Tijdens de verwerking van een dossier zal Eaglebe automatisch werkopdrachten aanmaken op basis van de dossiergegevens en het ingetekende signalisatieplan. Met de integratie tussen Eaglebe en Topdesk, stromen deze werkopdrachten automatisch door vanuit Eaglebe naar Topdesk zodat de uitvoerende dienst deze vlot kan verwerken via hun eigen systeem.


In dit artikel kom je alles te weten over de werkwijze, nodige instellingen en de opstart van deze integratie.


INHOUDSOPGAVE

1.    Werkwijze

1.1    Werkopdracht uit Eaglebe richting Topdesk

De werkopdrachten worden aangemaakt binnen Eaglebe volgens de standaard werkwijze (lees dit helpdeskartikel voor meer info). Wanneer er een werkopdracht werd aangemaakt voor een Eaglebe dossier, zal dit na afronding van het dossier automatisch doorstromen richting Topdesk. Hierbij wordt volgende info meegegeven:

  • Contactgegevens
  • Status van de werkopdracht
  • Plaatsingsdatum
  • Ophaaldatum
  • Aantal en type borden


Let op: enkel de werkopdrachten van afgeronde Eaglebe dossiers worden doorgegeven richting Topdesk. Dit zijn goedgekeurde en gratis, betaalde of achteraf te betalen dossiers. De werkopdrachten van goedgekeurde maar nog niet betaalde dossiers worden niet doorgegeven richting Topdesk.


De werkopdrachten worden verder niet behandeld via Eaglebe. De uitvoering hiervan gebeurt volledig via Topdesk. 


Wanneer er updates gebeuren aan het Eaglebe dossier (aanpassing van het signalisatieplan of verlenging van het dossier), worden deze ook automatisch geüpdatet binnen Topdesk. Op deze manier zijn beide platformen altijd in sync en beschikken alle medewerkers over de correcte info.


Sync vanuit Eaglebe richting Topdesk verloopt standaard 1 keer per dag. Deze frequentie is verder af te toetsen met het bestuur.


1.2    Terugkoppeling uit Topdesk richting Eaglebe

Wanneer werkopdrachten worden afgerond binnen Topdesk, wordt de status van de werkopdrachten ook geupdate binnen Eaglebe. Je kan deze controleren binnen het dossier via het menu 'Werkopdrachten - Signalisatie'.



Het afronden van een werkopdracht via Topdesk wordt ook bijgehouden in de historiek van het dossier. Op deze manier heeft de dossierbehandelaar binnen Eaglebe alle info over de huidige status van de werkopdrachten en de uitvoering hiervan in geval van vragen.


2.    Configuratie

Voor deze integratie moeten er geen instellingen worden aangepast binnen Eaglebe. Eens deze is opgezet (zie punt 3, Opzet integratie) is er geen verdere configuratie vereist.


Het is wel mogelijk om het Eaglebe menu 'Werkopdrachten' te deactiveren zodat de werkopdrachten niet langer behandeld worden via Eaglebe (om dubbele wijzigingen te vermijden). Dit is mogelijk via het menu 'Beheer - Werkopdrachten - Signalisatie' met de setting 'Gebruik werkbon-interface van Eaglebe voor de afhandeling van werkbontaken.'.


3.    Opzet integratie

Om deze integratie te activeren voor jouw bestuur neem je contact op via onze Helpdesk of via mail naar help@eaglebe.com. Wij leveren de nodige gegevens aan bij Topdesk om de integratie achterliggend te activeren.


Het beste nieuws? Deze integratie kan volledig gratis worden geactiveerd langs de kant van Eaglebe!


Om de integratie op te zetten binnen Topdesk is hier een éénmalige kost aan verbonden voor de nodige configuraties binnen Topdesk. Hiervoor neem je contact op via info@topdesk.be.