Gaan de werken niet door of is het evenement in het water gevallen? Dan kan je als aanvrager je dossier annuleren via het Eaglebe Portaal. In dit helpdesk artikel overlopen we de werkwijze en nodige instellingen voor het annuleren van innames en evenementen.


INHOUDSOPGAVE

1    Aanvraag annuleren


De aanvrager kan zijn aangevraagde inname of evenement annuleren via het Eaglebe Portaal. Enkel aanvragen die voldoen aan volgende eisen kunnen geannuleerd worden:

  • Aanvraag ligt in de toekomst
  • Inname of Evenement type heeft de juiste instellingen (zie hoofdstuk 4)
  • Aanvraag is nog niet volledig verwerkt (goed- of afgekeurd)


Indien een aanvraag voldoet aan bovenstaande vereisten, kan de aanvrager vanuit zijn Eaglebe Portaal zijn aanvraag annuleren. Hiervoor klikt hij op de Acties-knop helemaal rechts van het dossier en kiest dan voor de optie 'Annuleren' of 'Verzoek tot annulering'.


Om een aanvraag te annuleren moet de aanvrager over een Eaglebe account beschikken. Meer info rond het aanmaken van een account als aanvrager vind je in dit helpdeskartikel.



Je hebt dus 2 verschillende acties afhankelijk van de status van het dossier:

  1. Annuleren: deze actie is beschikbaar wanneer de aanvraag nog in de status Validatie staat. Gezien de aanvraag nog niet werd gevalideerd door een backoffice medewerker, kan de aanvrager zijn aanvraag meteen annuleren zonder verder gevolg.
    Het dossier krijgt meteen de status 'Geannuleerd' en alle openstaande taken in de backoffice worden gesloten.
  2. Verzoek tot annulering: wanneer het dossier reeds werd gevalideerd (maar nog niet volledig verwerkt) kan de aanvrager een verzoek tot annulering indienen.
    Het dossier krijgt de status 'Verzoek tot annulering' en moet verder verwerkt worden in de backoffice (zie hoofdstuk 2).


Wanneer een aanvraag wordt geannuleerd of er wordt een verzoek tot annulering ingediend, zal de aanvrager altijd een reden van annulatie moeten meegeven. Deze reden wordt opgeslagen in het menu 'Algemeen - Communicatie' in het backoffice dossier.


2    Verzoek tot annulering verwerken

Wanneer een aanvraag reeds werd gevalideerd maar nog niet volledig werd verwerkt, kan de aanvrager een verzoek tot annulering indienen. In dit geval wordt de aanvraag niet meteen geannuleerd maar krijgt het de status 'Verzoek tot annulering' en wordt er een bijhorende taak (Annuleringsverzoek) aangemaakt voor de Validator.


2.1    Motivatie controleren

Om een verzoek tot annulering te verwerken opent de dossierbehandelaar het dossier en ga je naar het menu 'Algemeen - Communicatie'. Hier zie je de motivatie die werd meegegeven bij het verzoek. Op basis hiervan kan je als dossierbehandelaar beslissen om het dossier effectief te annuleren of niet.


Indien je de aanvrager nog extra informatie wil vragen moet je het dossier eerst markeren als onvolledig om de communicatie module te activeren.



2.2    Dossier annuleren

Om het dossier te annuleren ga je naar het menu Validatie en maak je gebruik van de Annuleren-knop in de rechter bovenhoek van het menu. Hierbij kan je eventueel nog een reden van annulatie meegeven en bijlagen. 


Na annulatie ontvangt de aanvrager een mail met de bevestiging van zijn annulatie en de reden/bijlagen die werden meegegeven door de backoffice medewerker. Het dossier krijgt dan de status Geannuleerd.


Wanneer je het dossier niet wenst te annuleren na een verzoek tot annulatie klik je in het Validatie menu op de knop afronden. In dit geval wordt de validatie uitgevoerd zoals gewoonlijk en volgt het dossier verder de standaard dossierbehandeling.


3    Geannuleerd dossier opnieuw openen

Een geannuleerd dossier kan altijd opnieuw geopend en verder verwerkt worden. Hiervoor open je een geannuleerd dossier in de backoffice, ga je naar het menu Validatie en klik je op de Afronden-knop nadat je de nodige validatie parameters hebt ingesteld.

 

Het dossier volgt verder de standaard dossierbehandeling, rekening houdend met de validatie parameters.



Let op: de aanvrager krijgt geen automatisch bericht wanneer een geannuleerd dossier opnieuw wordt geopend. Deze wordt pas op de hoogte gebracht eens het dossier wordt goed- of afgekeurd.

4    Instellingen

Alvorens de aanvrager zijn aanvraag kan annuleren of een verzoek tot annulering kan indienen, moet het lokaal bestuur de toestemming geven voor ieder IOD of Evenement type dat dit mogelijk is. 


Hiervoor ga je naar het menu 'Beheer - Innames - Types' of 'Beheer - Evenement types', waar je per type kan instellen of

annulatie door aanvrager mogelijk is. Dit kan door het type te bewerken en de bijhorende slider te activeren in het tabblad 'Algemeen' (voor IOD types) of 'Instellingen' (voor EV types).


Pas vanaf deze slider actief staat kan de aanvrager een annulatie aanvragen via het Portaal voor dit type (indien ook aan alle andere voorwaarden is voldaan.


Vergeet niet om rechtsonder op de Opslaan-knop te klikken om je wijzigingen op te slaan.