De integratie tussen Eaglebe en de UITdatabank maakt het mogelijk voor evenement organisatoren om bij de aanvraag van hun evenement via Eaglebe dit meteen te publiceren in de UIT databank. In dit helpdesk artikel kom je alles te weten over deze koppeling.


INHOUDSOPGAVE

1    Evenement publiceren in UIT

Om een evenement te publiceren in de UITdatabank, zal de organisator dit moeten meegeven binnen zijn Eaglebe evenement aanvraag. Hiervoor hebben we een extra vraag voorzien onder de categorie 'Publiciteit' waar de organisator ook een extra beschrijving van zijn evenement kan meegeven.



Let op: deze vraag staat standaard inactief. Zie hoofdstuk Instellingen voor meer info


Wanneer deze vraag positief werd beantwoord, zal Eaglebe het Eaglebe evenement publiceren in de UITdatabank eens het werd ingestuurd. Het evenement wordt aangemaakt binnen de UITdatabank in de status DRAFT met de organisator als contributer. Op deze manier kan de organisator inloggen op de UITdatabank met hetzelfde e-mailadres om zijn evenement hier verder aan te vullen.


Vanuit Eaglebe wordt het evenement aangemaakt met een basis set aan parameters. Het is dus altijd de bedoeling dat de organisator zijn eigen evenement verder aanvult binnen UIT. Standaard geven we de volgende parameters mee:

  • name: evenement naam
  • mainLanguage: taal van de evenement aanvraag
  • location: naam van het gebouw of de site (indien opgegeven) of adres van het evenement (indien geen gebouw of site werd opgegeven).
  • description: beschrijving voor de UITdatabank meegegeven in het Eaglebe aanvraagformulier
  • terms:eventtype id gebaseerd op onderstaande mapping
    • Braderij - Markt, braderie of kermis - 0.37.0.0.0 
    • Buurtfeest - Markt, braderie of kermis - 0.37.0.0.0 
    • Concert, muziekfestival - Concert - 0.50.4.0.0 
    • Eetfestijn - Eet- of drankfestijn - 1.50.0.0.0 
    • Fuif, bal - Party of fuif - 0.49.0.0.0 
    • Kermis - Markt, braderie of kermis - 0.37.0.0.0 
    • Markt, beurs - Markt, braderie of kermis - 0.37.0.0.0 
    • Rommelmarkt - Markt, braderie of kermis - 0.37.0.0.0 
    • Schoolfeest - School of onderwijscentrum - rJRFUqmd6EiqTD4c7HS90w 
    • Sportactiviteit - Sportactiviteit - 0.59.0.0.0 
    • Stoet, optocht - Type onbepaald - 0.51.0.0.0 
    • Tentoonstelling - Tentoonstelling - 0.0.0.0.0 
    • Andere - Type onbepaald - 0.51.0.0.0 
  • calendarType: single voor evenementen met 1 periode, mulitple voor wederkerende evenementen. Hierbij wordt steeds de start- en einddatum van het evenement meegegeven (niet de start- en einddatum van de opbouw/afbraak).


Voor de naam van het gebouw of de site van het evenement is er nu ook een link met de UITdatabank zodat gekende locaties zo goed mogelijk hergebruikt worden. Via een dropdown menu krijg je alle gekende en overeenkomende locaties te zien eens je begint te typen. 
Om een locatie te gebruiken klik je deze aan. 
Om een nieuwe locatie aan te maken vul je de nieuwe locatie in zonder een selectie te maken.


Indien de organisator bij zijn aanvraag ervoor heeft gekozen om de aanvraag niet te publiceren binnen de UITdatabank kan je dit (op vraag van de organisator) toch nog publiceren via de backoffice. Hiervoor kan je de vraag zelf aanpassen binnen het aanvraagformulier of kan je de checkbox aanduiden tijdens de Validatie van het dossier.



Let op: eens een evenement werd aangemaakt binnen de UITdatabank kan je dit niet meer verwijderen. Je kan later enkel de status nog aanpassen.


Eens een evenement werd gepubliceerd binnen de UITdatabank is dit ook zichtbaar voor de organisator binnen zijn Eaglebe Portaal. Ieder gesynct evenement wordt aangeduid met een UIT-logo naast het evenement logo in het overzicht van de aanvragen.



Let op: De sync tussen Eaglebe en de UITdatabank loopt elke 15 minuten. Het kan dus tot 15 minuten duren alvorens een Eaglebe evenement wordt aangemaakt/aangepast binnen de UITdatabank.

2    Evenement updaten

Eens een Eaglebe evenement werd aangemaakt binnen de UITdatabank zullen we het evenement automatisch updaten bij sommige wijzigingen binnen Eaglebe. Hieronder geven we een overzicht van alle acties die een update initiëren:

  • Wijzigen van de evenement parameters binnen Eaglebe:
    • Naam
    • Locatie
    • Periode
    • Beschrijving
  • Wijzigen van de status binnen Eaglebe:
    • Validatie: DRAFT
    • Onvolledig: READY_FOR_VALIDATION
    • Aangepast: READY_FOR_VALIDATION 
    • Feedback: READY_FOR_VALIDATION 
    • Signalisatie: READY_FOR_VALIDATION 
    • Advies: READY_FOR_VALIDATION 
    • Probleem: READY_FOR_VALIDATION 
    • Autorisatie: READY_FOR_VALIDATION 
    • Te Ondertekenen: READY_FOR_VALIDATION 
    • Goedgekeurd: APPROVED
    • Afgekeurd: REJECTED
    • Ingetrokken: REJECTED
    • Geweigerd: REJECTED
    • Verwijderd: DELETED


Let op: De sync tussen Eaglebe en de UITdatabank loopt elke 15 minuten. Het kan dus tot 15 minuten duren alvorens een Eaglebe evenement wordt aangemaakt/aangepast binnen de UITdatabank.


Wanneer een Eaglebe evenement wordt aangemaakt of aangepast binnen de UITdatabank wordt er altijd een log weggeschreven binnen de historiek van het dossier.


3    Instellingen

Om van start te gaan met deze integratie zal de vraag om een evenement te publiceren in de UITdatabank geactiveerd moeten worden. Dit kan apart worden ingesteld voor ieder evenement type via het menu 'Beheer - Evenement types'. 


Hier kan je de vragenlijst voor ieder evenement type wijzigen via de knop Bewerken. De vraag voor de UITdatabank is te vinden onder de categorie 'Publiciteit. Je kan ervoor kiezen om de vraag optioneel te tonen of verplicht te maken. Indien gewenst kan je ook de onderstaande helptekst aanpassen.


Als bijkomende optie kan je de extra vraag 'Omschrijf het evenement voor UIT' apart beheren.


4    Starten met deze integratie

Deze integratie is gratis beschikbaar voor alle gebruikers van de Eaglebe Evenementen module. Eens je de nodige instellingen hebt aangepast (zie hoofdstuk 3 - Instellingen) is de integratie actief voor jouw lokaal bestuur en zullen de Eaglebe evenementen doorstromen naar de UITdatabank.


Ook wanneer je geen evenementen gaat publiceren in de UITdatabank kan je toch nog gebruik maken van deze integratie. Onder de categorie Locatie gaan we standaard de gekende locaties uit de UITdatabank voorstellen om data zoveel mogelijk te hergebruiken en de datakwaliteit te verhogen.