INHOUDSOPGAVE

• Conflictenlaag
  • Opmaak 
  • Opties 
• Tijdelijke Melding 
• Web Links 
• Kaartlagen 
• Overige instellingen

Conflictenlaag

In Eaglebe is het mogelijk om als bestuur een eigen conflictenlaag toe te voegen. Deze kan gebruikt worden om conflicten tussen een ingetekende zone en overige infrastructuur weer te geven in het aanvraagformulier. Zo krijgt de aanvrager meteen een waarschuwing (of wordt zijn aanvraag geblokkeerd) indien de inname in conflict is met bv. een andersvalide parking, schoolzone, gewestweg, … 

Om deze toe te voegen aan het aanvraagformulier kan je in ‘Beheer -> Aanvraagfromulier -> Conflictenlaag’ de nodige bestanden toevoegen. Deze worden toegevoegd als zip folder met daarin de shapefile (.shp) en bijhorende shape index (.shx) en attributentabel (.dbf) bestanden.
 

Hieronder tonen we hoe conflicten getoond worden aan de aanvrager. Let op: enige GIS-kennis is vereist. Vraag dus je GIS-coördinator om deze conflictenlaag aan te maken.  

Onderstaande afbeelding toont verschillende zichtbare zones met een opmerking. U kan de kleuren dus zelf kiezen, of opteren om de zones onzichtbaar te maken. 

Indien de aanvrager een zone intekent op één van deze (zichtbare of onzichtbare) zones, dan wordt er een conflict of melding getoond op het aanvraagformulier. Conflicten kunnen blokkerend zijn (zie rode tekst: de aanvraag kan hier NOOIT gebeuren) of enkel een waarschuwing tonen. 
 

Opmaak 

De conflictenlaag bestaat uit één shapefile (gepaard met het nodige .shx en .dbf bestand) die gelezen en weergegeven kan worden binnen Eaglebe. Om de goede werking te garanderen moet deze steeds voldoen aan onze template en mag aan de opmaak niets veranderd worden. De lege template is als bijlage toegevoegd onderaan dit artikel (conflictenlaagTemplate.zip). Deze kan gedownload worden en dan aangevuld met eigen objecten.
 

De template is gebaseerd op het Lambert 72 coördinatenstelsel en kan opgevuld worden met zoveel objecten (enkel polygonen) als gewenst. De nodige attributen en verwachte waarden voor ieder object zijn: 

LET OP: Indien andere waarden ingegeven dan verwacht zullen objecten niet gelezen kunnen worden, waardoor de conflicten berekening niet correct zal verlopen. Zorg dus zeker voor een correcte opmaak van de shapefile. 

LET OP: Vermijd het gebruik van speciale karakters in de vrije velden (  '  "  $  ^  ;  /  ...). Deze kunnen leiden tot een verkeerde interpretatie van de waarden waardoor een error zal verkregen worden bij het opladen van de conflictenlaag.    
 

Opties 

Indien correct opgemaakt is de conflictenlaag een krachtige tool met vele opties. Hierdoor kan alle GIS informatie van de stad/gemeente worden opgenomen in 1 bestand. Hier overlopen we alle mogelijkheden en beschrijven in meer detail waar elk attribuut voor staat. 
 

ID

Een uniek identificatienummer meegegeven aan iedere object.
 

Name 

De naam van het object in kwestie. Deze kan uniek zijn voor ieder object maar kan ook gelijk zijn voor meerdere objecten. De naam kan maximum 100 karakters lang zijn. 

Voorbeeld: Sint-Pieters college, Universitair Ziekenhuis, Ninoofse steenweg, … 

Category 

Dit attribuut zal verschillende objecten binden binnen dezelfde categorie (schoolzones, andersvalide parkings, gewestwegen, …). De verschillende categorieën worden gekenmerkt door een unieke HEX code. Deze geeft meteen weer welke kleur gebruikt zal worden voor de voorstelling van de laag. 

Vermits het gebruik van vele verschillende kleuren op een kaart al snel onoverzichtelijk wordt stellen wij het gebruik van volgende kleuren voor voor een uniforme weergave: 

LET OP: Om te verzekeren dat elk object goed wordt weergegeven zijn volgende kleuren verboden: 

Warning 

De tekst die getoond wordt indien de ingetekende zone in conflict is met dit object. Deze komt tevoorschijn onder de kaart van het aanvraagformulier in de vorm {{name}} : {{warning}} (zie afbeelding). De waarschuwing zal variëren naargelang het conflict blokkerend is of niet (zie isblocking) en naargelang het gaat over een conflict of een melding (zie isconflict). De meegegeven tekst kan maximum 250 karakters lang zijn. 

Startdate 

Datum vanaf wanneer conflicten ten opzichte van dit object berekend moeten worden. 

Enddate 

Datum tot wanneer conflicten ten opzichte van dit object berekend moeten worden.
 

Isblocking 

Meegeven of in geval van conflict een waarschuwing gegeven moet worden of de aanvraag afgeblokt moet worden. 

0 = FALSE: waarschuwing 

1 = TRUE: aanvraag afblokken 

Isconflict 

Meegeven of conflict ten opzichte van dit object moet berekend worden en hoe dit moet worden weergegeven (als conflict of gewoon als melding). Op onderstaande afbeelding zie je het verschil tussen een conflict en een melding binnen het aanvraagformulier. 

0 = geen conflict berekening 

1 = conflict berekening, weergave als conflict 

2 = conflict berekening, weergave als melding 
 

Isvisible 

Meegeven of het object zichtbaar is op de kaart van het aanvraagformulier. 

0 = FALSE: wordt niet getoond 

1 = TRUE: getoond 

LET OP: isconflict, isblocking en isvisible zijn onafhankelijk van elkaar! Een onzichtbaar object kan nog steeds blokkerend werken en het is niet omdat een object getoond wordt dat hier ook conflicten worden op berekend. Enkel wanneer isconflict = 0 zal isblocking geen effect meer hebben vermits geen conflict wordt berekend.

Om lange wachttijden bij de conflictdetectie in het aanvraagformulier te beperken wordt de conflictenlaag beperkt tot max 6000 conflicten (geometrieën met attribuut isconflict = 1). Er kunnen meer geometrieën worden toegevoegd, maar hiervoor kan geen conflict bepaald worden (isconflict = 0). 

LET OP: Eens je de conflictenlaag hebt toegevoegd zal het 24u duren eer deze alle conflicten zal kunnen tonen.
 

Heb je graag hulp bij deze configuratie? Ons team is beschikbaar, maar de uren die we presteren kunnen aangerekend worden. 

Tijdelijke Melding 

Stel, er is een jaarlijkse sluiting van uw dienst, jullie gaan een dag op teambuilding of willen een belangrijke boodschap meegeven, dan biedt Eaglebe de mogelijkheid aan om de aanvrager hierover te informeren door middel van tijdelijke meldingen. Deze worden ingesteld via Beheer > Aanvraagformulier > Tijdelijke meldingen. 

Hierbij geef je een bericht, die de aanvrager kan lezen, mee. Verder kan je een periode (begin en einde) instellen waarop je wenst dat deze melding op het aanvraagformulier getoond wordt. Daarna kan je de melding opslaan. 

Aan de hand van het kruisje (zie hieronder) naast de melding kan je deze melding steeds verwijderen. Indien de ingestelde periode in het verleden ligt, wordt de melding automatisch verwijderd. 

Door de melding te selecteren, kan je ook de tekst aanpassen of de periode wijzigen. Aan de hand van het plus-teken kan je een nieuwe melding toevoegen.  

LET OP: voeg je een melding toe en werk je zowel met de module IOD als Evenementen, dan wordt de melding op beide aanvraagformulieren getoond. 

Web Links 

In de Eaglebe aanvraagformulieren wordt er steeds verwezen naar enkele links. Deze links verwijzen de aanvrager naar relevante informatie (contactgegevens, algemene voorwaarden, uitleendienst, ...) met betrekking tot zijn aanvraag. De links naar waar verwezen wordt kunnen zelf worden toegevoegd/aangepast in Eaglebe onder 'Beheer' -> 'Aanvraagformulier' -> 'Weblinks'.  

De eerste 3 links in de linker kolom zijn uitsluitend voor de module IOD. De link naar het privacy beleid is gemeenschappelijk voor IOD en EV. Alle andere links (rechts en bij “Overige’) zijn van toepassing voor de module EV.  

Onder weblinks kunnen 2 e-mailadressen worden toegevoegd: e-mail en e-mail evenement. Deze e-mailadressen worden in bcc geplaatst van alle binnenkomende aanvragen en alle goedkeuringen die verzonden worden. Staat er geen e-mailadres ingevuld, wordt er geen e-mail verstuurd.  

Bij ‘Contact url’ moet je een mailadres instellen op welke pagina de aanvrager jullie contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer,.. kan terugvinden).  

'Algemene voorwaarden' verwijst naar een pagina waarmee de aanvrager moet akkoord gaan bij het indienen van zijn of haar aanvraag.

Onder Privacybeleid kan je de link naar het privacybeleid van je gemeente meegeven waarmee de aanvrager akkoord moet gaan. 

Het evenementenloket van Eaglebe kan gekoppeld worden aan een eigen uitleen- of verhuurdienst via een weblink naar desbetreffende dienst. Wanneer deze link is toegevoegd krijgt de aanvrager bij aanvraag van zijn evenement een mail met daarin de links: "Organisatoren van publiek toegankelijke evenementen kunnen gebruik maken van de gemeentelijk uitleendienst. Klik hier voor uw aanvraag" en/of " Zalen kunnen ook online gereserveerd worden. Klik hier voor uw aanvraag". De links in deze mail verwijzen de aanvrager dan naar de uitleendienst voor materiaal/zalen van de gemeente. Deze links stel je in onder 'Overige'.

!!! Indien je voor Materiaalverhuur werkt met 3P, kan je genieten van een integratie tussen beide pakketten. Bij Uitleendienst URL geef je de link naar uitleendienst van 3P (volgens volgend formaat: https://web.3p.eu/loans/?CrmId=47&Lang=BE-NL<%%3Pparams> - De CrmId is deze die je krijgt van 3P, het stukje <%%3Pparams> moet je toevoegen zodat Eaglebe weet dat je met 3P werkt! ). Op deze manier worden de de nodige gegevens uit het aanvraagformulier van Eaglebe automatisch ingevuld in het aanvraagformulier van 3P, de aanvrager hoeft niet alle gegevens van zijn Evenement opnieuw in te vullen.

De verschillende links kunnen steeds in het Nederlands en het Frans worden toegevoegd indien je bestuur in meerdere talen het aanvraagformulier beschikbaar heeft gemaakt. 

Kaartlagen 

Als bestuur kan je zelf beheren welke kaartlagen je zichtbaar wenst te maken op het aanvraagformulier. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je de conflictenlaag enkel back-office wenst te gebruiken, maar niet zichtbaar wil maken voor de aanvrager.  

Navigeer naar Beheer > Aanvraagformulier > Kaartlagen en vink aan of uit welke lagen je wenst zichtbaar te maken in het aanvraagformulier: 

Afmetingen

Op het aanvraagformulier is het mogelijk om te definiëren of de zone die je tekent een container, een parkeerplaats of een 'andere' zone is.  

Per gemeente kunnen jullie instellen welke standaardafmetingen jullie hiervoor hanteren (bv. een parkeerplaats is standaard 6m x 2m). Deze afmetingen zijn door de aanvrager aanpasbaar, maar geven alvast een goede indicatie van de afmetingen van bijvoorbeeld de parkeerplaats die ze wensen in te nemen.
 

Vergeet niet op Opslaan te drukken als je klaar bent met de instellingen! 

Overige instellingen

• Indien je steeds graag het ondernemingsnummer wilt verkrijgen van de aanvrager, kan je eerste knop aanvinken zodat dit verplicht ingevuld moet worden op het aanvraagformulier. 
  
  
• Wil je graag het busnummer vragen in het aanvraagformulier, kan je die knop activeren. 
  
  
• Als je graag de nationaliteit weet van de aanvrager kan deze - indien niet België - een vrij ondernemingsnummer invullen.
  
  
• Indien je wilt weten of de inname doorlopend of dagelijks zal plaatsvinden, kan je de tweede checkbox aanvinken. 
  
  
• Indien je de aanvrager de mogelijkheid wenst te bieden om aan te geven of zijn inname zich enkel voordoet op werkdagen (met het oog op de periode bij Facturatie), kan je de 3de vraag aanvinken. Wanneer deze vink aanstaat in beheer, verschijnt volgende vraag op het aanvraagformulier:
  
    
  
   Wanneer de aanvrager deze vraag aanvinkt, zal bij de details van de aanvraag volgende vink standaard verschijnen:
     
  
  Indien bovenstaande vraag/vink aangeduid staat, zal de periode herrekend worden: de dagen in het weekend worden niet meegerekend bij de berekening van de retributie (bv. aantal dagen hierboven is 9 dagen, maar er worden slechts 7 dagen aangerekend.  Je kan deze vink bij de details van de aanvraag steeds uit (- of aan) vinken indien nodig. 
  
  
• Wil je graag berichten sturen via Eaglebe naar de aanvrager, dan laat je ook best de 4 checkbox aangevinkt staan. Meer info over ‘Onvolledige aanvraag communicatie’ kan je terugvinden bij Dossierbehandeling Workflow IOD of EV.
  
  
• Naargelang de keuze van je bestuur, kan je instellen of de aanvraagtermijn in werkdagen of kalenderdagen moet berekend worden voor innames en evenementen.