Om de verwerking van dossiers vlot te laten verlopen en te vermijden dat verschillende medewerkers gelijktijdig aanpassingen doorvoeren binnen eenzelfde dossier, heeft Eaglebe een eigen takensysteem. Op basis hiervan wordt tijdens elke stap van de dossierbehandeling de juiste taak aan de juiste gebruiker toegewezen.
Dit is allemaal zeer handig, maar hoe weet je als gebruiker welke taken er voor je klaar staan? Dat leggen we uit in dit Helpdesk artikel.
INHOUDSOPGAVE
1 Taken in backoffice
1.1 Dashboard
Wanneer je als gebruiker inlogt in de Eaglebe backoffice, krijg je meteen het dashboard te zien met een overzicht van alle taken die aan jou werden toegewezen. Daarnaast krijg je ook een zicht op alle openstaande taken binnen de organisatie of alle taken per gebruiker.
Verwerk je enkel innames, evenementen of vaststellingen? Dan kan je het dashboard snel filteren op een specifiek dossiertype met de snelfilters in de rechterbovenhoek. Zo krijg je enkel de openstaande taken te zien voor dit specifieke dossiertype.
Dit dashboard is volledig interactief, dus je kan eenvoudig op een bepaalde taak klikken en je wordt meteen doorverwezen naar het taken menu voor meer details.
1.2 Menu taken
Waar je in het dashboard een globaal zicht krijgt op het aantal openstaande taken, krijg je in het menu Taken een detaillijst met alle taken. Standaard staat deze lijst gefilterd op alle taken die aan jouw gebruiker werden toegewezen, maar met de filteropties kan je ook de taken voor andere gebruikers weergeven.
De takenlijst staat standaard gefilterd op EaglebeID, dus de meest recent aangemaakte taak zal bovenaan de lijst komen te staan. Enkel wanneer een dossier werd aangevraagd via een spoedprocedure zal de resulterende taak bovenin de lijst worden geplaatst (gezien deze sneller verwerkt moet worden).
Taken aangeduid in het rood zijn ofwel taken voor een dossier in spoedprocedure of taken waarvoor de herinneringstermijn verlopen is. Deze moeten dus zo snel mogelijk worden opgenomen.
Om je taak uit te voeren klik je deze aan uit de lijst, waarop het desbetreffende dossier wordt geopend en je het verder kan verwerken.
2 Meldingen
2.1 Notificatie nieuwe taak
Niet iedereen zal dagelijks inloggen in de Eaglebe backoffice om zijn/haar taken te controleren via het Dashboard of de Takenlijst. Sommige gebruikers willen gewoon een notificatie ontvangen wanneer er een nieuwe taak werd toegewezen.
Dit kan elke gebruiker afzonderlijk instellen via zijn profielinstellingen. Onder het menu Eaglebe kan iedere gebruiker zelf aanvinken voor welke taken deze een notificatie wenst te ontvangen via mail. In deze mail krijgt hij een directe link naar het dossier voor de verdere afhandeling.
2.2 Herinnering openstaande taak
Jammer genoeg worden taken niet altijd meteen afgewerkt, waardoor een dossier kan blijven hangen. Daarom kan het handig zijn om herinneringen in te stellen voor openstaande taken. Deze kan je, opnieuw per taak, instellen via het menu Beheer - Organisatie - Taken.
Hier kan je per taak type aanduiden of er een herinnering moet worden uitgestuurd en binnen welke termijn na het aanmaken van de originele taak. Indien deze taken niet worden uitgevoerd binnen de vooropgestelde termijn ontvangt de verantwoordelijke gebruiker een herinnering via mail (onafhankelijk van de persoonlijke notificatie instellingen.
Taken waarvoor de herinneringstermijn is vertstreken worden ook in het rood aangeduid in de takenlijst (zie 1.2).
Let op: de notificaties voor nieuwe taken zijn dus instelbaar per gebruiker maar de herinneringen zijn algemeen voor alle gebruikers. Zelfs als je als gebruiker geen notificatie hebt ingesteld voor bijvoorbeeld de Advies taak, zal je hiervoor toch een herinneringsmail ontvangen wanneer je deze niet hebt afgerond binnen de herinneringstermijn.