Couche de Restriction communale

Dans Eaglebe il est possible comme organisation d'ajouter sa propre couche de conflit. Ceci peut être utilisé pour montrer les conflits entre une zone dessinée et d'autres infrastructures dans le formulaire de demande. De cette façon, le demandeur reçoit immédiatement un avertissement (ou est bloqué) si l'occupation est en conflit avec, par exemple, un parking pour handicapés, une zone scolaire, une route régionale, ... 

En tant qu'organisation, il est possible d'ajouter cette couche de conflit à Eaglebe de manière totalement autonome et de la télécharger à nouveau par la suite. De cette façon, les ajustements peuvent être faits rapidement et le conseil d'administration lui-même est responsable de la mise à jour de cette information.  

Pour l'ajouter au formulaire de demande, naviguez vers 'Gestion > Formulaire de Demande -> Couche de Restriction Communale'. Ceux-ci seront ajoutés sous forme de dossier zip contenant les fichiers shapefile (.shp) et les fichiers d'index de forme (.shx) et de table d'attributs (.dbf) correspondants. 

Ici vous pouvez déjà voir comment les conflits sont montrés aux citoyens dans le formulaire de demande. Lisez ce qui suit pour savoir comment faire (votre coordinateur SIG s'y connait). 

L'image ci-dessous montre plusieurs zones visibles avec une remarque. Vous pouvez choisir les couleurs vous-même ou choisir de rendre les zones invisibles. 

 
Si le demandeur dessine une zone au-dessus d'une de ces zones (visible ou invisible), il y aura un conflit. Les conflits peuvent être bloquants.

Mise en forme 

La couche de conflit se compose d'un fichier shp (accompagné des fichiers.shx et.dbf nécessaires) qui peut être lu et affiché dans Eaglebe. Afin de garantir le bon fonctionnement, le shapefile doit toujours être conforme à notre template et la mise en forme ne doit pas être modifiée. Umodèle vide est joint en bas de cet article (le fichier zip). Celui-ci peut être téléchargé et complété avec vos propres informations.  
 

Le template est basé sur le système de coordonnées Lambert72 et peut être rempli avec autant d'objets (seulement des polygones) que souhaité. Les attributs nécessaires et les valeurs attendues pour chaque objet sont:  

ATTENTION : Si d'autres valeurs que celles prévues sont insérées, les objets ne seront pas lus et le calcul du conflit ne sera donc pas correct. Assurez-vous que le fichier shapefile est formaté correctement. 

ATTENTION : Évitez d'utiliser des caractères spéciaux dans les champs libres ( ' ' $ ^ ; / ...). Ceux-ci peuvent conduire à une mauvaise interprétation des valeurs, ce qui entraînera une erreur lors du chargement de la couche de conflit. 

Options 

Si elle est correctement formatée, la couche de conflit est un outil puissant avec de nombreuses options. Ceci permet d'inclure toutes les informations SIG de la ville/municipalité dans un seul fichier. Nous discuterons ici de toutes les possibilités et décrirons plus en détail ce que chaque attribut représente. 

Id 

Un numéro d'identification unique attribué à chaque objet.
 

Name 

Le nom de l'objet en question. Il peut être unique pour chaque objet mais peut aussi être le même pour plusieurs objets. Le nom peut comporter jusqu'à 100 caractères. 

Exemple : Collège Saint-Augustin, Hôpital universitaire, chaussée de Ninove, ....
 

Category 

Cet attribut liera différents objets d'une même catégorie (zones scolaires, parkings handicapés, routes régionales,...). Les différentes catégories sont caractérisées par un code HEX unique. Ce code indique immédiatement quelle couleur sera utilisée pour la visualisation de la couche.
 

Comme l'utilisation de plusieurs couleurs différentes sur une carte peut rapidement devenir confuse, nous proposons l'utilisation des couleurs suivantes pour un affichage uniforme: 

ATTENTION: Pour s'assurer que chaque objet est affiché correctement, les couleurs suivantes sont interdites : 

Warning 

Le texte qui s'affiche lorsque la zone dessinée est en conflit avec cet objet. Il apparaît sous la carte du formulaire de demande sous la forme {{nom}}. {{avertissement}}} (voir image). L'avertissement varie selon que le conflit est bloquant ou non (voir isblocking). Le texte fourni peut comporter jusqu'à 250 caractères. 

Startdate 

Date à partir de laquelle les conflits avec cet objet doivent être calculés. Format AAAA-MM-JJ. 

Enddate 

Date jusqu'à laquelle les conflits avec cet objet doivent être calculés. Format AAAA-MM-JJ. 

Isblocking 

Indiquer si, en cas de conflit, un avertissement doit être donné ou si la demande doit être refusée. 

0 = FALSE: avertissement 

1 = TRUE: refuser la demande 

Isconflict 

Indiquer si le conflit doit être calculé par rapport à cet objet.  

0 = FALSE: pas de calcul de conflit 

1 = TRUE: calcul de conflit 

Isvisible 

Indiquer si l'objet est visible sur la carte du formulaire de demande. 

0 = FALSE: n’est pas visible 

1 = TRUE: visible 

ATTENTION:    isconflict, isblocking et isvisible sont indépendants les uns des autres ! Un objet invisible peut toujours avoir un effet de blocage et ce n'est pas parce qu'un objet est montré que les conflits sont calculés sur lui. Ce n'est que lorsque isconflict = 0 que isblocking n'aura aucun effet puisque aucun conflit n'est calculé.  

nd.
 

Pour limiter les longs temps d'attente pour la détection des conflits dans le formulaire de demande, la couche des conflits est limitée à 6000 conflits maximum (géométries avec l'attribut isconflict = 1). D'autres géométries peuvent être ajoutées, mais aucun conflit ne peut être déterminé pour celles-ci (isconflict = 0). 

Vous voulez de l'aide pour cette configuration ? Notre équipe est disponible, mais les heures de travail peuvent être facturées. 

Supposons qu'il y ait une fermeture annuelle de votre service ou que vous passiez une journée en teambuilding, afin que les demandes reçues ne seront pas traitées immédiatement. Eagle offre la possibilité d'informer le demandeur grâce à des annonces temporaires. Ceux-ci sont configurés sur la page Gestion > Formulaire de Demande > Notifications temporaires. 

De cette façon, vous communiquez une annonce que le demandeur peut consulter. Vous pouvez également définir une période (début et fin) au cours de laquelle vous souhaitez que l'annonce figure sur le formulaire de demande. Vous pouvez ensuite la sauvegarder. 

Vous pouvez toujours supprimer la notification. Si la période définie se situe dans le passé, l'annonce sera automatiquement supprimé.

En sélectionnant l'annonce, vous pouvez également modifier le texte ou la période. À l'aide du signe +, vous pouvez ajouter une nouvelle annonce.  

Wil je het evenementen formulier nog verder uitbouwen met duidelijke communicatie? Dan beschikt Eaglebe ook over de mogelijkheid om meldingen toe te voegen die per categorie van het formulier standaard getoond worden. Het evenementen aanvraagformulier is opgebouwd uit een aantal categorieën (Algemeen, Periode, Locatie, Geluid, Catering, ...). Via het menu 'Beheer - Aanvraagformulier - Evenement meldingen' kan je bovenaan het aanvraagformulier een bijkomende melding voorzien per categorie. 

Op deze manier kan je op eenvoudige en duidelijke wijze de organisator op de hoogte brengen van specifieke maatregelen, voorwaarden of deze doorverwijzen naar een andere websitepagina voor meer info.
 

Via de voorziene interface kan je tekst, afbeeldingen, hyperlinks, video's toevoegen alsook de opmaak hiervan volledig aanpassen. Links kan je hier eenvoudig toevoegen door het icoontje hieronder te kiezen en de tekst te selecteren waarvoor je die link wenst in te stellen.

Eens je deze aanpassingen hebt opgeslagen via de 'Opslaan' knop rechts onderaan, zullen deze boven de respectievelijke categorie binnen het aanvraagformulier verschijnen.
 

Liens Web

Sur le formulaire de demande et dans l'e-mail de confirmation envoyé, il est fait mention de certains liens standard. Ces liens renvoient le demandeur vers des informations pertinentes (coordonnées, conditions générales,...) concernant sa demande. Les liens auxquels il est fait référence peuvent être adaptés dans Eaglebe lui-même sous 'Gestion' -> 'Formulaire de Demande' -> Web links'.  

Sur le formulaire de demande et dans l'e-mail de confirmation envoyé, il est fait mention de certains liens standard. Ces liens renvoient le demandeur vers des informations pertinentes (coordonnées, conditions générales,...) concernant sa demande. Les liens auxquels il est fait référence peuvent être adaptés dans Eaglebe lui-même sous 'Gestion' -> 'Formulaire de Demande' -> Web links'.  

Sous Web Links, 2 adresses e-mail peuvent être ajoutées : e-mail et événement par e-mail. Ces adresses reçoivent un e-mail après chaque demande (ODP ou événement) pour garder une vue d'ensemble de toutes les demandes soumises. Les courriers à ces adresses sont envoyés en Bcc et ne sont donc pas visibles pour des tiers. 

Dans la rubrique "url de contact", vous devez indiquer une adresse électronique sur laquelle le candidat peut trouver vos coordonnées (adresse électronique, numéro de téléphone, etc.).   

Les "conditions générales" font référence à une page que le demandeur doit accepter lorsqu'il soumet sa demande. 

Sous la rubrique Politique de confidentialité, vous pouvez fournir la politique de confidentialité de votre commune (le responsable du traitement des données) à laquelle le demandeur doit donner son accord.
 

La module d'Evénement Eaglebe peut être connecté à son propre service de prêt ou de location via un lien web vers le service concerné. Si ce lien a été ajouté, le demandeur recevra un e-mail avec les liens suivants à la demande de l'événement : "Les organisateurs d'événements publics peuvent utiliser le service de prêt municipal. Cliquez ici pour votre demande" et/ou "Les sales peuvent également être réservées en ligne. Cliquez ici pour votre demande". Les liens dans ce courriel renvoient le demandeur au service de prêt de matériel/salles de la municipalité. Ces liens seront ajoutés sous l'onglet 'Gestion' - >'Formulaire de demande' -> 'Web links'.  

Sous URL du service de prêt et URL de location de salles, vous pouvez ajouter des liens Web pour les services pertinents auxquels le demandeur sera renvoyé. 

En outre, un lien concernant la "demande de subvention" peut également être rempli. Vous pouvez naviguer vers ce lien si le demandeur souhaite demander une subvention pour son événement.  

!!! Si vous travaillez avec 3P pour la location de matériel, vous pouvez bénéficier d'une intégration entre les deux formulaires. Au URL du service de prêt, vous donnez le lien vers le service de prêt de 3P (selon le format suivant : https://web.3p.eu/loans/?CrmId=47&Lang=BE-NL). De cette façon, les données nécessaires du formulaire de demande EagleBe seront automatiquement remplies dans le formulaire de demande 3P, le demandeur n'a pas à remplir à nouveau toutes les données de son Evénement. 

Les différents liens peuvent toujours être ajoutés en néerlandais et en français si votre conseil d'administration a rendu le formulaire de demande disponible en plusieurs langues. 

Couches cartographiques 

En tant qu'administration, vous pouvez désormais gérer les couches de cartes que vous souhaitez rendre visibles sur le formulaire de demande. Cela est utile, par exemple, si vous souhaitez uniquement utiliser le back-office de la couche de conflit, mais que vous ne voulez pas le rendre visible au demandeur.  

Naviguer vers Gestion > Formulaire de Demande > Couches Cartographiques et cochez ou décochez les couches que vous souhaitez rendre visibles dans le formulaire de demande :  

Dimensions 

Il est possible de définir si la zone que vous dessinez est un conteneur, une place de parking ou une "autre" zone. 

Pour configurer ces dimensions, naviguer vers Gestion > Formulaire de Demande > Les dimensions  

• Si vous souhaitez toujours obtenir le numéro d'entreprise du demandeur, vous pouvez cocher le premier bouton afin qu'il soit obligatoire de le remplir sur le formulaire de demande.  
• Si vous souhaitez demander le numéro du boite dans le formulaire de demande, vous pouvez activer ce bouton. 
• Si vous souhaitez connaître la nationalité du demandeur, il peut - s'il ne s'agit pas de la Belgique - indiquer un numéro d'entreprise libre.
  
• Si vous voulez savoir si l’occupation sera continue ou journalière, vous pouvez cocher la deuxième case.  
• Si vous voulez donner au demandeur la possibilité d'indiquer si sa demande aura lieu uniquement les jours ouvrables (en vue de la période de facturation), vous pouvez cocher la 3ème question.  Lorsque cette case est cochée dans Gestion, la question apparaît sur le formulaire de demande.  Si le demandeur l’indique, il est affiché dans le back-office dans les détails de la demande que cela ne concerne que les jours ouvrables. La période sera recalculée : les jours du week-end ne seront pas comptés dans le calcul des frais (par exemple, le nombre de jours est 9 jours – avec weekend -, mais seuls 7 jours seront facturés).Vous pouvez toujours décocher (- ou cocher) cette case dans les détails de la demande si nécessaire.  

• Si vous souhaitez envoyer des messages au demandeur via Eaglebe, il est préférable de laisser la case 4 cochée. Vous trouverez de plus amples informations sur la "communication dossier incomplète" dans Traitement du Dossier – Workflow ODP ou EV. 

• Selon le choix de votre conseil, vous pouvez définir si la période de demande doit être calculée en jours ouvrables ou en jours calendriers pour les occupations et les événements.   
• Souhaitez-vous donner au demandeur un résumé de son occupation, avec le type, la surface occupée, la période et le prix de revient indicatif avant la soumission de la demande ? Vous pouvez l'activer via le slider « Afficher le résumé lors de la confirmation de la demande occupation domaine public ».