eSignFlow (Vanden Broele) is een pakket om op een slimme en veilige manier digitale documenten te beheren, ondertekenen en verzenden. De integratie tussen Eaglebe en eSignFlow maakt het mogelijk om:

  1. Documenten uit Eaglebe door te sturen naar eSignFlow ter digitale ondertekening
  2. Ondertekende documenten uit eSignFlow op te halen binnen Eaglebe


Maak je als bestuur gebruik van Eaglebe en eSignFlow? Dan kan deze integratie gratis worden opgezet! Je komt er alles over te weten in dit heldeskartikel.


INHOUDSOPGAVE

1    Workflow integratie Eaglebe - eSignFlow

Wanneer de integratie tussen Eaglebe en eSignFlow werd opgezet, kan je rechtstreeks vanuit Eaglebe documenten ter ondertekening doorsturen richting eSignFlow. Het doorsturen van documenten kan tijdens de Autorisatie fase. Wanneer je een Eaglebe dossier gaat goedkeuren, moet je zoals altijd de nodige documenten selecteren die je wil meesturen naar de aanvrager. Hier heb je vanaf nu 3 opties:

  1. Annuleren: actie niet uitvoeren
  2. Verzenden: documenten verzenden naar de aanvrager zonder digitale ondertekening (al dan niet voorafgegaan door een betaalverzoek)
  3. Verzenden met digitale ondertekening: documenten worden eerst doorgestuurd naar eSignFlow ter digitale ondertekening. 



Wanneer je ervoor kiest om de documenten te verzenden met digitale ondertekening, krijg je een pop-up venster te zien waar je per document kan meegeven of het getekend moet worden. Indien het document moet ondertekend worden, zal je ook kunnen kiezen via welke template je deze wil doorsturen richting eSignFlow.


Documenten waarvoor geen handtekening nodig is, worden niet doorgestuurd richting eSignflow ter ondertekening. Documenten waarvoor een template werd geselecteerd worden doorgestuurd richting eSignFlow onder deze dossiersoort. Deze zal een impact hebben op de nodige ondertekenaars binnen eSignFlow.



Na verzending met digitale ondertekening, krijgt het Eaglebe dossier de status 'Te ondertekenen'. Het dossier blijft in deze status staan tot wanneer de nodige documenten werden ondertekend binnen eSignFlow. Eens alle documenten werden ondertekend, krijgt het Eaglebe dossier de status Goedgekeurd en worden alle documenten doorgestuurd richting de aanvrager.


Wanneer een dossier binnen eSignFlow wordt geweigerd door 1 of meerdere ondertekenaars, gaat het dossier in Eaglebe opnieuw naar status Autorisatie.


Is het een betalend dossier en werken jullie met betaling op voorhand? Dan wordt er na digitale ondertekening van alle documenten eerst een betaalverzoek verzonden naar de aanvrager. Eens de betaling werd uitgevoerd, worden alle documenten verzonden.


Let op: na ondertekening worden zowel de ondertekende documenten als de documenten zonder handtekening doorgestuurd richting de aanvrager.


De ondertekende documenten uit eSignFlow worden ook opgehaald door Eaglebe. Deze zijn beschikbaar onder het tabblad Documenten.


2    Opzet integratie

De integratie tussen Eaglebe en eSignFlow kan gratis worden opgezet indien je werkt met beide platformen. Om deze op te zetten neem je contact op met eSignFlow of met Eaglebe via onze Helpdesk. Hierop zullen we achterliggen de integratie voor jullie activeren.


2.1    Eaglebe beheersinstellingen

Eens de integratie werd geactiveerd, moet je binnen Eaglebe nog enkele instellingen op punt zetten. Deze vind je onder het menu 'Beheer - Integraties - eSignFlow'. Heb je geen toegang tot dit menu? Vraag dit dan aan de Eaglebe admin van jouw bestuur.


Binnen dit menu heb je verschillende instellingen beschikbaar per Eaglebe dossiersoort. Hierdoor heb je andere mogelijkheden voor het ondertekenen van innames openbaar domein, evenementen, toertochten, ... Hieronder vind je een overzicht van de beschikbare instellingen:

  • Standaard ondertekenaar: hier geef je het e-mailadres op van de standaard ondertekenaar binnen eSignFlow. Ieder document van deze dossiersoort dat wordt doorgestuurd uit Eaglebe richting eSignflow wordt ingediend in naam van dit e-mailadres. Let dus op, dit e-mailadres moet een gekende gebruiker zijn binnen eSignflow.
  • Template naam: hier geef je de naam op van de te gebruiken template. Deze naam wordt enkel gebruikt ter herkenning binnen Eaglebe en kan dus vrij worden gekozen.
  • Template ID: hier geef je het templateID op van de te gebruiken eSignFlow templates. Dit id kan je bekomen uit de url van de eSignFlow dossiersoort.


Het is ook mogelijk om per Eaglebe dossiertype meerdere eSignFlow templates toe te voegen. Op deze manier kan je bij de goedkeuring van een Eaglebe dossier ervoor kiezen om verschillende documenten onder een verschillende eSignFlow templates in te sturen.


Let op: het is noodzakelijk om voor ieder dossiertype een standaard ondertekenaar en minstens 1 template op te geven.



Let op: werk je nog met de oude integratie (voor de release van Eaglebe 6.5)? Dan raden we aan om deze instellingen bij te werken. Hierbij is het wel belangrijk dat alle documenten reeds doorgestuurd naar eSignFlow worden ondertekend en geen nieuwe documenten worden doorgestuurd alvorens de instellingen worden aangepast. Anders zullen reeds doorgestuurde documenten niet meer worden opgehaald door Eaglebe.


2.2    Aanpassingen templates

Wanneer je documenten uit Eaglebe doorstuurt richting eSignflow moeten deze voorzien zijn van Signmarkers. Op deze manier weet eSignFlow waar de handetekening op het document moet worden geplaatst. 


Je kan de Eaglebe documenten makkelijk zelf aanpassen. Meer info hierover is te vinden in dit helpdeskartikel.


In bijlage vind je de handleiding vanuit eSignFlow met meer info rond deze signmarkers. Heb je hierbij meer hulp nodig? Neem dan contact op met je contactpersoon binnen eSignFlow.