INHOUDSOPGAVE

Als bestuur stuur je bij goedkeuring van een inname of evenement meestal een vergunningsdocument op naar de aanvrager. Dit document kan je variabel laten invullen door Eaglebe met de gegevens van de aanvrager in kwestie. Hoe je zo'n template aanmaakt lees je in dit artikel. Deze vergunningstemplate wordt vaak op een of andere manier 'ondertekend' door gemachtigden van het bestuur. In dit artikel geven we je verschillende mogelijkheden mee die vandaag gebruikt worden door onze klanten om de vergunningsdocumenten te ondertekenen. 


Digitale handtekeningen


eSignflow

Vanuit Eaglebe is er een koppeling mogelijk met het eSignFlow pakket van Vanden Broele. Wanneer jouw bestuur reeds gebruik maakt van dit pakket voor andere doeleinden, kan Eaglebe gratis gekoppeld worden. Wil je een visuele voorstelling over wat deze koppeling zou betekenen in Eaglebe? Lees dan zeker dit artikel.


Andere pakketten

Uit Eaglebe kan je een vergunningsdocument downloaden en opladen in de software die je gebruikt voor digitale handtekeningen. Daar laat je het document digitaal tekenen, waarna je het opnieuw download en upload in Eaglebe (via het tabblad Documenten in de vergunning). Er is vandaag geen rechtstreekse koppeling met andere digitale handtekenpakketten dan eSignflow hierboven. 


Scan van de handtekeningen

Binnen sommige gemeenten werd er vanuit de Burgemeester en/of College de goedkeuring gegeven om een 'scan' (afbeelding) van de handtekeningen van de twee gemachtigden toe te voegen op de template. Deze afbeeldingen worden bij het aanmaken van de templates volgens de richtlijnen van dit artikel toegevoegd met de knip en plak functie. In geval van afwezigheden en andere gemachtigden die uitzonderlijk moeten handtekenen is het in dit geval nodig meerdere templates te maken met de verschillende combinaties.


Namen van de gemachtigden


Enkele besturen kiezen ervoor om geen handtekeningen toe te voegen aan de vergunningstemplates en enkel de namen van de gemachtigden toe te voegen op de template met de vermelding dat het origineel ondertekende document steeds opgevraagd kan worden bij de gemeente. Eventueel kunnen de namen van de gemachtigden variabel ingevuld worden door Eaglebe, lees daarvoor dit artikel. 


Manuele handtekening

Er zijn gemeenten die de vergunningstemplate downloaden uit Eaglebe en manueel laten ondertekenen door de gemachtigden. Na de fysieke handtekening te hebben ontvangen wordt het vergunningsdocument terug ingescand en geupload in Eaglebe. 


Goedkeuring via advies

Binnen enkele gemeenten wordt de goedkeuring door de gemachtigden gegeven via advies, waarna hun handtekening ofwel 1) niet meer nodig is of 2) waarbij de scan van de handtekening daarna gebruikt mag worden. 


Volmacht aan behandelende ambtenaar


In navolging van alle bovenstaande opties wordt er ook binnen verschillende gemeenten gekozen om de behandelende ambtenaar een volmacht te geven voor al dan niet alle (of 'eenvoudige') aanvragen, zodat er niet steeds 'gewacht' moet worden op de handtekening van gemachtigden die niet rechtstreeks in Eaglebe werken.