Avec Eaglebe, vous créez facilement des permis, des lettres de résidents, des factures ou d'autres documents sur la base des données du dossier. Pour ce faire, nous utilisons des templates, une mise en page fixe pour un document à laquelle Eaglebe ajoute automatiquement les données correctes.


Ces templates sont totalement internes, de sorte que vous pouvez facilement ajouter de nouveaux templates ou modifier des templates existants sans que nous n'ayons à intervenir. Vous apprendrez comment procéder dans cet article du Helpdesk.


TABLE DES MATIÈRES

1    Créer un nouveau template

Les templates peuvent être créés ou modifiés à l'aide de Word. Pour ce faire, démarrez un nouveau fichier Word ou ouvrez un fichier existant et mettez-le en forme selon la présentation souhaitée. Vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités de Word, alors n'hésitez pas à faire preuve de créativité. Vous pouvez créer des templates non seulement pour les permis, mais aussi pour les lettres des résidents, les factures ou d'autres documents.


Lorsque vous générez un nouveau document via Eaglebe, vous pouvez toujours ajouter des conditions spécifiques ou des avis sur les données. Il n'est donc pas nécessaire de créer un nouveau template pour chaque permis.  Ce n'est que lorsque vous avez plusieurs conditions standard (par exemple pour un permis de conteneur et un permis de signalisation générale) qu'il est intéressant de créer un template séparé. De cette façon, vous ne devez pas les ajouter à chaque fois que vous créez un nouveau document.


1.1    Ajouter des champs

Une fois que la présentation générale de votre document est prête, vous pouvez ajouter les champs à remplir par Eaglebe. A cet effet, nous avons créé une liste avec tous les noms de champs disponibles en français ou en néerlandais (voir pièces jointes). Vous pouvez télécharger cette liste et l'ajouter dans Word via le menu 'Envoyer des listes'. Choisissez ici l'option 'Sélectionner des adresses', cliquez sur 'Utiliser une liste existante' et ajoutez notre liste.



Une fois la liste ajoutée, vous pouvez facilement ajouter des champs à votre modèle via l'option « Ajouter des champs de fusion ». A cet endroit, Eaglebe ajoutera les informations du fichier correspondant lors de la génération d'un nouveau document. Vous voulez savoir quels noms de champs sont disponibles ? Lisez cet article du Helpdesk !



Attention: les champs sont dynamiques et seront donc plus ou moins longs en fonction du contenu du champ correspondant dans Eaglebe. Vous ne devez pas prévoir d'espace supplémentaire à cet effet dans le template.


1.2    Ajouter une carte ou un code QR

Vous pouvez également ajouter une carte de la zone et le plan de signalisation à votre modèle ou un code QR qui renvoie à notre carte publique. Pour ce faire, vous pouvez ajouter les champs suivants :

  • Carte: Imagemapimg
  • Code QR: Imageqrcode


Si ces champs n'ont pas été ajoutés à votre template et que, lors de la génération d'un nouveau document, vous choisissez d'ajouter une carte et/ou un code QR, ils seront ajoutés automatiquement à la dernière page de votre template.


Attention : si la carte et/ou le code QR sont ajoutés automatiquement, ils écraseront les informations de la dernière page du template. Dans ce cas, si vous le souhaitez, ajoutez une dernière page vide à votre template.


1.3    Ajouter des avis

Vous pouvez également ajouter les avis de données du fichier à un document. Pour ce faire, vous prévoyez un paragraphe dans le modèle où tous les avis doivent aboutir. Pour désigner ce paragraphe, ajoutez le champ BeginGroupadvices au début et le champ EndGroupadvices à la fin de celui-ci.



Dans cette section (entre les deux champs), vous pouvez ajouter des champs de texte fixe et de conseil. Les champs de conseil suivants sont disponibles :

  • UserName: le nom d'utilisateur du conseiller
  • DepartmentName: le nom du département du conseiller
  • Value: le commentaire associé à l'avis
  • Conclusion: positive/négative
  • AdviceGiven:l'heure à laquelle l'avis a été donné


Attention : la mise en forme du paragraphe d'avis ne doit être effectuée qu'une seule fois, quel que soit le nombre d'avis que vous souhaitez afficher sur le permis. Elle est automatiquement ajustée en fonction du nombre d'avis sélectionnés lors de la génération d'un nouveau document.


Le paragraphe d'avis ne sera affiché sur le document que si vous sélectionnez l'avis lors de la génération du document. Vous souhaitez ajouter un titre à ce paragraphe et l'afficher uniquement lorsque des avis ont été ajoutés lors de la génération ? Vous pouvez le faire au moyen d'une règle. Pour ce faire, allez dans le menu « Envoyer des listes », allez dans « Règles » et cliquez sur « Si ... alors ... else ».


Sélectionnez ici le nom de champ « adviceHasValues », l'équation « Equal to » et comparez avec « true ». Saisissez le titre que vous souhaitez afficher ou non sous « Insérer ce texte ».


2    Adapter les templates

Pour modifier un template existant, allez dans le menu Eaglebe 'Manage - Documents - Templates' et sélectionnez le type de fichier pour lequel ce template a été ajouté. A partir de là, vous pouvez télécharger le modèle et le modifier comme décrit au chapitre 1.


Attention : seuls les templates qui ont été ajoutés sous forme de fichier Word peuvent être édités.  Les anciens templates qui ont été ajoutés en tant que fichiers PDF doivent d'abord être convertis en fichiers Word. Vous devrez alors ajouter tous les champs avant de pouvoir les modifier.

3    Ajouter des templates

Une fois que vous avez créé ou modifié un template, vous devez l'ajouter dans Eaglebe. Pour ce faire, allez dans le menu Eaglebe « Gestion - Documents - Templates “, sélectionnez le type de fichier adéquat et ajoutez le modèle via le bouton ” Upload ». Si vous le souhaitez, vous pouvez également ajouter plusieurs templates à la fois.



Les templates ajoutés sous un certain type de fichier ne seront disponibles que lors de la génération d'un nouveau document pour ce type de fichier. Par exemple, les templates de type Occupation ne sont disponibles que dans les fichiers Occupation Domaine Public et les templates de type Evénement ne sont disponibles que dans les fichiers Evénements.


Les templates que vous n'utilisez plus peuvent également être supprimés à partir d'ici.


Attention : une fois que vous avez supprimé un template, il disparaît complètement et vous ne pouvez plus le récupérer.

4    Exemple de templates

Vous ne savez pas par où commencer ou les documents de votre conseil ont besoin d'être mis à jour ? Jetez un coup d'œil à nos templates ci-joints et adaptez-les aux besoins de votre collectivité locale. Vous pourrez ainsi commencer rapidement à créer des documents professionnels via Eaglebe !