INHOUDSOPGAVE

Opstart Evenementen 


Om een vlotte opstart te garanderen, bezorgen we je onderstaand overzicht van alle zaken die komen kijken of nodig zijn bij de opstart van Eaglebe. Een nieuw platform zorgt namelijk niet enkel intern voor enkele uitdagingen, maar ook de communicatie naar de burger zal centraal staan voor een goede uitrol van het pakket.  


Eaglebe kennis 

 

Eaglebe Training op maat 

 

Om met Eaglebe te werken, heb je enige kennis nodig. Bij opstart van Eaglebe voorzien we dan ook een training ter plaatse voor de key-gebruikers om de look & feel van het platform in de vingers te krijgen. Gedurende de training doorlopen we het hele platform: de aanvraagformulieren en de mogelijkheden voor de burger/vereniging, de verwerking van de aanvragen door de medewerkers en alle andere menu’s en instellingen die we specifiek voor jullie zoveel als mogelijk op punt zullen zetten. Voor de training ter plaatse vragen we om een zaal met beamer, scherm, HDMI-kabel en wifiverbinding te voorzien. 

 

Voor we langskomen bij jullie ontvangen we graag: 

  • De bevestiging dat de GIPOD Client geactiveerd werd (zie e-mail van Customer Success Manager)
    Werkt jouw Bestuur al met IOD? Dan hebben we dit niet meer nodig.  
  • Document dat jullie vandaag terug goedkeuring sturen naar een burger of vereniging ter goedkeuring van zijn of haar aanvraag. Het Eaglebe Team maakt hier een implementeerbare versie van die in Eaglebe gebruikt kan worden, ter illustratie tijdens de training die zal volgen op een later moment.  
  • Lijstje van deelnemers die de training zullen volgen. Deze mensen wordt toegevoegd aan de beta-omgeving (= test-omgeving) van jouw Bestuur. Op deze test-omgeving van Eaglebe zal ook de training gegeven worden.  


Eaglebe Beheer 

 

Het platform heeft verschillende instellingen die ervoor zorgen dat het platform werkt op maat van jouw Bestuur. Tijdens de training overlopen we deze instellingen waarvan we verwachten dat deze na de training geconfigureerd worden door het Bestuur. Lees je jezelf al graag eens in, kan je hier ook alle uitleg over het Beheer terugvinden. 


Koppelingen naar andere pakketten  

 

Indien je Eaglebe nog wenst te koppelen met andere pakketten moet je misschien nog enkele acties ondernemen. Zie hier een lijst van mogelijke integraties met bijhorende uitleg over de nodige acties.


Golden Support & Live gaan met Eaglebe 

 

Na de training is het de bedoeling om in de beta-omgeving: 


  1. De instellingen op maat van je bestuur in te stellen 
  2. Te oefenen met het vergunnen van dossiers 


Tijdens de eerste weken na de training heb je recht op Golden Support waarbij we jullie bijstaan bij de configuratie van Eaglebe. Heb je nood aan een bijkomende Teams-vergadering of wil je liever mailen, aarzel niet ons te contacteren. Eens je klaar bent met het voorgaande en je live wilt gaan met Eaglebe moet het Team weten welke datum jullie voor ogen om officieel live te gaan. Communiceer deze datum goed naar het Eaglebe Team en geef ons minstens 3 dagen voor deze live-datum een seintje dat de instellingen van de beta-omgeving mogen overnemen naar de live-omgeving waar jullie officieel op zullen werken. Deze omgeving is rechtstreeks gekoppeld met GIPOD en bedoeld voor de effectieve aanvragen. Om dit te initialiseren zal het aanvraagformulier opengesteld worden naar de aanvrager toe. Aanvragen kunnen vanaf dit moment binnenkomen en volledig verwerkt worden binnen Eaglebe.   


Support na live-gang 

 

Waar kan je op rekenen van support nadat je live bent? Je leest er alles over in dit artikel.  

 

Communicatie  

 

Externe communicatie naar burgers 

 

Bij de opstart van een nieuw platform is het aangeraden je burgers goed te informeren over de nieuwe manier van werken voor de aanvraag van innames openbaar domein.  


Infomoment voor verenigingen 


Het is aangeraden om voor de gekendste verenigingen in jouw Gemeente of Stad een infomoment te organiseren waarbij zij het nieuwe platform voorgesteld krijgen door iemand van de evenementmedewerkers. In dit infomoment wordt het luikje voor de ‘aanvrager’ verduidelijkt zodat de verenigingen weten hoe ze nieuwe aanvragen in de toekomst kunnen indienen, kopieën kunnen nemen voor latere edities, etc.  


Artikel in het gemeentelijk boekje

 

Het kan een goed communicatiemiddel zijn om via het boekje van de gemeente te verspreiden dat er weldra met Eaglebe gestart wordt.  


Persmoment

 

Er zijn besturen die opteren om een persmoment te houden (eventueel samen met andere gemeenten en steden). Online kan je ook veel artikels terugvinden als je even op ‘Eaglebe’ en de naam van een (online) krant zoekt. Bv: ‘Eaglebe HLN’.  


Website  


Heel belangrijk is het hebben van een goede websitepagina die informatie geeft over de hele procedure. Het is meestal ook via die weg dat burgers naar Eaglebe doorverwezen zullen worden en vragen zullen stellen. Informatie die zeker beschikbaar moet zijn: 


  1. Wat is evenement en wanneer moet een evenement aangevraagd worden?  
  2. Waarom moet ik een aanvraag indienen? 
  3. Hoe moet deze aanvraag gebeuren? Een duidelijke knop met verwijzing naar Eaglebe 
  4. Voorwaarden / procedure (hoeveel dagen op voorhand,..) 
  5. Bijkomende info / bijlagen 
  6. Handleiding over Eaglebe 
  7. Verwijzing naar uitleendienst, zaalverhuur, subsidies,..  
  8. Contactgegevens verantwoordelijke dienst 


In dit artikel kan je inspiratie vinden bij andere besturen met goede websites. 


Wij raden tevens ook aan een handleiding te voorzien voor aanvragers waar zij de nodige informatie over Eaglebe in kunnen opzoeken. Via bovenstaande link zijn er websites met handleidingen te vinden, maar je eigen handleiding maken kan zeker ook met behulp van deze informatie die vrij gebruikt mag worden: https://help.eaglebe.com/nl/support/solutions/9000111864   

Intern  

 

Er zijn verschillende betrokken partijen bij de opstart van Eaglebe, denk aan: Dienst Milieu, Noodplanning, Politie, Brandweer, De Lijn,.. Deze mensen zijn meestal niet bij de training van Eaglebe (dit is ook niet aangeraden gezien de beperkte informatie er voor hen daaruit te halen zal zijn) maar dienen idealiter wel op de hoogte gebracht te worden van het nieuwe platform en eventueel een korte demo te krijgen door iemand van de gemeente. Dit kan via een e-mail zijn, een kort overlegmoment houden, etc. Wij hebben ook deze video ter beschikking die in enkele minuten uitlegt hoe advies gegeven moet worden via Eaglebe: https://help.eaglebe.com/nl/support/solutions/articles/9000207487-6-workflow-adviesverleners