Wanneer er een kost is verbonden aan een inname, moet deze meestal worden betaald alvorens de aanvrager de vergunning hiervoor krijgt. Hiervoor stuurt Eaglebe een betaalverzoek naar de aanvrager, dat in het ideale geval meteen wordt betaald. Jammer genoeg zijn we nog ver verwijderd van een ideale wereld, en daarom bieden we nu een oplossing met onze betaalherinneringen.
INHOUDSOPGAVE
1. Werkwijze
Wanneer je als organisatie werkt met betaling op voorhand en online betalen, zal Eaglebe bij goedkeuring van een dossier met een kost een betaalverzoek uitsturen naar de aanvrager. Standaard blijft dit betaalverzoek onbeperkt geldig en kan de aanvrager dit dus betalen wanneer hij wenst, ook wanneer de inname reeds gestart is.
Dit zorgt echter voor problemen in geval van controles of voor het tijdig plaatsen van de nodige signalisatie. Daarom kan het interessant zijn om een betaalherinnering uit te sturen X werkdagen voor de start van de inname. Op deze manier wordt de aanvrager nog eens op de hoogte gebracht dat een betaling nodig is voor het verkrijgen van de vergunning.
Daarna kan je nog een stap verder gaan en de vergunning ook automatisch laten annuleren indien Y dagen voor de start van de inname nog steeds niet werd betaald.
Let op: het intrekken van een vergunning is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt. In dit geval zal de aanvrager een nieuwe aanvraag moeten indienen, opnieuw rekening houdend met de geldige aanvraagtermijnen.
Een andere optie is om het dossier automatisch goed te keuren door de betaalstatus aan te passen naar 'Zal achteraf gebeuren' indien Y dagen voor de start van de inname nog steeds niet werd betaald. Hiermee wordt de vergunning verzonden naar de aanvrager maar wordt het dossier aangeduid als achteraf te betalen. Het zal dan mee worden genomen in de volgende financiële export en de factuur hiervoor moet vanuit de boekhouding worden opgemaakt.
2. Instellingen
Via het menu 'Beheer - Facturatie - Mail', kan je met de slider 'Betaalherinnering?' aanduiden of je een betaalherinnering wil verzenden. Indien aangeduid, zal je ook een herinneringstermijn (X) moeten instellen. Deze termijn bepaald hoeveel werkdagen voor de start van de inname een betaalherinnering zal worden verzonden.
Als een betaalherinnering werd ingesteld, kan je ervoor kiezen om te werken met automatische annulering OF automatische goedkeuring. Wanneer één van deze opties actief is, zal je opnieuw een termijn moeten instellen (Y) die bepaald hoeveel werkdagen voor de start van de inname het dossier wordt geannuleerd of goedgekeurd.
Let op: de annulerings- of goedkeuringstermijn moet altijd kleiner zijn dan de herinneringstermijn