Sommige politie- en hulpverlengingszones maken gebruik van het programma Riho Seas voor de risico analyse & noodplanning bij evenementen. Om ervoor te zorgen dat alle gegevens vlot kunnen worden uitgewisseld tussen de Eaglebe evenement module en Riho Seas, werd een integratie opgezet. Deze integratie zorgt ervoor dat:
- De organisator zijn evenement slechts 1 keer moet aanvragen
- Het lokaal bestuur kan werken binnen zijn eigen Eaglebe omgeving, met een aanvraagformulier en dossierflow op maat
- De hulpdiensten kunnen werken binnen Riho Seas voor de noodplanning bij evenementen
1 Workflow
De integratie tussen Eaglebe en Riho Seas verloopt automatisch via webservices, waardoor deze een minimale impact heeft op de huidige workflow. De aanvraag en verwerking van evenementen verloopt voor het lokaal bestuur volledig via Eaglebe. Hierbij zal ieder dossier worden doorgestuurd naar Riho Seas en wordt er ook automatisch een Advies gevraagd richting hulpdiensten via Riho Seas.
Deze kunnen het dossier beoordelen binnen Riho Seas en van hieruit het advies opmaken en doorsturen richting Eaglebe. Op deze manier kan iedereen werken binnen zijn eigen vertrouwde platform.
Hieronder overlopen we de verschillende stappen van de Eaglebe workflow en geven we mee wanneer de gegevens worden doorgegeven richting Riho Seas en wanneer deze terug binnen Eaglebe terecht komen.
1.1 Aanvraag
De aanvraag van het evenement zal gebeuren door de organisator bij het lokaal bestuur. Dit via het Eaglebe aanvraagforumlier op maat van het bestuur.
De aanvraag zal worden bewaard binnen het Eaglebe Portaal van de organisator en kan van hieruit ook worden opgevolgd.
1.2 Validatie
Eens het evenement werd ingediend, komt dit binnen in de Eaglebe backoffice van het lokaal bestuur (in status 'Validatie'). In deze fase zal de dossierbehandelaar van het lokaal bestuur de aanvraag initieel beoordelen. Tijdens deze validatiefase kunnen eerste aanpassingen worden doorgevoerd, extra informatie worden opgevraagd bij de aanvrager of kan de aanvraag meteen geweigerd worden indien niet mogelijk.
Indien de aanvraag compleet is, kunnen de nodige verdere stappen worden bepaald voor de verwerking van het dossier: moet er een signalisatieplan worden opgemaakt? Zijn er bijkomende adviezen nodig van andere diensten? Of kan dit evenement meteen worden goedgekeurd?
De medewerker van het lokaal bestuur volgt dus de standaard procedure bij de verwerking van een evenement binnen Eaglebe. Er moeten dus geen bijkomende stappen worden genomen.
1.3 Doorstroom Riho Seas
Eens een evenementen dossier werd gevalideerd binnen Eaglebe, zal dit automatisch worden opgehaald door Riho Seas. Deze is dus volledig op de hoogte van alle gevalideerde evenementen aangevraagd via Eaglebe. Van hieruit kunnen de hulpdiensten het evenement meteen evalueren en inschatten of hun inzet/advies nodig zal zijn. Indien nodig zal de organisator rechtstreeks vanuit Riho Seas gecontacteerd worden voor meer info.
Let op: aanpassingen of aanvullingen aan het dossier binnen Riho Seas worden niet teruggekoppeld richting Eaglebe. Vanuit Riho Seas wordt enkel een advies gegeven naar Eaglebe (zie hoofdstuk 1.5).
1.4 Signalisatie
Indien tijdens de Validatie fase werd aangeduid dat een signalisatieplan nodig was, zal de volgende status ‘Signalisatie’ zijn. Hierbij kan binnen Eaglebe een digitaal signalisatieplan worden aangemaakt voor het dossier.
1.5 Advies
Wanneer gewerkt wordt met de Riho Seas integratie zal ieder evenementen dossier automatisch in de status Advies komen te staan eens de voorgaande stappen werden afgerond. Dit ongeacht een advies werd gevraagd door de dossierbehandelaar tijdens de Validatie stap.
Hiermee brengt Eaglebe de dossierbehandelaar op de hoogte dat er nog geen advies werd meegegeven vanuit Riho Seas door de hulpdiensten. Eens deze een advies hebben geformuleerd binnen Riho Seas, zal dit automatisch doorstromen naar Eaglebe. Dit advies bevat:
- Positief of negatief advies
- Opmerking
- Bijlagen
Indien een positief advies werd gegeven vanuit Riho Seas en er zijn geen andere openstaande adviezen, is het dossier klaar voor Autorisatie.
Let op: een advies van de hulpdiensten is niet terughoudend. Indien gewenst kan de adviesvraag richting Riho Seas worden verwijderd om zo het evenement goed- of af te keuren zonder advies van de hulpdiensten. Dit kan via het vuilbak-icoon naast het openstaande advies.
1.6 Autorisatie
Dit is de laatste stap in het verwerkingsproces binnen Eaglebe. Tijdens deze fase worden de nodige vergunningsdocumenten aangemaakt en verzonden naar de aanvrager ter goedkeuring samen met de relevante adviezen en overige bijlagen.
2 Opstart integratie
Om de integratie met Riho Seas op te zetten moet je enkel beschikken over de Eaglebe Evenementen module en moeten jullie hulpdiensten werken met Riho Seas. Om de twee met elkaar te integreren volg je simpelweg onderstaande stappen:
- Neem contact op via de Eaglebe helpdesk om deze integratie op te zetten voor jouw bestuur.
- Indien nodig zal jullie huidige verwerkersovereenkomst moeten worden uitgebreid, zodat wij jullie data mogen delen met Riho Seas.
- Wij zetten deze integratie op achter de schermen en brengen jullie op de hoogte eens deze van start gaat.
Let op: eens deze integratie van actief is zullen alle evenement dossiers de workflow volgen zoals beschreven in hoofdstuk 1 van dit helpdesk artikel.