INHOUDSOPGAVE
Opstart Inname Openbaar Domein
Om een vlotte opstart te garanderen, bezorgen we je onderstaand overzicht van alle zaken die komen kijken of nodig zijn bij de opstart van Eaglebe. Een nieuw platform zorgt namelijk niet enkel intern voor enkele uitdagingen, maar ook de communicatie naar de burger zal centraal staan voor een goede uitrol van het pakket.
Eaglebe kennis
Eaglebe Training op maat
Om met Eaglebe te werken, heb je enige kennis nodig. Bij opstart van Eaglebe voorzien we dan ook een training ter plaatse voor de key-gebruikers om de look & feel van het platform in de vingers te krijgen. Gedurende de training doorlopen we het hele platform: de aanvraagformulieren en de mogelijkheden voor de burger, de verwerking van de aanvragen door de medewerkers en alle andere menu’s en instellingen die we specifiek voor jullie zoveel als mogelijk op punt zullen zetten. Voor de training ter plaatse vragen we om een zaal met beamer, scherm, HDMI-kabel en wifiverbinding te voorzien.
Voor we langskomen bij jullie ontvangen we graag:
De bevestiging dat de GIPOD Client geactiveerd werd (zie e-mail van Customer Success Manager)
Een document dat jullie vandaag terug goedkeuring sturen naar een burger of aannemer ter goedkeuring van zijn of haar aanvraag. Het Eaglebe Team maakt hier een implementeerbare versie van die in Eaglebe gebruikt kan worden, ter illustratie tijdens de training die zal volgen op een later moment.
Lijstje van deelnemers die de training zullen volgen. Deze mensen wordt toegevoegd aan de beta-omgeving (= test-omgeving) van jouw Bestuur. Op deze test-omgeving van Eaglebe zal ook de training gegeven worden.
Eaglebe Beheer
Het platform heeft verschillende instellingen die ervoor zorgen dat het platform werkt op maat van jouw Bestuur. Tijdens de training overlopen we deze instellingen waarvan we verwachten dat deze na de training geconfigureerd worden door het Bestuur. Lees je jezelf al graag eens in, kan je hier ook alle uitleg over het Beheer terugvinden.
Retributiereglement
Het huidige retributiereglement moet misschien ingesteld worden binnen Eaglebe. Indien nodig kan het huidige retributiereglement aangepast worden, conform de mogelijkheden binnen Eaglebe. Stuur gerust je reglement door alvorens het officieel aan te passen. Wanneer er sprake is van een relatief eenvoudig retributiereglement (op basis van periode, oppervlakte en een dagtarief) kan dit perfect geïntegreerd worden binnen het platform. We helpen je graag verder bij het instellen van dit reglement.
Koppelingen naar andere pakketten
Indien je Eaglebe nog wenst te koppelen met andere pakketten moet je misschien nog enkele acties ondernemen. Zie hier een lijst van mogelijke integraties met bijhorende uitleg over de nodige acties.
Golden Support & Live gaan met Eaglebe
Na de training is het de bedoeling om in de beta-omgeving:
De instellingen op maat van je bestuur in te stellen
Te oefenen met het vergunnen van dossiers
Tijdens de eerste weken na de training heb je recht op Golden Support waarbij we jullie bijstaan bij de configuratie van Eaglebe. Heb je nood aan een bijkomende Teams-vergadering of wil je liever mailen, aarzel niet ons te contacteren. Eens je klaar bent met het voorgaande en je live wilt gaan met Eaglebe moet het Team weten welke datum jullie voor ogen om officieel live te gaan. Communiceer deze datum goed naar het Eaglebe Team en geef ons minstens 3 dagen voor deze live-datum een seintje dat de instellingen van de beta-omgeving mogen overnemen naar de live-omgeving waar jullie officieel op zullen werken. Deze omgeving is rechtstreeks gekoppeld met GIPOD en bedoeld voor de effectieve aanvragen. Om dit te initialiseren zal het aanvraagformulier opengesteld worden naar de aanvrager toe. Aanvragen kunnen vanaf dit moment binnenkomen en volledig verwerkt worden binnen Eaglebe.
Support na live-gang
Waar kan je op rekenen van support? Je leest er alles over in dit artikel.
Communicatie
Externe communicatie naar burgers
Bij de opstart van een nieuw platform is het aangeraden je burgers goed te informeren over de nieuwe manier van werken voor de aanvraag van innames openbaar domein.
Mailing naar aannemers
Er zijn besturen die opteren om naar hun ‘veel-aanvragers’ een mailing te sturen die hen informeert over het nieuwe platform en de live-datum vanaf wanneer aanvragen via die weg moeten ingediend worden.
Artikel in het gemeentelijk boekje
Het kan een goed communicatiemiddel zijn om via het boekje van de gemeente te verspreiden dat er weldra met Eaglebe gestart wordt.
Persmoment
Er zijn besturen die opteren om een persmoment te houden (eventueel samen met andere gemeenten en steden). Online kan je ook veel artikels terugvinden als je even op ‘Eaglebe’ en de naam van een (online) krant zoekt. Bv: ‘Eaglebe HLN’.
Website
Heel belangrijk is het hebben van een goede websitepagina die informatie geeft over de hele procedure. Het is meestal ook via die weg dat burgers naar Eaglebe doorverwezen zullen worden en vragen zullen stellen. Informatie die zeker beschikbaar moet zijn:
Wat is een inname openbaar domein?
- Hoe moet deze gebeuren? Een duidelijke knop met verwijzing naar Eaglebe
- Wat gaat dit kosten?
- Signalisatie: kan ik een parkeerverbod laten plaatsen?
- Bijkomende info
- Handleidingen
Wij raden tevens ook aan een handleiding te voorzien voor aanvragers waar zij de nodige informatie over Eaglebe in kunnen opzoeken. Via bovenstaande link zijn er websites met handleidingen te vinden, maar je eigen handleiding maken kan zeker ook met behulp van deze informatie die vrij gebruikt mag worden.
Intern
Er zijn verschillende betrokken partijen bij de opstart van Eaglebe, denk aan: Politie, Brandweer, AWV, De Lijn,.. Deze mensen zijn meestal niet bij de training van Eaglebe (dit is ook niet aangeraden gezien de beperkte informatie er voor hen daaruit te halen zal zijn) maar dienen idealiter wel op de hoogte gebracht te worden van het nieuwe platform en eventueel een korte demo te krijgen door iemand van de gemeente. Dit kan via een e-mail zijn, een kort overlegmoment houden, etc. Wij hebben ook deze video ter beschikking die in enkele minuten uitlegt hoe advies gegeven moet worden via Eaglebe.