd in serie, zolang de actie van het icoon actief is. Wanneer je meerdere borden wilt verwijderen moet je dus niet telkens op het vuilbak icoon te klikken. Om een bord te verslepen is er geen apart actie icoon voorzien. Daarom dienen alle andere actie iconen gedeactiveerd te worden alvorens een bord versleept kan worden.


Let op: Om de geplaatste signalisatie op te slaan moet altijd op het disketje rechtsonder in de kaart geklikt worden!


4.2    Omleidingen

Om een omleiding toe te voegen ga je naar het tabblad 'Omleidingen'. Opnieuw zal er rechtsboven in de kaart een potlood-icoon getoond worden waarmee u na het aanklikken van dit icoon kan beginnen met het intekenen van de omleiding. De omleiding kan je intekenen door middel van punten te zetten in de kaart. Om de omleiding af te sluiten dubbelklik je op het laatste punt. 


Je zal een pop-up krijgen waarmee je de details van de omleiding kan specifiëren, zoals de periode, omleidingstypes en richting. Kies je enkele richting, dan is het de richting in dewelke je getekend hebt op de kaart van belang en zullen er pijltjes toegevoegd worden. Status 'Voorstel' is voor de koppeling met GIPOD. Aangezien GIPOD vandaag de omleidingen niet meeneemt laten we dit punt buiten beschouwing tot wanneer dit wel weer relevant wordt. Klik op 'Toevoegen' en vergeet het diskette-icoontje niet aan te klikken in de kaart om de omleiding te bewaren. 



4.3    Hinder

In het tabblad Hinder vind je de hinder aangegeven door de aanvrager tijdens de aanvraag van de inname. Daaronder kan je de hinder nog aanpassen of uitbreinden. Deze aanpassingen kan je opslaan via de Opslaan knop rechtsonder in het tabblad Hinder.


Let op: de hinder die hier wordt opgeslagen wordt zo doorgegeven richting GIPOD.


5    Advies

Het woord zegt het zelf: in het menu Advies kunnen alle gebruikers die gevraagd werden om advies hun advies achterlaten door middel van een duim naar omhoog of beneden, een vrije opmerking en documenten. Eventueel kan het advies afgeschermd worden in geval van vertrouwelijke informatie.  




Alle mensen die je aangevinkt had onder het tabblad 'Validatie' zullen een taak ter advies krijgen. De dossierstatus zal 'Advies' blijven tot en met de laatste persoon die het advies heeft ingediend. 


Is er iemand langdurig afwezig en blijft je dossier vasthangen in 'Advies'? Dan heb je twee mogelijkheden om hier uit te geraken:

  • Het advies verwijderen
  • Het advies overnemen (enkel mogelijk voor gebruikers uit dezelfde dienst)



Let op: Eaglebe stuurt standaard geen e-mails uit voor een nieuwe Advies taak. Wil je dit instellen? Lees er alles over in dit artikel.


Wanneer alle adviezen positief zijn zal het dossier hierna overgaan naar de status 'Autorisatie'. Wordt er een negatief advies gegeven, dan zal er een iets aangepaste werkwijze zijn. De dossierstatus zal namelijk 'Probleem' worden. 

  • Een dossier krijgt de status probleem als één van de adviezen negatief is. 
  • De dossierbeheerder die de laatste Validatie heeft uitgevoerd zal een Probleem taak krijgen toegewezen..


Om een dossier in status ¨Probleem verder te verwerken, zal je dit opnieuw moeten valideren.


6    Facturatie


Het tabblad Facturatie is een niet verplicht te doorlopen tabblad in Eaglebe maar kan altijd geraadpleegd worden. In dit tabblad kan je de prijs zien die Eaglebe heeft berekend voor deze aanvraag. Je kan namelijk via Beheer – Facturatie Eaglebe een bepaalde formule laten berekenen. In dit tabblad kan je voor goedkeuring nog steeds manueel de facturatie aanpassen indien nodig.  


 


  • Berekende prijs
    De berekende prijs is de prijs die Eaglebe heeft berekend op basis van de formule ingesteld in het Beheer - Facturatie. 

  • Aangepaste prijs
    Via de Aangepaste prijs kan je nog een wijziging aan de Berekende prijs aanbrengen. Vul je een waarde in in dit veld, dan overrule je volledig de waarde die bij de Berekende prijs is ingevuld.  

  • Waarborg
    Hier kan je een waarborg invullen die betaald moet worden door de aanvrager.
    LET OP: Werk je met voorafbetaling en reken je een waarborg aan? Eaglebe kan geen terugbetalingen initiëren, dit zal altijd in Mollie zelf moeten gebeuren. 

  • Signalisatie
    Naar gelang de prijzen die ingesteld staan bij Beheer – Organisatie – Werkbon Configuratie kan Eaglebe hier een prijs invullen rekening houdend met het aantal borden die ingetekend staan in de kaart (als er een huurprijs vt is) en de plaatsingskost (indien er taken zijn aangemaakt onder het tabblad Signalisatie – Werkbon). Dit veld kan manueel aangepast worden. 

  • Nadar hekkens
    Moet er een prijs berekend worden voor een nadarhek, dan zal Eaglebe hier een prijs invullen van zodra een nadar wordt ingetekend in de kaart. Dit veld kan manueel aangepast worden. 

  • Overige
    Hier wordt de spoedprocedure berekend indien je hiervan gebruik maakt (Beheer – Inname types). Dit veld kan manueel aangepast worden. 

  • Totaal
    De totaalprijs van alle voorgaande velden wordt hier bij elkaar gerekend. Dit is wat de aanvrager zal moeten betalen.  

  • Opmerking zichtbaar voor de aanvrager
    Als je hier een opmerking aan toevoegt zal deze zichtbaar zijn in het betaalverzoek naar de aanvrager. 

  • Deze vergunning wordt achteraf betaald (enkel zichtbaar als je vooraf laat betalen)
    Indien je als bestuur werkt met voorafbetaling via Mollie, dan kan je ook manueel voor een dossier aangeven dat er toch achteraf moet gefactureerd worden. Gaat het om grote werven of aanvragen voor x-aantal maanden, is het misschien gewenst om voor die dossiers te werken met achteraf betaling. Indien je deze knop aanvinkt en op de diskette klikt, zal Eaglebe geen betaalverzoek uitsturen wanneer je het dossier goedkeurt. Eaglebe zal meteen de vergunning uitsturen. Vergeet wel zelf niet om de facturatie af te handelen voor dit dossier achteraf! 

De status van de betaling zal verschillen naar gelang de werking van je Lokaal Bestuur. In Eaglebe kan je namelijk laten betalen voor goedkeuring of na goedkeuring van het dossier. In het eerste geval stuurt Eaglebe een online betaalverzoek; in het tweede geval regelt je Financiële Dienst zelf achteraf de facturatie.


1. Besturen die vooraf laten betalen met Mollie

  • Betalingsverzoek ‘niet verzonden’
    Werk je met voorafbetaling (Mollie), dan zal je betaalverzoek verzonden worden op het moment dat het dossier ‘goedgekeurd’ wordt in Eaglebe. Zolang de status nog in Validatie, Signalisatie, Advies of Autorisatie zit, zal er ‘niet verzonden’ zichtbaar zijn. 

  • Opmerking zichtbaar voor interne facturatie
    Hier kan je een opmerking toevoegen die in de export zichtbaar zal zijn. 

  • Overige informatie
    Hier kan je de informatie terugvinden waarmee rekening werd gehouden bij de berekening van de prijs. 

  • Na goedkeuring van het dossier zal je nog een extra betaalverzoek kunnen verzenden
    of manueel aangeven dat het dossier reeds werd betaald op een andere manier.     Indien je een andere betalingswijze selecteert en bewaard zal Eaglebe het nog openstaande betaalverzoek laten vallen en meteen de vergunning verzenden.  


 

2. Besturen die met achteraf betaling werken
 

  • Betaling ‘niet betaald’
    Aangezien er niet met voorafbetaling gewerkt wordt, zal ‘niet betaald’ zichtbaar zijn. 
  • Opmerking zichtbaar voor interne facturatie
    Hier kan je een opmerking toevoegen die in de export zichtbaar zal zijn. 
  • Overige informatie
    Hier kan je de informatie terugvinden waarmee rekening werd gehouden bij de berekening van de prijs. 
    Na goedkeuring van het dossier zal je nog kunnen aangeven in het dossier op welke manier er betaald werd (indien gewenst): 

7    Autorisatie


Na het doorlopen van de verschillende stappen (validatie, eventueel signalisatie en/of advies met de mogelijke zijsprongen) is er nog een stap nodig voor de aanvraag finaal goedgekeurd (of afgekeurd) kan worden, namelijk de status 'Autorisatie'. In deze stap wordt het vergunningsdocumenten en de specifieke voorwaarden voor goedkeuring (of afkeuring) van het dossier opgemaakt.


Eens de nodige signalisatie is ingetekend en de adviezen zijn gegeven, zal het dossier in deze status opnieuw aan de dossierbehandelaar worden toegewezen. Hij of zij kan dan de bijkomende informatie raadplegen en het dossier klaarmaken voor goed- of afkeuring. 


Heb je nog een goedkeuring van het College nodig voor dat je in Eaglebe de goedkeuring mag verzenden? Dan zal er hier natuurlijk even 'gewacht' moeten worden. Eens je de goedkeuring hebt gekregen (buiten Eaglebe) kan je verder gaan met de verwerking in Eaglebe. 


Werk je met het notuleringspakket van Green Valley? Dan kan je genieten van een integratie. Lees meer over de koppeling onder Integraties - Green Valley.



7.1    Goedkeuren

Wanneer je op 'Goedkeuren' klikt zal je nog niet meteen de vergunning of het betaalverzoek verzenden. Wél zal er een overzicht tevoorschijn komen van alle documenten die zijn toegevoegd aan de aanvraag, evenals de knop 'Genereer PDF' waarmee je een vergunningsdocument kan laten invullen door Eaglebe (lees meer over de templates bij Beheer - Documenten). Op dit document kan Eaglebe de gegevens van de specifieke aanvraag (periode, locatie,..) en aanvrager (naam, adres,..) invullen. 



Je kiest het gewenste document, voegt eventueel een motivatie toe (meer info hieronder), een naam / functie (zie Beheer - Documenten - Template Instellingen) en kiest om al dan niet een plan (zone en signalisatie) toe te voegen op de laatste pagina van de vergunning. Je klikt erna op 'Genereren' en de template zal worden ingevuld door Eaglebe.


De PDF die je laat invullen is een niet werkbare versie (PDF), maar je kan eventueel bijkomende voorwaarden of bepaalde uitzonderingen steeds toevoegen via 'Motivatie'. Dit vak is beperkt tot 4000 karakters en kan worden ingevuld in de template door de veldnaam 'authorisatiemotivatie' te gebruiken (lees meer over de veldnamen bij Beheer - Documenten - Mijn Templates).




Wanneer het vergunningsdocument is aangemaakt zal dit bij in de lijst komen te staan. Je kan daarna het gewenste document selecteren en op 'verzenden' klikken. Het is dan dat Eaglebe de status zal veranderen naar 'goedgekeurd' en de vergunning (of het betaalverzoek) zal uitsturen naar de aanvrager. 


Werk je met eSignFlow voor het digitaal handtekenen van je documenten? Dan kan je genieten van een integratie. Lees meer over de koppeling onder Integraties - eSignFlow. Zie ook optie hierboven 'Verzend met digitale handtekening'.


7.2    Afkeuren

Wanneer je het dossier wenst af te keuren kan je ook deze optie selecteren. Je zal een Motivatie kunnen meegeven die naar de aanvrager gecommuniceerd zal worden, alsook een template mee kunnen verzenden. Van zodra je op 'Verzenden' klikt wordt de dossierstatus 'Afgekeurd' en wordt een e-mail ter afkeuring van het dossier uitgestuurd naar de aanvrager met de motivatie. 



7.3    Intrekken

Eens je het dossier hebt goedgekeurd zal je ook de mogelijkheid nog hebben om de goedkeuring opnieuw in te trekken, om zo het dossier ook opnieuw uit GIPOD te halen indien nodig. Bij intrekking zal je ook een motivatie en documenten kunnen meegeven en verzenden naar de aanvrager toe. 




8    Werkopdrachten


Voor iedere inname kunnen ook Werkopdrachten worden aangemaakt voor het plaatsen van de bijhorende signalisatie of voor de controle van de inname op het terrein. 


8.1    Signalisatie

In het tabblad Signalisatie kan je werkopdrachten aanmaken voor het plaatsen/ophalen van de ingetekende signalisatie of voor het afhalen/terugbrengen ervan. Dit afhankelijk van de werkwijze van het lokaal bestuur en de instellingen. Een nieuwe werkopdracht kan je aanmaken via de knop '+ Werkopdracht'. Hierbij zal je het type taak, eventueel de verantwoordelijke gebruiker en de start- en einddatum van de taak moeten opgeven. Eens aangemaakt, verschijnt de nieuwe taak in de overzichtstabel.


Indien nodig kan je aangemaakte werkopdrachten ook verwijderen door deze te selecteren in de overzichtstabel en de optie Verwijderen aan te klikken. Per inname zal je slechts één werkopdracht signalisatie kunnen aanmaken.



Werd voor deze inname de werkbonvraag gesteld op het aanvraagformulier en werd deze positief beantwoord door de aanvrager? Dan zal er automatisch een werkopdracht worden aangemaakt. Het type hiervan hangt af van de instellingen van het bestuur en de vraag van de aanvrager.


Als er een werkopdracht signalisatie werd aangemaakt, zal dit ook een effect hebben op de facturatie. Eaglebe zal automatisch de facturatie kost Signalisatie berekenen op basis van de facturatieinstellingen (Beheer - Facturatie - Werkbon), de ingetekende verkeersborden en het type werkopdracht:

  • Afhalen en terugbrengen: enkel de huurprijs wordt berekend op basis van het ingestelde tarief, het aantal borden en de periode.
  • Plaatsen en ophalen: zowel de huurprijs als de plaatsingskost worden berekend
  • Geen taken: er wordt geen signalisatiekost berekend



8.2    Controle

In dit tabblad krijg je een overzicht van alle controle taken voor dit dossier. Je kan van hieruit ook een nieuwe controletaak aanmaken via de optie '+ Controle taak' of een bestaande controle taak verwijderen door deze te selecteren en te 'Verwijderen'.


Voor een dossier kunnen meerdere controletaken worden aangemaakt indien nodig. Wanneer je een controle taak aanklikt binnen de tabel, krijg je onderaan de details van deze specifieke controle te zien.


8.3    Nummerplaten

Onder het tabblad Nummerplaten krijg je een overzicht van alle nummerplaten die werden toegevoegd aan het dossier bij het afronden van de werkopdrachten (signalisatie en controle) of die manueel werden toegevoegd via de backoffice of via het Portaal van de aanvrager.


Je kan van hieruit een nieuwe nummerplaat toevoegen via de optie '+ Nummerplaat'.

9    Documenten


Het Documenten-tabblad is een tabblad dat je te alle tijde kan raadplegen, daar waar sommige tabbladen pas beschikbaar worden wanneer het dossier in de juiste status komt. 


Hier kan je nog andere vergunningsdocumenten genereren, alsook een apart signalisatieplan, de pretty print (de aanvraaggegevens op pdf) en als je ook gebruik maakt van de werkbon-module kan je onderborden genereren. Deze onderborden zijn de 'stickers' met periode van de inname en een QR-code verwijzend naar de inname, om op de parkeerverbodsborden te plakken. Als laatste is er ook de mogelijkheid om een betaalbewijs vanuit de back-office te genereren, in geval dit nodig zou zijn voor de aanvrager. Eveneens kan een vrije upload ook steeds toegevoegd worden aan het dossier via 'uploaden'.



Via de checkbox kan je ook documenten selecteren, om ze eventueel te downloaden of te verwijderen indien nodig, maar meer gebruikt is deze functie om de documenten te verzenden naar opgegeven contactpersonen of derden. Je kan de nodige documenten selecteren en deze dan verzenden met de knop ‘Verzenden’.


Hierbij opent een nieuw venster waar een opmerking kan worden meegegeven en de nodige contactpersonen geselecteerd kunnen worden. Er kunnen ook meerdere vrije e-mailadressen worden opgegeven. Hierbij is het ook mogelijk de documenten te verzenden naar een lijst van opgeslagen gebruikers (lijst van standaard ontvangers). Deze lijst kan je instellen in Beheer - Documenten - Derden.

10    Vaststellingen


Voor de opvolging van vergunningen voorziet Eaglebe de mogelijkheid om vaststellingen aan te maken. Binnen elk dossier heb je de mogelijkheid om een vaststelling te melden via het tabblad 'Vaststellingen'. Indien er een overtreding wordt vastgesteld voor een specifieke inname, kan dat eenvoudig op die manier bijgehouden worden. 

 

In dit tabblad krijg je de mogelijkheid een Vaststelling te melden op de vergunning waarbinnen je je momenteel bevindt, en dit tijdens elk moment van het vergunningsproces. Naast een beschrijving kan je ook kiezen voor het type Vaststelling en kan je de gegevens van de overtreder meegeven.


11    Extra


11.1    Historiek

In de historiek kan je alle acties terugvinden die in het dossier genomen zijn. Wie een bepaalde taak heeft uitgevoerd, wanneer het betaalverzoek verzonden werd, wanneer er documenten verzonden zijn, etc.



11.2    Notities

Te alle tijde kan je zelf interne notities toevoegen aan het tabblad Notities, die bewaard zullen worden bij het dossier. Standaard zal hier ook de motivatie voor onvolledigheid en de motivatie bij het vergunningsdocument in terug te vinden zijn. 


11.3    Projecten

Via dit tabblad kan je verschillende Eaglebe dossiers koppelen in éénzelfde Project. Je wijst het open dossier toe aan een nieuw project door een nieuwe projectnaam in te geven onder 'Projecten' of aan een bestaand project door de bestaande projectnaam te beginnen typen en dan te selecteren. Eens een nieuw project werd aangemaakt of een bestaand project werd geselecteerd, moet je op het diskette-icoon klikken om deze wijzigingen op te slaan.




Eens een dossier werd toegewezen aan een project, krijg je ook alle overige eaglebe dossiers van dit project te zien in de tabel 'Bijhorende dossiers'.


In het menu Vergunningen kan je ook filteren op projectnaam om alle Eaglebe dossiers op te zoeken horende bij een specifiek project. 


11.4    Publieke info

Alle innames worden gepubliceerd op onze eigen Publieke Kaart, ook wel gekend als de Eaglebe Map. Op de Publieke Kaart worden al deze innames en evenementen getoond aan de hand van respectievelijk groene en gele markers, waar je op kan klikken om de details van de inname of het evenement te bekijken. Eveneens zullen omleidingen en alle GIPOD informatie hier ook op getoond worden. Met andere woorden: een perfect overzicht om de huidige hinder te kunnen raadplegen. 



Standaard voorziet Eaglebe het type inname, de locatie, periode en het EaglebeID. Wil je nog meer info toevoegen aan dit beknopt overzicht? Dan kan je dat doen in dit specifieke tabblad. In plaats van 'Geen extra informatie beschikbaar', zal de tekst die je ingeeft bij Extra - Publieke Info daar zichtbaar worden.



12    Aanpassingen na goedkeuring

Wanneer een dossier reeds werd goedgekeurd is het algemeen afgeraden om hierbinnen nog aanpassingen door te voeren vermits de vergunning reeds werd verstuurd, er reeds een betaalverzoek werd verstuurd, de betaling mogelijk reeds werd uitgevoerd, ... Daarom is het aangewezen om in dit geval eerder een kopie of verlenging te maken van het orginele dossier en dit aan te passen waar nodig.


Indien aanpassingen toch nodig zijn na goedkeuring zijn er 2 belangrijke aandachtspunten:

  1. De vergunning wordt niet automatisch aangepast. Indien nodig kan een nieuwe vergunning worden aangemaakt via het tabblad 'Documenten' en kan deze van hieruit worden verzonden naar de aanvrager.
  2. De aanpassingen kunnen een invloed hebben op de facturatie wanneer de periode, ingenomen oppervlakte of de signalisatie van een dossier worden aangepast. Dit heeft een gevolg voor de automatische prijsberekening binnen Eaglebe, het openstaande betaalverzoek en de verdere boekhouding. Hierbij zijn verschillende use-cases mogelijk, dewelke hieronder verder beschreven worden.


12.1    Aanpassingen met invloed op facturatie - betaling vooraf

Wanneer binnen het bestuur gewerkt wordt met een betaling vooraf (voor het verkrijgen van de vergunning), wordt bij goedkeuring van een Eaglebe dossier eerst een betaalverzoek verzonden naar de aanvrager. Pas wanneer aan dit betaalverzoek werd voldaan (door online betaling of registratie aan het loket) ontvangt de aanvrager zijn vergunning.


Indien er nog aanpassingen worden doorgevoerd na goedkeuring zijn er dus 2 mogelijke gevallen: ofwel staat het betaalverzoek voor dit dossier nog open, ofwel werd de betaling reeds uitgevoerd. Naargelang het geval zullen de beschikbare opties anders zijn.


12.1.1    Dossier goedgekeurd maar nog niet betaald

Voor deze dossiers staat het betaalverzoek nog steeds open. Aanpassingen aan de periode, ingenomen oppervlakte of de signalisatie zullen een invloed hebben op de openstaande betaling. Bij het uitvoeren van deze aanpassingen krijg je als gebruiker onderstaande melding te zien.



De gebruiker heeft in dit geval 3 opties:

  1. Facturatie aanpassen: de facturatie wordt aangepast binnen Eaglebe en ook het openstaande (online) betaalverzoek wordt aangepast. Let op, de prijs binnen de reeds verzonden mail en de opgemaakte vergunning worden niet automatisch aangepast.
  2. Facturatie niet aanpassen: de wijzigingen worden doorgevoerd maar de facturatie binnen Eaglebe en het openstaande betaalverzoek blijven ongewijzigd.
  3. Annuleren: de wijzigingen worden niet doorgevoerd.



12.1.2    Dossier goedgekeurd en betaald

Voor deze dossiers werd de betaling reeds uitgevoerd en heeft de aanvrager de vergunning reeds ontvangen. Aanpassingen aan de periode, ingenomen oppervlakte of de signalisatie zullen enkel een invloed hebben op de facturatie binnen Eaglebe. Bij het uitvoeren van deze aanpassingen krijg je als gebruiker onderstaande melding te zien.



De gebruiker heeft in dit geval 2 opties:

  1. Opl: de wijzigingen worden doorgevoerd maar de facturatie binnen Eaglebe blijft ongewijzigd vermits deze steeds moeten overeenkomen met de geregistreerde betaling binnen het betaalsysteem
  2. Annuleren: de wijzigingen worden niet doorgevoerd.


12.2    Aanpassingen met invloed op facturatie - betaling achteraf

Wanneer binnen het bestuur gewerkt wordt met een betaling achteraf (na het verkrijgen van de vergunning), wordt bij goedkeuring van een Eaglebe dossier meteen de vergunning verzonden naar de aanvrager. De eventuele betaling hiervan wordt achteraf opgevolgd door de financiële dienst. Een overzicht van alle openstaande betalingen kan worden bekomen via de export functionaliteit.


Ook voor deze werkwijze zijn er 2 mogelijke gevallen bij deze aanpassingen: ofwel werd het dossier reeds opgenomen in de boekhouding (geëxporteerd uit Eaglebe), ofwel werd dit nog niet opgenomen in de boekhouding.


12.2.1    Dossier goedgekeurd maar nog niet opgenomen in de boekhouding

Voor deze dossiers heeft de aanvrager reeds zijn vergunning ontvangen maar het dossier werd nog niet doorgegeven naar de boekhouding. Aanpassingen aan de periode, ingenomen oppervlakte of de signalisatie zullen een invloed hebben op de facturatie binnen Eaglebe en deze zal ook zo worden overgemaakt naar de boekhouding. Bij het uitvoeren van deze aanpassingen krijg je als gebruiker onderstaande melding te zien.



De gebruiker heeft in dit geval 3 opties:

  1. Facturatie aanpassen: de facturatie wordt aangepast binnen Eaglebe. De aangepaste kostprijs wordt doorgegeven naar de boekhouding bij de volgende export. Let op, de prijs binnen de reeds verzonden mail en de opgemaakte vergunning worden niet automatisch aangepast.
  2. Facturatie niet aanpassen: de wijzigingen worden doorgevoerd maar de facturatie binnen Eaglebe blijft ongewijzigd.  De originele kostprijs wordt doorgegeven naar de boekhouding bij de volgende export. 
  3. Annuleren: de wijzigingen worden niet doorgevoerd.


12.2.2    Dossier goedgekeurd en reeds opgenomen in de boekhouding

Voor deze dossiers heeft de aanvrager reeds zijn vergunning ontvangen en werd het dossier ook al doorgegeven naar de boekhouding. Aanpassingen aan de periode, ingenomen oppervlakte of de signalisatie zullen een invloed hebben op de facturatie binnen Eaglebe en zal resulteren in een creditnota binnen de boekhouding. Bij het uitvoeren van deze aanpassingen krijg je als gebruiker onderstaande melding te zien.



De gebruiker heeft in dit geval 3 opties:

  1. Facturatie aanpassen: de facturatie wordt aangepast binnen Eaglebe. Er wordt een creditnota aangemaakt voor het originele bedrag en een nieuwe factuur met de aangepaste kostprijs wordt doorgegeven naar de boekhouding bij de volgende export. Let op, de prijs binnen de reeds verzonden mail en de opgemaakte vergunning worden niet automatisch aangepast.
  2. Facturatie niet aanpassen: de wijzigingen worden doorgevoerd maar de facturatie binnen Eaglebe blijft ongewijzigd.  De aangepaste kostprijs wordt niet doorgegeven naar de boekhouding bij de volgende export. 
  3. Annuleren: de wijzigingen worden niet doorgevoerd.



Extra training nodig? Je kan altijd een extra training op maat bij boeken of een Eaglebe Academy sessie bijwonen