TABLES DES MATIERES

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1    Soumettre une nouvelle demande 


Une nouvelle occupation (demande) peut être demandée de deux manières simples :   

  • Via un lien direct sur le site web de l'administration locale
    = vous pouvez remplir directement le formulaire et entrer vos coordonnées manuellement  
  •  Via un compte sur la plateforme Smart City d'Eaglebe
    = vous encouragez le demandeur à créer un compte sur Eaglebe, grâce auquel une demande pourra être lancée et les coordonnées seront automatiquement saisies dans le formulaire  


Alors que la première possibilité est très utile pour les citoyens qui ne doivent soumettre une demande qu'une seule fois, la création d'un compte est très utile pour les "demandeurs réguliers ", également connus sous le nom d'entrepreneurs, couvreurs, sociétés de signalisation,... d'aujourd'hui.  


Le choix du lien que vous placez sur votre site web en tant qu’Administration locale vous appartient entièrement. Il peut s'agir d'un seul ou des deux liens. Vous trouverez des sources d'inspiration sur les sites Web indiqués dans la rubrique "Démarrage Eaglebe - Sites Web d'inspiration".  


Disposer d'un compte présente certains avantages : avoir un aperçu de vos demandes en cours, demander facilement une prolongation, prendre une copie d'un dossier existant, demander vos preuves de paiement, sauvegarder vos permis, etc. Si vous souhaitez en savoir plus sur le compte (également appelé portail Eaglebe), vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans la rubrique "Eaglebe pour le demandeur".   
 

2    Demande 

 

Pour garantir un traitement clair, Eaglebe attribue à chaque dossier des statuts différents, de sorte qu'en un coup d'œil, chacun peut voir à quelle étape du processus se trouve le dossier. Sous le statut, vous trouverez toujours un bouton pour prolonger ou copier le fichier du Back-Office avec une nouvelle date. Lorsque vous utilisez l'un de ces boutons, un nouveau fichier apparaît dans Back-Office.  
 

 


Quel que soit le chemin choisi pour démarrer la demande (voir "Soumettre une nouvelle demande"), la demande dans le Back-Office passera au statut "Validation", le premier statut du traitement dans Eaglebe. Ce statut est également une tâche, qui sera assignée à une personne du Back-Office. Le fonctionnement de cette allocation est expliqué dans Gestion - Utilisateurs.  


Lors de l'ouverture d'une demande dans le statut 'Validation', l'onglet 'Demande' sera toujours ouvert. 
 


 

Aperçu conflits 


Dans l'onglet "Demande", nous distinguons quelques éléments. Tout d'abord, nous voyons un aperçu des conflits connus dans le fichier soumis. Quand parle-t-on d'un conflit ? Lorsqu'une autre zone chevauche la zone de notre demande soumise. Si deux zones se trouvent l'une à côté de l'autre, on ne parle pas de conflit. 


Pourquoi est-ce important? Eaglebe donne sous "Aperçu des conflits" une représentation des zones de chevauchement / conflits potentiels. Les zones qui sont "proches” ne seront pas répertoriées ici. Par conséquent, une "évaluation humaine" est toujours nécessaire pour voir sur la carte quelles zones sont proches et pour prendre en compte ces zones (occupations/événements) lors de la prise de décisions dans la suite du processus.   


Intégralité du dossier


En utilisant la case à cocher "La demande est-elle incomplète ?", vous pouvez facilement envoyer un message au demandeur ou lui poser une question. Pour ce faire, cochez la case "La demande est-elle incomplète ?   


Ce message peut être à usage interne (le demandeur n'est pas informé) ou vous pouvez envoyer le message au demandeur. Pour ce faire, il suffit de cocher la case "Envoyez cette motivation au demandeur". Lorsque vous cliquez sur "Sauvegarder" (disquette), le statut devient "Incomplet" et le demandeur reçoit un courrier électronique l'informant que sa demande est incomplète.   


L'utilisateur qui a défini la demande comme incomplète se voit attribuer la tâche "Suivi" pour assurer le suivi du retour d'information. Cette opération peut également être effectuée par toute personne ayant le rôle de "Validation".   


 


Le demandeur recevra une notification par e-mail indiquant que le dossier est incomplet. Via son portail (la création d'un compte est donc obligatoire), il verra qu'il a reçu des messages. Lorsque le message est ouvert, le demandeur voit la notification du gestionnaire de fichiers :

 

 


Le demandeur peut :  

  1. Répondre au message. Le demandeur peut : ajouter un texte libre avec pièce jointe.  
  2. Modifiez l'application. Cette option permet au demandeur de rouvrir sa demande initiale et d'y apporter des modifications.   
  3. Répondre au message ainsi que modifier sa demande (combinaison des deux). 

  

Les trois options de réponse ont presque le même fonctionnement dans le Back-Office d'Eaglebe. Dès qu'une réponse a été reçue du demandeur, une tâche "Feedback" est attribuée à l'utilisateur qui a initialement placé la demande sur "Incomplet". Lorsque vous ouvrez le dossier, vous pouvez également voir le statut "Modifié", qui indique que le demandeur a choisi l'option 2 (ci-dessus). Ainsi, vous savez que vous devez également examiner les changements apportés par le demandeur.

 

  


Si des informations supplémentaires sont nécessaires, le gestionnaire de fichiers peut envoyer un autre message au demandeur via "Répondre". Si toutes les informations du dossier sont maintenant disponibles et que le traitement peut se poursuivre, le dossier peut être retiré de la catégorie "Incomplet" en décochant la case "La demande est-elle incomplète ?" et en le sauvegardent: 


 
  

 

Le fichier est à nouveau dans le statut "Validation" et peut être traité ultérieurement. La communication entre le gestionnaire du dossier et le demandeur n'est plus possible, car le gestionnaire du dossier et le demandeur ne peuvent répondre au message que tant que le statut du dossier est défini comme "Incomplet" ou "Feedback" (= lorsque le demandeur a répondu).
 

Details Occupation du Domaine Public & Coordonnées 

 

En bas de l'onglet de la ‘Demande’, vous trouverez tous les détails de la demande, ainsi que toutes les informations de contact. Tous les gestionnaires de dossiers peuvent - si nécessaire - encore modifier eux-mêmes toutes les données (si vous avez le rôle Validation). Après approbation du dossier, seuls les administrateurs d'Eaglebe peuvent apporter des modifications au dossier. N'oubliez pas de cliquer sur l'icône de la disquette pour enregistrer vos modifications.   
 

3    Validation 

  

Dans l'onglet Validation, il faudra prendre certaines décisions qui influenceront le reste du traitement du dossier.   

  • Une signalisation sera-t-elle nécessaire pour l'occupation ? Si oui, cochez le plan de signalisation requis.  

  • Un avis sera-t-il nécessaire ? Cochez ensuite les noms des conseillers.   

  • En cas d'avis négatif : à quel service (et plus précisément à la personne en charge de ce service) le dossier peut-il être attribué ? Choisissez le bon département.

En fonction des choix que vous faites dans cette étape, le dossier passera automatiquement aux étapes suivantes. L'ordre des statuts est le suivant : Validation, Signalisation, Avis, Autorisation.    

  • Scénario 1 : si vous décidez qu'une signalisation est nécessaire et qu'un avis de la police est requis, la première phase suivante du traitement sera "Signalisation". Une fois la signalisation terminée, le statut passera automatiquement à "Avis". Une fois l'avis donné, le statut passe automatiquement à "Autorisation".   

  • Scénario 2 : Si vous choisissez que seuls des avis sont nécessaires de la part de la police et pas de signalisation : alors la phase suivante sera immédiatement "Avis". Une fois l'avis donné, le statut passe automatiquement à "Autorisation". Le statut Signalisation est ignoré car il n'a pas été choisi.  

  • Scénario 3 : Si vous choisissez l'option "pas de signalisation" et "pas d’avis", le dossier passera immédiatement à l'étape "Autorisation". Les statuts Signalisation & Avis sont ignorés car ils n'ont pas été choisis. 

 

Le choix que vous faites dans l'état de validation aura donc un effet sur les phases ultérieures du dossier.   

Important : vous pouvez toujours revenir à une certaine étape du traitement si vous avez fait un mauvais choix.    
 

 

 
 

ASTUCE : Cette occupation ne nécessite-t-elle qu'une interdiction de stationnement ? Vous pouvez également utiliser le bouton "Calculer l'interdiction de stationnement". De cette façon, vous pouvez facilement et automatiquement demander à Eaglebe de dessiner 2 panneaux d'interdiction de stationner sur la carte à proximité de la zone de l'occupation.   

  

Pour enregistrer vos choix, cliquez sur l'icône de la disquette à droite, afin qu'Eaglebe puisse passer au statut suivant : Signalisation, Avis ou Autorisation.  


À côté de l'icône de la disquette, vous disposez également d'un bouton de rejet et de suppression. 


La demande peut être refusée prématurément si (par exemple) la zone et/ou la période provoque des conflits insolubles. En refusant la demande, la demande sera maintenue dans Eaglebe.  


Résultat du refus : le nouveau statut de la demande est "refusé". Le demandeur est informé par e-mail et vous pouvez éventuellement donner une raison. 

 

 
 

Si la demande n'est pas du tout pertinente pour votre équipe, elle peut toujours être supprimée. Un permis ne peut être supprimé que lors de l'étape de validation.  


Résultat supprimer: la demande n'est plus visible sur la carte ou dans le menu permis. L'équipe d'Eaglebe ne peut pas non plus récupérer la demande, l'action est irréversible. Ne l'utilisez donc que dans les cas où il n'est absolument plus nécessaire de consulter l'application dans Eaglebe. Lors de l'exportation de toutes les informations relatives au permis, vous serez toujours en mesure de voir cette demande.   
 

 

 
 

4    Signalisation 

 
 

Au cours de cette étape du traitement, la nuisance à envoyer au GIPOD (décret Flamand) peut être ajustée, de sorte que les informations correctes sur la nuisance y soient disponibles. En outre, dans cette phase, des panneaux de signalisation peuvent être dessinés sur la carte et une déviation peut être ajoutée. Enfin, le bon de travail (tâche pour placer / collecter ou de retirer / ramener des panneaux de signalisation) qui doit être envoyé au service technique de l’Administration locale peut être ajusté si nécessaire.     
 

 


ATTENTION : Si vous souhaitez passer à la phase suivante du dossier (c'est-à-dire l'autorisation), vous devez cliquer sur le bouton "TERMINER" afin que vos modifications soient enregistrées dans l'onglet "Autorisation".

 
 

Nuisance

 

Dans le formulaire de demande, il est demandé au demandeur d'estimer les nuisances que l’occupation provoquera. La nuisance indiquée est visible sous ce sous-onglet et peut facilement être ajustée par le gestionnaire du dossier via "Gestion de nuisance" sur cette page. Les paramètres qui y sont disponibles sont entièrement personnalisés pour GIPOD. Une modification entraînera la mise à jour de la nuisance pour l’occupation spécifique.   


N'oubliez pas de toujours sauvegarder les modifications que vous effectuez via l'icône de la disquette.  
 

Plan

 

Lorsque vous cliquez sur le sous-onglet Plan, vous verrez apparaître une icône de crayon dans le coin supérieur droit de la carte, avec laquelle vous pouvez dessiner les panneaux de signalisation nécessaires pour ce dossier. En cliquant dessus, vous ouvrirez un menu avec tous les panneaux disponibles. Pour placer un tel panneau sur la carte, cliquez sur un panneau, puis sur l'emplacement souhaité sur la carte. Il est possible de placer plusieurs panneaux similaires en continuant à cliquer dans la carte.  


Chaque signe placé apparaît au bas de la vue d'ensemble, indiquant le type de panneau et la note correspondante.  


ATTENTION : Pour sauvegarder les signes placés, cliquez toujours sur le disque dans le coin inférieur droit de la carte ! 


 


Un plan de signalisation existant (ou qui vient d'être établi) peut toujours être adapté. Il existe plusieurs possibilités de modifier un plan de signalisation :  

 

  • Ajouter une note : sélectionnez l'icône en forme de flèche, puis le panneau auquel la note doit être ajoutée. Une fenêtre pop-up apparaît dans laquelle la note peut être tapée. Lors de la génération du bon de travail (si vous disposez de ce module), ces notes sont ajoutées au plan de signalisation et aux panneaux de signalisation à placer ou à collecter.   

  • Faire pivoter les panneaux routiers : sélectionnez l'icône de rotation, puis le panneau routier à faire pivoter. Une flèche apparaîtra au-dessus du panneau pour indiquer sa direction. Déplacez votre souris sur la flèche jusqu'à ce que vous voyiez apparaître la "main". Vous pouvez utiliser cette main pour changer la direction en faisant glisser la souris. 

  • Supprimer les panneau: sélectionnez l'icône de la corbeille, puis cliquez sur le signe que vous souhaitez supprimer.   

  • Faire glisser des signes : Pour faire glisser un signe, il suffit de cliquer et de le faire glisser.   

Une action peut être exécutée de manière répétée en série, tant que l'action de l'icône est active. Si vous souhaitez supprimer plusieurs tableaux, vous n'avez pas besoin de cliquer sur l'icône de la corbeille à chaque fois. Il n'existe pas d'icône d'action distincte pour faire glisser un tableau. Par conséquent, toutes les autres icônes d'action doivent être désactivées avant de pouvoir faire glisser un signe.  


ATTENTION : Pour sauvegarder les signes modifiés, cliquez toujours sur la disquette dans le coin inférieur droit de la carte!

 

 

 

Déviation
 

Pour ajouter une déviation, allez dans l'onglet "Déviation". Là encore, une icône de crayon s'affiche en haut à droite de la carte, après quoi vous pouvez commencer à dessiner les déviations. Les déviations peuvent être dessinées en plaçant des points sur la carte. Pour fermer la déviation, double-cliquez sur le dernier point.  

 

Une fenêtre pop-up s'affiche, dans laquelle vous pouvez spécifier les détails de la déviation, tels que la période, le type de déviation et la direction. Si vous choisissez Direction unique, c'est la direction que vous avez dessinée sur la carte qui est importante et des flèches seront ajoutées. Le statut "Proposition" est pour la liaison avec GIPOD (décret Flamand). Cliquez sur "Ajouter" et n'oubliez pas de cliquer sur l'icône de la disquette dans la carte pour enregistrer la déviation.   
 

 

 

Bon de travail
 

Au sein d'un dossier, des tâches peuvent être créées pour les services chargés de placer et de collecter les panneaux, ou de préparer les panneaux pour les retiter et ramener par le demandeur. Si vous utilisez le module Bon de travail, vous pouvez également créer ces tâches automatiquement en fonction d'une question ajoutée au formulaire de demande. La réponse du demandeur peut faire en sorte qu'Eaglebe crée automatiquement des tâches. Pour en savoir plus, consultez le menu Gestion - Organisation – Configuration Bon de travail.   

 

Dans cet onglet, vous verrez déjà le résultat si vous avez ajouté cette question à votre formulaire de demande. La réponse à cette question (Demande de placement de panneaux par les services de la ville ou de ramassage chez les services de la ville) est indiquée en premier et correspond à la réponse du demandeur. En dessous, vous trouverez les tâches correspondantes à la réponse ci-dessus.


Le type de tâche sera automatiquement ajusté à chaque fois en fonction de la réponse ci-dessus. Cette valeur déterminera également le coût de la signalisation dans l'onglet Facturation :


  • Retirer - Ramener : seul le coût de la location est calculé sur la base du tarif fixé, du nombre de panneaux et de la période.
  • Placement et collection: le prix de la location et le coût du placement sont tous deux calculés.
  • Aucune tâche : aucun coût de signalisation n'est calculé


La réponse à la question sur le bon de travail et les tâches qui en découlent peuvent être ajustées à partir de l'onglet "Demande" ou de l'onglet "Signalisation - Bon de travail". Le type de tâche change toujours en même temps que la réponse à la question sur le bon de travail, mais il peut aussi être ajusté séparément si nécessaire. 


Faites toujours attention au type de tâches et à la facturation correspondante lorsque vous effectuez des ajustements manuels !

  

 

 

En outre, dans cet onglet, vous pouvez également créer des tâches de contrôle à exécuter pour ce fichier spécifique. Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, veuillez lire la section séparée Contrôle des permis (sous Modules supplémentaires ou Back-Office – Bon de travail). 

 

 

 
 

5    Avis 

Le mot dit tout : dans l'onglet Avis, tous les utilisateurs à qui l'on a demandé un avis peuvent laisser leur opinion au moyen d'un pouce en haut ou en bas, d'un commentaire libre et de documents. Si nécessaire, les avis peuvent être protégés dans le cas d'informations confidentielles.    


 

 

Toutes les personnes que vous avez cochées dans l'onglet "Validation" recevront une tâche d’avis. L'état du dossier restera "Avis" jusqu'à ce que la dernière personne ayant soumis l'avis ait été atteinte.   


Une personne est absente pendant une longue période et votre dossier reste bloqué dans le statut ‘Avis’? Vous avez alors deux possibilités pour vous en sortir : 

  • Vous supprimez les avis ouverts en cochant l'icône de la corbeille à côté de l'avis dont vous n'avez plus besoin 
     
  • Un collègue de l'utilisateur absent reprend le conseil :
     
     
    Les utilisateurs du même département peuvent se charger de cette tâche d’avis si nécessaire. La tâche consultative sera ainsi transférée dans la liste des tâches de l'utilisateur qui a repris la tâche.   

 
 

ATTENTION : Par défaut, Eaglebe n'envoie pas d'e-mails pour les avis de tâches. Si vous voulez le configurer, vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans cet article.  


Lorsque tous les avis sont positifs, le dossier passe au statut "Autorisation". Si l'avis est négatif, il y aura une procédure légèrement différente. L'état du dossier sera "Problème".  

 

 


  • Un dossier obtient le statut de problème si l'un des avis est négatif.   
  • Le gestionnaire de fichiers, indiqué dans l'onglet de validation "Gestion des fichiers", se voit confier la tâche de résoudre le problème et doit trouver une solution. La tâche problématique sera assignée au responsable du département sélectionné sous "Validation". 

 

ATTENTION: Dans l’onglet de la validation, vous attribuerez un département au dossier, et il est important de choisir une personne responsable du département. Pour définir le manager, lisez la section Gestion - Organisation - Mes départements. 

 
Pour sortir du statut "Problème", allez dans l'onglet "Validation", où vous.. :  

  • Cliquez sur l'icône de la disquette : l'état du fichier devient Autorisation  
  • Plan de signalisation nécessaire ? et cliquez sur la disquette : l'état du dossier devient Signalisation 

 

Que vous approuviez ou rejetiez le dossier par la suite : l'avis négatif restera visible dans le dossier. 

 

6    Facturation 

 

L'onglet Facturation est un onglet qui n'est pas obligatoire dans Eaglebe mais qui peut toujours être consulté. Dans cet onglet, vous pouvez voir le prix qu'Eaglebe a calculé pour cette occupation. Via Gestion - Facturation, vous pouvez demander à Eaglebe de calculer une certaine formule. Dans cet onglet, vous pouvez encore modifier manuellement la facturation si nécessaire avant l'approbation.    

 
 

  

 
 

  • Prix calculé  
    Le prix calculé est le prix qu'Eaglebe a calculé sur la base de la formule définie dans la Gestion - Facturation.   

  • Prix ajusté 
    Le prix ajusté vous permet d'apporter une autre modification au prix calculé. Si vous saisissez une valeur dans ce champ, vous annulez complètement la valeur saisie dans le prix calculé.    

  • Caution 
    Vous pouvez saisir ici une caution qui doit être payée par le demandeur.
    ATTENTION: Travaillez-vous avec un prépaiement et demandez-vous un remboursement? Eaglebe ne peut pas initier de remboursements, cela devra toujours être fait dans Mollie même.   

  • Signalisation   
    Selon les prix définis dans Gestion- Organisation - Configuration Bon de travail, Eaglebe peut fixer un prix tenant compte du nombre de panneaux sur la carte (s'il existe un prix de location) et du coût de placement (si des tâches sont créées sous l'onglet Signalisation - Bon de travail). Ce champ peut être modifié manuellement.   

  • Clôtures Nadar  
    Si un prix doit être calculé pour une clôture nadar, Eaglebe l'indiquera ici dès qu'un nadar sera dessiné sur la carte. Ce champ peut être modifié manuellement.   

  • Autres 
    La procédure d'urgence est calculée ici si vous l'utilisez (Gestion - Types d’occupation). Ce champ peut être ajusté manuellement.   

  • Total   
    Le prix total de tous les champs précédents est calculé ici. C'est ce que le demandeur devra payer.    

  • Remarque visible pour le demandeur   
    Si vous ajoutez une remarque ici, elle sera visible dans la demande de paiement adressée au demandeur.   

  • Ce permis sera payé ultérieurement (visible uniquement si vous utilisez le prépaiement via Mollie).
    Si, en tant qu’administration locale, vous travaillez avec le prépaiement via Mollie, vous pouvez également indiquer manuellement pour un dossier qu'il doit être facturé après coup. S'il s'agit de grands chantiers ou de demandes portant sur un nombre x de mois, il peut être souhaitable de travailler avec un paiement à terme échu pour ces dossiers. Si vous cochez ce bouton et cliquez sur la disquette, Eaglebe n'enverra pas de demande de paiement lorsque vous approuverez le fichier. Eaglebe enverra l'autorisation immédiatement. N'oubliez pas de vous occuper ensuite de la facturation de ce dossier !
     

Le statut du paiement sera différent selon le fonctionnement de votre administration locale. Dans Eaglebe, vous pouvez faire effectuer le paiement avant ou après l'approbation du dossier. Dans le premier cas, Eaglebe envoie une demande de paiement en ligne ; dans le second cas, votre service financier se charge ensuite de la facturation proprement dite.   


  1. Municipalités qui vous permettent de payer à l'avance avec Mollie 
  • La demande de paiement ‘non envoyée’
    Si vous travaillez en prépaiement (Mollie), votre demande de paiement sera envoyée lorsque le dossier sera "approuvé" dans Eaglebe. Tant que le statut est encore en Validation, Signalisation, Conseil ou Autorisation, la mention "non envoyé" sera visible.   
  • Remarque visible pour la facturation interne  
    Vous pouvez ajouter ici une remarque qui sera visible dans l'exportation.   
  • Informations additionnelles
    Vous trouverez ici les informations qui ont été prises en compte lors du calcul du prix.   
  • Après l'approbation du dossier, vous pourrez envoyer une demande de paiement supplémentaire ou indiquer manuellement que le dossier a déjà été payé d'une autre manière :   

      
     
    Si vous sélectionnez et enregistrez un autre mode de paiement, Eaglebe abandonnera la demande de paiement en cours et enverra la permis immédiatement.   
     
      

2. Conseils qui travaillent avec le post-paiement
  

  • Paiement "non payé  
    Comme le prépaiement n'est pas utilisé, la mention "non payé" sera visible.   
  • Remarque visible pour la facturation interne  
    Vous pouvez ajouter ici une remarque qui sera visible dans les exports.   
  • Autres informations  
    Vous trouverez ici les informations qui ont été prises en compte lors du calcul du prix.   
  • Après l'approbation du dossier, vous pourrez toujours indiquer dans le dossier comment le paiement a été effectué (si vous le souhaitez):

       

 
 

7    Autorisation 

 

Après être passée par les différentes étapes (validation, éventuellement signalisation et/ou avis avec les éventuelles étapes secondaires), une autre étape est nécessaire avant que la demande puisse être finalement approuvée (ou rejetée), à savoir le statut "Autorisation". Lors de cette étape, le document d'autorisation et les conditions spécifiques d'approbation (ou de rejet) du dossier sont élaborés.  


Une fois que les panneaux nécessaires ont été saisis et que l'avis a été donné, le dossier dans ce statut sera réattribué au gestionnaire du dossier. Il peut alors consulter les informations complémentaires et préparer le dossier pour approbation ou rejet.  


Avez-vous encore besoin de l'approbation du Collège avant de pouvoir envoyer l'approbation dans Eaglebe ? Alors vous devrez "attendre" ici. Une fois que vous avez reçu l'approbation (en dehors d'Eaglebe), vous pouvez poursuivre le traitement dans Eaglebe.   


Travaillez-vous avec le paquet de prise de notes de Green Valley ? Vous pouvez alors bénéficier d'une intégration. Pour en savoir plus sur cette intégration, consultez la rubrique Intégrations - Green Valley.  
 

 


Approuver  


Lorsque vous cliquez sur "Approuver la demande", vous n'envoyez pas encore la demande de permis ou de paiement. Vous verrez un aperçu de tous les documents ajoutés à la demande, ainsi que le bouton "Générer un PDF" qui vous permettra de faire remplir un document d'autorisation par Eaglebe (pour en savoir plus sur les templates, voir Gestion - Documents). Sur ce document, Eaglebe peut remplir les données de la demande spécifique (période, lieu,...) et du demandeur (nom, adresse,...).   

 
 


Vous choisissez le document souhaité, ajoutez une motivation (plus d'infos ci-dessous), un nom / une fonction (voir Gestion - Documents – Configurations Templates) et choisissez d'ajouter ou non un plan (zone et signalisation) sur la dernière page du permis. Ensuite, vous cliquez sur "Générer" et le template sera rempli par Eaglebe.  


Le PDF que vous avez rempli est une version inapplicable (PDF), mais vous pouvez toujours ajouter des conditions supplémentaires ou certaines exceptions via "Motivation". Ce champ est limité à 4000 caractères et peut être rempli dans le template en utilisant le nom de champ "motivation de l'autorisation" (pour en savoir plus sur les noms de champ, voir Gérer - Documents - Mes Template).  

  
 


Lorsque le document d'autorisation a été créé, il apparaît dans la liste. Vous pouvez ensuite sélectionner le document souhaité et cliquer sur "envoyer". C'est alors qu'Eaglebe changera le statut en "approuvé" et enverra le permis (ou la demande de paiement) au demandeur.  

 
 

 

 
 

Travaillez-vous avec eSignFlow pour la signature numérique de vos documents ? Vous pouvez alors bénéficier d'une intégration. Pour en savoir plus sur l'intégration, consultez la rubrique Intégrations - eSignFlow.  
 

Rejeter 

  

Si vous souhaitez rejeter le fichier, vous pouvez également sélectionner cette option. Vous pourrez ajouter une motivation qui sera communiquée au demandeur, ainsi q'. Dès que vous cliquez sur "Envoyer", le statut du dossier devient "Rejeté" et un e-mail est envoyé au demandeur avec la motivation.   
 

 




Révoquer 

 

Une fois que vous aurez approuvé le dossier, vous aurez également la possibilité de révoquer l'approbation et de sortir à nouveau le dossier de GIPOD si nécessaire (pour les communes Flamandes).  

 
 

 

 
En cas de révocation, vous pourrez également inclure une motivation et l'envoyer au demandeur.   

 
 

8    Documents 

 

L'onglet Documents est un onglet accessible à tout moment, alors que certains onglets ne deviennent disponibles que lorsque le dossier a le bon statut.  
 

Ici, vous pouvez générer d'autres documents d'autorisation, ainsi qu'un plan de signalisation séparé, le "pretty print" (les données de la demande en pdf) et si vous utilisez également le module de bon de travail, vous pouvez générer des panneaux additionnels. Ces derniers sont des "autocollants" portant la période de l’occupation et un code QR faisant référence à l’occupation, à apposer sur les panneaux d'interdiction de stationnement. Il est également possible de télécharger une preuve de paiement au cas où le demandeur en aurait encore besoin. En outre, il est toujours possible d'ajouter un document au fichier via "Ajouter".  

 
 
 

La case à cocher permet également de sélectionner des documents, de les télécharger ou de les supprimer si nécessaire, mais cette fonction est davantage utilisée pour envoyer les documents à des contacts spécifiques ou à des tiers. Vous pouvez sélectionner les documents nécessaires et les envoyer en cliquant sur le bouton "Envoyer". 

 

 

 
 

Cela ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez saisir un commentaire et sélectionner les contacts nécessaires. Il est également possible de saisir plusieurs adresses électroniques libres. Il est également possible d'envoyer les documents à une liste d'utilisateurs enregistrés (liste de destinataires standard). Cette liste peut être configurée dans Gestion - Documents - Tiers.   
 

 

 
 

9    Incidents 

 
 

Pour le suivi des permis, Eaglebe offre la possibilité de signaler les incidents. Dans chaque dossier, vous avez la possibilité de signaler un incident via l'onglet "Incidents". Si une violation est établie pour une occupation spécifique, elle peut facilement être enregistrée de cette manière.   

 

 

 

Cet onglet vous permet de signaler un incident sur le permis en cours à tout moment de la procédure. Outre une description, vous pouvez également choisir le degré de priorité que vous souhaitez accorder à l'incident. N'oubliez pas de cliquer sur la disquette pour sauvegarder votre incident ! 

 
 

 
 

10    Extra 

 

Historique 

 

Dans l'historique, vous pouvez trouver toutes les actions qui ont été prises dans le dossier. Qui a effectué une certaine tâche, quand la demande de paiement a été envoyée, quand les documents ont été envoyés, etc.
 

Notes 

 
 

À tout moment, vous pouvez ajouter des notes internes dans l'onglet Notes, qui seront enregistrées avec le dossier. Par défaut, la motivation de l'incomplétude et la motivation du document d'autorisation se trouveront également ici.   

 
 

Infos publiques 

 

Toutes les occupations sont publiées sur notre propre carte publique, également connue sous le nom de carte Eaglebe. Sur la carte publique, tous ces occupations et événements seront affichés avec des marqueurs respectivement verts et jaunes, sur lesquels vous pouvez cliquer pour voir les détails de l'occupation ou de l'événement. Les déviations et toutes les informations GIPOD (décrèt Flandre) seront également indiquées sur cette carte. En d'autres termes : une vue d'ensemble parfaite pour consulter la nuisance actuelle.   

  
 

 

 
 

Par défaut, Eaglebe fournit le type de l’occupation, le lieu, la période et l'EaglebeID. Vous souhaitez ajouter des informations à ce bref aperçu ? Vous pouvez alors le faire dans cet onglet spécifique. Au lieu de "Pas d’informations additionneles disponibles", le texte que vous avez saisi dans Extra - Informations publiques sera visible à cet endroit. 

 
 

11    Ajustements après approbation 

 

Lorsqu'un dossier a déjà été approuvé, il n'est généralement pas conseillé d'y apporter d'autres ajustements, puisque le permis a déjà été envoyé, une demande de paiement a déjà été envoyée, le paiement a peut-être déjà été effectué, etc. Dans ce cas, il est donc recommandé de faire une copie ou de prolonger le fichier original et de l'adapter si nécessaire.
 

Si des ajustements sont néanmoins nécessaires après l'approbation, il y a deux points importants à considérer : 

  1. Le permis n'est pas mis à jour automatiquement. Si nécessaire, un nouveau permis peut être créé sous l'onglet "Documents" et envoyé au demandeur à partir de là. 

  2. Les ajustements peuvent avoir une influence sur la facturation lorsque la période, la surface occupée ou la signalisation d'un dossier sont modifiées. Cela a un impact sur le calcul automatique des prix dans Eaglebe, la demande de paiement ouverte et la comptabilité ultérieure. Différents cas d'utilisation sont possibles, qui sont décrits ci-dessous. 
     

11.1    Ajustements affectant la facturation - paiement en avance 


Lorsque l'administration travaille avec un paiement en avance (pour obtenir le permis), une demande de paiement est d'abord envoyée au demandeur lorsqu'un dossier Eaglebe est approuvé. Ce n'est que lorsque cette demande de paiement sera satisfaite (par le paiement en ligne ou l'enregistrement au guichet) que le demandeur recevra son permis. 
 

Si des ajustements sont encore effectués après l'approbation, il y a donc deux cas possibles : soit la demande de paiement pour ce dossier est encore ouverte, soit le paiement a déjà été effectué. Selon le cas, les options disponibles seront différentes. 

 
 

11.1.1    Dossier approuvé mais pas encore payé


La demande de paiement est toujours ouverte pour ces dossiers. Les modifications de la période, de la surface occupée ou de la signalisation auront une influence sur le paiement restant. En effectuant ces ajustements, l'utilisateur verra le message ci-dessous.

 

 
 

Dans ce cas, l'utilisateur a 3 options : 

  1. Ajuster la facturation : la facturation sera ajustée dans Eaglebe et la demande de paiement ouverte (en ligne) sera également ajustée. Veuillez noter que le prix dans le courrier déjà envoyé et le permis formaté ne sera pas ajusté automatiquement. 

  2. Ne pas modifier la facturation : les changements sont mis en œuvre mais la facturation dans Eaglebe et la demande de paiement en cours restent inchangées. 
  3. Annuler : les changements ne seront pas mis en œuvre. 

 
 

11.1.2    Dossier approuvé et payé 


Pour ces dossiers, le paiement a déjà été effectué et le demandeur a déjà reçu le permis. Les ajustements de la période, de la surface occupée ou des panneaux n'affecteront que la facturation au sein d'Eaglebe. En effectuant ces réglages, l'utilisateur recevra le message ci-dessous. 

 

 
 

Dans ce cas, l'utilisateur a 2 options : 

  1. Ajuster: les changements seront mis en œuvre mais la facturation dans Eaglebe restera inchangée car elle doit toujours correspondre au paiement enregistré dans le système de paiement. 

  2. Annuler : les changements ne seront pas mis en œuvre. 

 
 

11.2    Ajustements affectant la facturation - paiement ultérieur 


Lorsque l'administration travaille avec des paiements arriérés (après avoir obtenu le permis), le permis est immédiatement envoyé au demandeur lorsqu'un dossier Eaglebe est approuvé. Tout paiement fait l'objet d'un suivi ultérieur par le service financier. La fonctionnalité d'exportation permet d'obtenir une vue d'ensemble de tous les paiements en cours. 


Il y a également deux cas possibles pour cette méthode de travail : soit le fichier a déjà été inclus dans les comptes (exporté depuis Eaglebe), soit il n'a pas encore été inclus dans les comptes. 
 

11.2.1    Dossier approuvé mais pas encore comptabilisé 


Pour ces dossiers, le demandeur a déjà reçu son permis, mais le dossier n'a pas encore été transféré au service comptable. Les ajustements de la période, de la surface occupée ou de la signalisation auront une influence sur la facturation dans Eaglebe et seront également répercutés sur la comptabilité. En effectuant ces changements, l'utilisateur verra le message ci-dessous. 
 

 

 
 

Dans ce cas, l'utilisateur a 3 options : 

  1. Ajuster la facturation : la facturation est ajustée au sein d'Eaglebe. Le prix ajusté sera transmis au service comptable lors de la prochaine exportation. Veuillez noter que le prix dans le courrier déjà envoyé et le permis formaté ne sont pas automatiquement ajustés. 

  2. Ne pas modifier la facturation : les changements sont mis en œuvre mais la facturation au sein d'Eaglebe reste inchangée.  Le prix initial sera transmis au service comptable lors de la prochaine exportation.   
  3. Annuler : les changements ne seront pas mis en œuvre. 

 
 

11.2.2    Dossier approuvé et déjà enregistré par le service comptable 


Pour ces dossiers, le demandeur a déjà reçu son permis et le dossier a déjà été transmis au service comptable. Les ajustements de la période, de la surface occupée ou du signal auront une influence sur la facturation au sein d'Eaglebe et se traduiront par une note de crédit dans la comptabilité. En effectuant ces changements, l'utilisateur verra le message ci-dessous. 


 

 
 

Dans ce cas, l'utilisateur a 3 options : 

  1. Ajuster la facturation : la facturation est ajustée au sein d'Eaglebe. Une note de crédit sera créée pour le montant initial et une nouvelle facture avec le prix de revient ajusté sera transmise au service comptable lors de la prochaine exportation. Veuillez noter que le prix dans le courrier déjà envoyé et le permis formaté ne sont pas automatiquement ajustés. 

  2. Ne pas modifier la facturation : les changements sont mis en œuvre mais la facturation au sein d'Eaglebe reste inchangée.  Le prix ajusté ne sera pas transmis au service comptable lors de la prochaine exportation.  

  3. Annuler : les changements ne seront pas mis en œuvre. 

 

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