INHOUDSOPGAVE

Via Eaglebe komen alle aanvragen voor innames, evenementen en zonale toelatingen binnen in de backoffice. Elk dossier dat binnen komt in de backoffice wordt altijd toegewezen aan een gebruiker. Dit om:

  • Te voorkomen dat het dossier verloren gaat: er is immers een gebruiker toegewezen die het dossier moet behandelen
  • De werklast gelijk te verdelen tussen collega's
  • Een duidelijke to do lijst te hebben van alle dossiers die nog verwerkt moeten worden


In deze video leggen we kort de takenverdeling uit alsook enkele visuele wijzigingen die vanaf 4.6.0 zichtbaar zullen zijn in Eaglebe:



Hoe worden de dossiers toegewezen?


Eaglebe kijkt naar verschillende zaken voor het toewijzen van een dossier.


  1. Eerst en vooral wordt er gekeken naar het inname of evenement type dat de aanvrager koos bij het invullen van het aanvraagformulier.*

  2. Aan dit gekozen type hangt een afdeling, die wordt ingesteld in het Beheer van Eaglebe (Beheer - Inname / Evenement Types).**

    Afbeelding 1: Beheer - Inname Types - potloodicoon aanklikken voor een inname type. Een container wordt toegewezen aan de afdeling Infastructuur.

    Afbeelding 2: Beheer - Evenement Types - potloodicoon aanklikken voor een evenement type. Een buurtfeest wordt toegewezen aan de afdeling Dienst Evenementen.


  3. Als laatste kijkt Eaglebe naar de gebruikers die zijn toegewezen aan deze afdeling en zoekt Eaglebe de gebruiker met de taak om het dossier te valideren. Voor innames is dit de taak 'Validatie', voor evenementen de taak 'EventValidatie'. Zijn er meerdere gebruikers met de taak om te valideren? Dan verdeelt Eaglebe at random de taken tussen deze personen (gelijke verdeling van aantal taken).

    Afbeelding 3: Beheer - Gebruikers. Taken zijn donkere bolletjes, rollen lichte bolletjes. 


* Dit met uitzondering voor de module Zonale Beperking. Daarbij wordt stap 1 overgeslagen en wordt er meteen gekeken naar stap 3.
** Staat je afdeling niet in de lijst? Dan moet je misschien nog een afdeling aanmaken. Meer info over het aanmaken van een afdeling lees je hier. Let er ook op dat de vraag 'Kunnen vergunningen aan deze afdeling worden toegewezen?' aan staat om de afdeling te kunnen kiezen.

Enkele voorbeelden 

In de voorbeelden afgebeeld hierboven zal:

  • Een container worden toegewezen aan gebruiker 'adminLokeren', gezien deze deel uitmaakt van de afdeling Infrastructuur en adminLokeren is de enige gebruiker is die de taak (donker bolletje) Validatie heeft.
  • Een buurtfeest worden toegewezen aan de gebruiker 'SarahLokeren', gezien deze deel uitmaakt van de afdeling Dienst Evenementen. Er maken meerdere mensen deel uit van deze afdeling, maar SarahLokeren is de enige die de taak ter EventValidatie (donker bolletje) heeft. 

Waar kan ik mijn taken terugvinden? 

In het menu Taken zal je je eigen overzicht kunnen ophalen van alle taken die aan jou zijn toegewezen, alsook dat van je collega's indien je taken wilt overnemen. Meer informatie over het Menu Taken kan je in dit artikel lezen.