INHOUDSOPGAVE

• 1    Facturatie Instellingen
  • 1.1    Algemene werking
  • 1.2    Standaard facturatie voor alle inname types of facturatie per type
  • Vaste prijs
    • 1.2.1    Minimum prijs
    • 1.2.2    Minimum periode
    • 1.2.3    Minimum oppervlakte
    • 1.2.4    Combinatie vaste prijs en formule
• 2    Export Instellingen
  • 2.1    Toepassingscode
  • 2.2    Budgetcodes
  • 2.3    Toepassing specifieke instellingen

1    Facturatie Instellingen

Als Lokaal Bestuur vraag je misschien voor de innames openbaar domein een retributie. Via Eaglebe kan je eenvoudig enkele wiskundige formules instellen die zullen berekend worden voor de innames. 

Deze instellingen zijn te vinden in back office onder ‘Beheer - Facturatie’. Hier kan je als administrator op basis van een aantal parameters, de kost van iedere inname automatisch laten berekenen. 

LET OP: Deze facturatie-instellingen werken enkel voor de module Inname Openbaar Domein en dus niet voor de module Evenementen.

LET OP: er moet steeds een default of standaard facturatie worden meegegeven of een specifieke facturatie voor ieder inname type. Indien geen facturatie wordt meegegeven zullen aanvragen van dit type een fout geven bij indienen en niet meer te bewerken zijn.

1.1    Algemene werking

In zijn meest eenvoudige vorm (geschikt voor de meeste retributiereglementen) kan er een automatische berekening toegepast worden op basis van het inname type en een bijbehorende wiskundige formule. Deze formule kan verschillende parameters bevatten die eigen zijn aan de vergunningsaanvraag (aantal dagen, aantal m², type) en/of eigen aan de organisatie (eenheidstarief) en/of een factor.

Het is de bedoeling dat je het eigen retributiereglement kan nabouwen met één van deze opties. Merkator kan je ondersteunen voor verdere begeleiding. Wil je je retributiereglement compatibel maken met Eaglebe? Aarzel dan zeker niet ons de draft te bezorgen ter nazicht. We onderscheiden volgende soorten berekeningen, en dit kan verschillen per type inname (container, werfkeet, stelling, terras, …).

1.2    Standaard facturatie voor alle inname types of facturatie per type

Standaard zal het inname type de waarde ‘Standaard’ weergeven, wat betekent dat deze berekening zal gelden voor alle inname types. Om een nieuwe formule toe te voegen voor een specifiek inname type drukt u op het plus-icoon en selecteer je het gewenste type uit het dropdown menu (de lijst die je samengesteld hebt bij Beheer - Inname Types). Voor dit type zal dan steeds de bijbehorende formule gebruikt worden i.p.v. de ‘Standaard’ formule.

De formule zelf is op basis van een aantal vaste parameters, hieronder verder uitgelegd. Daarnaast kan men in deze formule ook gebruik maken van gewone getallen en standaard berekeningen (+, -, *, /).

Formule parameters:

• Oppervlakte (O): bepaald door de ingetekende zone van de inname.
• Periode (P of PZ): bepaald door de opgegeven periode van de inname. Hier kan men kiezen of rekening gehouden wordt met de hele periode (P) of de periode zonder zondagen en officiële feestdagen (PZ). Periode wordt steeds afgerond op het aantal dagen.

Het is de bedoeling om de vaak voorkomende aanvragen zo goed mogelijk automatisch te berekenen. Complexe retributiereglementen worden dus niet ondersteund. Hieronder de verschillende opties:

1) Vaste Prijs

2) Minimum Prijs

3) Minimum Periode

4) Minimum Oppervlakte

5) Combinatie Vaste Prijs en Formule

LET OP: wanneer gebruik wordt gemaakt van komma getallen in de formule of parameters, dienen deze steeds gescheiden te zijn dmv een punt.

1.3    Vaste prijs

Je kan een vaste prijs vragen, die niet afhankelijk is van andere parameters zoals periode of oppervlakte. Bv: een parkeerverbod is steeds € 50. 

1.3.1    Minimum prijs

Indien binnen het retributiereglement ook rekening gehouden wordt met een minimum prijs kan men dit met volgende parameters oplossen.

Minimum prijs is het minimaal te betalen bedrag. Wanneer het berekende bedrag op basis van de formule onder dit minimum bedrag ligt zal de totale prijs bepaald worden door de minimum prijs. Ligt het berekende bedrag op basis van de formule boven dit bedrag, dan zal de totale prijs bepaald worden door de berekende prijs.

In dit voorbeeld hebben we te maken met een aparte formulering voor de standaard innames en enkele andere types. De standaard innames zullen berekend worden volgens de simpele formule: oppervlakte * periode * 0.5 (O * P * 0.5). Hierbij wordt wel een minimumprijs gehanteerd van 15 euro, de formule wordt dus:

• O * P * 0.5 < 15 euro => kostprijs = 15 euro
• O * P * 0.5 > 15 euro => kostprijs = O * P * 0.5

1.3.2    Minimum periode

Minimum periode en oppervlakte hieronder werken volgens eenzelfde concept. Hier kan men aan de periode (P) en oppervlakte (O) een factor meegeven wanneer deze onder/gelijk (factor minimum) of boven (factor maximum) de opgegeven minimum waarde ligt.

Voor de containers (van het voorbeeld hierboven) wordt dezelfde formule gehanteerd: (O * P * 0.5) maar hier hangen enkele voorwaarden aan vast. Zo wordt er een ander tarief gehanteerd voor bv. de eerste twee dagen van de inname; de eerste 2 dagen zijn bv. gratis.

Bij 'Minimum Periode' zal je dan 2 invullen, het aantal dagen dat gratis is. Daarnaast gebruik je de ‘Periode Factor Minimum’, die je gelijkstelt aan 0. Dit zorgt er voor dat zolang P(eriode) = 2, deze vermenigvuldigd zal worden met 0. De formule wordt dus:

• Eerste twee dagen: kostprijs = O * (0 * P) * 0.5 = 0 euro
• Vanaf dag 3: kostprijs = O * P * 0.5

1.3.3    Minimum oppervlakte

Afhankelijk van de grootte van de inname, kan een andere factor gebruikt worden in de formule. 

U kan 2 factoren gebruiken: één factor voor het geval dat de oppervlakte kleiner is dan het minimum, en één factor voor het geval dat de oppervlakte groter is dan het minimum. 

Er wordt dus gebruik gemaakt van een formule (of vaste prijs), Minimum Oppervlakte, Minimum Oppervlakte Factor en Maximum Oppervlakte Factor.

Hoe dit er in de praktijk uitziet verklaren we door middel van onderstaand voorbeeld van een kraan waarin er een onderscheid gemaakt wordt tussen een kraan die kleiner of groter is dan 20m². In het geval dat de kraan kleiner is dan 20m² zal de kostprijs € 10 per dag zijn, terwijl indien ze groter is dan 20m² € 20 per dag zal kosten. Je geeft dan in dat de 'Minimum Oppervlakte' = 20, en vult bij 'Minimum Oppervlakte Factor (OF) = 1 en de 'Maximum Oppervlakte Factor (OF) = 2. De formule zelf zal er zo uitzien: (10 * OF) * P, waarbij er afhankelijk van de grootte van de oppervlakte, de waarde van 'OF' verschillend zal zijn (1 indien kleiner dan 20m²; 2 indien groter).

• Kraan < 20m² kost 10€ per dag, Kraan > 20m² kost 20€ per dag.
• Minimum Oppervlakte = 20
• Minimum Oppervlakte Factor (OF) = 1
• Maximum Oppervlakte Factor (OF) = 2
• Formule = (10 * OF) * P

1.3.4    Combinatie vaste prijs en formule

Er kan ook voor een combinatie gekozen worden tussen een vaste prijs en een formule. Een voorbeeld: De eerste 3 dagen wordt er een vaste prijs aangerekend van € 25, vanaf dag 4 herval je op de formule: oppervlakte (O) * periode (P) * Dagtarief 

Merkator ondersteunt de klanten bij de opstart om de formules te bepalen. Indien uw organisatie formules gebruikt die niet passen binnen deze mogelijkheden, raden wij aan om eenvoudigere regels te gebruiken of om steeds manueel de prijs te bepalen. Complexere retributiereglementen worden dus niet ondersteund. 

2    Export Instellingen

Onder de export instellingen kunnen verschillende parameters worden ingesteld die gebruikt zullen worden in de financiële exports (New Horizon, Alfa, Mercurius) en richting Mollie. Hieronder volgt een overzicht van de verschillende instellingen.

2.1    Algemeen

2.1.1    Boekhoudpakket

Hier selecteer je het boekhoudpakket gebruikt door jouw lokaal bestuur. Het geselecteerde boekhoudpakket zal de verdere beschikbare instellingen bepalen. 

Bij het nemen van een export zal enkel het formaat van het geselecteerde boekhoudpakket beschikbaar zijn.

2.1.2    Toepassingscode

Eaglebe zal voor ieder dossier een OGM-nummer aanmaken dat kan dienen als unieke referentie tussen Eaglebe, het boekhoudprogramma (New Horizon, Alfa, Mercurius) en Mollie. Binnen het OGM-nummer wordt telkens een toepassingscode toegevoegd, uniek voor Eaglebe. 

De locatie en lengte van de toepassingscode is afhankelijk van het geselecteerde boekhoudpakket. Hieronder vind je de opmaak van het OGM-nummer, inclusief de toepassingscode, per boekhoudpakket

LET OP: deze code moet worden ingesteld alvorens een export kan worden aangemaakt

2.1.3    Vervaldatum factuur

Binnen sommige boekhoudpakketten zal ook een vervaldatum van de factuur moeten worden meegegeven. Via deze instelling kan je de standaard vervaldatum van iedere Eaglebe factuur meegeven op basis van het aantal dagen na de factuurdatum.

2.2    Automatische export

De automatische export kan enkel worden geactiveerd wanneer de algemene instellingen (zie 2.1) correct werden ingesteld. Wanneer de automatische export wordt geactiveerd zal maandelijks (2de van de maand) een XML-export worden aangemaakt en verzonden naar het opgegeven e-mailadres.

2.2.1    E-mailadres

Naar dit e-mailadres wordt op elke 2de dag van de maand een mail verstuurd met een export-bestand (XML) in het formaat van het opgegeven boekhoudpakket. Dit bestand bevat alle afgeronde dossiers van de voorbije maand (inclusief oudere dossiers die werden aangepast), rekening houdend met onderstaande datum filter.

2.2.2    Datum filter

Deze instelling bepaald of het automatische export bestand alle afgeronde dossiers met een start-, eind-, aanvraag- of goedkeuringsdatum in de voorbije maand bevat.

Let op: ook dossiers met een start-, eind-, aanvraag- of goedkeuringsdatum vroeger dan de voorbije maand maar die pas in de voorbije maand werden afgerond, worden opgenomen in de automatische export

2.3    Manuele export

Wil je sneller een export? Dan kan je deze ook manueel opvragen via de manuele export knop. Hiermee neem je een export van alle afgeronde dossiers op basis van de opgegeven parameters binnen de voorziene pop-up.

Let op: dossiers die manueel werden geëxporteerd worden ook gezien als behandeld en verschijnen niet in de volgende automatische export

2.4    Budgetcodes

Binnen de export naar de boekhouding zal iedere Eaglebe kost (Inname, Evenement, Waarborg, Signalisatie, Nadars, Andere) apart worden opgenomen als detail bij de factuur. Standaard voorzien wij hiervoor een budget code (benaming) en BTW code (21%).

Indien deze kosten onder een andere budgetcode of met een ander BTW regime moeten worden opgenomen, kan dit hier worden aangepast. De Budget code is vrij in te vullen, voor de BTW code zijn onderstaande opties beschikbaar:

• Geen BTW: er wordt geen BTW aangerekend voor deze kost
• 0%: er wordt een BTW van 0% aangerekend voor deze kost
• 6%: er wordt een BTW van 6% aangerekend voor deze kost
• 12%: er wordt een BTW van 12% aangerekend voor deze kost
• 21%: er wordt een BTW van 21% aangerekend voor deze kost