Général

Si votre organisation dispose du module de bon de travail, vous pouvez ajouter une question au formulaire de demande, permettant au citoyen d'indiquer si des panneaux doivent être placés/collectés pour son occupation. Si la réponse à la question est positive, des tâches peuvent être créées dans le dossier. Selon le fonctionnement de votre administration, il peut s'agir de tâches visant à 

(a) placer ou collecter les panneaux (si l'administration place les panneaux) 

OU  

b) retirer ou ramener les panneaux (si le citoyen doit retirer et placer ses panneaux lui-même).  

Exemples de questions posées par certaines municipalités aujourd'hui :  

• Souhaitez-vous que notre municipalité place des panneaux ? 
• Souhaitez-vous emprunter des panneaux à notre municipalité ? Vous pouvez retirer ces panneaux au dépôt du lundi au vendredi, entre 8 et 9 heures. 

A cette question, le citoyen ne peut répondre que par 'oui' ou 'non'. En fonction de la réponse, des tâches seront créées ou non.

Dans cet article, vous lirez :

1. Comment ajouter cette question à votre formulaire de demande
2. Où se trouvent les tâches de travail
3. Comment ces tâches sont transmises à votre service technique et peuvent être "exécutées

Dans le menu Gestion - Organisation - Configuration du bon de travail, vous pouvez définir la question à ajouter pour votre administration locale. Nous allons examiner l'image ci-dessous.

Données du bon de travail (cadre bleu)

a) Placement / retrait 

Il s'agit de la date à laquelle les panneaux doivent être placés par vos services ou collectés par vos services. Généralement, cette date est saisie sur 2 ou 3 jours, de sorte que 2 ou 3 jours avant le début du permis, la tâche "à placer" ou "à retirer" apparaît sur le bon de travail. Vous pouvez toujours adapter cette date comme vous le souhaitez dans le dossier lui-même. Il est important de noter que le nombre de jours doit correspondre à des jours ouvrables. Si la date de placement/enlèvement tombe un week-end, elle sera automatiquement avancée ou retardée. 

b) Collection / Ramener

Il s'agit de la date à laquelle les panneaux doivent être collectés par vos services ou retournés par le demandeur. Cette date se situe toujours à la fin du permis. Vous pouvez toujours modifier cette date à votre guise.

Adresse électronique du bon de travail (cadre jaune)

Il est possible de définir une adresse e-mail qui recevra chaque matin un e-mail contenant les tâches à effectuer dans le cadre du bon de travail.

Pour quel type de demandeur un bon de travail peut-il être créé ? (cadre orange)

Il est possible de définir quels demandeurs peuvent faire placer/emprunter des panneaux de signalisation. Si certains demandeurs sont décochés ici (par exemple les entreprises), Eaglebe émettra un avertissement dans le formulaire de demande lorsqu'une entreprise souhaite soumettre une nouvelle demande dans laquelle elle demande d'emprunter / de faire placer des panneaux de signalisation par la municipalité. Si cette demande est toujours soumise de cette manière, cette question sera automatiquement convertie en réponse négative afin qu'aucune tâche de travail ne soit créée pour cela.

Question 'bon de travail' (cadre vert)

Il y a 4 options dans la configuration :

• Une question : pas de tâches 
  Cette option vous permet d'ajouter une question au formulaire de demande, mais Eaglebe ne créera pas automatiquement de tâches pour cette question. Ainsi, si vous ne souhaitez pas qu'une tâche soit automatiquement créée si le citoyen coche "OUI", mais que vous voulez connaître sa réponse pour des affaires internes, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité. 

• Une question : placer/collecter (l'administration place les panneaux pour les citoyens et les collecte à nouveau) 
  Avec cette option, vous avez la possibilité d'ajouter une question au formulaire de demande et Eaglebe créera automatiquement une tâche de bon de travail pour placer/collecter les panneaux, si vous répondez 'OUI' à la question. 

• Une question : retirer/ramener (les citoyens doivent venir chercher et retourner leurs panneaux eux-mêmes) 
  Avec cette option, vous avez la possibilité d'ajouter une question au formulaire de demande et Eaglebe créera automatiquement un bon de travail pour la retrait / retour des panneaux, lorsque la réponse à la question est 'OUI'. 

• Deux questions (pour les communes qui laissent le choix aux citoyens de les faire placer/collecter ou de les collecter/retourner eux-mêmes)  
  Cette option vous permet de poser une question supplémentaire en plus de la première question du bon de travail, si vous avez répondu "OUI" à la première question. La deuxième question concerne la location/livraison des panneaux et leur facturation. Si la première option de réponse est choisie, une tâche "collecte/livraison" sera créée. Si la deuxième option est choisie, une tâche "placement/livraison" sera créée.

Coûts du bon de travail (cadre rouge)

Vous pouvez facturer un prix de location par panneau de signalisation (dessiné dans la carte) et par jour, un prix fixe pour la mise en place de la signalisation ou une combinaison des deux. Vous pouvez également facturer un prix fixe pour la mise en place de la signalisation lorsqu'une prolongation est demandée. Ainsi, lorsqu'une prolongation est demandée et qu'une tâche de bon de travail a été créée, un coût de prolongation sera facturé au lieu du prix fixe pour la mise en place de la signalisation. Tous ces éléments peuvent également être définis et facturés si aucune question supplémentaire concernant la location ou la livraison n'a été ajoutée au formulaire.

Tâches du bon de travail dans le dossier

Dans les onglets "Demande" et "Signalisation - Bon de travail", vous verrez déjà les résultats lorsque vous aurez ajouté la question du bon de travail à votre formulaire de demande. Tant la réponse à la question du bon de travail que les tâches qui en découlent peuvent être modifiées à partir de l'onglet "Demande" ou de l'onglet "Signalisation - Bon de travail". Le type de tâche sera toujours modifié en même temps que la réponse à la question du bon de travail, mais il peut également être modifié séparément si nécessaire. 

En fonction du type de tâche, la réponse donnée impliquera également des coûts différents :

• Retirer et ramener : seul le prix de location par panneau est calculé sur la base du tarif fixé, du nombre de panneaux et de la période.
• Placement et collecte : le prix de location par panneau et le coût du placement sont calculés.
• Pas de tâches : aucun coût de signalisation n'est facturé

NOTE : Lorsqu'il s'agit d'une prolongation, la tâche du bon de travail sera toujours visible et modifiable dans le fichier original.

Menu Bon de travail 

Le menu Bon de travail affiche toutes les tâches créées dans les fichiers ODP et/ou EV qui doivent être livrées / transmises à votre Service technique / Dépôt / Police / ... . La manière de créer ces tâches est expliquée ci-dessus.

Le menu Bon de travail comprend 1, 2 ou 3 sous-menus, en fonction des modules actifs dans votre Administration communale. Dans cet article, nous parlerons du premier sous-menu :

1. Placer ou Collecter

Sous-menu : Placer ou collecter

Dans ce premier sous-menu, vous verrez les tâches pour 1) placer ou collecter la signalisation ou 2) collecter ou ramener la signalisation. Selon le mode de fonctionnement de votre administration locale, cette vue d'ensemble sera différente (voir le cadre orange). Toutefois, vous verrez toujours l'EaglebeID du fichier dans lequel ces tâches ont été créées, ainsi que le type d'occupation/événement, l'échéance de la tâche et le globe (cadre bleu) pour visualiser la tâche sur la carte. Vous pourrez également toujours sélectionner les tâches à l'aide des cases à cocher (voir cadre jaune).

Comment ce menu est-il structuré ? 

Dans le menu du bon de travail, les tâches ne sont affichées par défaut que si le fichier correspondant a le statut "Approuvé" et "Payé". Si votre office travaille avec le post-paiement, le statut 'Approuvé' suffira pour afficher les tâches. Si votre administration travaille avec Mollie et que le paiement doit être effectué à l'avance, la tâche ne sera visible que si le paiement a effectivement été effectué pour le dossier en question. 

Voulez-vous également voir les tâches pour les dossiers qui n'ont pas encore été approuvés et payés ? 

Dans ce cas, vous pouvez simplement vider les filtres standard en cliquant sur la "poubelle", ou adapter certains filtres. Ainsi, les tâches relatives à des dossiers qui n'ont pas encore été approuvés (et payés) seront également affichées.

Que peut-on faire dans ce menu ? (cadre vert)

Nous passons en revue, de gauche à droite, le cadre vert avec les différentes fonctionnalités de ce menu.

Filtre

Voir l'explication ci-dessus "Comment ce menu est-il structuré" ?

Bon de travail PDF

Si vous sélectionnez les permis requis à l'aide des cases à cocher et que vous cliquez ensuite sur le bouton "Télécharger en PDF", vous pouvez saisir une adresse électronique à laquelle le bon de travail doit être envoyé au format PDF.

Note

Vous pouvez ajouter une note au fichier dans lequel le bon de travail a été créé. Cette note apparaîtra dans l'onglet " Extra - Notes ". 

Aperçu des panneaux de signalisation

Ce bouton vous permet de voir, depuis le back-office d'Eaglebe, quels sont les panneaux de signalisation qui font partie du dossier. Lorsque vous sélectionnez plusieurs dossiers, cela vous permet de voir quels panneaux vous devez absolument emporter avec vous dans la camionnette le matin. 

Panneaux additionels

Vous souhaitez imprimer des autocollants que le service technique peut coller sur les panneaux ? Vous pouvez les générer via ce bouton. 

(L'impression des sous-panneaux peut également se faire sous l'onglet 'Documents', si vous souhaitez les transmettre au demandeur).

Assigner à un utilisateur

Si vous utilisez notre application mobile, vous pouvez sélectionner les tâches et les assigner à un utilisateur en utilisant ce bouton.

Terminer la tâche

Il est très important de mettre à jour le statut de signalisation de chaque permis après que votre service technique a effectué son travail. Normalement, ils auront le PDF à portée de main et indiqueront quelles tâches ont été accomplies. Vous pouvez aller mettre à jour les permis un par un, mais cela représente beaucoup de travail. Vous pouvez également procéder à la mise à jour "en vrac". Le service technique peut aussi le faire sur le terrain, par exemple à l'aide d'une tablette. 

Passez en revue les tâches qui ont été résolues aujourd'hui (placées, récupérées, ...). Cliquez sur "Terminer les tâches". Par exemple, si le statut était "A placer", il sera désormais "A collecter". Si elle est collectée, la tâche disparaîtra de la liste. Si "A retirer" devient "A ramener", etc...

Structure du bon de travail PDF

La première page contient une vue d'ensemble des EaglebeIDs et des informations récapitulatives. L'image ci-dessous est un exemple de la première page.

Voici une liste de TOUS les panneaux de signalisation à placer/collecter (retirer/ramener) qui sont inclus dans le bon de travail:

Les pages suivantes contiennent une vue d'ensemble de l'occupation avec des détails pour chaque permis, une vue d'ensemble des panneaux de signalisation et, sur la première page, le plan de l'occupation et de la signalisation associée :