TABLES DES MATIERES


Démarrage événements


Afin de garantir un démarrage sans heurts, nous vous présentons ci-après un aperçu de toutes les questions qui se posent ou qui sont nécessaires lors du démarrage d'Eaglebe. Après tout, une nouvelle plateforme ne crée pas seulement des défis internes, mais la communication avec les citoyens sera également essentielle pour un déploiement correct du paquet.  


Connaissance Eaglebe 

 

Formation d'Eaglebe 


Pour travailler avec Eaglebe, il faut avoir quelques connaissances. Lors du lancement d'Eaglebe, nous assurons une formation sur place pour les utilisateurs clés afin qu'ils se familiarisent avec l'aspect et la convivialité de la plateforme. Au cours de la formation, nous passerons en revue l'ensemble de la plate-forme : les formulaires de demande et les options pour le citoyen/association, le traitement des demandes par les membres du personnel et tous les autres menus et paramètres que nous configurerons spécifiquement pour vous dans la mesure du possible. Pour les formations sur site, nous vous demandons de fournir une salle avec vidéoprojecteur, écran, câble HDMI et connexion Wi-Fi. 


Avant de vous rendre visite, nous sommes heureux de recevoir : 


  • Document que vous renvoyez aujourd'hui à un citoyen ou à une association pour l'approbation de sa demande. L'équipe d'Eaglebe en créera une version implémentable qui pourra être utilisée dans Eaglebe, à titre d'illustration lors de la formation qui suivra ultérieurement.  
  • Liste des participants qui assisteront à la formation. Ces personnes seront ajoutées à l'environnement bêta (= environnement de test) de votre Conseil. Sur cet environnement test d'Eaglebe, la formation sera également dispensée.  


Gestion Eaglebe


La plateforme dispose de plusieurs paramètres qui garantissent un fonctionnement adapté à votre Conseil. Pendant la formation, nous passons en revue ces paramètres qui devraient être configurés par le Conseil après la formation. Si vous aimez déjà vous lire, vous pouvez également trouver toutes les explications sur la gestion ici. 


Liens vers d'autres paquets  


Si vous souhaitez toujours lier Eaglebe à d'autres paquets, vous devrez peut-être prendre certaines mesures. Voir ici une liste d'intégrations possibles avec une explication des actions nécessaires.


Golden Support et Go-Live Eaglebe 


Après la formation, l'idée est dans l'environnement bêta vous: 


  • Configurez les paramètres adaptés à votre Conseil
  • Essayer d'approuver quelques permis  


Au cours des premières semaines suivant la formation, vous avez droit au Golden Support où nous vous aidons à configurer Eaglebe. Si vous avez besoin d'une réunion supplémentaire des équipes ou si vous préférez envoyer un courriel, n'hésitez pas à nous contacter. Une fois que vous avez terminé ce qui précède et que vous souhaitez d'aller 'Live' avec Eaglebe, l'équipe doit savoir quelle date vous envisagez pour le Go-Live officiel. Communiquez bien cette date à l'équipe Eaglebe et prévenez-nous au moins 3 jours avant cette date de Go-Live e pour que les paramètres de l'environnement bêta puissent être transférés à l'environnement production sur lequel vous travaillerez officiellement. Cet environnement est directement lié à GIPOD (seulement en Flandre) et destiné aux demandes effectives. Pour initier cette démarche, le formulaire de demande sera ouvert aux demandeurs. Les demandes peuvent arriver à partir de ce moment et être entièrement traitées dans Eaglebe.    


Assistance après le Go-Live


Que pouvez-vous attendre du soutien ? Vous pouvez lire tout cela dans cet article. 


Communication  

 

Communication externe aux citoyens 

 

Lors du lancement d'une nouvelle plateforme, il est conseillé d'informer les citoyens de la nouvelle façon de travailler pour les demandes d'événements.


Moment d'information pour les associations 


Il est conseillé d'organiser un événement d'information pour les associations les plus connues de votre municipalité ou de votre ville, au cours duquel elles seront initiées à la nouvelle plateforme par l'un des employés du ville. À ce moment de l'info, la trappe "demandeur" sera clarifiée afin que les associations sachent comment soumettre de nouvelles demandes à l'avenir, prendre des copies pour les éditions ultérieures, etc.  


Article dans la brochure municipale


Cela peut être un bon outil de communication pour faire passer le message à travers le livret municipal que l'Eaglebe sera bientôt lancé.  


Evénement presse


Certains conseils choisissent d'organiser un événement de presse (éventuellement avec d'autres municipalités et villes). En ligne, vous pouvez également trouver de nombreux articles si vous effectuez une recherche rapide sur "Eaglebe" et le nom d'un journal (en ligne). Par exemple : "Eaglebe HLN".  


Site web  


Il est très important d'avoir une bonne page web qui donne des informations sur toute la procédure. C'est généralement aussi par ce biais que les citoyens seront orientés vers Eaglebe et poseront des questions. Des informations qui doivent absolument être disponibles : 


  • Qu'est-ce qu'un événement et quand faut-il en faire la demande ?  
  • Pourquoi dois-je faire une demande ?
  • Comment cette demande doit-elle être faite ? Un bouton clair en référence à Eaglebe 
  • Conditions / procédure (combien de jours à l'avance,...) 
  • Informations supplémentaires / pièces jointes 
  • Manuel d'Eaglebe 
  • Référence au service de prêt, location de salles, subventions,...  
  • Coordonnées du service responsable 


Nous recommandons également de mettre à la disposition des demandeurs un manuel où ils pourront trouver les informations nécessaires sur Eaglebe. Vous pouvez certainement créer votre propre manuel en utilisant ces informations qui peuvent être utilisées librement. 


Interne  


Il y a plusieurs parties impliquées dans le démarrage d'Eaglebe, pensez-y : Département de l'environnement, planification des urgences, police, service d'incendie, TEC,... Ces personnes ne participent généralement pas à la formation d'Eaglebe (ce qui n'est pas non plus recommandé étant donné le peu d'informations qu'elles pourront en tirer) mais devraient idéalement être informées de la nouvelle plateforme et éventuellement bénéficier d'une courte démonstration par une personne de la municipalité. Il peut s'agir d'un courriel, d'une courte réunion de consultation, etc.