Bij Eaglebe stopt de dossierbehandeling niet bij het afleveren van de vergunning. Ook het plaatsen en ophalen van de bijhorende signalisatie kan je vlot afhandelen via de Eaglebe werkopdrachten. 


In dit helpdeskartikel gaan we dieper in op het aanmaken en afronden van werkopdrachten voor de plaatsing, ontlening en verlening van signalisatie.


INHOUDSOPGAVE

1    Werkopdracht aanmaken

Een werkopdracht wordt aangemaakt tijdens de verwerking van een dossier en is zowel beschikbaar voor innames als evenementen. Een werkopdracht kan op 2 manieren worden aangemaakt:

  1. Automatisch: wanneer de werkopdracht-vraag positief werd beantwoord door de aanvrager of positief werd gezet door de dossierbehandelaar via het menu 'Algemeen - Aanvraag'.
  2. Manueel: wanneer een werkopdracht manueel werd toegevoegd via het menu 'Werkopdrachten - Signalisatie'.


1.1    Automatische werkopdracht

Wanneer de werkopdracht vraag op het aanvraagformulier positief werd beantwoord, zal Eaglebe automatisch een werkopdracht aanmaken voor dit dossier na de Validatie. Welke taak er wordt aangemaakt is afhankelijk van de werkopdracht instellingen (zie hoofdstuk 4.1).


Indien er geen werkopdracht moet worden aangemaakt, kan je het antwoord op de werkopdracht vraag aanpassen via het menu 'Algemeen - Aanvraag'.



Indien er meerdere signalisatieplannen worden aangemaakt voor dit dossier (zie helpdeskartikel signalisatie), dan wordt er ook automatisch voor ieder signalisatieplan een nieuwe werkopdracht aangemaakt. De automatische werkopdrachten zijn dus altijd volledig gelinked aan het dossier.


1.2    Manuele werkopdracht

Ongeacht het antwoord op de werkopdracht vraag, kan je ook manueel een werkopdracht toevoegen aan een dossier. Dit doe je vanuit het menu 'Werkopdrachten' met de knop '+ Werkopdracht'. Wanneer je hier op klikt krijg je een pop-up met de volgende opties:

  • Taak: hier kies je het type taak voor de werkopdracht. Je kan een werkopdracht aanmaken voor de plaatsing, ontlening of verlenging van de signalisatie.
  • Afdeling: hier kies je de afdeling waar de taak aan moet worden toegewezen. Indien de taak niet wordt toegewezen aan een specifieke gebruiker, zal Eaglebe deze zelf toewijzen aan een gebruiker binnen deze afdeling met de juiste gebruikersrechten en het minst aantal openstaande taken.
  • Signalisatieplan: hier kies je het signalisatieplan waarvoor de werkopdracht moet worden opgemaakt. De werkopdracht zal enkel de signalisatie bevatten uit dit plan (vast indien het dossier slechts 1 signalisatieplan bevat).
  • Periode: hier kies je de periode van het signalisatieplan waarvoor de werkopdracht moet worden opgemaakt (vast indien het geselecteerde signalisatieplan slechts 1 periode bevat).
  • Toewijzen aan: hier kan je de werkopdracht toewijzen aan een specifieke gebruiker indien gewenst (optioneel).
  • Startdatum: hiermee bepaal je de uitvoeringsdatum voor de plaatsing, ontlening of verlenging van de werkopdracht. Deze wordt automatisch bepaald op basis van de periode van het signalisatieplan, maar kan worden aangepast indien gewenst.
  • Einddatum:  hiermee bepaal je de uitvoeringsdatum voor de ophaling of terugbrenging van de werkopdracht. Deze wordt automatisch bepaald op basis van de periode van het signalisatieplan, maar kan worden aangepast indien gewenst.


Let op: manueel aangepaste start- en einddatums van een werkopdracht worden automatisch overschreven indien de werkopdracht gekoppeld is aan een signalisatieplan dat de periode van het dossier volgt en er wijzigingen gebeuren aan de periode van het dossier.




Let op: je kan enkel een werkopdracht toevoegen indien er een signalisatieplan is zonder werkopdracht. Indien je geen werkopdracht kan toevoegen, zal je eerst een nieuw signalisatieplan moeten toevoegen via het menu 'Signalisatie'.


2    Werkopdracht uitvoeren

Eens de werkopdrachten werden aangemaakt tijdens de dossierbehandeling, moeten deze worden uitgevoerd op het terrein. Een overzicht van alle openstaande werkopdrachten vind je in het overeenkomende backoffice menu 'Werkopdrachten - Signalisatie'. 


Het menu 'Werkopdrachten' bevat 2 onderdelen: de Eaglebe kaart met alle innames, evenementen, signalisatieplannen, ... en een overzichtstabel met alle werkopdrachten. Standaard worden in deze tabel enkel de werkopdrachten van de goedgekeurde en, indien van toepassing, betaalde dossiers weergegeven. Indien gewenst kan je ook de werkopdrachten van niet afgeronde dossiers weergeven via de filteropties.


2.1    Planning in backoffice

Via de overzichtstabel krijg je een zicht op alle uit te voeren werkopdrachten, geranschikt op deadline. Dit overzicht kan je gebruiken om de planning voor de uitvoerende diensten op te maken. Zo selecteer je alle taken die je vandaag wil uitvoeren en kan je:

  • Deze toewijzen aan specifieke gebruikers via de knop 'Toewijzen' om het werk te verdelen tussen verschillende ploegen.
  • Een overzicht krijgen van alle te plaatsen of op te halen verkeersborden via de knop 'Verkeersborden'. Zo weet je meteen hoeveel borden je 's ochtends moet inladen in de camionette en hoeveel borden er 's avonds terug moeten komen naar de depot.
  • De onderborden aanmaken voor alle verkeersborden die moeten worden geplaatst of verlengd via de knop 'Onderborden'.
  • Een papieren werkbon aanmaken via de optie 'Verzenden'.
  • Zoomen naar het signalisatieplan via de knop met het wereldbol-icoon naast de werkopdracht.



2.2    Mobiele applicatie

Eens de planning is opgemaakt in de backoffice en alle taken zijn toegewezen aan de juiste gebruiker, kan iedereen zijn takenlijst raadplegen via de Eaglebe mobiele applicatie. Hier krijgt de gebruiker (kan een individu zijn maar evengoed een ploeg of dienst) een zicht op alle taken die aan hem werden toegewezen, opnieuw gesorteerd op deadline (uitvoeringsdatum). 



De gebruiker kan alle taken die hij wil uitvoeren selecteren, de optimale route berekenen en dan naar iedere taak navigeren om deze af te werken. Eens op locatie, krijgt hij een zicht op alle te plaatsen borden, het signalisatieplan en kan hij foto's toevoegen van de situatie en de aanwezige voertuigen. Meer info over het afronden van een werkopdracht via de mobiele applicatie vind je in dit Helpdesk artikel.


2.3    Papieren werkbon

Het is ook nog altijd mogelijk om een papieren werkbon aan te maken in plaats van te werken met onze mobiele applicatie. Deze kan iedere morgen automatisch worden aangemaakt of kan je handmatig aanmaken via het menu Werkopdrachten. 

  • Automatische werkbon: bevat alle werkopdrachten met een deadline tot 5 werkdagen in de toekomst. Deze wordt iedere ochtend om 6u00 verzonden per mail naar het e-mailadres ingevuld onder 'Beheer - Werkopdrachten - Signalisatie' (zie ook hoofdstuk 4.1).
  • Manuele werkbon: wordt handmatig aangemaakt door een aantal werkopdrachten te selecteren via het menu 'Werkopdrachten' en te klikken op de knop 'Verzenden'. De gebruiker zal dan het e-mailadres moeten opgeven naar waar de werkbon moet worden verzonden als bijlage (PDF).



Al is deze werkwijze nog steeds beschikbaar, toch zijn hier een aantal nadelen aan verbonden waarmee je zeker rekening moet houden:

  • Alle taken moeten achteraf nog via de backoffice (menu Werkopdrachten) worden afgerond.
  • De werkbon is een vast document, dit wordt dus niet aangepast indien er nog wijzigingen zijn aan deadlines of nieuwe taken.
  • Er kan geen melding worden gemaakt van aanwezige voertuigen.
  • Er kan geen bewijs worden toegevoegd van de plaatsing.

3    Soorten werkopdrachten

Binnen Eaglebe heb je 2 verschillende soorten werkopdrachten, deze voor de plaatsing/ontlening van signalisatie en deze voor controle taken. In dit artikel leggen we de focus op de werkopdrachten signalisatie.


Zoals in de vorige hoofdstukken al enkele keren aangegeven, heb je voor de werkopdrachten signalisatie ook verschillende opties. Zo kan je werkopdrachten aanmaken voor de plaatsing, ontlening en verlenging van signalisatie. Wanneer een nieuwe werkopdracht wordt aangemaakt (zie hoofdstuk 1), dan heeft deze altijd de status Te plaatsen of Afhalen (ontlenen). Welke taak wordt aangemaakt zal afhangen van de instellingen (zie hoofdstuk 4.1) of de optie die manueel werd aangeduidt (zie hoofdstuk 1.2).


De deadline voor deze taak is afhankelijk van de startdatum van het gekoppelde signalisatieplan en het ingestelde aantal dagen op voorhand (zie hoofdstuk 4.1).


Wanneer de intiële taak wordt afgerond, zal Eaglebe automatisch een vervolgtaak aanmaken met een deadline op basis van de einddatum van het gekoppelde signalisatieplan en het ingestelde aantal dagen achteraf (zie hoofdstuk 4.1). De vervolgtaken worden aangemaakt volgens onderstaand schema.




Indien ingesteld, zal er ook een Verlenging-taak worden aangemaakt. Deze wordt enkel en alleen aangemaakt wanneer de werkopdracht de status 'Op te halen' heeft en er op dat moment een verlenging wordt aangevraagd voor het gekoppelde dossier. De deadline voor de verlenings-taak wordt bepaald op basis van de startdatum van de verlening en het ingestelde aantal dagen op voorhand (zie hoofdstuk 4.1).


4    Instellingen

4.1    Werkopdrachten

Onder het menu 'Beheer - Werkopdrachten - Signalisatie' vind je alle instellingen voor het aanmaken van werkopdrachten. Hieronder een overzicht van alle mogelijke instellingen:


  • Plaatsing (werkdagen voor inname): aantal dagen voor start van de inname dat de werkopdracht moet worden uitgevoerd (plaatsing/verhuur).
  • Ophaling (werkdagen na inname):aantal dagen na eind van de inname dat de werkopdracht moet worden uitgevoerd (ophaling/terugbrenging). 
  • Werkbon e-mailadres: e-mailadres waar de automatische werkbon iedere ochtend moet naar worden verzonden (zie ook hoofdstuk 2.3).
  • Gebruik werkbon-interface: hiermee kan je het menu 'Werkopdrachten' volledig uitschakelen indien er wordt gewerkt met een extern pakket voor de afronding van de werkopdrachten.
  • Activering verlenging taak: indien actief, zal er een verleningstaak worden aangemaakt wanneer de signalisatie reeds werd geplaatst en het dossier achteraf wordt verlengd.
  • Werkbon standaard: het type taak dat standaard voor ieder dossier wordt aangemaakt wanneer de werkopdracht vraag niet wordt gesteld op het aanvraagformulier. Normaal gezien staat deze ingesteld als 'Geen taken' maar als je standaard voor ieder dossier een werkopdracht wil aanmaken, ongeacht de vraag van de aanvrager, kan je hier een vaste taak (plaatsen/ophalen of afhalen/terugbrengen) instellen.
  • Werkbon aanvraagformulier:hier stel je de vraag in die moet worden gestel op het aanvraagformulier. Hierbij heb je verschillende opties:
    • 1 vraag - geen taken: er wordt een vraag gesteld op het aanvraagformulier maar, ongeacht het antwoord, worden er geen werkopdrachten aangemaakt
    • 1 vraag - plaatsen/ophalen:er wordt een vraag gesteld op het aanvraagformulier en indien positief beantwoord, wordt er een werkopdracht voor plaatsing signalisatie aangemaakt.
    • 1 vraag - afhalen/terugbrengen:er wordt een vraag gesteld op het aanvraagformulier en indien positief beantwoord, wordt er een werkopdracht voor verhuur signalisatie aangemaakt.
    • 2 vragen: op het aanvraagformulier wordt gevraagd of er signalisatie gewenst is en of de aanvrager deze wil ontlenen of laten plaatsen. Afhankelijk van het antwoord, wordt de bijhorende werkopdracht aangemaakt.
  • Plaatsen/ontlenen mogelijk voor: hiermee stel je in welke soorten aanvragers de werkopdracht vraag te zien krijgen op het aanvraagformulier. Op deze manier kan je bijvoorbeeld instellen dat enkel particulieren kunnen vragen om signalisatie te laten plaatsen door het lokaal bestuur.
  • Werkbonvraag (aanvraagformulier): hier formuleer je zelf de werkopdracht vraag zoals deze wordt weergegeven op het aanvraagformulier.
  • Standaard afdeling taken: de afdeling waar standaard nieuwe werkopdrachten worden aan toegewezen. Dit kan je voor iedere werkopdracht nog aanpassen indien nodig.


4.2    Inname & Evenement types

Voor iedere inname en evenement type kan je instellen of de werkopdracht vraag voor dit type wordt gesteld op het aanvraagformulier. Dit doe je door het specifieke type te bewerken en de vraag te activeren:

  • Inname types - Vragen
  • Evenement types - Instellingen - Stel de werkbonvraag bij dit type



Als de werkopdracht vraag gesteld wordt op het aanvraagformulier, worden de werkopdrachten aangemaakt op basis van het antwoord op deze vraag (zie ook hoofdstuk 4.1 - Werkbon aanvraagformulier). Indien de vraag niet wordt gesteld op het aanvraagformulier, wordt er rekening gehouden met de standaard instelling (zie ook hoofdstuk 4.1 - Werkbon standaard). 


4.3    Facturatie

Wanneer er borden worden geplaatst of ontleend, gaat dit meestal ook gepaard met een kost. Deze kostprijs wordt automatisch berekend door Eaglebe op basis van een formule. Deze kan je instellen via het menu 'Beheer - Facturatie - Werkbon'.


Voor de formule kan je gebruik maken van numerieke waardes, wiskundige tekens (+, -, /, *) en een aantal variabelen:

  • P: periode van de inname vermenigvuldigd met een periode factor. Deze periode factor maakt het mogelijk om een ander dagtarief te hanteren naargelang de periode van de inname. Hiervoor stel je de 'Minimum periode' op het aantal dagen waarvoor de 'Periode factor minmum' wordt gehanteerd en waarna de 'Periode factor maximum' wordt gehanteerd.
  • AS: aantal signalisatieborden
  • AN: aantal nadars
  • Minimum prijs: vaste prijs die wordt gehanteerd zo lang de berekende prijs kleiner is 


Daarnaast kan je ook een vaste, bijkomende kost (bovenop de formule) opgeven voor de plaatsing en een vaste, bijkomende kost voor een verlenging.


Let op: deze kostprijs wordt enkel aangerekend indien er er werkopdracht werd aangemaakt bij een dossier. Hiervoor houden we altijd rekening met het totaal aantal borden (huurprijs) en het totaal aantal werkopdrachten (vaste kost voor plaatsing).