INHOUDSOPGAVE
1 Wat is eSignFlow?
ESignFlow is een pakket om op een slimme en veilige manier digitale documenten te beheren, ondertekenen en verzenden. ESignFlow is een oplossing van Vanden Broele.
Eaglebe kan integreren met deze software zodat de vergunningsdocumenten die aangemaakt worden in Eaglebe automatisch doorgestuurd kunnen worden naar eSignFlow, waar ze ondertekend kunnen worden door de nodige ondertekenaars. Eens ondertekend zal Eaglebe de ondertekende documenten automatisch doorsturen naar de aanvrager.
Maakt jouw Bestuur gebruik van eSignFlow? Dan kan je Eaglebe gratis laten integreren. Geef aan je contactpersoon bij eSignFlow door dat je graag wilt koppelen met Eaglebe en zij zullen op hun beurt ons contacteren met de nodige koppelgegevens.
LET OP: Het is mogelijk dat je je vergunningsdocumenten lichtjes moet aanpassen indien je gebruik zou maken van de ondertekening via signmarkers. In bijlage kan je de handleiding vinden vanuit eSignFlow om deze toe te voegen. Heb je meer hulp nodig? Neem dan contact op met je contactpersoon binnen eSignFlow.
2 Hoe verloopt de koppeling in de praktijk?
De verwerking van een dossier blijft hetzelfde. Bij het tabblad ‘Autorisatie’ zal je echter na het aanmaken van de vergunningstemplates de optie krijgen om de documenten te verzenden met digitale handtekening:
Via deze optie kan je de documenten laten doorsturen naar eSignFlow, waarna de nodige ondertekenaars hun digitale handtekening kunnen toevoegen. Let op: alle geselecteerde documenten worden ter ondertekening verzonden naar eSignFlow.
Eens de documenten werden verzonden met digitale handtekening, krijgt het dossier in Eaglebe de status ‘Te ondertekenen’. Dit geeft aan dat er gewacht wordt op de digitale handtekening in eSignFlow.
Eens de digitale handtekening werd toegevoegd in eSignFlow zal Eaglebe de goedkeuringse-mail automatisch verzenden naar de aanvrager en zal het dossier de status ‘Goedgekeurd’ krijgen.
Werkt jouw Bestuur met voorafbetaling? Dan zal Eaglebe natuurlijk eerst het betaalverzoek verzenden. Van zodra betaald, wordt de goedkeuringse-mail verzonden.
TIP: Foutje gemaakt en wil je uit de status ‘Te ondertekenen’ geraken? Ga dan naar het tabblad Validatie en klik op het diskette-icoontje zodat je status opnieuw Autorisatie wordt.