INHOUDSOPGAVE

• Incidenten 
  • Backoffice 
  • Hoe kan je een incident melden?  
  • Overzicht 
  • Taakopvolging 

Incidenten 

Voor de opvolging van vergunningen voorziet Eaglebe de mogelijkheid om meldingen te maken van incidenten die van hieruit verder kunnen opgevolgd en behandeld worden. Bij het aanmelden in Eaglebe komt u terecht in het vertrouwde dashboard-welkomscherm. Links op het scherm zal u zien dat het menu ‘Incidenten’ beschikbaar is. 
 

Backoffice 

Onder het menu ‘Incidenten’ zal er een overzicht gegeven worden van alle dossiers waar een incident op gemeld werd. Een incident kan een overtreding, opmerking of vaststelling zijn die je als gemeente-medewerker of andere bevoegde dienst hebt vastgesteld.  

Voorbeelden van incidenten zijn: 

Hoe kan je een incident melden?  

Je zal zien dat er bij het verwerkingsproces een tabblad Incidenten ter beschikking is:  

In dit tabblad krijg je de mogelijkheid een incident te melden op de vergunning waarbinnen je je momenteel bevindt, en dit tijdens elk moment van het vergunningsproces. Naast een beschrijving kan je ook kiezen welke mate van prioriteit je wilt meegeven aan het incident.  Vergeet zeker niet de diskette aan te klikken zodat jouw incident bewaard wordt! 

Werk je met onze Outdoors module? Dan kan je rechtstreeks via de applicatie incidenten melden op zowel bestaande aanvragen als niet geregistreerde innames. Lees meer daarover in de handleiding Outdoors. 

Overzicht 

Bij het klikken op het menu Incidenten links in Eaglebe, kom je terecht op een pagina die een overzicht geeft van alle gemelde incidenten. Van daaruit kan je navigeren naar een bepaald Incident, zodoende dat je meer details of informatie over een incident kan bekomen. 
 

Wanneer je doorklikt op een incident, zal je terechtkomen op de volgende pagina: 

Hier zal je de verdere opvolging van een incident kunnen beheren. Je krijgt 5 tabbladen te zien:

1. Algemeen
   Hier krijg je alle details van het incident te zien en kan je de gegevens van de overtreder aanvullen. Daarnaast kan je van hieruit ook de status van het incident wijzigen. De effectieve behandeling of afhandeling van het incident ligt meestal buiten Eaglebe, zijnde het maken van een Gas-PV, het geven van een boete of waarschuwing,.. Met de status die je aan het incident geeft, kan je opvolgen of je al dan niet al de nodige actie hebt ondernomen.  Heb je de nodige opvolging reeds geregeld? Pas de status dan aan naar 'behandeld'. Ben je nog bezig met de opvolging? Pas de status dan aan naar 'in behandeling'. 
2. Vergunning
   Is het incident gemeld op een bestaande vergunning of aanvraag ingediend via Eaglebe, dan zal je hier de details terugvinden. 
3. Advies
   Is het incident gemeld op een bestaande vergunning of aanvraag ingediend via Eaglebe, dan zal je hier de - al dan niet - gegeven adviezen terugvinden. 
4. Notities
   Is het incident gemeld op een bestaande vergunning of aanvraag ingediend via Eaglebe, dan zal je hier de toegevoegde notities terugvinden.  
5. Documenten
   Is het incident gemeld op een bestaande vergunning of aanvraag ingediend via Eaglebe, dan zal je hier de toegevoegde documenten terugvinden. Daarnaast kan er ook een opvolgdocument gegenereerd worden (genereer pdf) dat je kan toevoegen als template bij: Beheer - Documenten en vervolgens kan uploaden onder ‘Incident’. Dit document kan je daarna verzenden naar de overtreder. 
   Eens je het document hebt laten invullen door Eaglebe, kan je het selecteren en verzenden naar een gekozen geadresseerde:
    

Taakopvolging 

Om ervoor te zorgen dat een bepaalde afdeling de incidenten zal behandelen, kan je in de backoffice bij Beheer - Organisatie een extra optie ‘Incidenten’ zien, waarbij je een afdeling kan selecteren. Op die manier zal de taak 'Opvolging ' naar iemand binnen die afdeling toegewezen worden (die ook de taak 'opvolging' heeft in het menu Beheer - Gebruikers).  

Indien je bij deze taak ook een mailtje wilt ontvangen, kan je dit aanzetten zoals uitgelegd in dit artikel.