TABLES DES MATIERES

  • 1 Soumission d'une nouvelle demande
  • 2 Généralités
    • 2.1 La demande
    • 2.2 Coordonnée
    • 2.3 Communication
    • 2.4 Conflits
  • 3 La validation
  • 4 Signalisation
    • 4.1 Plan
    • 4.2 Déviations
    • 4.3 Nuisances
  • 5 Conseils
  • 6 Facturation
  • 7 Autorisation
    • 7.1 Approbation
    • 7.2 Rejeter
    • 7.3 Révocation
  • 8 Bons de travail
    • 8.1 Signalisation
    • 8.2 Vérification
    • 8.3 Plaques d'immatriculation
  • 9 Documents
  • 10 Déterminations
  • 11 Complémentaires
    • 11.1 Historique
    • 11.2 Notes
    • 11.3 Projets
    • 11.4 Informations publiques
  • 12 Ajustements après approbation
    • 12.1 Ajustements affectant la facturation - paiement anticipé
    • 12.1.1 Dossier approuvé mais non encore payé
    • 12.1.2 Dossier approuvé et payé
    • 12.2 Ajustements affectant la facturation - après paiement
    • 12.2.1 Dossier approuvé mais non encore comptabilisé
    • 12.2.2 Dossier approuvé et déjà comptabilisé 


1    Soumettre une nouvelle demande 


Une nouvelle occupation (demande) peut être demandée de deux manières simples :   

  • Via un lien direct sur le site web de l'administration locale
    = vous pouvez remplir directement le formulaire et entrer vos coordonnées manuellement  
  •  Via un compte sur la plateforme Smart City d'Eaglebe
    = vous encouragez le demandeur à créer un compte sur Eaglebe, grâce auquel une demande pourra être lancée et les coordonnées seront automatiquement saisies dans le formulaire  


Alors que la première possibilité est très utile pour les citoyens qui ne doivent soumettre une demande qu'une seule fois, la création d'un compte est très utile pour les "demandeurs réguliers ", également connus sous le nom d'entrepreneurs, couvreurs, sociétés de signalisation,... d'aujourd'hui.  


Le choix du lien que vous placez sur votre site web en tant qu’Administration locale vous appartient entièrement. Il peut s'agir d'un seul ou des deux liens. Vous trouverez des sources d'inspiration sur les sites Web indiqués dans la rubrique "Démarrage Eaglebe - Sites Web d'inspiration".  


Disposer d'un compte présente certains avantages : avoir un aperçu de vos demandes en cours, demander facilement une prolongation, prendre une copie d'un dossier existant, demander vos preuves de paiement, sauvegarder vos permis, etc. Si vous souhaitez en savoir plus sur le compte (également appelé portail Eaglebe), vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans la rubrique "Eaglebe pour le demandeur".   
 

2     Généralités

Pour garantir un traitement clair, Eaglebe attribue à chaque dossier des statuts différents, de sorte qu'en un coup d'œil, chacun peut voir à quelle étape du processus se trouve le dossier. Sous le statut, vous trouverez toujours un bouton pour prolonger ou copier le fichier du Back-Office avec une nouvelle date. Lorsque vous utilisez l'un de ces boutons, un nouveau fichier apparaît dans Back-Office.  
 


 

Quel que soit le chemin choisi pour démarrer la demande (voir "Soumettre une nouvelle demande"), la demande dans le Back-Office passera au statut "Validation", le premier statut du traitement dans Eaglebe. Ce statut est également une tâche, qui sera assignée à une personne du Back-Office. Le fonctionnement de cette allocation est expliqué dans Gestion - Utilisateurs.  


LorLorsque vous ouvrez une application en statut « Validation », vous verrez tous les détails généraux de l'application dans le menu « Général ». Ce menu est divisé en plusieurs onglets contenant des détails spécifiques à la demande. . 
 


 



2.1 Demande


Cet onglet contient tous les détails généraux de l'admission, la période, l'adresse, etc. En tant que gestionnaire de dossier (avec le rôle d'utilisateur Validation), vous pouvez également modifier toutes les données ici et les enregistrer via le bouton Enregistrer en bas à droite de l'onglet. Après l'approbation du dossier, seuls les administrateurs d'Eaglebe peuvent encore modifier le dossier.


2.2 Coordonnées


Dans cet onglet, vous trouverez toutes les coordonnées du demandeur, du client, de l'entrepreneur responsable, ... En tant que gestionnaire du dossier (avec le rôle d'utilisateur Validation), vous pouvez également modifier toutes les données ici et les enregistrer via le bouton Enregistrer en bas à droite de l'onglet. Après l'approbation du dossier, seuls les administrateurs d'Eaglebe peuvent encore modifier le dossier.


2.3 Communication


La demande ou les coordonnées sont incomplètes, vous avez besoin d'une pièce jointe supplémentaire ou le demandeur doit encore modifier sa demande ? Dans ce cas, vous pouvez établir une communication avec le demandeur via Eaglebe. Pour ce faire, vous devez marquer le fichier comme incomplet en cliquant sur le bouton similaire dans le coin supérieur droit du menu général. Ce bouton est disponible à partir de n'importe quel onglet de ce menu.


Lorsque vous marquez un fichier comme incomplet, vous pouvez immédiatement ajouter un commentaire/message. Ce commentaire peut être destiné à un usage interne (le demandeur n'en est pas informé) ou vous pouvez envoyer le message au demandeur. Pour ce faire, cliquez sur « Envoyer un message au demandeur ».



Le demandeur recevra une notification par e-mail indiquant que le dossier est incomplet. Via son portail, il verra qu'il a reçu des messages (la création d'un compte est donc obligatoire). En ouvrant le message, le demandeur verra la notification du gestionnaire du dossier dans mon portalLe demandeur peut :


1. Répondre au message. Le demandeur peut ajouter un texte libre avec une pièce jointe.
2. Modifier la demande. Cette option permet au demandeur de rouvrir sa demande initiale et d'y apporter des modifications.

3. Répondre au message et modifier sa demande (combinaison des deux)


Les trois options de réponse fonctionnent pratiquement de la même manière dans le back-office d'Eaglebe. Une fois que le demandeur a répondu, une tâche « Feedback » est attribuée à l'utilisateur qui a initialement placé la demande dans la catégorie « Suivi ». Le dossier a-t-il été modifié par le demandeur ? Dans ce cas, il apparaîtra dans le statut « Modifié ».

En tant que gestionnaire du dossier, vous trouverez les réponses du demandeur et les ajustements dans l'onglet Communication. À partir de cet onglet, vous pouvez envoyer un autre message au demandeur si d'autres communications ou ajustements sont nécessaires.


Vous disposez de toutes les informations nécessaires pour poursuivre le traitement du dossier ? Indiquez alors que le dossier est complet en cliquant sur le bouton du même nom dans le coin supérieur droit du menu général. Le dossier revient alors à l'état de validation et est prêt pour la suite du traitement.



ATTENTION: la communication avec le demandeur n'est possible que lorsque le dossier est incomplet (statut Suivi, Feedback ou Modifié). Une fois que le gestionnaire du dossier déclare le dossier complet, le demandeur ne peut plus répondre aux messages ni modifier la demande. 


2.4 Conflits


Cet onglet vous donne un aperçu des conflits connus dans le fichier soumis. Quand parle-t-on de conflit ? Lorsqu'une autre zone chevauche la zone de notre application soumise. Si deux zones se trouvent l'une à côté de l'autre, il ne s'agit pas d'un conflit. 


Une « évaluation humaine » est donc toujours nécessaire pour regarder sur la carte quelles sont les zones voisines et pour tenir compte de ces zones (entrées/événements) lors de la prise de décision dans le dossier ultérieur. 


3    Validation 

  

Dans le menu Validation, certaines décisions devront être prises qui affecteront le reste du traitement du dossier. 


  • La signalisation sera-t-elle nécessaire pour l'admission ? Dans l'affirmative, cochez la case « Plan de signalisation ».
  • Des conseils seront-ils nécessaires ? Cochez ensuite les noms des conseillers. 
  • En cas d'avis négatif : à quel service (et plus précisément à la personne responsable de ce service) le dossier peut-il être attribué ? Choisissez le service approprié.


En fonction des choix effectués dans cette étape, le dossier passera automatiquement aux étapes suivantes. L'ordre des statuts est le suivant : Validation, Signalisation, Avis, Autorisation.  

  • Scénario 1 : Si vous choisissez que la signalisation est nécessaire et que l'avis de la police est requis, la première étape du traitement sera la « signalisation ». Une fois la signalisation terminée, le statut passe automatiquement à « Avis ». Une fois l'avis donné, le statut passe automatiquement à « Autorisation ». 


  • Scénario 2 : Si vous choisissez de ne demander qu'un avis à la police et pas de signalisation, la première phase suivante sera immédiatement « Avis ». Une fois le conseil donné, le statut passera automatiquement à « Autorisation ». Le statut « Signalisation » est ignoré car il n'a pas été choisi.


  • Scénario 3 : Si vous ne choisissez ni la signalisation ni l'avis, le dossier passera immédiatement à l'étape « autorisation ». Les statuts Signalisation et Conseil sont ignorés car ils n'ont pas été choisis.


Ainsi, le choix que vous faites dans l'état de validation aura une incidence sur les étapes ultérieures du dossier. 

Important : vous pouvez toujours revenir à une étape particulière du traitement si vous avez fait un mauvais choix. Vous pouvez également réexécuter la validation si nécessaire.



ASTUCE : Cette occupation ne nécessite-t-elle qu'une interdiction de stationnement ? Vous pouvez également utiliser le bouton "Calculer l'interdiction de stationnement". De cette façon, vous pouvez facilement et automatiquement demander à Eaglebe de dessiner 2 panneaux d'interdiction de stationner sur la carte à proximité de la zone de l'occupation.   

  

Pour enregistrer vos choix, cliquez sur l'icône de la disquette à droite, afin qu'Eaglebe puisse passer au statut suivant : Signalisation, Avis ou Autorisation.  


À côté de l'icône de la disquette, vous disposez également d'un bouton de rejet et de suppression. 


La demande peut être refusée prématurément si (par exemple) la zone et/ou la période provoque des conflits insolubles. En refusant la demande, la demande sera maintenue dans Eaglebe.  


Résultat du refus : le nouveau statut de la demande est "refusé". Le demandeur est informé par e-mail et vous pouvez éventuellement donner une raison. 

 

Si la demande n'est pas du tout pertinente pour votre équipe, elle peut toujours être supprimée. Un permis ne peut être supprimé que lors de l'étape de validation.  


Résultat supprimer: la demande n'est plus visible sur la carte ou dans le menu permis. L'équipe d'Eaglebe ne peut pas non plus récupérer la demande, l'action est irréversible. Ne l'utilisez donc que dans les cas où il n'est absolument plus nécessaire de consulter l'application dans Eaglebe. Lors de l'exportation de toutes les informations relatives au permis, vous serez toujours en mesure de voir cette demande.   
 

4    Signalisation 

Au cours de cette étape du traitement, la nuisance à envoyer au GIPOD (décret Flamand) peut être ajustée, de sorte que les informations correctes sur la nuisance y soient disponibles. En outre, dans cette phase, des panneaux de signalisation peuvent être dessinés sur la carte et une déviation peut être ajoutée. Enfin, le bon de travail (tâche pour placer / collecter ou de retirer / ramener des panneaux de signalisation) qui doit être envoyé au service technique de l’Administration locale peut être ajusté si nécessaire.     


ATTENTION Pour terminer l'étape de signalisation, utilisez le bouton Terminer en haut à droite du menu Signalisation. Il est disponible à partir de tous les onglets du menu.

4.1 Plan

 

L'onglet Plan vous permet de dessiner un plan de signalisation avec tous les panneaux de signalisation nécessaires. Lorsque vous cliquez sur l'onglet Plan, une icône de crayon apparaît en haut à droite de la carte, ce qui vous permet de saisir les panneaux de signalisation nécessaires pour ce fichier. En cliquant sur cette icône, vous ouvrirez un menu avec tous les panneaux de signalisation disponibles. Pour placer un tel panneau sur la carte, cliquez sur un panneau et ensuite sur l'emplacement souhaité sur la carte. Il est possible de placer plusieurs panneaux identiques en continuant à cliquer sur la carte.


Chaque panneau de signalisation placé apparaît au bas de la vue d'ensemble, affichant le type de panneau de signalisation et la note correspondante.


Un plan de signalisation existant (ou qui vient d'être établi) peut toujours être adapté. Il existe plusieurs possibilités de modifier un plan de signalisation :  

 

  • Ajouter une note : sélectionnez l'icône en forme de flèche, puis le panneau auquel la note doit être ajoutée. Une fenêtre pop-up apparaît dans laquelle la note peut être tapée. Lors de la génération du bon de travail (si vous disposez de ce module), ces notes sont ajoutées au plan de signalisation et aux panneaux de signalisation à placer ou à collecter.   

  • Faire pivoter les panneaux routiers : sélectionnez l'icône de rotation, puis le panneau routier à faire pivoter. Une flèche apparaîtra au-dessus du panneau pour indiquer sa direction. Déplacez votre souris sur la flèche jusqu'à ce que vous voyiez apparaître la "main". Vous pouvez utiliser cette main pour changer la direction en faisant glisser la souris. 

  • Supprimer les panneau: sélectionnez l'icône de la corbeille, puis cliquez sur le signe que vous souhaitez supprimer.   

  • Faire glisser des signes : Pour faire glisser un signe, il suffit de cliquer et de le faire glisser.   



Une action peut être exécutée de manière répétée en série, tant que l'action de l'icône est active. Si vous souhaitez supprimer plusieurs tableaux, vous n'avez pas besoin de cliquer sur l'icône de la corbeille à chaque fois. Il n'existe pas d'icône d'action distincte pour faire glisser un tableau. Par conséquent, toutes les autres icônes d'action doivent être désactivées avant de pouvoir faire glisser un signe.  




 


Un plan de signalisation déjà existant (ou qui vient d'être dessiné) peut toujours être modifié. Pour modifier un plan de signalisation, plusieurs options sont possibles :


  • Ajouter une note : sélectionnez l'icône de la flèche et ensuite le panneau de signalisation auquel la note doit être ajoutée. Une fenêtre pop-up apparaît dans laquelle la note peut être tapée. Lors de la création de l'ordre de travail (si vous disposez de ce module), ces notes sont ajoutées au plan de signalisation et aux panneaux de signalisation à placer ou à collecter. 
  • Rotation des panneaux : sélectionnez l'icône de rotation, puis le panneau de signalisation à faire pivoter. Une flèche apparaît au-dessus du panneau de signalisation indiquant sa direction. Déplacez votre souris sur la flèche jusqu'à ce que la « main » apparaisse. Avec cette main, vous pouvez changer la direction en faisant glisser la souris. 
  • Supprimer des panneaux : sélectionnez l'icône de la poubelle, puis cliquez sur le panneau de signalisation que vous souhaitez supprimer. 
  • Déplacer des panneaux : pour déplacer un panneau, il suffit de cliquer dessus et de le faire glisser.  

Une action peut être effectuée plusieurs fois en série, tant que l'action de l'icône est active. Ainsi, si vous souhaitez supprimer plusieurs panneaux, il n'est pas nécessaire de cliquer à chaque fois sur l'icône de la corbeille. Pour faire glisser un tableau, il n'y a pas d'icône d'action distincte. Par conséquent, toutes les autres icônes d'action doivent être désactivées avant de pouvoir faire glisser un panneau.

Attention: Pour sauvegarder la signalisation placée, cliquez toujours sur la disquette en bas à droite de la carte


4.2 Déviation 
 

Pour ajouter une déviation, accédez à l'onglet « Déviations ». Là encore, une icône de crayon s'affiche en haut à droite de la carte, que vous pouvez utiliser pour commencer à dessiner la déviation après avoir cliqué dessus. Vous pouvez marquer les déviations en plaçant des points sur la carte. Pour fermer la déviation, double-cliquez sur le dernier point. 


Vous obtiendrez une fenêtre contextuelle vous permettant de spécifier les détails des déviations, tels que la période, les types de déviations et la direction. Si vous choisissez une seule direction, il s'agit de la direction dans laquelle vous avez dessiné sur la carte d'intérêt et des flèches seront ajoutées. Le statut « Proposition » concerne l'interface avec GIPOD. Puisque GIPOD n'inclut pas les détours aujourd'hui, nous laisserons ce point de côté jusqu'à ce qu'il redevienne pertinent. Cliquez sur « Ajouter » et n'oubliez pas de cliquer sur l'icône de la disquette dans la carte pour sauvegarder la déviation. 

 

 

4.3  Nuisances


Dans l'onglet Nuisance, vous trouverez la nuisance indiquée par le demandeur lors de la demande d'admission. En dessous, vous pouvez modifier ou étendre la nuisance. Ces modifications peuvent être sauvegardées à l'aide du bouton Enregistrer situé en bas à droite de l'onglet Nuisance.


Attention : la nuisance sauvegardée ici sera transmise à GIPOD.


5 Conseils


Le mot dit tout : dans le menu Conseils, tous les utilisateurs à qui l'on a demandé des conseils peuvent laisser leur avis en levant ou en baissant le pouce, en faisant un commentaire libre et en rédigeant des documents. En option, l'avis peut être protégé en cas d'informations confidentielles.  



Toutes les personnes que vous avez cochées sous l'onglet « Validation » recevront une demande d'avis. Le statut du dossier restera « Avis » jusqu'à la dernière personne ayant soumis l'avis. 


Une personne est absente depuis longtemps et votre dossier reste bloqué en “Avis” ? Vous avez alors deux possibilités pour sortir de cette situation :

    -    Supprimer l'avis

    -    Reprendre l'avis (uniquement possible pour les utilisateurs d'un même service)



Attention: par défaut, Eaglebe n'envoie pas d'email pour une nouvelle tâche de conseil. Vous


Si tous les avis sont positifs, le dossier passera ensuite au statut « autorisation ». En cas d'avis négatif, la méthode de travail sera légèrement modifiée. En effet, le statut du dossier devient « Problème ».


     -   Un dossier reçoit le statut « Problème » si l'une des recommandations est négative. 

     -   Le gestionnaire de dossier qui a effectué la dernière validation se verra attribuer une tâche « Problème »....


Pour poursuivre le traitement d'un dossier au statut ¨Problème', vous devrez le valider à nouveau.


6 Facturation


L'onglet Facturation est un onglet non obligatoire dans Eaglebe mais qui peut toujours être consulté. Dans cet onglet, vous pouvez voir le prix qu'Eaglebe a calculé pour cette demande. Vous pouvez demander à Eaglebe de calculer une certaine formule via Gérer - Facturation. Dans cet onglet, vous pouvez encore adapter manuellement la facturation pour approbation si nécessaire.



Prix calculé 

Le prix calculé est le prix calculé par Eaglebe sur la base de la formule définie dans la rubrique Gérer - Facturation.

Prix personnalisé 

Le prix personnalisé vous permet d'apporter une autre modification au prix calculé. Si vous entrez une valeur dans ce champ, vous annulez complètement la valeur entrée dans le prix calculé.  

Garantie 

Vous pouvez saisir ici une garantie à verser par le demandeur. 

ATTENTION : Travaillez-vous avec un prépaiement et demandez-vous une caution ? Eaglebe ne peut pas procéder à des remboursements, cela doit toujours être fait dans Mollie. 

Signalisation 

En fonction des prix fixés sous Gestion - Organisation - Configuration des bons de travail, Eaglebe peut introduire ici un prix tenant compte du nombre de panneaux inscrits sur la carte (s'il y a un vt de location) et du coût de placement (si des tâches ont été créées sous l'onglet Signalisation - Bon de travail). Ce champ peut être ajusté manuellement. 

Clôtures nadar 

Si un prix est calculé pour une clôture nadar, Eaglebe introduira un prix ici dès qu'un nadar sera dessiné sur la carte. Ce champ peut être modifié manuellement. 

Autre 

C'est ici qu'est calculée la procédure d'urgence si vous l'utilisez (Gestion - Types d'entrées). Ce champ peut être modifié manuellement. 

Total 

Le prix total de tous les champs précédents est additionné ici. C'est ce que le demandeur devra payer.  

Commentaire visible par le demandeur 

Si vous avez des questions sur la procédure d'urgence, vous pouvez les poser ici.

Ce permis est payé a posteriori (visible uniquement si vous autorisez le paiement à l'avance) 

Si vous travaillez avec le prépaiement via Mollie, vous pouvez également indiquer manuellement pour un dossier que la facturation doit se faire a posteriori. S'il s'agit de grands sites ou de demandes pour un nombre x de mois, il peut être souhaitable de travailler avec un paiement rétrospectif pour ces fichiers. Si vous cochez ce bouton et cliquez sur la disquette, Eaglebe n'enverra pas de demande de paiement lorsque vous approuverez le fichier. Eaglebe enverra immédiatement l'autorisation. N'oubliez pas de vous occuper vous-même de la facturation de ce fichier par la suite ! 


Le statut du paiement diffère selon le mode de fonctionnement de votre commission locale. En effet, dans Eaglebe, vous pouvez faire effectuer le paiement avant l'approbation ou après l'approbation du dossier. Dans le premier cas, Eaglebe envoie une demande de paiement en ligne ; dans le second cas, votre service financier se charge lui-même de la facturation.


1. Les conseils qui prépayent avec Mollie 


Demande de paiement “non envoyée”

Si vous travaillez avec le prépaiement (Mollie), votre demande de paiement sera envoyée dès que le fichier sera “approuvé” dans Eaglebe. Tant que le statut est encore en Validation, Signalisation, Avis ou Autorisation, la mention “non envoyé” est visible. 

Commentaire visible pour la facturation interne 

Vous pouvez ici ajouter un commentaire qui sera visible dans l'exportation.

Autres informations 

Vous trouverez ici les informations qui ont été prises en compte lors du calcul du prix.

Après approbation du fichier, vous pourrez envoyer une demande de paiement supplémentaire 

ou indiquer manuellement que le fichier a déjà été payé d'une autre manière. Si vous sélectionnez et enregistrez un autre mode de paiement, Eaglebe abandonnera la demande de paiement en cours et enverra immédiatement l'autorisation.  



2. Conseils travaillant avec le paiement rétrospectif 

 

    Paiement « non payé » 

    Comme le prépaiement n'est pas utilisé, la mention « non payé » sera visible. 

    Commentaire visible pour la facturation interne 

    Vous pouvez ajouter ici un commentaire qui sera visible dans l'exportation. 

    Autres informations 

    Vous trouverez ici les informations qui ont été prises en compte lors du calcul du prix. 

    Après approbation du fichier, vous pourrez encore indiquer dans le fichier comment le paiement a été effectué (si                    vous le souhaitez)


7 Autorisation


Après avoir franchi les différentes étapes (validation, signalisation éventuelle et/ou avis avec les éventuelles étapes secondaires), une étape supplémentaire est nécessaire avant que la demande puisse être définitivement approuvée (ou rejetée), à savoir le statut « Autorisation ». Au cours de cette étape, le document d'autorisation et les conditions spécifiques d'approbation (ou de rejet) du dossier sont rédigés.


Une fois les signes nécessaires introduits et les avis donnés, le dossier sera réattribué au gestionnaire du dossier dans ce statut. Celui-ci peut alors consulter les informations complémentaires et préparer le dossier en vue de son approbation ou de son rejet.


Avez-vous encore besoin d'une approbation du Conseil avant de pouvoir envoyer l'approbation dans Eaglebe ? Dans ce cas, vous devrez bien sûr « attendre » ici pendant un certain temps. Une fois que vous aurez reçu l'approbation (en dehors d'Eaglebe), vous pourrez poursuivre le traitement à Eaglebe.


Vous travaillez avec le logiciel de prise de notes de Green Valley ? Dans ce cas, vous pouvez profiter d'une intégration. Pour en savoir plus sur le lien, consultez la rubrique Intégrations - Green Valley.




7.1 Approuver


Lorsque vous cliquez sur « Approuver », vous n'envoyez pas immédiatement la demande de permis ou de paiement. Cependant, un aperçu de tous les documents qui ont été ajoutés à la demande apparaîtra, ainsi que le bouton “Générer PDF” avec lequel vous pouvez faire remplir un document de permis par Eaglebe (pour en savoir plus sur les modèles, voir Gestion - Documents). Sur ce document, Eaglebe peut remplir les détails de la demande spécifique (période, lieu,...) et du demandeur (nom, adresse,...). 



Vous choisissez le document souhaité, ajoutez éventuellement une motivation (plus d'informations ci-dessous), un nom/une fonction (voir Gestion - Documents - Paramètres du modèle) et choisissez d'ajouter ou non un plan (zone et signalisation) à la dernière page du permis. Vous cliquez ensuite sur “Générer” et le modèle sera rempli par Eaglebe.


Le PDF que vous avez rempli est une version non utilisable (PDF), mais vous pouvez toujours ajouter des conditions supplémentaires ou certaines exceptions via “Motivation”. Cette case est limitée à 4000 caractères et peut être remplie dans le modèle en utilisant le nom de champ 'motivation de l'autorisation' (pour en savoir plus sur les noms de champs, voir Gérer - Documents - Mes modèles).


Lorsque le document de licence a été créé, il apparaît dans la liste. Vous pouvez alors sélectionner le document souhaité et cliquer sur « envoyer ». C'est alors qu'Eaglebe changera le statut en « approuvé » et enverra le permis (ou la demande de paiement) au demandeur. 


Vous travaillez avec eSignFlow pour signer numériquement vos documents ? Dans ce cas, vous pouvez bénéficier d'une intégration. Pour en savoir plus sur le lien, consultez la rubrique Intégrations - eSignFlow. Voir également l'option ci-dessus « Envoyer avec signature numérique ».



7.2 Rejeter


Si vous souhaitez rejeter le dossier, vous pouvez également sélectionner cette option. Vous pouvez ajouter une motivation qui sera communiquée au demandeur, ainsi qu'envoyer un modèle. Dès que vous cliquez sur « Envoyer », le statut du dossier devient « Rejeté » et un e-mail de rejet est envoyé au demandeur avec la motivation.




7.3 Retrait


Une fois que vous avez approuvé le dossier, vous avez également la possibilité de retirer à nouveau l'approbation afin de récupérer le dossier auprès de GIPOD si nécessaire. Lors du retrait, vous pouvez également fournir une motivation et envoyer des documents au demandeur.



8 Bons de travail


Pour chaque prise d'eau, des ordres de travail peuvent également être créés pour placer la signalisation correspondante ou pour vérifier la prise d'eau sur le terrain. 


8.1 Signalisation


Dans l'onglet Signalisation, vous pouvez créer des ordres de travail pour la mise en place/la collecte de la signalisation ou pour sa collecte/son retour. Cela dépend de la méthode de travail et des paramètres de l'autorité locale. Une nouvelle commande de travail peut être créée via le bouton « + Commande de travail ». Vous devrez spécifier le type de tâche, éventuellement l'utilisateur responsable et les dates de début et de fin de la tâche. Une fois créée, la nouvelle tâche apparaît dans le tableau de synthèse.


Si nécessaire, vous pouvez également supprimer les bons de travail créés en les sélectionnant dans le tableau de synthèse et en cliquant sur l'option Supprimer. Vous ne pourrez créer qu'un seul bon de travail de signalisation par prise.


Avant cette admission, la question du bon de travail a-t-elle été posée dans le formulaire de demande et le demandeur y a-t-il répondu positivement ? Dans ce cas, un ordre de travail sera automatiquement créé. Le type de bon de travail dépend des paramètres de l'office et de la question du demandeur.


Si une signalisation de bon de travail a été créée, cela aura également un effet sur la facturation. Eaglebe calculera automatiquement le coût de facturation Signalisation en fonction des paramètres de facturation (Gestion - Facturation - Bon de travail), des panneaux de signalisation saisis et du type de bon de travail :


Enlèvement et retour : seul le coût de la location est calculé en fonction du tarif fixé, du nombre de panneaux et de la période.

Installation et collecte : le prix de la location et le coût de l'installation sont calculés

Pas de tâches : aucun coût de signalisation n'est calculé.


8.2 Contrôle


Dans cet onglet, vous avez un aperçu de toutes les tâches de contrôle pour ce dossier. Vous pouvez également créer une nouvelle tâche de contrôle à partir d'ici via l'option « + Tâche de contrôle » ou supprimer une tâche de contrôle existante en la sélectionnant et en cliquant sur « Supprimer ».


Plusieurs tâches de contrôle peuvent être créées pour un fichier si nécessaire. Lorsque vous cliquez sur une tâche de contrôle dans le tableau, les détails de ce contrôle spécifique s'affichent en bas.


8.3 Plaques d'immatriculation


L'onglet Plaques d'immatriculation vous donne un aperçu de toutes les plaques d'immatriculation qui ont été ajoutées au dossier lorsque les ordres de travail (signalisation et contrôle) ont été exécutés ou qui ont été ajoutées manuellement via le back-office ou via le portail du demandeur.


Vous pouvez ajouter une nouvelle plaque d'immatriculation à partir de cet onglet via l'option « + plaque d'immatriculation ».


9 Documents


L'onglet Documents est un onglet que vous pouvez consulter à tout moment, alors que certains onglets ne deviennent disponibles que lorsque le dossier entre dans le bon statut. 


Ici, vous pouvez générer d'autres documents de permis, ainsi qu'un plan de signalisation séparé, la jolie impression (les données de la demande en format pdf) et, si vous utilisez également le module de commande de travail, vous pouvez générer des panneaux inférieurs. Ces panneaux inférieurs sont des « autocollants » avec la période d'admission et un code QR se référant à l'admission, à coller sur les panneaux d'interdiction de stationnement. Enfin, il est également possible de générer un reçu de paiement à partir du back-office, au cas où le demandeur en aurait besoin. De même, un téléchargement gratuit peut toujours être ajouté au fichier via “upload”.



La case à cocher vous permet également de sélectionner des documents, de les télécharger ou de les supprimer si nécessaire, mais la fonction la plus couramment utilisée est celle qui permet d'envoyer les documents à des contacts ou à des tiers spécifiés. Vous pouvez sélectionner les documents nécessaires et les envoyer en cliquant sur le bouton « Envoyer ».


Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors, dans laquelle il est possible de saisir un commentaire et de sélectionner les contacts nécessaires. Il est également possible d'indiquer plusieurs adresses électroniques gratuites. Il est également possible d'envoyer les documents à une liste d'utilisateurs enregistrés (liste de destinataires par défaut). Cette liste peut être configurée dans Gérer - Documents - Tiers.


10 Déterminations


Pour le suivi des permis, Eaglebe offre la possibilité de créer des déterminations. Dans chaque dossier, vous avez la possibilité de signaler une détermination via l'onglet “Déterminations”. Si une violation est constatée pour une prise d'eau spécifique, elle peut facilement être enregistrée de cette manière. 


Dans cet onglet, vous avez la possibilité de rapporter une détermination sur le permis dans lequel vous vous trouvez actuellement, à n'importe quel moment de la procédure d'autorisation. Outre une description, vous pouvez également choisir le type de détermination et inclure les détails de l'auteur de l'infraction.



11 Extra


11.1 Historique

Dans l'historique, vous trouverez toutes les actions effectuées dans le dossier. Qui a effectué telle ou telle tâche, quand la demande de paiement a été envoyée, quand les documents ont été envoyés, etc.


11.2 Notes


Vous pouvez à tout moment ajouter vos propres notes internes dans l'onglet Notes, qui seront sauvegardées avec le dossier. Par défaut, cet onglet contiendra également la motivation du caractère incomplet et la motivation du document d'autorisation. 


11.3 Projets


Cet onglet vous permet de lier plusieurs fichiers Eaglebe dans le même projet. Vous affectez le fichier ouvert à un nouveau projet en saisissant un nouveau nom de projet sous « Projets » ou à un projet existant en commençant à taper le nom du projet existant et en le sélectionnant. Une fois qu'un nouveau projet a été créé ou qu'un projet existant a été sélectionné, vous devez cliquer sur l'icône de la disquette pour enregistrer ces modifications.


Une fois qu'un fichier a été attribué à un projet, vous verrez également tous les autres fichiers Eaglebe pour ce projet dans le tableau « Fichiers associés ».


Dans le menu Permis, vous pouvez également filtrer par nom de projet pour trouver tous les fichiers Eaglebe associés à un projet spécifique.


11.4 Informations publiques


Toutes les admissions sont publiées sur notre propre carte publique, également connue sous le nom de carte Eaglebe. Sur la carte publique, toutes les prises d'eau et tous les événements sont représentés par des marqueurs verts et jaunes respectivement, sur lesquels vous pouvez cliquer pour voir les détails de la prise d'eau ou de l'événement. De même, les déviations et toutes les informations relatives au GIPOD y figurent également. En d'autres termes, une vue d'ensemble parfaite pour consulter les nuisances actuelles.



Par défaut, Eaglebe fournit le type de prise, le lieu, la période et l'EaglebeID. Vous souhaitez ajouter plus d'informations à ce bref aperçu ? Vous pouvez le faire dans cet onglet spécifique. Au lieu de « Pas d'informations supplémentaires disponibles », le texte que vous entrez dans Extra - Informations publiques sera visible dans cet onglet.


12 Ajustements après approbation


Si un dossier a déjà été approuvé, il n'est généralement pas conseillé d'y apporter d'autres ajustements, car le permis a déjà été envoyé, une demande de paiement a déjà été envoyée, le paiement peut déjà avoir été effectué, etc. Il est donc conseillé dans ce cas de faire une copie ou une extension du dossier original et de l'adapter si nécessaire.


Si des adaptations sont néanmoins nécessaires après l'approbation, il convient de tenir compte de deux points importants :


1. Le permis n'est pas automatiquement adapté. Si nécessaire, un nouveau permis peut être créé via l'onglet

« Documents » et envoyé au demandeur à partir de cet onglet.

2.Les adaptations peuvent avoir une incidence sur la facturation lorsque la période, la superficie prise ou la signalisation d'un dossier sont adaptées. 

Cela affecte le calcul automatique du prix dans Eaglebe, la demande de paiement ouverte et la comptabilité ultérieure. Différents cas d'utilisation sont possibles, qui sont décrits plus en détail ci-dessous.


12.1 Ajustements affectant la facturation - paiement anticipé


Lorsque le paiement anticipé (pour l'obtention de la licence) est utilisé au sein de l'office, lorsqu'un dossier Eaglebe est approuvé, une demande de paiement est d'abord envoyée au demandeur. Ce n'est que lorsque cette demande de paiement a été satisfaite (par paiement en ligne ou enregistrement au guichet) que le demandeur reçoit sa licence.


Si des adaptations sont encore effectuées après l'approbation, il y a donc 2 cas possibles : soit la demande de paiement pour ce dossier est encore ouverte, soit le paiement a déjà été effectué. Selon le cas, les options disponibles seront différentes.


12.1.1 Dossier approuvé mais pas encore payé


Pour ces dossiers, la demande de paiement est encore ouverte. Les ajustements apportés à la période, à la superficie prise en compte ou à la description auront une incidence sur le paiement en suspens. Lorsqu'ils procèdent à ces ajustements, les utilisateurs voient apparaître le message ci-dessous.


12.1 Ajustements affectant la facturation - paiement anticipé


Lorsque le paiement anticipé (pour l'obtention de la licence) est utilisé au sein de l'office, lorsqu'un dossier Eaglebe est approuvé, une demande de paiement est d'abord envoyée au demandeur. Ce n'est que lorsque cette demande de paiement a été satisfaite (par paiement en ligne ou enregistrement au guichet) que le demandeur reçoit sa licence.


Dans ce cas, l'utilisateur dispose de 3 options :


Adapter la facturation : la facturation est adaptée dans Eaglebe et la demande de paiement ouverte (en ligne) est également adaptée. Veuillez noter que le prix dans le courrier déjà envoyé et l'autorisation formatée ne sont pas automatiquement adaptés.

Ne pas adapter la facturation : les modifications sont effectuées mais la facturation dans Eaglebe et la demande de paiement ouverte restent inchangées.

Annuler : les modifications ne sont pas appliquées.


12.1.2 Dossier approuvé et payé


Pour ces dossiers, le paiement a déjà été effectué et le demandeur a déjà reçu le permis. Les adaptations de la période, de la surface prélevée ou de la signalisation n'affecteront que la facturation au sein d'Eaglebe. Lors de ces adaptations, l'utilisateur verra apparaître le message ci-dessous.

L'utilisateur a 2 options dans ce cas :


                  Enregister: les changements sont mis en œuvre mais la facturation dans Eaglebe reste inchangée car elle doit                           toujours correspondre au paiement enregistré dans le système de paiement

 Annuler  : les changements ne sont pas mis en œuvre. 


12.2 Modifications impactant la facturation - paiement après coup


Lorsque l'administration applique un paiement après coup (après l'obtention du permis), l'approbation d'un dossier Eaglebe entraîne immédiatement l'envoi du permis au demandeur. Le paiement éventuel est ensuite suivi par le service financier. Un aperçu de tous les paiements en attente peut être obtenu via la fonction d'exportation,


Cette méthode comporte  deux cas possibles :  

1. Le dossier a déjà été intégrédans la comptabilité (exporté depuis Eaglebe).  

2. Le dossier **n'a pas encore été intégré dans la comptabilité.  


12.2.1 Dossier approuvé mais non encore intégré dans la comptabilité

  

Dans ces cas, le demandeur a déjà reçu son permis, mais le dossier n'a pas encore été transmis à la comptabilité. Toute modification de la période, de la surface occupée ou de la signalisation aura un impact sur la facturation dans Eaglebe et sera également transmise à la comptabilité.  


Lors de ces modifications, l'utilisateur verra apparaître le message suivant :  


L'utilisateur dispose de trois options dans ce cas :


1. Modifier la facturation: La facturation est ajustée dans Eaglebe. Le prix modifié sera transmis à la comptabilité lors de la prochaine exportation. 

Attention le prix indiqué dans l'e-mail déjà envoyé et le permis établi ne seront pas automatiquement mis à jour.  

2. Ne pas modifier la facturation: les modifications sont appliquées, mais la facturation dans Eaglebe reste inchangée. 

Le prix initial sera transmis à la comptabilité lors de la prochaine exportation.  

3. Annuler : Les modifications ne seront pas enregistrées.  


12.2.2 Dossier approuvé et déjà intégré dans la comptabilité


Pour ces dossiers, le demandeur a déjà reçu son permis, et le dossier a également été transmis à la comptabilité. Toute modification de la période, de la surface occupéeou de la signalisation aura un impact sur la facturation dans Eaglebe et entraînera l’émission d’une note de crédit dans la comptabilité.  


Lors de ces modifications, l'utilisateur verra apparaître le message suivant :  



L'utilisateur dispose de trois options dans ce cas :

  1. Modifier la facturation : La facturation est ajustée dans Eaglebe. Une note de crédit est générée pour le montant initial, et une nouvelle facture avec le prix ajusté est transmise à la comptabilité lors de la prochaine exportation. Attention, le prix indiqué dans l'e-mail déjà envoyé et le permis établi ne seront pas automatiquement mis à jour.

  2. Ne pas modifier la facturation : Les modifications sont appliquées, mais la facturation dans Eaglebe reste inchangée. Le prix ajusté ne sera pas transmis à la comptabilité lors de la prochaine exportation.

  3. Annuler : Les modifications ne seront pas enregistrées




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