TABLE DES MATIERES

Incidents 


Pour le suivi des permis, Eaglebe offre la possibilité de faire des rapports d'incidents qui peuvent être suivis et traités à partir d'ici. Lorsque vous vous connectez à Eaglebe, vous accédez à l'écran de bienvenue du tableau de bord. Dans la partie gauche de l'écran, vous verrez que le menu "Incidents" est disponible. 

 


Back-office 

Dans le menu "Incidents", vous trouverez un aperçu de tous les dossiers pour lesquels un incident a été signalé. Un incident peut être une violation, une remarque ou une observation faite par un employé municipal ou un autre service compétent. 



Voici quelques exemples d'incidents : 

  • La période de permis est déjà terminée 
  • La demande cause des dommages au domaine public 
  • La signalisation n'a pas été placée correctement
  • La surface occupée est supérieure à celle demandée
  • Les normes en matière de bruit ne sont pas respectées
  • ...


Comment pouvez-vous signaler un incident ?  


Vous verrez qu'il y a un onglet Incidents dans le traitement d'un dossier:



Cet onglet vous permet de signaler un incident sur le permis en cours à tout moment de la procédure. Outre une description, vous pouvez également choisir le degré de priorité que vous souhaitez accorder à l'incident.  


N'oubliez pas de cliquer sur la disquette pour sauvegarder votre incident !



Vous travaillez avec notre module Outdoors ? Dans ce cas, vous pouvez signaler des incidents directement via l'application, qu'il s'agisse de demandes existantes ou de demandes non enregistrées. Pour en savoir plus, consultez le manuel Outdoors.


Aperçu 


En cliquant sur le menu Incidents sur le côté gauche d'Eaglebe, vous arriverez à une page qui donne un aperçu de tous les incidents signalés. De là, vous pouvez naviguer vers un incident particulier, afin d'obtenir plus de détails ou d'informations sur un incident. 




Ici, vous pourrez gérer le suivi d'un incident. Cinq onglets s'affichent :


  1. Général
    Vous y trouverez tous les détails de l'incident et vous pourrez ajouter les coordonnées du contrevenant. Vous pouvez également modifier le statut de l'incident à partir de cet onglet. Le traitement efficace de l'incident se fait généralement en dehors d'Eaglebe, par exemple en dressant un PV, en infligeant une amende ou un avertissement, etc. Le statut que vous donnez à l'incident vous permet de vérifier si vous avez déjà pris les mesures nécessaires. Avez-vous déjà mis en place le suivi nécessaire ? Dans ce cas, changez le statut en "traitée". Vous êtes encore en train d'assurer le suivi ? Ajustez alors le statut à "en traitement". 
  2. Permis
    Si l'incident a été signalé sur un permis existant ou une demande introduite via Eaglebe, vous trouverez les détails ici.
  3. Avis
    Si l'incident a été rapporté sur un permis existant ou une demande introduite via Eaglebe, vous trouverez l'avis - donné ou non - ici. 
  4. Notes
    Si l'incident a été rapporté sur un permis existant ou une demande introduite via Eaglebe, vous trouverez ici les notes ajoutées.  
  5. Documents
    Si l'incident a été rapporté sur un permis existant ou une demande introduite via Eaglebe, vous trouverez les documents ajoutés ici. En outre, un document de suivi peut également être généré (générer pdf), que vous pouvez ajouter en tant que template sous : Gestion - Documents et le télécharger sous "Incident". Vous pouvez ensuite envoyer ce document au contrevenant. 

    Une fois le document est rempli par Eaglebe, vous pouvez le sélectionner et l'envoyer au destinataire de votre choix :

 


Suivi des tâches 

 

Pour s'assurer qu'un certain département traitera les incidents, vous pouvez voir dans le back-office sous Gestion => Organisation une option supplémentaire 'Incidents', où vous pouvez sélectionner le département concerné. Ainsi, la tâche Suivi sera attribuée à quelqu'un de ce département.  



Si vous souhaitez également recevoir un e-mail avec cette tâche, vous pouvez l'activer comme expliqué dans cet article.