Via deze integratie wordt het mogelijk om rechtstreeks uit Eaglebe nieuwe agendapunten aan te maken binnen Notula, het notuleringspakket van Green Valley. Dit is een aparte module en hiervoor dient er contact opgenomen te worden met het Eaglebe-team en Green Valley.
INHOUDSOPGAVE
Agendapunt aanmaken
Vanuit Eaglebe kan je op 2 momenten een nieuw agendapunt aanmaken:
- Wanneer een dossier zicht in status Autorisatie bevindt
- Nadat een dossier werd Goedgekeurd
Agendapunt aanmaken - Autorisatie
Wanneer een dossier IOD of een Evenement zich in de Autorisatie fase bevindt binnen Eaglebe, kan de medewerker kiezen om dit rechtstreeks goed te keuren of om eerst een agendapunt aan te maken voor dit dossier binnen Notula. Deze keuze gebeurd via het tabblad 'Autorisatie'. Hier kies je voor de optie 'Agendapunt aanmaken'.
Vervolgens krijg je een overzicht van alle documenten die werden toegevoegd aan het Eaglebe dossier. Hier kan je de documenten selecteren die je wil toevoegen aan het agendapunt. Om het agendapunt door te sturen richting Notula maak je gebruik van de optie 'Agendapunt aanmaken' rechts onderaan.
Wanneer een nieuw agendapunt wordt aangemaakt zal Eaglebe een pop-up weergeven ter bevestiging met hierin de referentie van het agendapunt binnen Notula. Naast de Eaglebe status zal ook een blauw duimspijker-icoontje verschijnen om aan te duiden dat dit dossier genotuleerd werd.
Agendapunt aanmaken - Goedgekeurd
Ook voor een goedgekeurd dossier kan een agendapunt worden aangemaakt. Dit kan vanuit het tabblad 'Autorisatie' via de optie 'Agendapunt aanmaken'. Het aanmaken van een agendapunt verloopt op dezelfde manier als voor een dossier in status 'Autorisatie' (zie hierboven).
Agendapunt verwerken
Een agendapunt aangemaakt door Eaglebe komt binnen in Notula als concept, en kan je makkelijk vinden onder ‘Externe concepten’. Elk nieuw concept wordt aangemaakt op naam van de ingestelde standaard auteur (zie hoofdstuk 4, Instellingen). De titel van het concept wordt automatisch opgebouwd op basis van volgend formaat, afhankelijk van de dossiersoort:
- IOD: EaglebeID - Opmerking aanvrager - Periode
- Evenement: EaglebeID - Naam Evenement - Periode
Beschikbare parameters
Eaglebe geeft onderstaande parameters mee voor hergebruik binnen Notula. Deze kunnen gebruikt worden om binnen Notula de teksten in een typesjabloon aan te vullen door gebruik te maken van de Notula parameterfunctionaliteit.
Contacttype: 1 = particulier, 2 = bedrijf, 3 = vereniging, 4 = gemeentelijke dienst
Firstname: voornaam aanvrager
Lastname: achternaam aanvragers
Telephone: telefoonnummer aanvrager
Email: e-mailadres aanvrager
EagleId: eaglebe dossiernummer
Description: GIPOD beschrijving van het dossier
Remark: opmerking meegegeven bij de aanvraag
Address: adres van de aanvraag
SignCount: aantal verkeersborden
Area: ingenomen oppervlakte
EventName: evenement naam
Status: eaglebe status van het dossier
StartDate: startdatum opbouw
EffectiveStartDate: effectieve startdatum
EffectiveEndDate: effectieve einddatum
EndDate: einddatum afbraak
Type: dossiertype
SubType: GIPOD type
CustomType: custom type van de organisatie
Heb je vragen bij het opzetten van de typesjablonen binnen Notula? Neem dan contact op met de GreenValley helpdesk voor meer info.
Bijlagen
Ook de bijlagen horende bij het Eaglebe dossier worden toegevoegd aan het concept. Automatisch zullen alle documenten geselecteerd bij het aanmaken van het agendapunt worden toegevoegd als bijlage. Deze komen in Notula terecht onder 'Bijlagen'.
Andere bijlagen kunnen ook worden toegevoegd indien nodig. Dit kan vanuit het tabblad 'Documenten' waar je de gewenste bijlagen kan selecteren en deze kan toevoegen aan het concept via de knop 'Agendapunt'.
Adviezen
Ook de binnen Eaglebe gegeven adviezen worden toegevoegd aan het concept. Deze komen in Notula terecht onder 'Adviezen ingewonnen buiten het systeem'.
Agendapunt afronden
Wanneer het agendapunt na de zitting gesloten wordt, verandert de kleur van het duimspijker-icoontje binnen Eaglebe afhankelijk van de beslissing binnen Notula:
- Groen: agendapunt werd goedgekeurd binnen Notula
- Rood: agendapunt werd afgekeurd binnen Notula
- Oranje: agendapunt werd verdaagd naar een latere vergadering binnen Notula
Het besluit uit Notula zal automatisch worden toegevoegd als bijlage aan het Eaglebe dossier (te vinden onder tabblad Documenten) voor goed- en afgekeurde agendapunten.
Indien de goedkeuring niet via Notula wordt verzonden, moet je het dossier vanuit Eaglebe nog goed- of afkeuren. In geval van goedkeuring, kan je de nodige documenten en vergunningen selecteren die verzonden moeten worden naar de aanvrager.
Let op: niet alle documenten aangemaakt binnen Notula worden niet automatisch terug gekoppeld naar Eaglebe. Indien nodig kan je deze downloaden uit Notula en daarna importeren binnen Eaglebe via het tabblad 'Documenten'. Hierop zullen deze ook beschikbaar zijn om mee te sturen naar de aanvrager bij goedkeuring.
Instellingen
Om deze module te activeren dien je contact op te nemen met je contactpersoon voor Eaglebe en Notula. Deze kunnen je voorzien van een offerte op maat. Wanneer deze integratie is aangekocht moet deze eerst worden geactiveerd. We geven zeker een seintje eens deze activatie is voltooid.
Eens de integratie werd geactiveerd, moet er enkel nog een standaard auteur worden toegevoegd binnen de Eaglebe backoffice. Dit kan via het menu 'Beheer - Integraties - Notulering'.
Dit is de gebruikersnaam van de auteur die het agendapunt zal aanmaken, en moet overeenkomen met een gebruikersnaam binnen uw Notula-omgeving. Er wordt aangeraden hiervoor een nieuwe generieke gebruiker aan te maken bij Notula of de gebruikersnaam van de verantwoordelijke te gebruiken.