In Eaglebe gaat een taak altijd naar een gebruiker, nooit naar een afdeling. De afdeling bepaalt alleen welke gebruikers in aanmerking komen. Wil een dienst zijn dossiers centraal ontvangen of verdelen, dan zijn er drie opties.


INHOUDSOPGAVE

Basisprincipe

Wie een taak krijgt, hangt af van twee instellingen:

  1. De afdeling van het type. Elk inname- of evenementtype is gekoppeld aan een afdeling (Beheer – Innames, tab Algemeen, veld Afdeling; of Beheer – Evenementen).
  2. De gebruikers in die afdeling met de juiste taak. Alleen gebruikers met de taak Validatie (of EventValidatie voor evenementen) krijgen de validatietaak. U stelt dit in via Beheer – Gebruikers.


Optie 1: Eaglebe wijst toe aan één gebruiker

Heeft maar één gebruiker in de afdeling de taak Validatie (of EventValidatie), dan komen alle taken van dat type bij die gebruiker binnen. Dat kan een persoonlijke gebruiker zijn of een algemene gebruiker met het adres van een gedeelde mailbox.

  1. Maak via Beheer – Gebruikers de gebruiker aan, met een persoonlijk of een algemeen e-mailadres.
  2. Zet die gebruiker in de afdeling van het type (Beheer – Innames / Evenementen).
  3. Geef hem de taak Validatie of EventValidatie. Geef geen andere gebruiker in die afdeling dezelfde taak, anders worden de taken verdeeld (optie 2).

Dossiers overnemen. Collega's met de juiste rechten kunnen de dossiers van die gebruiker overnemen. Ze kunnen via het Dashboard of Taken menu klikken op de taken van gebruiker en zo 'overnemen'. 


Tonen wie het dossier heeft opgenomen. Voeg in het dossier een tag toe via "+ tag", bijvoorbeeld met de naam van de collega. In het menu Taken kan je de tags zien. 


Optie 2: Eaglebe wijst toe aan verschillende gebruikers

Geeft u meerdere gebruikers in dezelfde afdeling de taak Validatie (of EventValidatie), dan verdeelt Eaglebe de nieuwe taken willekeurig onder hen. Zo spreidt u de werklast zonder manuele verdeling. Ook hier kunnen collega's met de juiste rechten elkaars dossiers overnemen.


Optie 3: takenverdeling op basis van locatie

Met deze optie gaat de validatietaak naar de afdeling die bevoegd is voor de regio waar de inname of het evenement plaatsvindt. Dit is handig voor gemeenten met deelgemeenten of wijkploegen. De Helpdesk moet de functie eerst activeren.

  1. Teken de regio's als zones in de conflictlaag, met het attribuut isttask = 1.
  2. Wijs in het tabblad Taken van elk inname- of evenementtype per regio een verantwoordelijke afdeling toe.
  3. Stel een standaardafdeling in voor aanvragen buiten de gekende regio's.

Ligt een aanvraag in meerdere regio's, dan gaat de taak naar de eerste regio.