INHOUDSOPGAVE
1 Facturatie Instellingen
Als Lokaal Bestuur vraag je misschien voor de innames openbaar domein een retributie. Via Eaglebe kan je eenvoudig enkele wiskundige formules instellen die zullen berekend worden voor de innames.
Deze instellingen zijn te vinden in back office onder ‘Beheer - Facturatie’. Hier kan je als administrator op basis van een aantal parameters, de kost van iedere inname automatisch laten berekenen.
LET OP: Deze facturatie-instellingen werken enkel voor de module Inname Openbaar Domein en dus niet voor de module Evenementen.
LET OP: er moet steeds een default of standaard facturatie worden meegegeven of een specifieke facturatie voor ieder inname type. Indien geen facturatie wordt meegegeven zullen aanvragen van dit type een fout geven bij indienen en niet meer te bewerken zijn.
1.1 Algemene werking
In zijn meest eenvoudige vorm (geschikt voor de meeste retributiereglementen) kan er een automatische berekening toegepast worden op basis van het inname type en een bijbehorende wiskundige formule. Deze formule kan verschillende parameters bevatten die eigen zijn aan de vergunningsaanvraag (aantal dagen, aantal m², type) en/of eigen aan de organisatie (eenheidstarief) en/of een factor.
Het is de bedoeling dat je het eigen retributiereglement kan nabouwen met één van deze opties. Merkator kan je ondersteunen voor verdere begeleiding. Wil je je retributiereglement compatibel maken met Eaglebe? Aarzel dan zeker niet ons de draft te bezorgen ter nazicht. We onderscheiden volgende soorten berekeningen, en dit kan verschillen per type inname (container, werfkeet, stelling, terras, …).
1.2 Standaard facturatie voor alle inname types of facturatie per type
Standaard zal het inname type de waarde ‘Standaard’ weergeven, wat betekent dat deze berekening zal gelden voor alle inname types. Om een nieuwe formule toe te voegen voor een specifiek inname type drukt u op het plus-icoon en selecteer je het gewenste type uit het dropdown menu (de lijst die je samengesteld hebt bij Beheer - Inname Types). Voor dit type zal dan steeds de bijbehorende formule gebruikt worden i.p.v. de ‘Standaard’ formule.
De formule zelf is op basis van een aantal vaste parameters, hieronder verder uitgelegd. Daarnaast kan men in deze formule ook gebruik maken van gewone getallen en standaard berekeningen (+, -, *, /).
Formule parameters:
- Oppervlakte (O): bepaald door de ingetekende zone van de inname.
- Periode (P of PZ): bepaald door de opgegeven periode van de inname. Hier kan men kiezen of rekening gehouden wordt met de hele periode (P) of de periode zonder zondagen en officiële feestdagen (PZ). Periode wordt steeds afgerond op het aantal dagen.
Het is de bedoeling om de vaak voorkomende aanvragen zo goed mogelijk automatisch te berekenen. Complexe retributiereglementen worden dus niet ondersteund. Hieronder de verschillende opties:
1) Vaste Prijs
2) Minimum Prijs
3) Minimum Periode
4) Minimum Oppervlakte
5) Combinatie Vaste Prijs en Formule
LET OP: wanneer gebruik wordt gemaakt van komma getallen in de formule of parameters, dienen deze steeds gescheiden te zijn dmv een punt.
1.3 Vaste prijs
Je kan een vaste prijs vragen, die niet afhankelijk is van andere parameters zoals periode of oppervlakte. Bv: een parkeerverbod is steeds € 50.
1.3.1 Minimum prijs
Indien binnen het retributiereglement ook rekening gehouden wordt met een minimum prijs kan men dit met volgende parameters oplossen.
Minimum prijs is het minimaal te betalen bedrag. Wanneer het berekende bedrag op basis van de formule onder dit minimum bedrag ligt zal de totale prijs bepaald worden door de minimum prijs. Ligt het berekende bedrag op basis van de formule boven dit bedrag, dan zal de totale prijs bepaald worden door de berekende prijs.
In dit voorbeeld hebben we te maken met een aparte formulering voor de standaard innames en enkele andere types. De standaard innames zullen berekend worden volgens de simpele formule: oppervlakte * periode * 0.5 (O * P * 0.5). Hierbij wordt wel een minimumprijs gehanteerd van 15 euro, de formule wordt dus:
- O * P * 0.5 < 15 euro => kostprijs = 15 euro
- O * P * 0.5 > 15 euro => kostprijs = O * P * 0.5
1.3.2 Minimum periode
Minimum periode en oppervlakte hieronder werken volgens eenzelfde concept. Hier kan men aan de periode (P) en oppervlakte (O) een factor meegeven wanneer deze onder/gelijk (factor minimum) of boven (factor maximum) de opgegeven minimum waarde ligt.
Voor de containers (van het voorbeeld hierboven) wordt dezelfde formule gehanteerd: (O * P * 0.5) maar hier hangen enkele voorwaarden aan vast. Zo wordt er een ander tarief gehanteerd voor bv. de eerste twee dagen van de inname; de eerste 2 dagen zijn bv. gratis.
Bij 'Minimum Periode' zal je dan 2 invullen, het aantal dagen dat gratis is. Daarnaast gebruik je de ‘Periode Factor Minimum’, die je gelijkstelt aan 0. Dit zorgt er voor dat zolang P(eriode) = 2, deze vermenigvuldigd zal worden met 0. De formule wordt dus:
- Eerste twee dagen: kostprijs = O * (0 * P) * 0.5 = 0 euro
- Vanaf dag 3: kostprijs = O * P * 0.5
Moet in jouw reglement nooit betaald worden voor de eerste gratis dagen? Ook niet wanneer de inname langer is dan het aantal gratis dagen? Vergeet dan niet in je formule '(P-X)' (waarbij X het aantal dagen is dat gratis is) in te vullen. In bovenstaand voorbeeld is de formule dan 0.5*(P-3)*O
1.3.3 Minimum oppervlakte
Afhankelijk van de grootte van de inname, kan een andere factor gebruikt worden in de formule.
U kan 2 factoren gebruiken: één factor voor het geval dat de oppervlakte kleiner is dan het minimum, en één factor voor het geval dat de oppervlakte groter is dan het minimum.
Er wordt dus gebruik gemaakt van een formule (of vaste prijs), Minimum Oppervlakte, Minimum Oppervlakte Factor en Maximum Oppervlakte Factor.
Hoe dit er in de praktijk uitziet verklaren we door middel van onderstaand voorbeeld van een kraan waarin er een onderscheid gemaakt wordt tussen een kraan die kleiner of groter is dan 20m². In het geval dat de kraan kleiner is dan 20m² zal de kostprijs € 10 per dag zijn, terwijl indien ze groter is dan 20m² € 20 per dag zal kosten. Je geeft dan in dat de 'Minimum Oppervlakte' = 20, en vult bij 'Minimum Oppervlakte Factor (OF) = 1 en de 'Maximum Oppervlakte Factor (OF) = 2. De formule zelf zal er zo uitzien: (10 * OF) * P, waarbij er afhankelijk van de grootte van de oppervlakte, de waarde van 'OF' verschillend zal zijn (1 indien kleiner dan 20m²; 2 indien groter).
- Kraan < 20m² kost 10€ per dag, Kraan > 20m² kost 20€ per dag.
- Minimum Oppervlakte = 20
- Minimum Oppervlakte Factor (OF) = 1
- Maximum Oppervlakte Factor (OF) = 2
- Formule = (10 * OF) * P
1.3.4 Combinatie vaste prijs en formule
Er kan ook voor een combinatie gekozen worden tussen een vaste prijs en een formule. Een voorbeeld: De eerste 3 dagen wordt er een vaste prijs aangerekend van € 25, vanaf dag 4 herval je op de formule: oppervlakte (O) * periode (P) * Dagtarief
Merkator ondersteunt de klanten bij de opstart om de formules te bepalen. Indien uw organisatie formules gebruikt die niet passen binnen deze mogelijkheden, raden wij aan om eenvoudigere regels te gebruiken of om steeds manueel de prijs te bepalen. Complexere retributiereglementen worden dus niet ondersteund.
1.4 Extra instellingen
- Administratieve kost bij verlenging: hiermee zal Eaglebe een vaste kost toevoegen wanneer een verlenging wordt aangevraagd.
- Afsluiting van de straat - halve dag: als de aanvrager in het aanvraagformulier aangeeft dat de straat moet afgesloten worden voor een halve dag zal deze vaste kost toegevoegd worden aan het dossier.
- Afsluiting van de straat - volledige dag: als de aanvrager in het formulier aangeeft dat de straat moet afgesloten worden voor 1 volledige of meerdere dagen zal deze vaste kost (x het aantal dagen) toegevoegd worden aan het dossier.
- Ingenomen oppervlakte naar boven afronden: hiermee zal de oppervlakte (O) gebruikt in de formule voor de facturatieberekening automatisch naar boven worden afgerond.
- Voorbeeld 1: inname met oppervlakte van 7,6m² => 8m²
- Voorbeeld 2: inname met oppervlakte van 25,1m² => 26m²
- Reken overlappende zones dubbel aan: wanneer meerdere zones van éénzelfde inname overlappen, worden deze standaard niet meermaals aangerekend. Indien je deze slider activeert, zal de totale oppervlakte van iedere zone in rekening worden gebracht. Ook wanneer deze overlappen.
2 Werkbon
Wanneer er borden worden geplaatst of ontleend, gaat dit meestal ook gepaard met een kost. Deze kostprijs wordt automatisch berekend door Eaglebe op basis van een formule. Deze kan je instellen via het menu 'Beheer - Facturatie - Werkbon'.
Voor de formule kan je gebruik maken van numerieke waardes, wiskundige tekens (+, -, /, *) en een aantal variabelen:
- P: periode van de inname vermenigvuldigd met een periode factor. Deze periode factor maakt het mogelijk om een ander dagtarief te hanteren naargelang de periode van de inname. Hiervoor stel je de 'Minimum periode' op het aantal dagen waarvoor de 'Periode factor minmum' wordt gehanteerd en waarna de 'Periode factor maximum' wordt gehanteerd.
- AS: aantal signalisatieborden
- AN: aantal nadars
- AP: aantal parkeerverbodsborden
- Minimum prijs: vaste prijs die wordt gehanteerd zo lang de berekende prijs kleiner is
Daarnaast kan je ook een vaste, bijkomende kost (bovenop de formule) opgeven voor de plaatsing en een vaste, bijkomende kost voor een verlenging.
Let op: deze kostprijs wordt enkel aangerekend indien er er werkopdracht werd aangemaakt bij een dossier. Hiervoor houden we altijd rekening met het totaal aantal borden (huurprijs) en het totaal aantal werkopdrachten (vaste kost voor plaatsing).
3 Mail
Wanneer er een kost is verbonden aan een inname, moet deze meestal worden betaald alvorens de aanvrager de vergunning hiervoor krijgt. Hiervoor stuurt Eaglebe een betaalverzoek naar de aanvrager, dat in het ideale geval meteen wordt betaald. Jammer genoeg zijn we nog ver verwijderd van een ideale wereld, en daarom bieden we nu een oplossing met onze betaalherinneringen.
3.1 Werkwijze
Wanneer je als organisatie werkt met betaling op voorhand en online betalen, zal Eaglebe bij goedkeuring van een dossier met een kost een betaalverzoek uitsturen naar de aanvrager. Standaard blijft dit betaalverzoek onbeperkt geldig en kan de aanvrager dit dus betalen wanneer hij wenst, ook wanneer de inname reeds gestart is.
Dit zorgt echter voor problemen in geval van controles of voor het tijdig plaatsen van de nodige signalisatie. Daarom kan het interessant zijn om een betaalherinnering uit te sturen X werkdagen voor de start van de inname. Op deze manier wordt de aanvrager nog eens op de hoogte gebracht dat een betaling nodig is voor het verkrijgen van de vergunning.
Daarna kan je nog een stap verder gaan en de vergunning ook automatisch laten annuleren indien Y dagen voor de start van de inname nog steeds niet werd betaald.
Let op: het intrekken van een vergunning is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt. In dit geval zal de aanvrager een nieuwe aanvraag moeten indienen, opnieuw rekening houdend met de geldige aanvraagtermijnen.
Een andere optie is om het dossier automatisch goed te keuren door de betaalstatus aan te passen naar 'Zal achteraf gebeuren' indien Y dagen voor de start van de inname nog steeds niet werd betaald. Hiermee wordt de vergunning verzonden naar de aanvrager maar wordt het dossier aangeduid als achteraf te betalen. Het zal dan mee worden genomen in de volgende financiële export en de factuur hiervoor moet vanuit de boekhouding worden opgemaakt.
3.2 Instellingen
Via het menu 'Beheer - Facturatie - Mail', kan je met de slider 'Betaalherinnering?' aanduiden of je een betaalherinnering wil verzenden. Indien aangeduid, zal je ook een herinneringstermijn (X) moeten instellen. Deze termijn bepaald hoeveel werkdagen voor de start van de inname een betaalherinnering zal worden verzonden.
Als een betaalherinnering werd ingesteld, kan je ervoor kiezen om te werken met automatische annulering OF automatische goedkeuring. Wanneer één van deze opties actief is, zal je opnieuw een termijn moeten instellen (Y) die bepaald hoeveel werkdagen voor de start van de inname het dossier wordt geannuleerd of goedgekeurd.
Indien je ervoor kiest om het dossier automatisch te laten goedkeuren, wil dit concreet zeggen dat de betaalstatus zal aangepast worden naar 'zal achteraf gebeuren' bij besturen die met Mollie werken (vooraf betaling). Op die manier kunnen deze dossiers terechtkomen in de automatische exports voor de boekhouding, zodat een factuur kan aangemaakt worden buiten Eaglebe.
Kies je voor automatische annulering, dan zal x-aantal dagen voor start van de inname de aanvraag afgekeurd worden en een mail door Eaglebe verzonden worden (automatisch) naar de aanvrager dat de aanvraag werd afgekeurd omwille van niet-betaling.
Let op: de annulerings- of goedkeuringstermijn moet altijd kleiner zijn dan de herinneringstermijn.