Les travaux routiers d’envergure ou les événements doivent souvent être discutés au collège avant de pouvoir être approuvés. Au sein d’Eaglebe, nous prévoyons à cet effet différents workflows, afin que vous puissiez facilement mettre à l’ordre du jour des dossiers IOD et EV via des intégrations existantes ou via un traitement séparé.
TABLE DES MATIÈRES
1 Création d’un point à l’ordre du jour
Un dossier Eaglebe ne peut être mis à l’ordre du jour que lorsqu’il est entièrement traité et qu’il se trouve au statut Autorisation (juste avant l’approbation ou le refus). Pour mettre un dossier à l’ordre du jour, ouvrez le dossier et allez dans le menu Autorisation. Vous avez alors le choix, au lieu d’approuver ou de refuser immédiatement le dossier, de le mettre d’abord à l’ordre du jour via le bouton « Point à l’ordre du jour ».
Attention : la mise à l’ordre du jour d’un dossier est totalement optionnelle. Les dossiers simples peuvent toujours être approuvés ou refusés immédiatement.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez uniquement indiquer la date de la séance lors de laquelle ce point sera discuté. Pour enregistrer cette information, cliquez à nouveau sur le bouton « Point à l’ordre du jour » dans le coin supérieur droit de l’écran.
Une fois le point à l’ordre du jour créé, le dossier passe au statut « Mis à l’ordre du jour ». L’information relative à la date de séance choisie reste visible dans le menu Autorisation.
Un dossier mis à l’ordre du jour reçoit également une icône de marteau, visible dans le dossier lui-même et dans les tableaux récapitulatifs des différents menus (Permis et Tâches). Cette icône reste toujours visible, même lorsque le dossier passe à un autre statut. De cette manière, vous pouvez toujours identifier rapidement les dossiers qui ont été discutés à l’ordre du jour.
Attention : sans intégration avec un logiciel externe de rédaction de procès-verbaux, il n’y a pas de transfert automatique de données. Les résumés de la demande ou d’autres documents peuvent être téléchargés via le menu Documents et devront être transférés manuellement vers le système de votre choix.
2 Flux de tâches
Un dossier au statut « Mis à l’ordre du jour » se trouve dans une sorte de statut d’attente au sein d’Eaglebe. En effet, aucune action ne doit être effectuée sur la plateforme Eaglebe dans ce statut. Il s’agit plutôt d’une indication que le dossier a été inscrit à l’ordre du jour et qu’il attend la décision du collège ou d’une autre instance. La tâche d’autorisation reste donc active lorsque le dossier se trouve au statut « Mis à l’ordre du jour ».
Vous retrouverez ces tâches d’autorisation ouvertes dans la liste des tâches, comme d’habitude, mais si le dossier a été mis à l’ordre du jour, vous verrez également une petite icône de marteau à côté de l’icône de type. Dans la liste des tâches, vous pouvez également filtrer tous les dossiers mis à l’ordre du jour à l’aide du filtre « Contient un point à l’ordre du jour ».
Un dossier au statut « Mis à l’ordre du jour » peut toujours être traité en l’approuvant ou en le refusant via le menu Autorisation. Ce statut n’est donc pas bloquant pour le traitement dans Eaglebe.
Une fois la date de séance passée, le dossier Eaglebe repasse au statut Autorisation. Il est alors prêt à être approuvé ou refusé définitivement selon le flux standard. Les permis et décisions nécessaires peuvent être joints à ce moment-là.
Attention : en cas d’utilisation d’une intégration existante, les documents de décision sont récupérés automatiquement. Dans le cas contraire, les documents de décision devront être ajoutés manuellement au dossier.