Wanneer een dossier goedgekeurd is en de aanvrager het verschuldigde bedrag online heeft betaald, wordt het dossier administratief beschouwd als volledig afgehandeld op het vlak van facturatie. Vanaf dat moment is het niet mogelijk om nog een bijkomend betaalverzoek te versturen. Dit voorkomt dubbele facturatie en bewaart de integriteit van het dossier en de vergunde periode.
Toch kan het gebeuren dat er in het oorspronkelijke dossier te weinig werd gefactureerd. In dat geval voorziet het systeem een correcte werkwijze om het resterende bedrag alsnog te innen.
Wat te doen bij een te laag gefactureerd bedrag?
Wanneer blijkt dat het oorspronkelijke dossier een te laag bedrag bevatte, kan dit niet worden rechtgezet via een extra betaalverzoek. De correcte procedure is:
1. Trek het originele dossier in
Het dossier waarin te weinig werd gefactureerd, wordt ingetrokken. De historiek blijft bewaard, maar het dossier wordt administratief stopgezet.
2. Maak een kopie van het dossier
Van het ingetrokken dossier kan eenvoudig een kopie worden aangemaakt. Alle gegevens worden automatisch overgenomen, zodat er niets opnieuw moet worden ingevoerd.
3. Vul het resterende te betalen bedrag in
In de kopie kan in het tabblad ‘Facturatie’ het nog openstaande bedrag worden ingevoerd. Dit bedrag vertegenwoordigt enkel het deel dat eerder te weinig werd aangerekend.
4. Aanvrager betaalt enkel het ontbrekende bedrag
De aanvrager ontvangt een betaalverzoek voor uitsluitend het resterende bedrag. Zo wordt er niet dubbel gefactureerd en blijft de betaling transparant en correct.
Aanbeveling: voeg een notitie toe
Om de opvolging te vergemakkelijken, raden we aan om in het nieuwe dossier een notitie toe te voegen. Dit kan zowel in:
het tabblad Facturatie, of
het tabblad Extra
In deze notitie kan men:
het dossiernummer van het originele dossier vermelden
de reden van de correctie of bijkomende uitleg toevoegen
Dit zorgt voor duidelijkheid voor alle betrokken medewerkers en maakt de administratieve opvolging eenvoudiger.