Om eenvoudig aanvragen te kunnen verwerken van de houders van een Jaarvergunning Signalisatie, ontwikkelde Eaglebe de module 'Aanvraag onder Jaarvergunning Signalisatie' (hierna AoJS). 

Belangrijk: deze module ondersteunt niet de Jaarvergunning Signalisatie an sich, enkel de meldingen onder deze Jaarvergunning Signalisatie worden wél ondersteund. Lees zeker dit artikel indien je meer informatie wenst over welke soort aanvragen wél en niet ondersteunt worden door deze module. 

Lijst van gemachtigden

Eerst moet je de gebruikers importeren die gemachtigd zijn om de jaarvergunning aan te vragen. Dit doe je door naar Beheer - Inname Types  - Jaarvergunningen te navigeren en te klikken op ‘Upload gemachtigdenlijst’.

Hierbij moet er een .csv bestand toegevoegd met het e-mailadres, KBO-nummer en bedrijfsnaam van de gemachtigde persoon. In dat CSV bestand maak je 3 kolommen zijnde 'email, kbo & company'.

‘email, kbo, company’

Hierna is elke regel een nieuwe gebruiker, met opgelijst: emailadres, kbo-nummer, bedrijf. Zoals in onderstaand voorbeeld:

Exlusief type toevoegen

Daarnaast kan je types toevoegen die zullen verschijnen in het aanvraagformulier indien de gebruiker gemachtigd is (opgenomen in de lijst hierboven) om een aanvraag onder Jaarvergunning Signalisatie in te dienen. Hiervoor dien je onderstaande instelling te activeren bij Beheer - Inname Types "Dit type betreft een jaarvergunning":

Een gemachtigde gebruiker moet zich aanmelden anders zal het type ‘Aanvraag onder Jaarvergunning Signalisatie’ niet kunnen gekozen kunnen worden. Het is dus heel belangrijk te communiceren naar de aanvrager dat het noodzakelijk is een account aan te maken met hetzelfde e-mailadres als datgene dat is toegevoegd aan de gemachtigdenlijst.

De gemachtigde zal naast de standaard inname types, nu ook het type zien waarmee de AoJS kan worden ingediend.

De rest van aanvraagformulier wordt zoals een ‘gewone aanvraag’ ingevuld.

Verwerking in backoffice

In de backoffice zal een aanvraag onder Jaarvergunning Signalisatie op verschillende wijze binnenkomen dan de andere inname types. 

De status van het dossier gaat namelijk meteen naar ‘Autorisatie’ (er hoeft dus niet meer gevalideerd te worden, een signalisatieplan opgemaakt te worden, advies opgevraagd worden, … Maar indien gewenst, kan het dossier wel steeds aangepast worden (zone, periode, signalisatie plan, …).

De prijs van de aanvraag van type ‘Jaarvergunning’ staat standaard op 0 (=gratis).

Indien groen licht van het bestuur, kan er snel een vergunning gegenereerd worden (adhv. template naar keuze): de vergunning is meteen goedgekeurd.

Export

Per jaar kan er een lijst met de gemachtigde gebruikers en het aantal goedgekeurde jaarvergunningen gedownload worden:

Aan de hand van deze aantallen per gebruiker kan de eigen interne facturatie opgemaakt worden. 

Daarnaast is het belangrijk om een nieuwe lijst van gemachtigde gebruikers te uploaden (indien deze verschillend is van het vorige jaar). Eaglebe behoudt enkel de laatst geïmporteerde lijst als lijst van ‘gemachtigde gebruikers’.

Ook indien er, tijdens het jaar, een nieuw bedrijf zou bijkomen of er een bedrijf zou moeten verwijderd worden uit de lijst van ‘gemachtigde gebruikers’, moet er een nieuwe lijst worden geïmporteerd van deze gebruikers (deze die verwijderd moeten worden, mogen niet toegevoegd worden aan de import, en omgekeerd). 

In de export worden alle bedrijven bijgehouden met het aantal goedgekeurde Jaarvergunningen per jaar. Indien (niet) meer gemachtigd, zal er ‘False’ bij de naam van de gebruiker staan.