In het menu 'Beheer - Export boekhouding' kunnen verschillende parameters worden ingesteld die gebruikt zullen worden in de financiële exports (New Horizon, Alfa, Mercurius, Onyx) en richting Mollie. Hieronder volgt een overzicht van de verschillende instellingen.

INHOUDSOPGAVE

• 1.1    Boekhoudpakket
• 1.2    Toepassingscode
• 1.3    Vervaldatum factuur
• 1.4    Automatische export
  • 1.4.1    E-mailadres
  • 1.4.2    Frequentie
• 1.5    Budgetcodes

1.1    Boekhoudpakket

Hier selecteer je het boekhoudpakket gebruikt door jouw lokaal bestuur. Het geselecteerde boekhoudpakket zal de verdere beschikbare instellingen bepalen. 

Bij het nemen van een export zal enkel het formaat van het geselecteerde boekhoudpakket beschikbaar zijn.

1.2    Toepassingscode

Eaglebe zal voor ieder dossier een OGM-nummer aanmaken dat kan dienen als unieke referentie tussen Eaglebe, het boekhoudprogramma (New Horizon, Alfa, Mercurius) en Mollie. Binnen het OGM-nummer wordt telkens een toepassingscode toegevoegd, uniek voor Eaglebe. 

De locatie en lengte van de toepassingscode is afhankelijk van het geselecteerde boekhoudpakket. Hieronder vind je de opmaak van het OGM-nummer, inclusief de toepassingscode, per boekhoudpakket

Let op: deze code moet worden ingesteld alvorens een export kan worden aangemaakt

1.3    Vervaldatum factuur

Binnen sommige boekhoudpakketten zal ook een vervaldatum van de factuur moeten worden meegegeven. Via deze instelling kan je de standaard vervaldatum van iedere Eaglebe factuur meegeven op basis van het aantal dagen na de factuurdatum.

1.4    Automatische export

De automatische export kan enkel worden geactiveerd wanneer de algemene instellingen correct werden ingesteld. Wanneer de automatische export wordt geactiveerd, zal Eaglebe een financiële export aanmaken met bepaalde frequentie. Eens aangemaakt, wordt een notificatiemail verzonden naar het opgegeven e-mailadres en kan je het export bestand downloaden via het menu Logs.

1.4.1    E-mailadres

Naar dit e-mailadres wordt een notificatiemail verstuurd eens het export-bestand werd aangemaakt. Het export bestand zelf kan je downloaden via het menu Logs. Dit bestand bevat alle afgeronde dossiers van de voorbije maand/week (inclusief oudere dossiers die werden aangepast), op basis van de factuurdatum. Indien het bestand facturen bevat van verschillende maanden, worden verschillende bestanden opgemaakt per maand.

Factuurdatum = goedkeuringsdatum voor dossiers die achteraf te betalen zijn en betaaldatum voor dossiers die op voorhand te betalen zijn.

1.4.2    Frequentie

Deze instelling bepaald of de automatische export maandelijks of wekelijks wordt opgemaakt. Wanneer je kiest voor een maandelijkse export, ontvang je het export bestand op de 2de dag van elke maand. Wanneer je kiest voor een wekelijkse export, kan je zelf de dag kiezen waarop deze export wordt aangemaakt en verzonden.

1.5    Budgetcodes

Binnen de export naar de boekhouding zal iedere Eaglebe kost (Inname, Evenement, Waarborg, Signalisatie, Nadars, Andere) apart worden opgenomen als detail bij de factuur. Standaard voorzien wij hiervoor een budget code (benaming) en BTW code (21%).

Indien deze kosten onder een andere budgetcode of met een ander BTW regime moeten worden opgenomen, kan dit hier worden aangepast. De Budget code is vrij in te vullen, voor de BTW code zijn onderstaande opties beschikbaar:

• Geen BTW: er wordt geen BTW aangerekend voor deze kost
• 0%: er wordt een BTW van 0% aangerekend voor deze kost
• 6%: er wordt een BTW van 6% aangerekend voor deze kost
• 12%: er wordt een BTW van 12% aangerekend voor deze kost
• 21%: er wordt een BTW van 21% aangerekend voor deze kost

Daarnaast kan ook de omschrijving per budgetcode worden ingesteld. Deze kan bestaan uit gewone tekst of een van onderstaande variabelen. De variabelen moeten telkens tussen dubbele acolades worden weergegeven.

• E: Eaglebe
• O: oppervlakte
• P: periode
• AS: aantal signalisatieborden
• AN aantal nadars  
• T: inname type