TABLE DES MATIERES

Mon Organisation 


En tant que municipalité ou ville, vous avez la possibilité de gérer votre propre logo ou adresse. Téléchargez un nouveau logo ou modifiez votre adresse afin qu'elle soit correctement affichée dans toute correspondance avec les demandeurs(e-mails).   



Mes Départements 


Chaque utilisateur que vous ajoutez à Eaglebe doit être assigné à un département. De cette façon, vous construisez votre propre structure en Eaglebe.   


 

  

En sélectionnant un département à l'aide du menu déroulant, vous pouvez gérer ce département. Vous pouvez le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer" ou enregistrer les modifications apportées à l'aide du bouton "Sauvegarder". 

 

 


 En cliquant sur le signe plus, vous pouvez ajouter un département et modifier immédiatement ses paramètres :  

  • Nom : le nom du département peut être modifié à tout moment.  
  • "Les permis peuvent être attribués à ce département ?"  
    Vous devez activer cette option (puce à droite) si ce département peut être le gestionnaire de certains fichiers. Vous posez la question : ce service peut-il valider et autoriser en Eaglebe ? Par exemple, les départements de la police ne l'utilise (presque) jamais.  
  • "Les utilisateurs de ce département peuvent donner un avis dans le cadre des occupations du domaine public?"  
    Vous devez activer cette option si ce service doit donner des avis sur les occupations dans le domaine public. Par exemple, la police l'aura toujours.  
  • "Les utilisateurs de ce département peuvent donner des avis sur les événements ?"  
    Vous devez activer cette option si ce département doit donner des avis sur les événements. Vous pouvez indiquer ici sur quels sujets (mobilité, sonorisation, restauration, ...) le service peut donner des avis.   
  • Responsable :
    Sélectionnez ici un utilisateur qui est responsable au sein de ce département. L'utilisateur sélectionné se verra attribuer des "tâches problématiques" si quelqu'un lui donne un avis négatif. Ce champ ne doit être rempli que si des permis peuvent être attribués à ce département (la première coche est activée).

N'oubliez pas d'attribuer les utilisateurs aux départements ! Vous pouvez le faire via Gestion > Utilisateurs > Modifier un utilisateur et sélectionner le département. 

 

Incidents 

Pour s'assurer qu'un certain département traitera les incidents, vous pouvez voir une option "Incidents" dans le back-office à Gestion - Organisation, où vous pouvez sélectionner le département concerné. De cette façon, la tâche "Suivi" sera attribuée à quelqu'un de ce département.   


Voulez-vous en savoir plus sur les incidents ? Pour en savoir plus, consultez le dossier sur le traitement des ODP/EV ou Eaglebe Back-office : Incidents.
 


Configuration Bon de Travail  


Si votre organisation dispose du module "Bon de travail", vous pouvez ajouter une question relative aux bons de travail au formulaire de demande, afin que le citoyen puisse indiquer si des panneaux doivent être placés/retirés pour sa demande. Si la réponse à la question est positive, des tâches peuvent être créées dans le dossier. Selon le fonctionnement de votre conseil, il peut s'agir de tâches pour:

  

  • a) placer ou collecter les planches (si le conseil place les planches)  

            OU   

  • b) la collecte ou le retour des panneaux (si le citoyen doit lui-même collecter et placer les panneaux).  

Exemples de questions posées aujourd'hui par certaines municipalités :   

  • Souhaitez-vous que des panneaux soient placés par notre municipalité ?  
  • Voulez-vous retirer vous-même des panneaux à notre municipalité ? Vous pouvez retirer ces panneaux au dépôt du lundi au vendredi, entre 8h et 9h. 

Résultat du formulaire de demande :  

 

Si le citoyen coche OUI, cela signifie qu'une tâche d'ordre de travail sera créée si le permis est approuvé. Assurez-vous que vos questions soient adaptées à ce résultat !  


Si le citoyen clique sur NON, aucune tâche de bon de travail ne sera créée.  


Question - Bon de Travail  


Il y a 4 possibilités dans la configuration : 


 


  • Une question: pas de tâches 
    Avec cette option, vous avez la possibilité d'ajouter une question au formulaire de demande, mais Eaglebe ne créera pas automatiquement de tâches du bon de travail pour cela. Donc, si vous ne voulez pas qu'une tâche soit créée automatiquement lorsque le citoyen coche la case, mais que vous voulez connaître sa réponse pour les activités internes, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité. 

 

  • Une question: placer / collecter (la communce place les panneaux pour les citoyens et les collecte ensuite) 
    Avec cette option, vous avez la possibilité d'ajouter une question au formulaire de demande et Eaglebe créera automatiquement une tâche de bon de travail pour placer / collecter les panneaux, lorsque la réponse «OUI» est donnée à la question. 

  

  • Une question: retirer / ramener (le citoyen doit retirer et ramener lui-même ses panneaux, qu'il emprunte à la commune) 
    Avec cette option, vous avez la possibilité d'ajouter une question au formulaire de demande et Eaglebe créera automatiquement une tâche de bon de travail pour retirer er ramener les panneaux, lorsque la réponse 'OUI' est donnée à la question.
     
  • Deux questions (pour les autorités qui permettent aux citoyens de choisir: les faire placer / collecter par les services techniques ou les retirer / ramener eux-mêmes) 
    Avec cette option, vous avez la possibilité de poser une question supplémentaire en plus de la première question de bon de travail, si la réponse est «OUI» à la première question. La deuxième question portera sur la location / livraison des panneaux et leur facturation. Si la première option de réponse est sélectionnée, une tâche de «ramassage / retour» sera créée. Si la deuxième option de réponse est sélectionnée, une tâche de placement / collection est créée. 


 



Coûts des bons de travail 

Un frais de location peut être facturé par panneau de signalisation et par jour, un prix fixe pour l'emplacement de la signalisation ou une combinaison des deux. À partir de la version 4.2.4. vous pouvez également facturer un prix fixe pour le placement de la signalisation lorsqu'une prolongation est demandée. Ainsi, lorsqu'il y a une prolongation et qu'une tâche de bon de travail a été créée, des frais de prolongation seront facturés au lieu du prix fixe pour le placement de la signalisation. Tout cela peut également être défini et facturé si aucune question supplémentaire sur la location / livraison n'a été formulée. 


 

 


 

En plus de tous ces paramètres et possibilités, nous notons 2 champs importants: 

 

         a) Placement: jours ouvrés à l'avance  

 

Il s'agit de la date à laquelle les panneaux doivent être placer par vos services. Par défaut, c'est le jour du permis. Cependant, vous pouvez le définir sous "Gestion> Mon organisation". Généralement, cela se fait en 2 ou 3 jours de sorte que 2 ou 3 jours avant le début du permis, la tâche «à placer» apparaisse sur le bon de travail. Vous pouvez toujours ajuster cette date comme vous le souhaitez. Il est important que le nombre de jours soit des jours ouvrables. Si la date de placement / collecte tombe le week-end, elle sera automatiquement avancée ou retardée. 
 

 

 
 

         b) Collecte: jours ouvrés après l'occupation 


Il s'agit de la date à laquelle les panneaux doivent être collecter par vos services. Standard c'est toujours à la fin du permis. Vous pouvez toujours ajuster cette date comme vous le souhaitez. 

 

  



Configuration Table de permis 


Il est possible de personnaliser le tableau affiché dans le menu "Permis" en fonction des besoins de votre ville. Vous pouvez choisir les colonnes que vous souhaitez voir dans ce tableau de permis et ajouter des codes de couleur pour donner une vue claire des permis actifs, passés et futurs.
 

Vous sélectionnez ici les colonnes à afficher pour votre organisation et l'ordre dans lequel elles doivent être affichées. Choisissez "Sauvegarder" pour sauvegarder les paramètres.  

 

 
 

Autres options 

En outre, vous disposez également de 2 cases à cocher pour :


  1. Attribuer un code couleur à tous les occupations afin de voir d'un seul coup d'œil s'ils sont.. :
    • d'un permis actif (puce verte) 
    • Permis futur (puce bleue) 
    • d'un permis passé (puce grise) 
  2. Ajouter une icône (euro) pour tous les dossiers approuvés mais non encore payés.
     

Une fois activé, voici à quoi il ressemblera dans la vue d'ensemble (Menu Permis) :