Via deze integratie wordt het mogelijk om rechtstreeks uit Eaglebe nieuwe agendapunten aan te maken binnen Cobra, het notuleringspakket van Cevi. 


In dit artikel leer je alles over het aanmaken van nieuwe agendapunten, de terugkoppeling, mogelijke instellingen en hoe je deze kan activeren voor jouw bestuur.


INHOUDSOPGAVE

1.    Nieuwe agendapunten aanmaken

Het aanmaken van een nieuw agendapunt vanuit Eaglebe, gebeurt bij de 'Autorisatie' van een dossier. In deze fase werd het Eaglebe dossier reeds gevalideerd, werd de nodige signalisatie ingetekend en werden alle adviezen ingewonnen. Het dossier staat dan dus klaar voor de finale goedkeuring op het college. 


In het menu 'Autorisatie' heeft de dossierbehandelaar de keuze om het dossier goed te keuren, af te keuren of om een nieuw agendapunt aan te maken via de knop 'Agendapunt'.



Agendapunten kunnen worden aangemaakt voor alle Eaglebe dossiers, dus zowel voor innames, evenementen, toertochten, vaststellingen als toegangsvergunnigen.


Bij het aanmaken van een nieuw agendapunt moet de dosiserbehandelaar volgende parameters meegeven. Deze parameters worden opgehaald uit de Cobra omgeving van jouw lokaal bestuur.

  • Soort zitting
  • Datum zitting
  • Verantwoordelijke dienst
  • Procedure


Eens alle  parameters werden geselecteerd, moet je ook de bijlagen selecteren die je wil meesturen met het agendapunt. Hier kan je alle Eaglebe documenten selecteren. Per document zal je ook de soort bijlage moeten meegeven. PDF documenten worden automatisch toegevoegd als 'Diverse' bijlage en daarnaast moet er minstens 1 WORD document worden toegevoegd als 'Ontwerpbesluit'.



Let op: de documenten die je vanuit Eaglebe meestuurt richting Cobra als ontwerpbesluit moeten worden opgemaakt conform het verwachte Cobra sjabloon. Om deze makkelijk aan te maken via Eaglebe, kan je hiervoor een nieuwe Eaglebe template toevoegen. Meer info over het aanmaken/aanpassen van deze templates vind je in dit helpdeskartikel.


Om het agendapunt aan te maken druk je op de knop 'Agendapunt' rechts onder het menu Autorisatie. Je krijgt dan een bevestiging dat het agendapunt werd aangemaakt en het dossier wordt gemarkeerd als 'Genotuleerd'. In het menu 'Autorisatie' vind je het wachtrijId, de status, zittingsdatum en de link naar het Cobra agendapunt terug.



Ben je een document vergeten toevoegen aan het agendapunt? Dan kan je altijd extra documenten toevoegen aan het reeds aangemaakte agendapunt via het menu 'Documenten'. Hier selecteer je de nodige documenten en klik je op de knop 'Toevoegen aan agenda'. Je zal dan nog voor ieder document de soort bijlage moeten aanduiden, waarna je deze kan toevoegen aan het agendapunt.


2.    Terugkoppeling van Cobra naar Eaglebe


Eens het agendapunt werd goedgekeurd binnen Cobra, passen we de status aan binnen Eaglebe (deze vind je terug door te hoveren over het hamer icoontje) en halen we het uittreksel op zodat dit beschikbaar is bij de andere documenten. Dit kan dan, samen met alle andere nodige bijlagen en vergunningen, in 1 keer vanuit Eaglebe worden verzonden naar de aanvrager.


Om makkelijk een overzicht te krijgen van alle genotuleerde dossiers, kan je ook gebruik maken van de filter 'Bevat agendapunt' in het menu 'Vergunningen'.


3.    Instellingen

Om agendapunten aan te kunnen maken, zal je nog enkele instellingen in orde moeten brengen binnen Eaglebe. Hiervoor ga je naar het menu 'Beheer - Integraties - Cobra' waar je per Eaglebe dossiertype de eigenaar moet invullen. Deze wordt meegegeven richting Cobra als eigenaar van ieder agendapunt aangemaakt voor die dossiersoort. 


De naam van de eigenaar kan vrij worden gekozen. Je moet deze wel ook doorgeven richting Cobra, zodat deze hier op dezelfde manier kan worden ingesteld.


4.    Integratie activeren

Om deze integratie te activeren voor jouw bestuur neem je contact op via onze Helpdesk of via mail naar help@eaglebe.com. Wij vragen de nodige gegevens op bij Cevi om de integratie achterliggend te activeren.


Het beste nieuws? Deze integratie kan volledig gratis worden geactiveerd langs de kant van Eaglebe!


Wil je deze integratie graag opzetten langs de kant van Cobra? Vraag dan eenvoudig een offerte aan via het Selfserviceportaal van Cevi.


Voor de integratie met Cobra is het volgende vereist:

  • Cobra versie 5.0
  • De nieuwe Cevi Servicebus Core
  • De Cobra plugin

Je ontvangt een offerte voor:

  • De installatie van de noodzakelijke componenten
  • Ondersteuning bij de koppeling