Dans Eaglebe, une tâche est toujours attribuée à un utilisateur, jamais à un département. Le département détermine uniquement quels utilisateurs entrent en ligne de compte. Si un service souhaite recevoir ses dossiers de manière centralisée ou les répartir, trois options sont possibles.


TABLE DES MATIERES

Principe de base

L'utilisateur qui reçoit une tâche dépend de deux paramètres :

  1. Le département du type. Chaque type d'occupation ou d'événement est lié à un département (Gestion – Occupations, onglet Général, champ Département ; ou Gestion – Événements).
  2. Les utilisateurs de ce département qui ont la bonne tâche. Seuls les utilisateurs disposant de la tâche Validation (ou EventValidation pour les événements) reçoivent la tâche de validation. Ce paramètre se règle dans Gestion – Utilisateurs.


Option 1 : Eaglebe attribue les tâches à un seul utilisateur

Si un seul utilisateur du département dispose de la tâche Validation (ou EventValidation), toutes les tâches de ce type lui sont attribuées. Il peut s'agir d'un utilisateur personnel ou d'un utilisateur général associé à l'adresse d'une boîte mail partagée.

  1. Créez l'utilisateur via Gestion – Utilisateurs, avec une adresse e-mail personnelle ou générale.
  2. Placez cet utilisateur dans le département du type (Gestion – Occupations / Événements).
  3. Attribuez-lui la tâche Validation ou EventValidation. N'attribuez pas cette même tâche à un autre utilisateur du département, sinon les tâches seront réparties (option 2).

Reprendre des dossiers. Les collègues disposant des droits nécessaires peuvent reprendre les dossiers de cet utilisateur. Via le menu Aperçu ou le menu Tâches, ils peuvent cliquer sur les tâches de l'utilisateur et ainsi les « reprendre ». 


Indiquer qui a pris en charge le dossier. Ajoutez une étiquette dans le dossier via « + étiquette », par exemple avec le nom du collègue. Les étiquettes sont visibles dans le menu Tâches. 


Option 2 : Eaglebe attribue les tâches à plusieurs utilisateurs

Si vous attribuez la tâche Validation (ou EventValidation) à plusieurs utilisateurs d'un même département, Eaglebe répartit les nouvelles tâches entre eux de manière aléatoire. La charge de travail est ainsi répartie sans intervention manuelle. Ici aussi, les collègues disposant des droits nécessaires peuvent reprendre les dossiers les uns des autres.


Option 3 : attribution des tâches en fonction du lieu

Avec cette option, la tâche de validation est attribuée au département compétent pour la région où se déroule l'occupation ou l'événement. C'est utile pour les communes comptant plusieurs sections ou des équipes de quartier. Cette fonctionnalité doit d'abord être activée par le Helpdesk.

  1. Dessinez les régions sous forme de zones dans la couche de conflits, avec l'attribut isttask = 1.
  2. Dans l'onglet Tâches de chaque type d'occupation ou d'événement, attribuez un département responsable à chaque région.
  3. Définissez un département par défaut pour les demandes situées en dehors des régions connues.

Si une demande couvre plusieurs régions, la tâche est attribuée à la première région.