In Eaglebe is het mogelijk om te communiceren met de aanvrager omtrent de onvolledigheid van het dossier. De aanvrager kan op die manier een bericht terug versturen of zijn of haar aanvraag wijzigen indien nodig.
Hoe ga je hiervoor te werk ?
Via 'Is de aanvraag onvolledig?' checkbox die je ziet, kan je eenvoudig een bericht sturen naar de aanvrager of een vraag stellen. Dit doe je door 'Is de aanvraag onvolledig?' aan te vinken.
Deze opmerking kan voor intern gebruik zijn (de aanvrager wordt niet op de hoogte gesteld) of je kan het bericht ook naar de aanvrager versturen. Dit laatste doe je door 'Verstuur dit bericht naar de aanvrager' ook aan te vinken. Wanneer je op 'Opslaan' drukt, verandert de status naar 'Onvolledig' en krijgt de aanvrager een mail met de melding dat zijn aanvraag onvolledig is.
De gebruiker die de aanvraag op onvolledig heeft gezet, krijgt de taak 'Opvolging' om de feedback te kunnen opvolgen. Dit kan daarnaast ook door iedereen die de rol ‘Validatie’ heeft.
De aanvrager zal per mail een melding krijgen dat het dossier onvolledig is. Via zijn Portaal (een account aanmaken is dus verplicht) zal hij zien dat hij berichten heeft ontvangen. Bij het openen van het bericht ziet de aanvrager de melding van de dossierbehandelaar:
De aanvrager kan:
Het bericht 'Beantwoorden'. De aanvrager kan een vrije tekst toevoegen met bijlage.
De aanvraag wijzigen. Met deze optie kan de aanvrager zijn originele aanvraag terug kunnen openen en wijzigingen aanbrengen.
Zowel op het bericht reageren als zijn aanvraag aanpassen (combinatie van beiden).
De drie antwoordmogelijkheden hebben quasi dezelfde werking in de Back-Office van Eaglebe. Eens er geantwoord werd door de aanvrager, zal een taak 'Feedback' worden toegewezen aan de gebruiker die de aanvraag initieel in 'Onvolledigheid' had gezet. Bij het openen van het dossier kan je ook de status 'Aangepast' misschien zien, wat er op duidt dat de aanvrager optie 2 (hierboven) heeft gekozen. Op die manier weet je dat je ook naar de wijzigingen even moet kijken die de aanvrager heeft aangebracht, die je beschreven ziet onder 'Communicatie' op het tabblad 'Aanvraag'.
Is er nog meer informatie nodig, dan kan de dossierbehandelaar nog een bericht sturen naar de aanvrager via 'Beantwoorden'. Is alle informatie over het dossier nu beschikbaar en kan deze verder behandeld worden, kan het dossier uit 'Onvolledig' gehaald worden door de checkbox ‘Is de aanvraag onvolledig?’ uit te vinken en op te slaan:
Het dossier bevindt zich nu opnieuw in status 'Validatie' en kan verder behandeld worden. Er is geen communicatie meer mogelijk tussen dossierbehandelaar en aanvrager, gezien zowel dossierbehandelaar als aanvrager enkel kunnen reageren op het bericht zolang de status van het dossier op 'Onvolledig' of 'Feedback' (= wanneer de aanvrager geantwoord heeft) staat.
LET OP: bij een verlenging zal het niet meer mogelijk zijn om de aanvraag te laten aanpassen door de aanvrager. Hier zal het enkel mogelijk zijn om op het bericht te reageren (lees optie 1 van hierboven).
Het dossier kan in alle statussen (met uitzondering van ‘goedgekeurd’) op onvolledig gezet worden, maar wanneer het uit onvolledig wordt gezet, komt de status opnieuw in Validatie.