INHOUDSOPGAVE


Nodige configuraties voor de opstart

Hieronder kan u een overzicht vinden van de configuraties die nodig zijn voor een goede opstart van het Evenementenloket.


Configuratie van diensten

Welke diensten/medewerkers gaan de verwerking van Evenementen opvolgen? Welke diensten/medewerkers mogen advies geven op evenementen, en op welke thema’s? Maak een lijstje en implementeer dit lijstje na de training. 

 

Evenementencoördinator(s):

 

 

 

Advies IOD/Mobiliteit

 

 

 

Advies Geluid

 

 

 

Advies Catering

 

 

 

Advies Veiligheid

 

 

 

Advies Publiciteit

 

 

 

Advies Materiaal

 

 

 

 

 

Deze configuratie kan je hierna instellen bij Beheer => Mijn Organisatie => Mijn afdelingen.

 

Hierbij kan je diensten toevoegen die specifiek de opvolging van de aanvraag omtrent het Evenementenloket zullen doen. Bij Beheer => Gebruikers kan je dan weer de bijhorende gebruikers aan deze diensten toevoegen. De gebruikers die Evenementen zullen behandelen krijgen als gebruikersrol ‘Eventvalidatie’ en/of ‘Eventautorisatie’. 

 

 

Indien een dienst advies mag geven op evenementen, moet onderstaande setting bij je dienst aan staan. Hiernaast kan je ook aanduiden op welke thema’s omtrent evenementen deze dienst advies mag geven.

 

 

Instellingen per Type Evenement

Per type Evenement kan je volgende zaken instellen: Naam, Afdeling die de aanvragen zal behandelen, aanvraagtermijn en eventueel een Helptekst. Je kan ook bepaalde types uitschakelen of toevoegen. Dit doe je onder Beheer => Evenement Types.

 

 

Hierin moet jullie regelgeving opgenomen worden wat betreft Evenementen. In het aanvraagformulier wordt bij bepaalde vragen namelijk gelinkt naar jullie Algemene Voorwaarden. 

 

Er kan één link ingesteld worden waar meermaals naar verwezen zal worden. Daarom is het nodig om de verschillende thema’s waarop regelgeving van toepassing is te bundelen op één pagina of document waarnaar gelinkt kan worden. 

 

Deze link, waarbij de volledige regelgeving omtrent Evenementen in wordt opgenomen, kan je instellen op volgende manier:

 

Integratie Zaal- en Materiaalverhuur (optioneel) + Subsidie (optioneel)

 

Het evenementenloket van Eaglebe kan gekoppeld worden aan een eigen uitleen- of verhuurdienst via een weblink naar een desbetreffende dienst. 

 

Wanneer deze link is toegevoegd krijgt de aanvrager bij aanvraag van zijn evenement een mail met daarin de links “Organisatoren van publiek toegankelijke evenementen kunnen gebruik maken van de gemeentelijke uitleendienst. Klik hier voor uw aanvraag” en/of “Zalen kunnen ook online gereserveerd worden. Klik hier voor uw aanvraag”. De links in deze mail verwijzen de aanvrager dan naar de uitleendienst voor materiaal/zalen van de gemeente. Daarnaast kan er ook verwezen worden naar de subsidiepagina door de link hieronder in te vullen. 

 

Deze links worden toegevoegd onder het tabblad Beheer => Aanvraagformulier => Weblinks. 

 

 

Indien je de velden leeg laat, zal er geen link getoond worden in de e-mail.


Website aanpassen


Je gaat van start met Eaglebe maar wil dit op een duidelijke manier communiceren naar de burger? Hiervoor is natuurlijk aan aanpassing nodig van de website. Op de website van je gemeentebestuur staat vandaag de "oude" aanvraagmethode uitgelegd. Deze pagina's moet je vernieuwen om de nieuwe aanvraagmethode uit te leggen: via Eaglbee. Maar wat moet er nu juist op deze pagina staan? Dit is natuurlijk een eigen beslissing van het gemeentebestuur maar er kan steeds verwezen worden naar een aantal pijlers:

 

  • Wat is een evenement en wanneer moet een evenement aangevraagd worden?
  • Hoe moet deze aanvraag gebeuren?
  • Bijkomende info

 

Wat is een evenement en wanneer moet die aangevraagd worden?

 

Hier komt een korte beschrijving van wat een evenement inhoudelijk is, in welke situatie deze moet worden aangevraagd en de opmerking dat hier steeds een toelating voor nodig is van het gemeentebestuur.

 

Enkele algemene voorbeelden waarvoor een vergunning nodig is kunnen hier worden meegegeven.

 

Hoe moet deze aanvraag gebeuren?

 

Hier wordt verwezen naar het Eaglebe aanvraagformulier of het Eaglebe portaal. Dit kan via een link of met een button voorzien met bijvoorbeeld de tekst: nieuwe aanvraag. Zo een button kan je steeds maken via http://css3buttongenerator.com/, of uw IT coördinator kan u ook helpen. 

 

Afbeelding met tekst

Automatisch gegenereerde beschrijving

 

Er kan ook meer info worden meegegeven in verband met welke gegevens verwacht worden, hoeveel dagen op voorhand de aanvraag moet gebeuren, welke specifieke documenten moeten worden meegegeven, ...

 

Bijkomende info

 

Hier kan verwezen worden naar de reglementen, handleidingen of contacten van de gemeente inzake evenementen. Vaak wordt er gewerkt met links naar documenten of andere pagina's op de site van de gemeente.

 

Daarnaast kan ook meer info gegeven worden over de extra mogelijkheden van Eaglebe voor de aanvrager. Denk hierbij aan hoe een aanvraag te kopiëren, een vergunning te downloaden, hoe aanpassingen kunnen gebeuren, ... 

 

Als laatste kan hier ook verwezen worden naar onze Publieke Kaart. Deze is ontwikkeld om de aanvrager te voorzien van alle nodige informatie inzake lopende innames en evenementen in zijn of haar gemeente. Dit is de beste manier voor de burger om voorziene hinder te bezichtigen en kan ook helemaal gepersonaliseerd worden via Eaglebe (publieke info). Er kan ook rechtstreeks verwezen worden naar het grondgebied van uw gemeente door de link aan te passen. Voorbeeld: app.eaglebe.com/map/lokeren