INHOUDSOPGAVE
Algemeen
Indien je organisatie beschikt over de module Werkbon, kan je een werkbon-vraag toevoegen aan het aanvraagformulier, zodat de burger kan aangeven of er borden moeten geplaatst/ontleend worden voor zijn of haar inname. Indien de vraag positief beantwoord wordt, kunnen er taken gemaakt worden binnen het dossier. Naar gelang de werking van je bestuur kunnen dit kunnen taken zijn voor:
a) het plaatsen- of ophalen van de borden (indien het bestuur de borden plaatst)
OF
b) het afhalen of terugbrengen van de borden (indien de burger zelf zijn borden moet afhalen en plaatsen)
Voorbeeld vragen die vandaag gesteld worden door enkele gemeenten:
- Wenst u borden te laten plaatsen door onze Gemeente?
- Wens je borden te ontlenen bij onze Gemeente? Je kan deze borden afhalen in het depot van ma-vrij, tussen 8u en 9u.
Op deze vraag kan een burger enkel 'ja' of 'nee' antwoorden. Naar gelang het antwoord zullen er al dan niet werkbontaken aangemaakt worden.
In dit artikel lees je:
- Hoe je deze vraag kan toevoegen aan je aanvraagformulier
- Waar we werkbontaken zichtbaar zijn
- Hoe deze taken doorgestuurd worden naar je technische dienst en 'uitgevoerd' kunnen worden
In het Menu Beheer - Organisatie - Werkbon Configuratie kan je de toe te voegen vraag instellen voor jouw Lokaal Bestuur. We overlopen onderstaande afbeelding.
Data werkbon (blauwe kader)
a) Plaatsen / Afhalen
Dit is het aantal dagen voor start van de inname dat de borden geplaatst moeten worden en tevens het aantal dagen na het einde van de inname wanneer de borden terug opgehaald moeten worden. Typisch wordt dit op 2 of 3 dagen ingevuld zodat 2 of 3 dagen voor de start van de vergunning, de taak "te plaatsen" of 'afhalen' verschijnt op de werkbon. U kan steeds deze datum aanpassen naar keuze in het dossier zelf. Belangrijk is dat het aantal dagen werkdagen zijn. Indien de datum van plaatsing/ophaling valt in het weekend, wordt het automatisch vervroegd of verlaat.
b) Ophalen / Terugbrengen
Dit is de datum wanneer de borden opgehaald moeten worden door uw diensten of teruggebracht moeten worden door de aanvrager. Typisch staat dit op 1 dag na de inname.
E-mailadres werkbon (gele kader)
Er kan een e-mailadres ingesteld worden die elke ochtend een mail zal ontvangen met de uit te voeren werkbontaken.
Voor wie mogelijk aan te vragen? (oranje kader)
Er kan worden ingesteld welke aanvragers in staat zijn om signalisatie te laten plaatsen/ontlenen. Indien bepaalde aanvragers hier worden uitgevinkt (bijvoorbeeld bedrijven), dan zal Eaglebe een waarschuwing geven binnen het aanvraagformulier wanneer een bedrijf een nieuwe aanvraag wilt indienen waarbij ze vragen om signalisatie te ontlenen / te laten plaatsen door de gemeente. Indien deze aanvraag toch zo wordt ingediend, zal deze vraag automatisch worden omgezet naar een negatief antwoord zodat hiervoor geen werkbontaken worden aangemaakt.
Vraagstelling werkbon (groene kader)
In de configuratie zijn er 4 mogelijkheden:
- Eén vraag: geen taken
Met deze optie hebt u de mogelijkheid een vraag toe te voegen aan het aanvraagformulier, maar zal Eaglebe niet automatisch werkbontaken hiervoor aanmaken. Indien u dus niet wenst dat er automatisch een taak wordt aangemaakt indien de burger 'JA' aanvinkt, maar je wel zijn antwoord wilt weten voor interne zaken, kan je deze functionaliteit gebruiken.
- Eén vraag: plaatsen/ophalen (het bestuur plaatst de borden voor de burgers en haalt ze erna terug op)
Met deze optie hebt u de mogelijkheid een vraag toe te voegen aan het aanvraagformulier en zal Eaglebe automatisch een werkbon-taak aanmaken voor het plaatsen/ophalen van de borden, wanneer er 'JA' geantwoord wordt op de vraag.
- Eén vraag: afhalen/terugbrengen (de burger moet zelf zijn borden komen afhalen en terugbrengen)
Met deze optie hebt u de mogelijkheid een vraag toe te voegen aan het aanvraagformulier en zal Eaglebe automatisch een werkbon-taak aanmaken voor het afhalen/terugbrengen van de borden, wanneer er 'JA' geantwoord wordt op de vraag.
- Twee vragen (voor besturen die burgers laten kiezen: laten plaatsen/ophalen of zelf afhalen/terugbrengen)
Met deze optie hebt u de mogelijkheid om naast de eerste werkbon-vraag, ook een extra vraag te stellen indien er met 'JA' geantwoord werd op de eerste vraag. De tweede vraag zal te maken hebben met de huur/levering van de borden en de facturatie hiervan. Indien de eerste antwoordmogelijkheid gekozen wordt zal een taak 'afhalen/terugbrengen' aangemaakt worden. Wordt de tweede optie gekozen, zal er een 'plaatsen/ophalen' taak aangemaakt worden.
Kosten werkbon (rode kader)
Er kan een huurprijs per (ingetekend) verkeersbord per dag aangerekend worden, een vaste prijs voor signalisatieplaatsing of een combinatie van beide zaken. Je kan ook een vaste prijs voor signalisatieplaatsing aanrekenen wanneer een verlenging wordt aangevraagd. Wanneer er dus een verlenging is en een werkbon-taak werd aangemaakt, zal een verlenging-kost worden aangerekend in plaats van de vaste prijs voor signalisatieplaatsing. Dit kan ook allemaal ingesteld worden en aangerekend worden indien geen bijkomende vraag omtrent huur/levering werd toegevoegd aan het formulier.
Werkbontaken binnen het dossier
In het tabblad 'Aanvraag' en tabblad 'Signalisatie - Werkbon' krijg je alvast resultaat te zien als je de werkbonvraag hebt toegevoegd aan je aanvraagformulier (dit kan je instellen bij Beheer - Inname Types). Zowel het antwoord op de werkbonvraag als de resulterende taken kunnen worden aangepast vanuit het tabblad 'Aanvraag' of het tabblad 'Signalisatie - Werkbon'. Het type taak zal altijd mee veranderen met het antwoord op de werkbonvraag maar kan indien nodig ook afzonderlijk worden aangepast.
Afhankelijk van het type taak zal het gegeven antwoord ook andere kosten met zich mee brengen:
- Afhalen en terugbrengen: enkel de huurprijs per bord wordt berekend op basis van het ingestelde tarief, het aantal borden en de periode.
- Plaatsen en ophalen: zowel de huurprijs per bord als de plaatsingskost worden berekend
- Geen taken: er wordt geen signalisatiekost berekend
LET OP: Wanneer het gaat om een verlenging zal de werkbontaak altijd in het originele dossier zichtbaar en aanpasbaar zijn.
Menu 'Werkbon'
Het Werkbon-menu zal alle taken tonen die aangemaakt zijn binnen de dossiers IOD en/of EV en naar jullie Technische Dienst / Depot / Politie / .. moeten bezorgd / doorgestuurd worden. Hoe je deze taken aanmaakt lees je hierboven.
Het Werkbon-menu is opgesteld uit - afhankelijk van de modules die bij jouw Lokaal Bestuur actief staan - 1, 2 of 3 submenu's. In dit artikel hebben we het over het eerste submenu:
- Plaatsen of ophalen
Submenu: Plaatsen of Ophalen
In dit eerste submenu zie je de taken voor 1) het plaatsen of ophalen van signalisatie of 2) het afhalen of terugbrengen van signalisatie. Afhankelijk van de werking van jouw bestuur, zal dit overzicht verschillend zijn (zie oranje kader). Wel zal je altijd het EaglebeID zien van het dossier binnen dewelke deze taken aangemaakt zijn, alsook het type inname/evenement, de deadline van de taak en de wereldbol (blauwe kadertje) om de taak in de kaart te bekijken. Je zal eveneens ook altijd de mogelijkheid hebben om de taken te selecteren via de checkboxes (zie gele kader).
Hoe is dit menu opgebouwd?
In het Werkbon-menu worden standaard enkel taken getoond indien het bijhorende dossier de status 'Goedgekeurd' heeft én 'Betaald' is. Werkt jouw bestuur met achteraf-betaling, dan zal de status 'Goedgekeurd' voldoende zijn om de taken te tonen. Werkt jouw bestuur met Mollie en moet er vooraf betaald worden, dan zal de taak enkel zichtbaar worden als er ook effectief betaald werd voor het desbetreffende dossier.
Wil je ook al taken zien voor dossiers die nog niet goedgekeurd en betaald zijn?
In dat geval kan je eenvoudig de standaard voorziene filters leegmaken door op het 'vuilbakje' te klikken, of enkele filters aan te passen. Op die manier worden ook taken getoond van dossiers die misschien nog niet goedgekeurd (en betaald) zijn.
Filter | Mogelijkheden | Uitleg |
Status | Alle - Te Plaatsen - Op te halen - Af te halen - Terug te brengen | U kan filteren om slechts deze vergunningen te tonen die geplaatst of opgehaald moet worden of allebei. |
Status Dossier | Validatie / Signalisatie / Autorisatie / Advies / Goedgekeurd | Standaard worden enkel goedgekeurde vergunningen getoond, maar indien gewenst kan u ook vergunningen tonen die nog niet zijn goedgekeurd. |
| Betaalstatus | Alle - Niet Betaald - Betaald | Standaard worden enkel de betaalde vergunningen getoond, maar indien gewenst kan u ook de vergunningen tonen die nog niet zijn betaald. |
Plaatsingsdatum | Standaard: Vandaag (instelbaar) | Je kan filteren op de periode van de taak. |
Wat kan je doen in dit menu?
Filter
Zie uitleg hierboven 'Hoe is dit menu opgebouwd'?
PDF Werkbon
Als je de gewenste vergunningen selecteert via de checkboxes en daarna klikt op de knop 'Download als pdf', kan je een e-mailadres invullen naar dewelke de werkbon in pdf-vorm moet verstuurd worden.
Notitie
Je kan een notitie toevoegen aan het dossier binnen dewelke de werkbon gemaakt werd. Deze notitie komt in het tabblad 'Extra - Notities' terecht.
Overzicht verkeersborden
Met deze knop kan je vanuit de back-office van Eaglebe bekijken welke borden bij het dossier horen.
Onderborden
Wens je stickers af te printen die de Technische Dienst kan plakken op de borden? Deze kan je via deze knop genereren.
(het printen van de onderborden kan ook onder het tabblad 'Documenten', indien jullie deze wensen door te sturen naar de aanvrager)
Toewijzen aan gebruiker
Indien je bestuur gemaakt van onze Mobile App kan je de werkbontaken selecteren en toewijzen aan een gebruiker met deze knop.
Afronden taak
Het is zeer belangrijk om de signalisatie-status van elke vergunning te updaten, nadat uw Technische Dienst haar werk heeft gedaan. Normaal gesproken hebben zij de PDF bij de hand en aangeduid welke taken zijn uitgevoerd. Je kan de vergunningen één per één gaan aanpassen, maar dat is veel werk. U kan de update ook "in bulk" doen. De Technische Dienst kan dit ook op het terrein doen aan de hand van een bv. een tablet.
Overloop de taken die vandaag opgelost zijn (geplaatst, opgehaald, ...). Klik op 'Taken Afronden'. Indien de status bijvoorbeeld op 'Te plaatsen' stond, zal deze nu op 'Op te halen' zijn. Indien opgehaald, verdwijnt de taak uit de lijst. Indien 'Af te halen' zal er nu 'Terug te brengen' komen staan, enz..
Werkbon PDF opbouw
De eerste pagina bevat een overzicht van de EaglebeID’s en summiere informatie. Onderstaande afbeelding is een voorbeeld van de eerste pagina.
Hierna volgt een opsomming van ALLE te plaatsen / op te halen (afhalen / terugbrengen) verkeersborden die in de Werkbon zijn opgenomen:
De daaropvolgende pagina's bevatten telkens PER VERGUNNING een overzicht van de inname met details, een overzicht van de verkeersborden en op pagina hierop de inname en het bijhorende signalisatieplan:
