Documenten aanmaken is een belangrijke stap in de dossierbehandeling. Een inname heeft een signalisatievergunning nodig, voor een speelstraat moet een bewonersbrief worden uitgestuurd, een vaststelling wordt gevommuniceerd naar de overtreder in een vaststellingsdocument, ...

Met Eaglebe kan je makkelijk documenten genereren voor al deze dossiers op basis van jullie eigen templates en de gegevens uit het dossier. Hoe je dit doet, leer je in dit Helpdeskartikel!

Om een nieuw document aan te maken, open je het gewenste Eaglebe dossier (IOD, Evenement, Toertocht of Vaststelling) en ga je naar het menu Documenten. Hier druk je op de knop 'Genereren' en kies je voor de optie 'Vergunning'. Je krijgt dan een pop-up te zien met volgende opties:

• Sjabloon: hier kan je het sjabloon selecteren dat je wenst te gebruiken. Het sjabloon bevat de standaard tekst en opmaak, en wordt aangevuld met de gegevens van het dossier wanneer je het document genereert. Meer info over deze sjablonen of templates vind je in dit Helpdeskartikel.
• Motivatie: hier kan je specifieke voorwaarden meegeven die moeten worden toegevoegd aan het document. De tekst die je hier opgeeft komt in de template terecht in het veld 'authorisatiemotivatie'  
• Advies: hier kan je de adviezen die werden gegeven binnen dit dossier toevoegen aan het document. Je kan 1 of meerdere adviezen selecteren, deze worden allemaal dynamisch toegevoegd aan de adviesparagraaf in de template (hier meer info).
• Naam & functie: hier selecteer je de ondertekenaars (links en rechts) voor dit document. De lijst van mogelijke ondertekenaars kan je aanpassen via het menu 'Beheer - Documenten - Ondertekenaars'. Standaard (tenzij anders aangeduid bij het genereren van een document) zal Eaglebe de eerste 2 ondertekenaars uit deze lijst invullen in de velden 'naamlinks/rechts' en 'functielinks/rechts'.
• Kaart toevoegen: deze checkbox kan je aanvinken wanneer je het signalisatieplan wil toevoegen op de laatste pagina van de template. Let op, de kaart zal de info op de template overschrijven. Dus het is belangrijk om in dit geval een template te selecteren met een lege pagina achteraan.
• QR-code toevoegen: deze checkbox kan je aanvinken wanneer je de QR-code met link naar de publieke kaart wil toevoegen op de laatste pagina van de template. Let op, deze code wordt automatisch toegevoegd aan de laatste pagina van de template en zal de onderliggende info op de template overschrijven. 
• Type document: hiermee kan je kiezen om het document aan te maken als PDF of Word bestand. Wanneer je documenten aanmaakt die worden verzonden naar de aanvrager (vergunningen, bewonersbrieven, vaststellingsdocumenten, ...) kies je best voor het type PDF (word bestanden kunnen immers nog worden aangepast).

Let op: indien de kaart of QR-code werd toegevoegd aan de template als afzonderlijk veld, moet je deze checkbox niet meer aanvinken om een kaart of QR-code toe te voegen.

Let op: word documenten kan je enkel aanmaken op basis van templates die werden aangemaakt als Word bestand. Deze optie is niet beschikbaar voor templates die werden toegevoegd als PDF.

Wanneer alle parameters goed staan, druk je op de knop 'Genereren' om het nieuwe document aan te maken. Eaglebe vult de geselecteerde template dan in met alle gegevens uit het dossier en de opgegeven parameters uit de pop-up. Eens het document klaar is, vind je dit in de lijst binnen het menu 'Documenten'. Je zal dit document ook te zien krijgen in de lijst van documenten bij de autorisatie van het dossier. 

Je kan documenten ook genereren vanuit het menu Autorisatie via de knop 'Genereren'. Op deze manier kan je iets vlotter werken en moet je de vergunningsdocumenten niet telkens eerst aanmaken via het menu Documenten.