TABLE DES MATIERES

Démarrage Eaglebe


Afin d'assurer un démarrage sans heurts, nous vous présentons ci-dessous tous les aspects liés ou nécessaires au lancement d'Eaglebe. En effet, une nouvelle plateforme ne crée pas seulement des défis internes, mais la communication avec les citoyens sera également essentielle au bon déroulement de la mise en place du programme. 

Bien entendu, vous n'êtes pas seul et vous pouvez compter sur l'équipe Eaglebe à tout moment. l'Equipe Customer Success Team (ci-après l'équipe CS) vous guidera pendant le démarrage de la Smart City Platform d'Eaglebe. Ensemble, ils ont lancé une centaine d'administrations locales et leur expertise peut vous aider à résoudre des problèmes ou à relever des défis qui se présenteraient aujourd'hui. 


Kick-off


Comme première introduction, nous organisons un moment de kick-off en ligne d'une durée maximale d'une heure. Lors de ce kick-off, nous invitons les personnes qui vont "tirer" le projet Eaglebe et plus particulièrement le démarrage. Lors de cette première réunion, le processus de démarrage sera clarifié et nous discuterons ensemble du plan d'approche. L'accès à l'environnement bêta (environnement de test) d'Eaglebe sera également fourni. 

Votre administration locale démarre-t-elle avec le module EV en plus du module ODP? Dans ce cas, un kick-off sera organisé pour les deux modules.

 

Préparation formation


Naturellement, une formation doit être planifiée (pour en savoir plus, consultez la partie "Formation"). Afin de préparer au mieux cette formation, nous vous demandons de nous fournir quelques éléments après le kick-off, tels que la liste des participants à la formation, les règles de tarification, les modèles de permis que vous utilisez, la politique en matière de placement et/ou d'emprunt de panneaux d'interdiction de stationnement, des précisions sur la répartition des tâches au sein de votre administration, etc. Après le kick-off, l'équipe CS prendra contact avec vous pour obtenir ces éléments et vous donnera également quelques suggestions de dates pour organiser une formation.


Formation


La formation sur place sera donnée dans les locaux de l'administration locale. La formation dure de 3 à 4 heures par module et est organisée à 9 heures ou à 13 heures à chaque fois. Si vous commencez avec ODP et EV, nous vous demandons d'organiser la formation sur une journée (par exemple, ODP le matin, EV l'après-midi). Pour ces formations, nous vous demandons de fournir une salle équipée d'un vidéoprojecteur, d'un écran, d'un câble HDMI et d'une connexion wifi. 

  • Qui doit participer ? Les utilisateurs clés. C'est-à-dire les personnes qui travailleront quotidiennement avec Eaglebe pour gérer les permis, ainsi que leurs remplaçants et les responsables de département. 
  • Qui ne devrait pas participer ? Les conseillers. Nous ne demandons pas aux autres départements qui ne feront que conseiller dans Eaglebe de participer à la formation. Pour eux, nous avons fourni une vidéo et un manuel expliquant comment donner des conseils. Pour eux, une formation complète est une surcharge d'informations. 

Pendant la formation, nous passerons en revue l'ensemble de la plate-forme dans un environnement bêta : les formulaires de demande et les options pour les citoyens, le traitement des demandes par le personnel et tous les autres menus et paramètres que nous mettrons en place spécifiquement pour vous dans la mesure du possible.


Golden Support


Pendant les premières semaines suivant la formation, vous avez droit au Golden Support où nous vous aidons à configurer Eaglebe. Si vous avez besoin d'une réunion Teams supplémentaire ou si vous préférez envoyer un e-mail, n'hésitez pas à nous contacter. Cette période de Golden Support sert d'encouragement à passer rapidement à la configuration de la plateforme et a également l'avantage d'avoir une priorité absolue sur tous les autres administrations.

 

Réunion de suivi


Après 4 semaines de Golden Support, une réunion de suivi standard sera organisée pour discuter ensemble des progrès réalisés et de ce qu'il reste à faire, le cas échéant. L'équipe CS organisera cette réunion en ligne avec les employés concernés.

 

Go-Live


Une fois que vous avez terminé ce qui précède et que vous souhaitez passer en production avec Eaglebe, l'équipe CS a besoin de connaître la date à laquelle vous envisagez de passer officiellement en production. Communiquez bien cette date à l'équipe Eaglebe et prévenez-nous au moins 3 jours avant cette date afin que les paramètres de l'environnement bêta puissent être transférés dans l'environnement de production officiel sur lequel vous travaillerez à l'avenir. Le jour de la mise en ligne, l'administration locale sera mis en ligne entre 8h et 8h30 du matin. Ce matin-là, l'administration local affichera également le lien vers Eaglebe sur le site web afin que les demandes puissent être soumises.

 

Assistance après Go-Live


Via notre helpdesk https://help.eaglebe.com/fr/support/home, vous pouvez accéder à notre base de connaissances où vous trouverez de nombreuses informations sur le fonctionnement d'Eaglebe. Vous pouvez également créer un compte sur ce site web (qui est séparé de votre compte Eaglebe !) afin de pouvoir envoyer des tickets à l'équipe Eaglebe de cette manière. De plus, nous sommes toujours ouverts aux bonnes idées et aux améliorations qui pourraient s'intégrer dans Eaglebe. Le compte helpdesk vous donne également accès à notre Forum Eaglebe où vous pouvez laisser des suggestions et où d'autres administrations peuvent donner leur avis.
 

Communication

Outre le démarrage en interne, il est conseillé d'informer correctement vos citoyens de la nouvelle méthode de travail pour les demandes d'occupation du domaine public et/ou d'événements. Veillez donc à aborder ce point de manière proactive avec les services internes appropriés (pensez au service Communication). Quelques conseils que nous donnons en matière de communication vers les citoyens :

  • Courrier aux entrepreneurs et/ou moment d'information pour les associations
    Certains administrations locales choisissent d'envoyer un courrier à leurs " demandeurs fréquents " pour les informer de la nouvelle plateforme et de la date à partir de laquelle les demandes doivent être introduites par ce canal. Pour les associations, nous recommandons vivement d'organiser un moment d'information (en ligne ou sur place). Pour cet événement d'information, vous pouvez utiliser cette présentation comme base : https://help.eaglebe.com/fr/support/solutions/articles/9000234286-6-moment-d-info-associations
  •  Article dans la brochure municipale
    Il peut s'avérer un bon outil de communication de faire passer le message dans la brochure municipale que Eaglebe sera bientôt lancé. 
  • Événement presse
    Certains administrations optent pour l'organisation d'une conférence de presse (éventuellement en collaboration avec d'autres communes et villes). 
  • Site web
    Le site web est extrêmement important pour une communication transparente. Il est donc souvent retravaillé avant le lancement de la plateforme (puisqu'il faudra de toute façon ajouter un nouveau bouton pour Eaglebe). Quelques points qu'il nous semble important de mentionner :
    1. Qu'est-ce qu'une occupation domaine public ou un événement ? Pourquoi ou quand dois-je en faire la demande ? Un arbre de décision peut être utile pour les événements ou quelques exemples d'occupation. 
    2. Comment introduire cette demande ? Un bouton clair avec une référence à Eaglebe. Des liens dans le texte peuvent également être utilisés, mais ils risquent d'être moins clairs. 
    3. Quel sera le coût ?
    4. Signalisation : puis-je faire placer une interdiction de stationnement ou dois-je m'en charger moi-même ? 
    5. Informations complémentaires (règles de tarification,...)
    6. Manuel Eaglebe


Dans cet article, vous pouvez vous inspirer d'autres administrations qui ont de bons sites web : https://help.eaglebe.com/fr/support/solutions/articles/9000212712-5-inspiration-sites-web  


Nous recommandons également de fournir aux demandeurs un manuel dans lequel ils peuvent trouver les informations nécessaires sur Eaglebe. Vous pouvez trouver des sites web avec des manuels via le lien ci-dessus, mais vous pouvez certainement créer votre propre manuel en utilisant ces informations qui peuvent être utilisées librement : https://help.eaglebe.com/fr/support/solutions/9000111864


Il y a également d'autres parties impliquées dans le démarrage d'Eaglebe, telles que : La police, les pompiers, RW, TEC,... Ces personnes ne participent généralement pas à la formation Eaglebe (ce qui n'est pas non plus recommandé étant donné le peu d'informations qu'elles en retireront) mais devraient idéalement être informées de la nouvelle plate-forme et éventuellement recevoir une courte démonstration de la part d'un membre de l'administration locale. Cela peut se faire par le biais d'un courriel, d'une brève réunion, etc. Nous disposons également de cette vidéo qui explique en quelques minutes comment donner des conseils via Eaglebe : https://help.eaglebe.com/fr/support/solutions/articles/9000207487-7-workflow-conseillers