INHOUDSOPGAVE

• Mijn Organisatie  
• Mijn Afdelingen 
• Werkbon Configuratie 
  • Welke aanvrager mag signalisatie lenen?
  • Vraagstelling werkbon
  • Kosten werkbon 
• Vergunningstabel Configuratie

Mijn Organisatie  

Als Gemeente of Stad heb je zelf de mogelijkheid om je eigen logo of adres te beheren. Upload een nieuw logo of wijzig je adres, zodat dit ook correct getoond zal worden in alle correspondentie naar de aanvragers (e-mails). Klik op 'opslaan' om de nieuwe gegevens te bewaren. 

Mijn Afdelingen 

Elke gebruiker dat je toevoegt aan Eaglebe, moet je toewijzen aan een Afdeling. Op die manier bouw je je eigen structuur na in Eaglebe.   

Door een afdeling te selecteren aan de hand van het drop down menu, kan je de afdeling beheren. Je kan deze verwijderen aan de hand van de knop ‘Verwijderen’ of de aangebrachte wijzigingen opslaan aan de hand van de knop ‘Opslaan’ 

Door op het plusteken te klikken, kan je een afdeling toevoegen en onmiddellijk de instellingen hiervan aanpassen: 

• Naam: de naam van de afdeling kan je steeds wijzigen 
• "Vergunningen kunnen aan deze afdeling worden toegewezen?" 
  Dit moet je aan zetten (bolletje naar rechts) als deze afdeling dossierbeheerder kan zijn van bepaalde dossiers. Je stelt je de vraag: mag deze afdeling valideren en autoriseren in Eaglebe? Bijvoorbeeld de afdeling Politie, Milieu, Noodplanning hebben dit (bijna) nooit aan staan. 
• "Gebruikers uit deze afdeling kunnen advies geven op Innames Openbaar Domein?" 
  Dit moet je aan zetten als deze afdeling advies moet geven op Inname Openbaar Domein. Bijvoorbeeld bij Politie zal dit altijd aan staan. 
• “Gebruikers uit deze afdeling kunnen advies geven op Evenementen?”  
  Dit moet je aan zetten als deze afdeling advies moet geven op Evenementen. Hierbij kan je aanduiden op welke thema’s (Mobiliteit, Geluid, Catering, …) de afdeling advies kan geven.  
• Verantwoordelijke: 
  Selecteer hier een gebruiker die verantwoordelijk is binnen deze afdeling. De gekozen gebruiker zal "probleemtaken" krijgen toegewezen als iemand negatief advies uitbrengt. Dit moet je enkel invullen als aan deze afdeling vergunningen kunnen worden toegewezen (het eerste vinkje aan staat).
  
  

 

Vergeet niet om gebruikers toe te wijzen aan afdelingen! Dit kan u doen via Beheer > Gebruikers > Editeer een gebruiker en selecteer de afdeling. 

 Incidenten 

Om ervoor te zorgen dat een bepaalde afdeling de incidenten zal behandelen, kan je in de back-office bij Beheer => Organisatie een optie ‘Incidenten’ zien, waarbij je de desbetreffende afdeling kan selecteren. Op die manier zal de taak “Opvolging” aan iemand binnen die afdeling toegewezen worden.  

Wil je meer weten over Incidenten? Lees dan meer in de dossierbehandeling IOD/EV of Eaglebe Back-office: Incidenten.  

Werkbon Configuratie 

Indien je organisatie beschikt over de module Werkbon, kan je een werkbon-vraag toevoegen aan het aanvraagformulier, zodat de burger kan aangeven of er borden moeten geplaatst/ontleend worden voor zijn of haar inname. Indien de vraag positief beantwoord wordt, kunnen er taken gemaakt worden binnen het dossier. Naar gelang de werking van je bestuur kunnen dit kunnen taken zijn voor: 

a) het plaatsen- of ophalen van de borden (indien het bestuur de borden plaatst) 

OF  

b) het afhalen of terugbrengen van de borden (indien de burger zelf zijn borden moet afhalen en plaatsen) 
 

Voorbeeld vragen die vandaag gesteld worden door enkele gemeenten:  

Resultaat van aanvraagformulier:  

Indien de burger JA aanvinkt, dan betekent dit dat er een werkbon-taak zal aangemaakt worden indien de vergunning wordt goedgekeurd. Zorg dus dat je vraagstelling afgesteld is op dit resultaat! 

Indien de burger NEE aanvinkt, wordt er geen werkbon-taak aangemaakt. 

Vraagstelling werkbon

In de configuratie zijn er 4 mogelijkheden: 
 

Met deze optie hebt u de mogelijkheid een vraag toe te voegen aan het aanvraagformulier, maar zal Eaglebe niet automatisch werkbontaken hiervoor aanmaken. Indien u dus niet wenst dat er automatisch een taak wordt aangemaakt indien de burger 'JA' aanvinkt, maar je wel zijn antwoord wilt weten voor interne zaken, kan je deze functionaliteit gebruiken. 

Met deze optie hebt u de mogelijkheid een vraag toe te voegen aan het aanvraagformulier en zal Eaglebe automatisch een werkbon-taak aanmaken voor het plaatsen/ophalen van de borden, wanneer er 'JA' geantwoord wordt op de vraag. 

Met deze optie hebt u de mogelijkheid een vraag toe te voegen aan het aanvraagformulier en zal Eaglebe automatisch een werkbon-taak aanmaken voor het afhalen/terugbrengen van de borden, wanneer er 'JA' geantwoord wordt op de vraag. 

Met deze optie hebt u de mogelijkheid om naast de eerste werkbon-vraag, ook een extra vraag te stellen indien er met 'JA' geantwoord werd op de eerste vraag. De tweede vraag zal te maken hebben met de huur/levering van de borden en de facturatie hiervan. Indien de eerste antwoordmogelijkheid gekozen wordt zal een taak 'afhalen/terugbrengen' aangemaakt worden. Wordt de tweede optie gekozen, zal er een 'plaatsen/ophalen' taak aangemaakt worden. 
 

Kosten werkbon 

Er kan een huurprijs per verkeersbord per dag aangerekend worden, een vaste prijs voor signalisatieplaatsing of een combinatie van beide zaken. Je kan ook een vaste prijs voor signalisatieplaatsing aanrekenen wanneer een verlenging wordt aangevraagd. Wanneer er dus een verlenging is en een werkbon-taak werd aangemaakt, zal een verlenging-kost worden aangerekend in plaats van de vaste prijs voor signalisatieplaatsing. Dit kan ook allemaal ingesteld worden en aangerekend worden indien geen bijkomende vraag omtrent huur/levering werd toegevoegd aan het formulier. 

Naast al deze settings en mogelijkheden, merken we nog 2 belangrijke velden op:  

        a) Plaatsing signalisatie 

 
Dit is de datum wanneer de borden geplaatst moeten worden door uw diensten. Standaard is dit de dag van de vergunning. U kan dit echter instellen onder "Beheer > Mijn Organisatie". Typisch wordt dit op 2 of 3 dagen ingevuld zodat 2 of 3 dagen voor de start van de vergunning, de taak "te plaatsen" verschijnt op de werkbon. U kan steeds deze datum aanpassen naar keuze in het dossier zelf. Belangrijk is dat het aantal dagen werkdagen zijn. Indien de datum van plaatsing/ophaling valt in het weekend, wordt het automatisch vervroegd of verlaat. 

        b) Ophalen Signalisatie 

Dit is de datum wanneer de borden opgehaald moeten worden door uw diensten. Dit is altijd op het einde van de vergunning. U kan steeds deze datum aanpassen naar keuze.
 

Vergunningstabel Configuratie 

Het is mogelijk om de vergunningstabel die in het menu 'Vergunningen' getoond wordt, aan te passen volgens de vereisten van jouw bestuur. Je kan namelijk zelf kiezen welke kolommen je wilt zien in deze vergunningstabel en kleurcodes toevoegen om een duidelijk zicht te hebben op specifieke dossiers.

Volgorde kolommen

Hier selecteer je welke kolommen er getoond moeten worden voor jouw lokaal bestuur. De volgorde van deze kolommen kan je aanpassen door deze te verslepen. Kies 'opslaan' om de instellingen te bewaren.  
 

Overige tabelopties 

Daarnaast heb je ook 2 checkboxes om:

1. Kleurcodes te geven aan alle dossiers zodat je in één oogopslag kan zien of het gaat om een:
   • Actieve vergunning (groen bolletje) 
   • Toekomstige vergunning (blauw bolletje) 
   • Afgelopen vergunning (grijs bolletje) 
2. Een icoon toe te voegen voor alle goedgekeurde maar nog niet betaalde dossiers.

Eens geactiveerd zal de vergunningstabel (Menu Vergunningen) er als volgt uit zien: