INHOUDSOPGAVE

Vanuit Sport Vlaanderen werd de e-tool gelanceerd om de organisatoren van recreatieve toertochten (VTT en cyclotochten) administratief te ontlasten. Via deze e-tool kan de organisator een aanvragen indienen, dewelke achterliggend automatisch wordt gedispatched naar alle betrokken instanties (de federatie, agentschap natuur & bos, AWV, lokale besturen, … ). Op deze manier zorgt de e-tool voor een uniforme dossierbehandeling voor de betrokken instanties op Vlaams niveau.


Daarnaast werken de lokale besturen ook met Eaglebe voor de aanvraag en dossierbehandeling van Innames Openbaar Domein en Evenementen op hun grondgebied. Dit met een unieke workflow aangepast aan de werkwijze van het bestuur.


Om te voorkomen dat de organisatoren van recreatieve tochten hun aanvraag dubbel moeten ingeven of dat er verwarring ontstaat bij de behandeling van deze dossiers, werd er een integratie opgezet tussen de e-tool en Eaglebe. Hierdoor kunnen:

  • De organisatoren gebruik maken van 1 eenvoudige aanvraagprocedure: de e-tool van Sport Vlaanderen.
  • De lokale besturen gebruik maken van 1 eenvoudig verwerkingsproces: Eaglebe

1    Workflow

De integratie tussen de e-tool en Eaglebe verloopt volledig automatisch via webservices. Belangrijk hierbij is dat de aanvraag van een recreatieve toertocht altijd zal gebeuren via de e-tool van Sport Vlaanderen. Ook alle verdere communicatie richting de organisatoren gebeurt via de e-tool.


Eaglebe zal de nodige dossiers ophalen uit de e-tool voor verdere verwerking door het lokaal bestuur. Bij goed- of afkeuring van deze dossiers zal Eaglebe het bijhorende advies doorsturen richting de e-tool.


In dit hoofdstuk gaan we dieper in op de verschillende stappen van het verwerkingsproces met de nadruk op de dossierbehandeling door het lokaal bestuur.



1.1    Aanvraag & vervolledigen (e-tool)

De aanvraag van een recreatieve toertocht zal altijd gebeuren via de e-tool van Sport Vlaanderen via onderstaande link: 



Eens de tocht werd ingegeven binnen de e-tool zal deze worden beoordeeld door de federatie/overkoepelende actor en Sport Vlaanderen. Indien deze de tocht positief beoordelen kan deze nog verder vervolledigd worden door de organisator indien nodig. Eens de tocht volledig is zal deze worden doorgestuurd ter goedkeuring naar de lokale besturen.


1.2    Dossierbehandeling lokaal bestuur (Eaglebe)

Eens een tocht binnen de e-tool wordt doorgestuurd ter goedkeuring kan deze worden opgehaald door Eaglebe. Hiervoor zal Eaglebe elke nacht een controle uitvoeren of er nieuwe (of aangepaste) tochten zijn die het grondgebied van Eaglebe besturen doorkruisen. Hiervoor maakt Eaglebe automatisch een nieuw dossier aan (of update een reeds bestaand dossier) binnen alle doorkruiste besturen.


Let op: dossiers worden niet in real-time geüpdatet. Updates gebeuren elke nacht, buiten de kantooruren. Toertochten die doorgaan in het verleden worden niet meer geüpdatet binnen Eaglebe.


Voor deze tochten wordt een volledig nieuw Eaglebe dossier type aangemaakt. Dit dossier bevat alle informatie van de tocht en bijhorende lussen, inclusief de bijlagen en andere adviesvragen. De verwerking van deze dossier verloopt volledig analoog aan de verwerking van andere Eaglebe dossiers. Conflictdetectie zal dus onder andere ook van toepassing zijn. De dossierbehandelaar zal de tocht moeten valideren en kan hierbij meegeven of er een signalisatieplan moet worden aangemaakt of er adviezen nodig zijn van andere diensten. Als laatste moet het dossier worden geautoriseerd, waarbij dit kan worden goed- of afgekeurd.



Deze dossiers zijn terug te vinden via het menu 'Taken' of 'Vergunningen'. Voor de toewijzing van de Validatie-taak binnen Eaglebe zal eerst worden gekeken naar de verantwoordelijk afdeling (zie hoofdstuk 2.2) en vervolgens naar de gebruikers binnen deze afdeling met de taak Validatie of EventValidatie. Indien meerdere gebruikers binnen deze afdeling beschikken over de nodige taken, zal de nieuwe Validatie-taak worden toegewezen aan de gebruker met het minst aantal openstaande taken. Verdere taaktoewijzing gebeurd volgens de standaard werkwijze van Eaglebe (meer info). 


Let op: de gegevens van een tocht kunnen niet worden aangepast via Eaglebe. Er kan enkel een advies (goed- of afkeuring) worden meegegeven.


1.3    Goed- of afkeuring

De goed- of afkeuring uit Eaglebe wordt als advies toegevoegd aan het dossier binnen de e-tool. Dit advies bevat:

  • Een positieve of negatieve beoordeling
  • Een opmerking
  • Eventuele bijlagen


Indien alle adviezen voor dit dossier zijn verkregen, wordt de goedkeuring verzonden naar de organisator vanuit de e-tool.

2    Opstart integratie

De integratie tussen Eaglebe en de e-tool van Sport Vlaanderen is beschikbaar voor alle Eaglebe gebruikers en is volledig gratis. De integratie kan eenvoudig worden opgestart. Hiervoor volg je onderstaande stappen.


2.1    Configuratie e-tool

Dossiers uit de e-tool zullen niet automatisch doorstromen naar Eaglebe. Hiervoor moet je binnen de e-tool eerst meegeven dat je aanvragen wenst te beoordelen via een eigen tool. Eens dit werd ingesteld, zal Eaglebe alle dossiers ophalen die vallen binnen het grondgebied van de stad/gemeente.


Dit kan je instellen binnen de e-tool van Sport Vlaanderen via het veld 'vertegenwoordigd door'. Deze waarde staat standaard op 'Sport Vlaanderen' en kan via een dropdown menu worden aangepast naar 'Eaglebe'.



2.2    Configuratie Eaglebe

Voor de behandeling van deze dossiers binnen Eaglebe, zal je volgende moeten instellen:

  1. Verantwoordelijke afdeling: deze kan je instellen via het menu 'Beheer - Integraties - Sport Vlaanderen'. 
  2. Verantwoordelijke gebruikers: deze kan je instellen via het menu 'Beheer - Gebruikers'. Wanneer een nieuwe toertocht wordt aangemaakt binnen Eaglebe, wordt dit toegewezen aan de gebruikers binnen de verantwoordelijke afdeling met de taak ToerValidatie of ToerAutorisatie. De gebruiker met het minst aantal openstaande taken zal de nieuwe taak krijgen toegewezen.
  3. Adviseurs bij toertochten: Je moet via Beheer - Organisatie - Mijn Afdelingen ook aangeven dat er advies mag gegeven worden op een bepaalde categorie.