Om een vlotte opstart te garanderen, bezorgen we je onderstaand overzicht van alle zaken die komen kijken of nodig zijn bij de lancering van Eaglebe. Een nieuw platform zorgt namelijk niet enkel intern voor enkele uitdagingen, maar ook de communicatie naar de burger zal centraal staan voor een goede uitrol van het pakket.
Uiteraard sta je er niet alleen voor en kan je ten alle tijde rekenen op het Eaglebe team. Het Customer Success Team (hierna CS team) zal je begeleiden tijdens de opstart van het Eaglebe Smart City Platform. Samen hebben ze zo’n 100 besturen opgestart en kan hun expertise helpen bij vraagstukken of uitdagingen die vandaag nog zouden rijzen.
Kick-off
Als eerste kennismaking organiseren we een online kick-off moment van maximum anderhalf uur. Op dit kick-off moment nodigen we de mensen uit die het project Eaglebe en meer specifiek de opstart zullen ‘trekken’. Tijdens deze eerste kennismaking zal het opstarttraject verduidelijkt worden en bespreken we samen het plan van aanpak. Er wordt tevens een toegang tot de beta-omgeving (test-omgeving) van Eaglebe bezorgd.
Start jouw Lokaal Bestuur naast de IOD module ook met de EV module op? Dan wordt er één kick-off moment georganiseerd voor beide modules.
Voorbereiding Training
Uiteraard moet er een training ingepland worden (lees daarover meer in het puntje ‘Training’). Om deze zo goed mogelijk langs onze kant voor te bereiden vragen we na de kick-off ons enkele zaken te bezorgen zoals het lijstje van deelnemers van de training, retributiereglement, sjablonen die jullie gebruiken voor vergunningen, het beleid omtrent plaatsing en/of ontlening van parkeerverbodsborden, verduidelijking rond de takenverdeling binnen jullie bestuur, enz. Na de kick-off neemt het CS team contact op om deze zaken te bekomen en geven ze ook enkele datavoorstellen voor het organiseren van een training.
Training
Er wordt een training ter plaatse voorzien bij het lokaal bestuur. De training neemt 3-4u in beslag per module en wordt telkens gegeven om 9u of 13u. Start je met zowel IOD als EV op, dan vragen we de training op 1 dag te organiseren (bv: IOD voormiddag, EV namiddag). Voor deze trainingen vragen we om een zaal met beamer, scherm, hdmi-kabel en wifiverbinding te voorzien.
- Wie moet aanwezig zijn? De key-gebruikers. D.w.z. de mensen die dagelijks met Eaglebe zullen werken om vergunningen te behandelen alsook hun back-ups en afdelingshoofden.
- Wie moet er niet aanwezig zijn? Adviseurs. Andere diensten die louter advies zullen geven in Eaglebe vragen we niet om deel te nemen aan de training. Voor hen hebben we een video en handleiding voorzien met uitleg om advies te geven. Voor hen is een hele opleiding een overkill aan informatie.
Gedurende de training doorlopen we het hele platform op een beta-omgeving: de aanvraagformulieren en de mogelijkheden voor de burger, de verwerking van de aanvragen door de medewerkers en alle andere menu’s en instellingen die we specifiek voor jullie zoveel als mogelijk op punt zullen zetten.
Golden Support
Tijdens de eerste weken na de training heb je recht op Golden Support waarbij we jullie bijstaan bij de configuratie van Eaglebe. Heb je nood aan een bijkomende Teams-vergadering of wil je liever mailen, aarzel niet ons te contacteren. Deze Golden Support periode dient als aanmoediging om snel over te gaan tot configuratie van het platform en heeft ook het voordeel absolute prioriteit te kennen op alle andere besturen.
Opvolgmoment
Na 4 weken Golden Support wordt standaard een opvolgmoment gehouden om samen de stand van zaken te bespreken en wat er eventueel nog moet gebeuren. Het CS team zal deze online meeting organiseren met de betrokken medewerkers.
Go-Live
Eens je klaar bent met het voorgaande en je live wil gaan met Eaglebe moet het CS team weten welke datum jullie voor ogen hebben om officieel live te gaan. Communiceer deze datum goed naar het Eaglebe Team en geef ons minstens 3 dagen voor deze live-datum een seintje dat de instellingen van de beta-omgeving mogen overnemen naar de officiële productie-omgeving waar jullie op zullen werken in de toekomst. Deze omgeving is rechtstreeks gekoppeld met GIPOD en bedoeld voor de effectieve aanvragen. Op de Go-Live datum wordt het lokaal bestuur live geplaatst tussen 8u en 8u30 in de ochtend. Die ochtend plaatst het lokaal bestuur ook de link naar Eaglebe op de website zodat aanvragen kunnen binnenkomen.
Support na Go-Live
Via onze helpdesk https://help.eaglebe.com/nl/support/home kan onze kennisdatabank geraadpleegd worden waar je heel wat informatie over de werking van Eaglebe kan vinden. Je kan tevens een account op deze website maken (die losstaat van je Eaglebe account!) zodat je via die weg ook tickets kan insturen naar het Eaglebe team. We staan daarnaast ook altijd open om goede ideeën of verbeteringen te horen die eventueel in Eaglebe zouden passen. Het account op de helpdesk bied je dan ook toegang tot ons Eaglebe Forum waar suggesties achter kunnen gelaten worden en andere besturen feedback kunnen geven.
Communicatie
Naast de opstart intern is het aangeraden je burgers goed te informeren over de nieuwe manier van werken voor de aanvragen van innames openbaar domein en/of evenementen. Vergeet dus zeker niet ook die punt proactief op te nemen met de juiste interne diensten (denk aan dienst Communicatie). Enkele adviezen die wij geven omtrent communicatie richting de burger:
- Mailing naar aannemers en/of infomoment voor verenigingen
Er zijn besturen die opteren om naar hun ‘veel-aanvragers’ een mailing te sturen die hen informeert over het nieuwe platform en de live-datum vanaf wanneer aanvragen via die weg moeten ingediend worden. Voor verenigingen adviseren we sterk een infomoment te organiseren (online of ter plaatse). Voor dit infomoment kan je als basis deze presentatie gebruiken: https://help.eaglebe.com/nl/support/solutions/articles/9000234286-7-infomoment-verenigingen - Artikel in het gemeentelijk boekje
Het kan een goed communicatiemiddel zijn om via het boekje van de gemeente te verspreiden dat er weldra met Eaglebe gestart wordt. - Persmoment
Er zijn besturen die opteren om een persmoment te houden (eventueel samen met andere gemeenten en steden). Online kan je ook veel artikels terugvinden als je even op ‘Eaglebe’ en de naam van een (online) krant zoekt. Bv: ‘Eaglebe HLN’. - Website
De website is van uiterst belang bij transparante communicatie. Deze wordt dan ook vaak herwerkt voor lancering van het platform (aangezien er toch een nieuwe knop naar Eaglebe zal toegevoegd moeten worden). Enkele zaken die ons belangrijk lijken te vermelden:- Wat is een inname openbaar domein of evenement? Waarom of wanneer moet ik dit aanvragen? Een beslissingsboom kan van hulp zijn bij evenementen of enkele voorbeelden van innames.
- Hoe moet deze aanvraag gebeuren? Een duidelijke knop met verwijzing naar Eaglebe. Links in tekst kunnen ook maar zijn misschien minder duidelijk.
- Wat gaat dit kosten?
- Signalisatie: kan ik een parkeerverbod laten plaatsen of ben ik hier zelf verantwoordelijk voor?
- Bijkomende info (retributiereglement,..)
- Handleiding Eaglebe
In dit artikel kan je inspiratie vinden bij andere besturen met goede websites: https://help.eaglebe.com/nl/support/solutions/articles/9000212712-6-inspiratie-websites
Wij raden tevens ook aan een handleiding te voorzien voor aanvragers waar zij de nodige informatie over Eaglebe in kunnen opzoeken. Via bovenstaande link zijn er websites met handleidingen te vinden, maar je eigen handleiding maken kan zeker ook met behulp van deze informatie die vrij gebruikt mag worden: https://help.eaglebe.com/nl/support/solutions/9000111864
Er zijn daarnaast ook nog andere partijen betrokken bij de opstart van Eaglebe, denk aan: Politie, Brandweer, AWV, De Lijn,.. Deze mensen zijn meestal niet bij de training van Eaglebe (dit is ook niet aangeraden gezien de beperkte informatie er voor hen daaruit te halen zal zijn) maar dienen idealiter wel op de hoogte gebracht te worden van het nieuwe platform en eventueel een korte demo te krijgen door iemand van het lokaal bestuur. Dit kan via een e-mail zijn, een kort overlegmoment houden, etc. Wij hebben ook deze video ter beschikking die in enkele minuten uitlegt hoe advies gegeven moet worden via Eaglebe: https://help.eaglebe.com/nl/support/solutions/articles/9000207487-6-workflow-adviesverleners.