La création de documents est une étape importante dans le traitement des dossiers. Un occupation nécessite un permis de signalisation, une lettre de riverains doit être envoyée pour une rue de jeux, un constat est communiqué au contrevenant dans un document de constatation, ...
Avec Eaglebe, vous pouvez facilement générer des documents pour tous ces dossiers sur base de vos propres modèles et des données du dossier. Vous apprendrez comment faire dans cet article du Helpdesk !
Pour créer un nouveau document, ouvrez le fichier Eaglebe souhaité (ODP, Event ou Constatation) et allez dans le menu Documents. Appuyez sur le bouton « Générer » et choisissez l'option « Permis ». Vous verrez alors une fenêtre pop-up avec les options suivantes :
- Modèle : vous pouvez ici sélectionner le modèle que vous souhaitez utiliser. Le modèle contient le texte et le formatage par défaut et est complété par les détails du fichier lorsque vous générez le document. Vous trouverez plus d'informations sur ces modèles dans cet article du Helpdesk.
- Motivation : vous pouvez saisir ici des conditions spécifiques à ajouter au document. Le texte que vous saisissez ici est repris dans le modèle dans le champ « motivation de l'autorisation ».
- Avis : vous pouvez ici ajouter au document les avis donnés dans ce dossier. Vous pouvez sélectionner 1 ou plusieurs conseils, qui sont tous ajoutés dynamiquement au paragraphe des conseils dans le modèle (plus d'informations ici).
Nom et fonction : vous sélectionnez ici les signataires (gauche et droit) de ce document. Vous pouvez modifier la liste des signataires possibles via le menu « Gérer - Documents - Signataires ». Par défaut (sauf indication contraire lors de la génération d'un document), Eaglebe remplira les 2 premiers signataires de cette liste dans les champs 'nom gauche/droite' et 'fonction gauche/droite'.
Ajouter le plan : vous pouvez cocher cette case si vous souhaitez ajouter le plan de signalisation à la dernière page du modèle. Notez que le plan remplacera les informations contenues dans le modèle. Il est donc important de sélectionner un modèle avec une page vierge à la fin dans ce cas.
Ajouter le code QR : vous pouvez cocher cette case si vous souhaitez ajouter le code QR avec un lien vers la carte publique sur la dernière page du modèle. Veuillez noter que ce code est automatiquement ajouté à la dernière page du modèle et qu'il remplacera les informations sous-jacentes du modèle.
Type de document : cette option vous permet de choisir de créer le document sous forme de fichier PDF ou Word. Lors de la création de documents à envoyer au demandeur (permis, lettres de résidents, documents de détermination, etc.), il est préférable de choisir le type PDF (les fichiers Word peuvent toujours être modifiés).
Attention : si la carte ou le code QR a été ajouté au modèle en tant que champ séparé, vous ne devez plus cocher cette case pour ajouter une carte ou un code QR.Attention: vous ne pouvez créer des documents Word qu'à partir de modèles qui ont été créés en tant que fichiers Word. Cette option n'est pas disponible pour les modèles qui ont été ajoutés au format PDF.
Lorsque tous les paramètres sont corrects, cliquez sur le bouton « Générer » pour créer le nouveau document. Eaglebe remplit alors le modèle sélectionné avec toutes les données du fichier et les paramètres spécifiés dans la fenêtre contextuelle. Une fois que le document est prêt, vous le trouverez dans la liste du menu 'Documents'. Vous verrez également ce document dans la liste des documents lors de l'autorisation du dossier.
Vous pouvez également générer des documents à partir du menu Autorisation via le bouton « Générer ». De cette manière, vous pouvez travailler plus facilement et vous ne devez pas créer à chaque fois les documents d'autorisation via le menu Documents.
